Tworzenie i testowanie przepływu pracy zatwierdzania przy użyciu programu Power Automate

Dzięki usłudze Power Automate możesz zarządzać zatwierdzaniem dokumentów lub procesów w kilku usługach, w tym SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive dla Firm, Zendesk lub WordPress.

Aby utworzyć przepływ pracy zatwierdzania, dodaj akcję Zatwierdzenia — Uruchom i czekaj na zatwierdzanie do dowolnego przepływu. Po dodaniu tej akcji Twój przepływ może zarządzać zatwierdzaniem dokumentów i procesów. Możesz na przykład utworzyć przepływy zatwierdzania dokumentów służące do zatwierdzania faktur, zleceń pracy i ofert sprzedaży. Możesz też utworzyć przepływy zatwierdzania procesów do zatwierdzania wniosków urlopowych, pracy w nadgodzinach lub planów podróży.

Osoby zatwierdzające mogą zatwierdzać i odrzucać żądania za pomocą skrzynki odbiorczej e-mail, centrum zatwierdzania w Power Automate lub aplikacji Power Automate.

Utwórz przypływ zatwierdzania

Poniżej przedstawiono omówienie przepływu, który utworzymy i przetestujemy:

Przepływ wykonuje następujące kroki:

1. Przepływ rozpoczyna się w wyniku utworzenia przez kogoś wniosku urlopowego na liście usługi SharePoint Online.

2. Wniosek urlopowy zostaje dodany do centrum zatwierdzania, a następnie wysłany w wiadomości e-mail do osoby zatwierdzającej.

3. Decyzja osoby zatwierdzającej zostaje wysłana w wiadomości e-mail do osoby, która wnioskowała o urlop.

4. Lista usługi SharePoint Online zostaje zaktualizowana o komentarze osoby zatwierdzającej do decyzji.

Napiwek

Aby zapoznać się ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi używania programu SharePoint z usługą Power Automate, przejdź do dokumentacji programu SharePoint.

Ważne

Aby zapewnić bezpieczeństwo środowiska, zawsze należy postępować zgodnie z najlepszymi praktykami w zakresie zabezpieczeń SharePoint i najlepszymi praktykami w organizacji. Zabezpieczenia te są poza zakresem niniejszego artykułu.

Wymagania wstępne

Aby ukończyć ten samouczek, musisz mieć dostęp do:

• Power Automate.
• Lista usługi SharePoint Online.
• Program Office 365 Outlook i konta użytkowników usługi Office 365.

Uwaga

Mimo że w tym przewodniku są używane usługa SharePoint Online i program Office 365 Outlook, możesz użyć innych usług, takich jak Zendesk, Salesforce lub Gmail. Jeśli używasz programu SharePoint 2010, zobacz Wycofanie przepływu pracy programu SharePoint 2010

Zanim utworzysz przepływ, utwórz listę usługi SharePoint Online. Następnie użyjemy tej listy w celu zatwierdzania wniosków urlopowych.

Utwórz następujące kolumny na liście usługi SharePoint Online:

Column	Type
Nazwa	Jeden wiersz tekstu
Data rozpoczęcia	Data i godzina
Data zakończenia	Data i godzina
Komentarze	Jeden wiersz tekstu
Zatwierdzona	Tak/Nie
Komentarze menedżera	Jeden wiersz tekstu

Zanotuj nazwę i adres URL listy usługi SharePoint Online. Te informacje będą potrzebne później, podczas konfigurowania wyzwalacza SharePoint — Po utworzeniu elementu.

Utwórz zautomatyzowany przepływ w chmurze

1. Zaloguj się do usługi Power Automate.

2. W okienku nawigacji po lewej stronie wybierz pozycję Moje przepływy.

3. W górnym menu po lewej stronie wybierz kolejno pozycje Nowy przepływ>Zautomatyzowany przepływ w chmurze.

Dodawanie wyzwalacza

1. Nadaj przepływowi nazwę.

2. W obszarze Wybierz wyzwalacz przepływu wybierz pozycję Po utworzeniu elementu — SharePoint, a następnie wybierz pozycję Utwórz.

3. Na karcie Po utworzeniu elementu wybierz wartości Adres witryny i Nazwa listy dla utworzonej wcześniej listy programu SharePoint.

Ustawienia Adres witryny i Nazwa listy to informacje zanotowane we wcześniejszej części tego przewodnika.

Dodawanie akcji profilu

1. Wybierz pozycję +Nowy krok, a następnie wpisz ciąg profil w polu wyszukiwania Wybierz akcję.

2. Wybierz użytkowników Office 365.

3. Znajdź, a następnie wybierz akcję Pobierz mój profil (V2).

   

4. Wybierz pola z profilu, które chcesz uwzględnić w przepływie, a następnie wybierz opcję Utwórz, aby zapisać dotychczasową pracę.

Dodawanie akcji zatwierdzenia

1. Wybierz pozycję Nowy krok.

2. Wpisz ciąg zatwierdzenie w polu wyszukiwania Wybierz akcję.

3. Wybierz akcję Uruchom i czekaj na zatwierdzenie.

   

4. Skonfiguruj odpowiednio kartę Uruchom i czekaj na zatwierdzenie.

   Uwaga

   Pola Typ zatwierdzenia, Tytuł i Przypisano do są wymagane. Możesz użyć języka Markdown, aby sformatować pole Szczegóły.

   

Uwaga

Ta akcja spowoduje wysłanie żądania zatwierdzenia na adres e-mail podany w polu Przypisano do.

Jeśli Twój scenariusz tego wymaga, możesz dołączyć pliki do żądań zatwierdzenia, które używają usługi Microsoft Dataverse.

Dodaj warunek

1. Wybierz pozycję Nowy krok, a następnie z listy akcji wybierz pozycję Warunek.

2. Na karcie Warunek wybierz pozycję Wybierz wartość po lewej stronie.

   Zostanie wyświetlona lista wartości dynamicznych.

3. Wybierz kolejno pozycje Odpowiedzi > Odpowiedź osoby zatwierdzającej z listy wartości dynamicznych.

   

4. Wybierz pole Wybierz wartość z prawej strony, a następnie wprowadź w nim ciąg Zatwierdź.

   Uwaga

   Prawidłowe odpowiedzi na akcję Zatwierdzenia — Rozpocznij zatwierdzenie to „Zatwierdź” i „Odrzuć”. W tych odpowiedziach jest rozróżniana wielkość liter.

5. Na karcie Warunek powinny być teraz widoczne następujące elementy:

   

Dodawanie akcji poczty e-mail dla zatwierdzeń

Wykonaj następujące czynności, aby wysłać wiadomość e-mail, jeśli wniosek urlopowy zostanie zatwierdzony:

1. Wybierz pozycję Dodaj akcję w gałęzi Jeśli tak warunku.

   

2. W polu wyszukiwania na karcie Wybierz akcję wprowadź tekst wyślij wiadomość e-mail.

3. Wybierz akcję Wyślij wiadomość e-mail (wersja 2).

   

4. Skonfiguruj odpowiednio kartę Wiadomość e-mail.

   Uwaga

   Pola Do, Temat i Treść są wymagane.

   Ta karta jest szablonem wiadomości e-mail, która jest wysyłana, gdy jest zmieniany stan wniosku urlopowego.

   W polu Treść na karcie Wyślij wiadomość e-mail (wersja 2) użyj tokenu Komentarze z akcji Zatwierdzenia — Rozpocznij zatwierdzenie.

Dodawanie akcji aktualizacji dla zatwierdzonych wniosków

1. W odgałęzieniu Jeśli tak wybierz pozycję Dodaj akcję.

2. W polu wyszukiwania na karcie Wybierz akcję wprowadź ciąg SharePoint, wybierz filtr SharePoint, a następnie wybierz akcję Aktualizuj element.

   

3. Skonfiguruj odpowiednio kartę Aktualizuj element.

Uwaga

Pola Adres witryny, Nazwa listy, Identyfikator i Tytuł są wymagane.

Dodawanie akcji poczty e-mail dla odrzuceń

1. W odgałęzieniu Jeśli nie wybierz pozycję Dodaj akcję.

2. W polu wyszukiwania na karcie Wybierz akcję wprowadź ciąg Wyślij, wybierz pozycję Office 365 Outlook, aby przefiltrować akcje, następnie wybierz akcję Wyślij wiadomość e-mail (wersja 2) — Office 365 Outlook.

   

3. Skonfiguruj odpowiednio kartę Wiadomość e-mail.

   Ta karta reprezentuje szablon wiadomości e-mail, która jest wysyłana, gdy zostanie zmieniony stan wniosku urlopowego.

Dodawanie akcji aktualizacji dla odrzuconych wniosków

1. Wybierz pozycję Dodaj akcję.

2. W polu wyszukiwania na karcie Wybierz akcję wprowadź ciąg aktualizuj, a następnie wybierz akcję Aktualizuj element — SharePoint.

   

3. Skonfiguruj odpowiednio kartę.

Uwaga

Pola Adres witryny, Nazwa listy, Identyfikator i Tytuł są wymagane.

4. Wybierz Zapisz, aby zapisać wykonaną pracę.

Po wykonaniu tych czynności przepływ powinien wyglądać podobnie do przedstawionego na poniższym zrzucie ekranu:

Po utworzeniu przepływu należy go przetestować.

Żądanie zatwierdzenia w celu przetestowania przepływu

Utwórz wniosek urlopowy na utworzonej wcześniej liście usługi SharePoint Online.

Po zapisaniu tego wniosku (żądania) zostanie wyzwolony przepływ, który spowoduje:

1. Utworzenie wniosku (żądania) w centrum zatwierdzania.
2. Wysłanie wiadomość e-mail z żądaniem zatwierdzenia do osób zatwierdzających.

Tworzenie długotrwałych zatwierdzeń

Jeśli prawdopodobne jest, że Twój przepływ będzie uruchomiony dłużej niż 30 dni, rozważ przechowywanie zatwierdzeń w usłudze Microsoft Dataverse. Dzięki temu można tworzyć przepływy, które działają w oparciu o odpowiedzi na żądania zatwierdzeń, nawet po upływie limitu czasu oryginalnego przebiegu przepływu.

W tym celu należy użyć dwóch przepływów, jednego do wysłania żądania zatwierdzenia, a drugiego do uruchomienia logiki biznesowej dotyczącej odpowiedzi na żądanie zatwierdzenia, na podstawie akcji Utwórz zatwierdzenie (wersja 2). Dowiedz się więcej na temat długotrwałych zatwierdzeń.

Napiwek

W przypadku korzystania z nowoczesnych klientów poczty e-mail nie trzeba zastanawiać się, czy żądanie jest nadal wymagane, ponieważ usługa Power Automate automatycznie aktualizuje pocztę e-mail, aby wskazać, że żądanie zatwierdzenia zostało zakończone.

Anulowanie żądania zatwierdzenia

Czasami może zajść potrzeba anulowania wysłanego żądania zatwierdzenia. Może tak być w przypadku, gdy popełniono błąd w żądaniu lub nie jest ono już istotne. W takich sytuacjach osoba, która wysłała żądanie, może je anulować, wykonując następujące czynności:

1. Wybierz zatwierdzenie
2. Wybierz pozycję Anuluj zatwierdzenie w okienku bocznym.

Napiwek

Zawsze możesz wybrać kartę Historia, aby wyświetlić żądania zatwierdzenia, które zostały anulowane.

Uwaga

Funkcja anulowania jest obsługiwana w ramach akcji Utwórz zatwierdzenie (wersja 2).

Żądanie zatwierdzeń od użytkowników-gości

Żądania zatwierdzenia można wysyłać do osób spoza organizacji. W tym celu należy użyć użytkowników–gości usługi Azure Active Directory (Azure AD) zapraszając użytkowników od innych dzierżawców jako gości .

Przypisanie roli gościowi oznacza nadanie mu uprawnień wymaganych do uczestnictwa w procesie zatwierdzenia.

Teraz, po utworzeniu i przetestowaniu przepływu, pamiętaj, aby poinstruować innych, jak z niego korzystać.

Zobacz też

• Wyświetlanie oczekujących żądań zatwierdzenia i zarządzanie nimi
• Utwórz sekwencyjne przepływy zatwierdzania.
• Utwórz równoległe przepływy zatwierdzania.
• Zainstaluj aplikację mobilną Power Automate dla systemów Android, iOS lub Windows Phone.