Najczęstsze sposoby użycia formularza w przepływie

Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, oto kilka najczęstszych sposobów, w jakie ludzie korzystają z Microsoft Forms z Power Automate:

• Wyślij wiadomość e-mail w przypadku nowej odpowiedzi w formularzu
• Wyślij wiadomość e-mail do osoby odpowiadającej na formularz
• Wyślij prośbę o zatwierdzenie z danymi formularza
• Dodaj odpowiedzi z formularza do arkusza Excela
• Pobierz załącznik z formularza i wyślij go w wiadomości e-mail

Wyślij wiadomość e-mail w przypadku nowej odpowiedzi w formularzu

W ustawieniach formularza możesz włączyć powiadomienia e-mail dla właścicieli formularza. Jeśli chcesz, aby ktoś inny został powiadomiony o przesłaniu odpowiedzi, utwórz niestandardowe powiadomienie e-mail za pomocą Power Automate.

Power Automate umożliwia korzystanie z nowego projektanta lub klasycznego projektanta w celu skonfigurowania przepływu w chmurze. Kroki są podobne w obu projektantach. Więcej informacji na temat projektanta (z przykładami) znajdziesz w sekcji Rozróżnij różnice między klasycznym projektantem a nowym projektantem klasycznym przepływów w chmurze.

Nowy projektant

1. Poproś Copilot o utworzenie przepływu przez wpisanie następującego monitu:

   gdy zostanie przesłany nowy formularz MS, wyślij wiadomość e-mail

   Usługa Power Automate zwraca sugerowany przepływ, który odpowiada wprowadzonym informacjom.

   

2. Wybierz Dalej.

3. Przejrzyj połączenia i wybierz opcję Utwórz przepływ, aby przejść do projektanta.

4. W projektancie podaj brakujące pola w akcji Wyślij wiadomość e-mail*, jeśli Copilot nie wypełnił ich automatycznie.

   

Klasyczny projektant

Zaczynamy od wstępnie utworzonego szablonu i dostosowania go, aby pomóc menedżerom w planowaniu letniego urlopu pracowników.

1. Wyszukaj formularze Microsoft Forms w galerii szablonów Power Automate, a następnie wybierz szablon o nazwie Powiadomienie w programie Outlook po zakończeniu quizu przez uczestnika.

2. W razie potrzeby zaloguj się do łączników, a następnie wybierz opcję Kontynuuj.

3. W pierwszym kroku w przepływie Po przesłaniu nowej odpowiedzi, wybierz swój formularz w polu Identyfikator formularza.

4. W następnym kroku w przepływie Zastosuj do każdego ponownie wybierz formularz w polu Identyfikator formularza. Pozostaw wszystko inne tak, jak jest.

5. Pomiń krok Office 365 Pobierz mój profil (V2).

   Jeśli nie musisz wysyłać wiadomości e-mail do siebie, możesz usunąć ten krok.

6. W ostatnim kroku w przepływie Wyślij wiadomość e-mail wprowadź odbiorców, temat i treść wiadomości e-mail. Wybierz dynamiczną zawartość, aby w wiadomości e-mail znalazły się szczegóły odpowiedzi z formularza.

   

7. Wybierz nazwę przepływu na górze kanwy Power Automate i zmień ją według własnego uznania.

8. Zapisz przepływ i go przetestuj.

Wyślij wiadomość e-mail do osoby odpowiadającej na formularz

W ustawieniach formularza możesz włączyć opcję potwierdzenie odbioru wiadomości e-mail dla respondentów. Aby dostosować odbieraną wiadomość e-mail, użyj funkcji Power Automate.

Nowy projektant

1. Poproś Copilot o utworzenie przepływu przez wpisanie następującego monitu:

   Wysyłanie wiadomości e-mail do obiektu odpowiadającego wraz z odpowiedzią

   Copilot próbuje skonfigurować większość parametrów w akcji wysyłania e-maila, tak jak w poniższym przykładzie:

   

2. Wprowadź pozostałe parametry w akcji poczty e-mail (treść wiadomości e-mail).

   

3. Zapisz przepływ.

Klasyczny projektant

Postępuj tak, jak w przypadku wysyłaj wiadomość e-mail, gdy pojawi się nowa odpowiedź formularza, ale wyślij wiadomość do respondenta.

Wyślij prośbę o zatwierdzenie z danymi formularza

W tym przykładzie rozpoczniemy od innego wstępnie utworzonego szablonu i dostosujemy go, aby utworzyć żądanie zatwierdzenia urlopu.

Nowy projektant

[Ten temat stanowi wstępną wersję dokumentacji i może ulec zmianie].

1. Wyszukaj formularz Microsoft Forms w galerii szablonów Power Automate i wybierz szablon o nazwie Wysyłanie odpowiedzi formularza do zatwierdzenia.

2. W razie potrzeby zaloguj się do łączników lub utwórz je i wybierz opcję Kontynuuj.

3. Poproś Copilot o utworzenie przepływu przez wpisanie następującego monitu:

   po przesyłaniu nowej odpowiedzi rozpocznij zatwierdzanie z megan@contoso.com i jeśli odpowiedź jest dobra, wyślij wiadomość e-mail do osoby udzielającej odpowiedzi

   Usługa Power Automate zwraca sugerowany przepływ, który odpowiada wprowadzonym informacjom.

   

4. Wybierz Dalej.

5. Przejrzyj połączenia i wybierz opcję Utwórz przepływ, aby przejść do projektanta.

6. W projektancie podaj identyfikator formularza wiadomość e-mail osoby zatwierdzającej i skonfiguruj akcję poczty e-mail.

   

7. Zapisz przepływ.

Klasyczny projektant

1. Wyszukaj formularz Microsoft Forms w galerii szablonów Power Automate i wybierz szablon o nazwie Wysyłanie odpowiedzi formularza do zatwierdzenia.

2. W razie potrzeby zaloguj się do łączników lub utwórz je i wybierz opcję Kontynuuj.

3. W pierwszym kroku przepływu, "Kiedy zostanie wysłana nowa odpowiedź", wybierz swój formularz w polu Identyfikator formularza.

4. W następnym kroku w przepływie Zastosuj do każdego, wybierz ponownie swój formularz w polu Identyfikator formularza. Pozostaw wszystko inne tak, jak jest.

5. W następnym kroku przepływu, "Rozpocznij i czekaj na zatwierdzenie", wybierz typ zatwierdzenia, wprowadź tytuł i wprowadź adresy e-mail osób zatwierdzających w polu przypisane do. Wybierz dynamiczną zawartość, aby szczegóły z odpowiedzi formularza były dołączane do wniosku o zatwierdzenie.

   

6. Pomiń akcję Warunek.

7. W kroku Jeśli tak:

   • Usuń akcję SharePoint dołączoną do szablonu.
   • Dodaj akcję Office 365 Outlook Wyślij wiadomość e-mail (V2).
   • W polu Do wybierz dynamiczną zawartość E-mail respondenta.
   • Wprowadź temat i treść wiadomości.

8. W kroku Jeśli nie:

   • Usuń krok Office 365 "Pobierz mój profil (V2)", który jest dołączony do szablonu.
   • W akcji "Wyślij wiadomość e-mail (V2)" w polu Do wybierz zawartość dynamiczną Email respondentów.
   • Wprowadź temat i treść wiadomości.

9. U góry kanwy Power Automate wybierz nazwę przepływu i zmień ją zgodnie z potrzebą.

10. Zapisz przepływ i go przetestuj.

Aby znaleźć więcej przykładów przepływów zatwierdzeń, przejdź do tematu Zarządzanie sekwencjami zatwierdzeń.

Dodaj odpowiedzi z formularza do arkusza Excela

W tym przykładzie przepływ jest tworzony od podstaw. Kontynuując scenariusz z naszych wcześniejszych przykładów, użyjemy przepływu do zapisania w tabeli Excel nazwisk pracowników i dat ich urlopów, gdy złożą swój formularz urlopowy.

Nowy projektant

1. Utwórz arkusz programu Excel, jeśli jeszcze nie istnieje.

2. W projektancie wystarczy poprosić Copilot o utworzenie przepływu, wpisując następujący monit:

   Jeśli zatwierdzono, dodaj odpowiedzi w formularzu do arkusza programu Excel

   Usługa Power Automate zwraca sugerowany przepływ, który odpowiada wprowadzonym informacjom.

   

3. Wybierz arkusz programu Excel.

4. W odpowiednich polach kolumn wybierz token odpowiedzi wyzwalacz z formularzy MS.

   Na przykład wybierz token początek urlopu w polu akcji programu Excel Początek urlopu.

Klasyczny projektant

1. Utwórz skoroszyt w programie Excel Online. Dodaj tabelę z jedną kolumną dla każdego pytania w formularzu. Zapisz i zamknij skoroszyt.

2. W Power Automate utwórz z pustego miejsca automatyczny przepływ w chmurze. Wybierz formularz Microsoft Forms Gdy zostanie przesłana nowa odpowiedź.

3. W pierwszym kroku w przepływie Po przesłaniu nowej odpowiedzi, wybierz swój formularz w polu Identyfikator formularza.

4. Dodaj ten krok do przepływu:

   • Wyszukaj formularze i wybierz opcję Microsoft Forms.
   • Wybierz Otrzymaj szczegóły odpowiedzi.
   • Wybierz swój formularz w polu Id formularza.

5. Dodaj ten krok do przepływu:

   • Wyszukaj profile i wybierz Użytkownicy Office 365.
   • Wybierz Pobierz profil użytkownika (V2).
   • W polu Użytkownik (UPN) wybierz dynamiczną zawartość E-mail respondenta. Spowoduje to wyszukanie nazwy respondenta na podstawie adresu e-mail podanego w formularzu.

6. Dodaj ten krok do przepływu:

   • Wyszukaj pozycję excel, a następnie wybierz pozycję Excel Online (biznes).
   • Wybierz Dodaj wiersz do tabeli.
   • Wybierz lokalizację i bibliotekę dokumentów.
   • Wybierz ikonę folderu i przejdź do utworzonego wcześniej skoroszytu programu Excel.
   • Wybierz tabelę.
   • W każdej kolumnie tabeli wybierz odpowiednią zawartość dynamiczną.

7. Wybierz nazwę przepływu na górze kanwy Power Automate i zmień ją według własnego uznania.

8. Zapisz przepływ i go przetestuj.

   

Możesz użyć szablonu, aby dodać krok zatwierdzenia przed dodaniem odpowiedzi formularza do tabeli Excela.

Pobierz załącznik z formularza i wyślij go w wiadomości e-mail

W tym przykładzie utworzymy kolejny przepływ z pustego miejsca. Użyjemy tego przepływu do utworzenia linku udostępniania dla pliku przesłanego w formularzu wakacyjnym, a następnie wyślemy ten link pocztą elektroniczną.

Wybierz swój formularz

1. W Power Automate utwórz z pustego miejsca automatyczny przepływ w chmurze.

2. Wybierz formularz Microsoft Forms Gdy zostanie przesłana nowa odpowiedź.

3. W pierwszym kroku w przepływie Po przesłaniu nowej odpowiedzi, wybierz swój formularz w polu Identyfikator formularza.

4. Dodaj krok do swojego przepływu:

   • Wyszukaj formularze i wybierz opcję Microsoft Forms.
   • Wybierz Otrzymaj szczegóły odpowiedzi.
   • Wybierz swój formularz w polu Id formularza.

Użyj schematu JSON, aby znaleźć przesłany plik

1. Zapisz przepływ i go przetestuj. Pamiętaj, aby przesłać plik do swojego formularza.

   Ten krok pozwala Power Automate wykorzystać przebieg testu do wygenerowania przykładowego schematu JSON dla przesłanego pliku.

2. Na stronie informacyjnej przepływu, w zakładce 28-dniowa historia badań, wybierz badanie testowe.

   

3. Rozwiń krok Uzyskaj szczegóły odpowiedzi i skopiuj zawartość pliku wyjściowego przekazywania.

   

4. W prawym górnym rogu okna wybierz ikonę Edytuj, aby otworzyć kanwę przepływu.

5. Dodaj krok do swojego przepływu:

   • Wyszukaj "analizuj" i wybierz opcję Analiza JSON.

   • W polu Treść wybierz zawartość dynamiczną, która odpowiada opcji wysyłania plików w formularzu.

     

6. Wybierz Generuj z próbki.

7. W sekcji Wstaw przykładowy ładunek JSON zaznacz pole i wklej skopiowany wcześniej plik wyjściowy, a następnie wybierz Gotowe.

   

   Po wybraniu Gotowe akcja Analiza JSON powinna wyglądać podobnie jak poniżej:

   

Utwórz łącze udostępniania i wyślij e-mail z adresem URL

1. Dodaj krok do swojego przepływu:

   • Wyszukaj hasło "utwórz łącze udostępnione" i wybierz akcję OneDrive for Business Utwórz łącze udostępnione.

   • Zaznacz pole Plik. Zostanie otwarty panel zawartości dynamicznej. Wybierz zakładkę Wyrażenie.

   • Wpisz następujące wyrażenie: first(body('Parse_JSON'))?['id']

   • Wybierz rodzaj łącza i zakres łącza.

   • Zaznacz OK.

     

2. Dodaj krok do swojego przepływu:

   • Wyszukaj hasło "wyślij wiadomość e-mail" i wybierz akcję Office 365 Outlook Wyślij wiadomość e-mail (V2).

   • Wprowadź odbiorców, temat i treść wiadomości. Wybierz dynamiczną zawartość, aby w wiadomości e-mail znalazły się szczegóły odpowiedzi z formularza.

     

Przekształć adres URL w klikalne łącze

Aby adres URL udostępnionego pliku stał się klikalnym linkiem w e-mailu, musisz użyć edytora HTML i znacznika zakotwiczenia:

1. Na pasku narzędziowym ciała wiadomości wybierz ikonę Widoku HTML (</>).
2. Zawieraj dynamiczną zawartość URL i nazwa w znaczniku zakotwiczenia, aby przekształcić je odpowiednio w link i tytuł linku.

W tym przykładzie w treści wiadomości e-mail wprowadzono następujący kod HTML, gdzie tekst w nawiasach klamrowych oznacza zawartość dynamiczną:

<a href="{WebURL}">{name}</a>

Oto przykład:

Możesz połączyć pobieranie załącznika z formularza i tworzenie przepływu zatwierdzeń.