Tworzenie standardowych dokumentów przy użyciu szablonów Word

Po utworzeniu i zaimportowaniu szablonów usługi Office Word do aplikacji customer engagement (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing i Dynamics 365 Project Service Automation) użytkownicy wybierają jeden przycisk, aby automatycznie generować standardowe dokumenty wypełnione danymi. Ta funkcja ma pewne specjalne zagadnienia, które należy wiedzieć, aby pomyślnie utworzyć szablony Word.

Ostrzeżenie

Podczas tworzenia szablonów w Word występuje znany problem. Aby zapobiec interakcjom, które mogą potencjalnie zdestabilizować program Word, przejrzyj i postępuj zgodnie ze wskazówkami w sekcji Unikanie znanego problemu podczas tworzenia szablonów w tym artykule.

Obsługiwane wersje Word

Obszar	wersja Word
Tworzenie szablonu Word	2013, 2016
Używanie dokumentu Word wygenerowanego w aplikacjach platformy Customer Engagement	2010, 2013, 2016

Notatka

Dokumenty Word (DOCM) obsługujące makra nie są obsługiwane.

Wykonaj kroki opisane w tym artykule, aby pomyślnie utworzyć i użyć szablonów Word w aplikacjach platformy Customer Engagement.

Krok 1. Tworzenie szablonu Word

Szablon programu Word można utworzyć z poziomu centrum administracyjnego platformy Power Platform lub rekordu w aplikacjach zaangażowania klientów. Utworzenie szablonu z poziomu centrum administracyjnego udostępnia go wszystkim użytkownikom w organizacji, podczas gdy tworzenie szablonu na podstawie rekordu powoduje utworzenie szablonu osobistego, który jest dostępny tylko dla Ciebie.

Tworzenie szablonu programu Word z poziomu centrum administracyjnego platformy Power Platform

Dostęp wymaga wystarczających uprawnień, takich jak administrator systemu lub rola konfiguratora systemu. Aby sprawdzić swoją rolę zabezpieczeń, zobacz Wyświetlanie profilu użytkownika. Nie masz odpowiednich uprawnień. Skontaktuj się z administratorem systemu.

1. Zaloguj się w Centrum administracyjnym Power Platform.
2. W okienku nawigacji wybierz pozycję Zarządzaj.
3. W okienku Zarządzaj, wybierz Środowiska.
4. Na stronie Środowiska wybierz środowisko, a następnie wybierz pozycję Ustawienia na pasku poleceń.
5. Rozwiń węzeł Szablony, a następnie wybierz pozycję Szablony dokumentów.
6. Na stronie Widok dostępnych szablonów przejdź do paska poleceń i wybierz pozycję Nowy>pobierz szablon programu Word.
7. W oknie dialogowym Pobieranie pliku w celu utworzenia szablonu wybierz jednostkę, dla której chcesz utworzyć szablon.
   
8. Określ relacje jednostek, których chcesz użyć w szablonie. Jeśli na przykład wybierzesz jednostkę Konto, możesz określić relację 1:N z jednostką Kontakt, aby uwzględnić informacje kontaktowe w szablonie. Dowiedz się więcej o relacjach w temacie Co to są relacje 1:N, N:1 i N:N?

   Notatka

   • Relacje wybrane na tym ekranie określają, jakie jednostki i pola są dostępne później podczas definiowania szablonu Word.
   • Wybierz tylko relacje, które chcesz dodać do szablonu programu Word.
9. Wybierz pozycję Pobierz, aby pobrać plik programu Word na komputer lokalny z wyeksportowaną jednostką dołączoną jako dane XML.

   Ważne

   Szablon dokumentu można używać tylko w środowisku, w którym został pobrany. Migracja szablonów Word lub Excel z jednego środowiska do drugiego nie jest obsługiwana.

Tworzenie osobistego szablonu programu Word na podstawie rekordu

Jako użytkownik usługi Dynamics 365 możesz utworzyć osobisty szablon programu Word, którego można użyć do własnych dokumentów sprzedaży. Te szablony są dostępne tylko dla Ciebie. Poniższe kroki dotyczą usługi Dynamics 365 Sales, ale proces jest podobny w innych aplikacjach customer engagement.

1. Zaloguj się w aplikacji Centrum sprzedaży.
2. Wybierz jednostkę, dla której chcesz utworzyć szablon. Jeśli na przykład chcesz utworzyć szablon dla kont klientów, wybierz pozycję Konta.
3. Otwórz dowolny rekord. Na pasku poleceń wybierz pozycję Szablony> programu WordPobierz szablon. Jednostka jest domyślnie wybierana na podstawie otwartego rekordu.
4. Określ relacje jednostek, których chcesz użyć w szablonie. Jeśli na przykład wybierzesz jednostkę Konto, możesz określić relację 1:N z jednostką Kontakt, aby uwzględnić informacje kontaktowe w szablonie. Dowiedz się więcej o relacjach w temacie Co to są relacje 1:N, N:1 i N:N?

   Notatka

   • Relacje wybrane na tym ekranie określają, jakie jednostki i pola są dostępne później podczas definiowania szablonu Word.
   • Wybierz tylko relacje, które chcesz dodać do szablonu programu Word.
5. Wybierz Pobierz, aby pobrać plik Word na komputer lokalny z wyeksportowaną jednostką dołączoną jako dane XML.

   Ważne

   Szablon dokumentu można używać tylko w środowisku, w którym został pobrany. Migracja szablonów Word lub Excel z jednego środowiska do drugiego nie jest obsługiwana.

Czym są relacje 1:N, N:1 i N:N?

Ten ekran wymaga zrozumienia struktury danych aplikacji zaangażowania klientów. Administrator lub konfigurator może udostępniać informacje o relacjach między jednostkami. Aby uzyskać więcej informacji dla administratorów, zobacz: Omówienie relacji między encjami.

Poniżej przedstawiono niektóre przykładowe relacje dla encji Konto.

Relacja	opis
	Konto może mieć wiele kontaktów.
	Potencjalny klient, szansa sprzedaży lub kontakt mogą mieć wiele kont.
	Konto może mieć wiele list marketingowych. Lista marketingowa może mieć wiele kont.

Notatka

Aby zapewnić szybkie pobieranie dokumentów, należy zwrócić maksymalnie 100 powiązanych rekordów dla każdej relacji. Jeśli na przykład eksportujesz szablon dla konta i chcesz dołączyć listę jego kontaktów, dokument zwróci co najwyżej 100 kontaktów konta.

Krok 2: Włącz kartę Deweloper

Otwórz plik szablonu Word. W tym momencie dokument wydaje się być pusty.

Aby wyświetlić i dodać dane XML aplikacji angażowania klientów, musisz włączyć kartę Word Developer.

1. Przejdź do Plik>Opcje>Dostosowywanie wstążki, a następnie włącz Deweloper.

   

2. Kliknij przycisk OK.

   Developer jest teraz wyświetlany na wstążce Word.

   

Unikanie znanego problemu podczas tworzenia szablonów

Istnieje znany problem z szablonami Word generowanymi przez aplikacje do zaangażowania klientów oraz z aplikacją Microsoft Word. Postępuj zgodnie ze wskazówkami w tej sekcji, aby zapobiec problemom z polami kontrolek przed przejściem do krokuj trzy gdzie do szablonu Word są dodawane pola kontrolki zawartości XML.

Ostrzeżenie

Kilka czynników może spowodować zawieszenie się programu Word, co wymaga użycia Menedżera zadań do jego zamknięcia.

• Wstawiasz inny formant zawartości niż Obraz lub Zwykły tekst.
• Wprowadzasz zmianę tekstową, taką jak zmiana wielkości liter lub dodawanie tekstu, do kontrolki zawartości. Te zmiany mogą wystąpić na skutek Autokorekty, jak również na skutek edycji przeprowadzanej przez użytkownika. Domyślnie funkcja Autokorekta w programie Microsoft Word kapitalizuje zdania. Po dodaniu pola kontrolnego zawartości, program Word traktuje je jako nowe zdanie i automatycznie kapitalizuje, gdy uwaga przesuwa się poza pole.

Dodaj tylko pola jako zwykły tekst lub obraz

Okienko mapowania XML służy do dodawania pól jednostki do szablonu Word. Upewnij się, że dodajesz pola tylko jako Zwykły tekst lub Obraz.

Nie należy wprowadzać żadnych zmian tekstowych w dodanym formancie zawartości

Możesz sformatować pola kontrolki zawartości, takie jak pogrubienie lub zmiana koloru czcionki. Nie wprowadzaj jednak żadnych zmian tekstowych w polach kontrolki zawartości, w tym zmian wielkości liter.

Jeśli wystąpią problemy, takie jak zamrożenie lub pogorszenie wydajności programu Word, spróbuj wyłączyć AutoCorrect.

Wyłącz Autokorektę

1. Po otwarciu pliku szablonu w Word, przejdź do Plik>Opcje>Sprawdzanie>Opcje Autokorekty.

   

2. Wyczyść pola Początek zdania wielką literą i Automatycznie użyj sugestii z modułu sprawdzania pisowni.

   

3. Wyczyść pola na kartach Łączniki (--) na myślniki (-) w Autoformatowanie i Autoformatowanie podczas pisania.

4. Kliknij przycisk OK.

Krok 3. Definiowanie szablonu

Użyj okienka mapowania XML, aby zdefiniować szablon Word z polami jednostki.

1. W szablonie Word wybierz pozycję Developer>XML Mapping Pane aby wybrać domyślny schemat XML.

   

   

2. Wybierz schemat XML. Zaczyna się od "urn:microsoft-crm/document-template/".

   

   Ważne

   Jeśli często występują przypadkowe zmiany, które powodują zawieszanie się programu Word lub pogorszenie jego wydajności, pamiętaj, aby wyłączyć opcje Autokorekty zgodnie z sekcją Unikaj znanych problemów podczas tworzenia szablonów.

3. Rozwiń encję, kliknij prawym przyciskiem myszy pole encji, a następnie wybierz Wstaw kontrolkę zawartości>Zwykły tekst.

   

   Pole jednostki jest dodawane do szablonu Word.

   

   Dodaj dodatkowe pola encji, dodaj opisowe etykiety i tekst i sformatuj dokument.

   Wypełniony szablon może wyglądać następująco:

   

   Niektóre wprowadzone przez Ciebie pola formantu zawartości mogą zawierać wiele wierszy danych. Na przykład, na jednym koncie może być więcej niż jeden kontakt. Aby uwzględnić wszystkie dane w szablonie Word, ustaw pole kontrolki zawartości na powtórzenie.

Ustaw pola kontroli zawartości na powtarzanie

1. Umieść pola z powtarzającymi się danymi w wierszu tabeli.

2. Zaznacz cały wiersz tabeli w szablonie.

   

3. W okienku Mapowanie XML kliknij prawym przyciskiem myszy relację zawierającą pola kontrolki zawartości, a następnie wybierz pozycję Powtarzanie.

   

   Gdy używasz szablonu Word w aplikacjach customer engagement do utworzenia dokumentu, tabela zostanie wypełniona wieloma wierszami danych.

   Jeśli szablon zawiera już odpowiednie pola i formatowanie, zapisz go i prześlij do aplikacji zaangażowania klientów.

Krok 4. Przekazywanie szablonu Word z powrotem do aplikacji zaangażowania klientów

Gdy szablon Word został utworzony w odpowiedni sposób, zapisz go, aby można było go przekazać do aplikacji zaangażowania klientów.

Dostęp do nowo utworzonego szablonu programu Word zależy od sposobu jego przekazania oraz dostępu przyznanego roli zabezpieczeń. Pamiętaj, aby zapoznać się z Użyj ról zabezpieczeń, aby kontrolować dostęp do szablonów.

Administratorzy mogą użyć strony Ustawienia, aby przesłać szablon programu Word do aplikacji do zarządzania relacjami z klientami. Wszyscy użytkownicy w organizacji mogą używać szablonu przesłanego w Ustawieniach.

Przekazywanie szablonu programu Word z centrum administracyjnego platformy Power Platform

1. Zaloguj się w Centrum administracyjnym Power Platform.

2. W okienku nawigacji wybierz pozycję Zarządzaj.

3. W okienku Zarządzaj, wybierz Środowiska.

4. Na stronie Środowiska wybierz środowisko, a następnie wybierz pozycję Ustawienia na pasku poleceń.

5. Wybierz Szablony>Szablony dokumentów.

6. Na stronie Widok dostępnych szablonów wybierz pozycję Przekaż szablon>Przekaż szablon Word na pasku poleceń.

7. Przejdź do pliku szablonu, który chcesz przesłać.

   

8. Wybierz pozycję Prześlij.

   Użytkownicy niebędący administratorami mogą przekazać szablon do ich własnego użytku z listy rekordów.

Prześlij osobisty szablon programu Word z rekordu danych

1. Otwórz rekord dla typu jednostki zgodnego z utworzonym szablonem. Na przykład otwórz rekord konta klienta w obszarze Sprzedaż, jeśli utworzono szablon konta.

2. Na pasku poleceń wybierz pozycję Szablony> programu WordPrzekaż szablon.

3. Przejdź do pliku i wybierz pozycję Przekaż.

Krok 5. Generowanie dokumentu na podstawie szablonu Word

Aby użyć utworzonego szablonu programu Word, wykonaj następujące kroki.

1. Otwórz rekord zgodny z typem jednostki utworzonego szablonu. Na przykład otwórz rekord konta klienta w obszarze Sprzedaż, jeśli utworzono szablon konta.

2. Na pasku poleceń wybierz pozycję Szablony programu Word, a następnie w obszarze Szablony programu Word wybierz utworzony szablon.

   Jeśli nie widzisz utworzonego szablonu, istnieją dwie możliwości:

   • Wybrano typ rekordu (jednostkę), który nie jest zgodny z szablonem. System wyświetla tylko szablony utworzone dla wybranego typu rekordu. Jeśli na przykład otwierasz rekord szansy sprzedaży, nie zobaczysz szablonu utworzonego za pomocą encji Konto.

   • Aby wyświetlić szablon, należy odświeżyć aplikacje dotyczące zaangażowania klientów. Odśwież okno przeglądarki lub zamknij i ponownie otwórz aplikacje zaangażowania klientów.

   System generuje dokument programu Word z danymi z otwartego rekordu i pobiera go na komputer. Otwórz dokument, aby zobaczyć dane i szablon w działaniu.

Wypróbuj przykładowe szablony Word

Aplikacje customer engagement obejmują pięć przykładowych szablonów programu Word.

Przykładowe szablony programu Word są przeznaczone dla określonego typu rekordu (jednostki). Szablon można zastosować tylko do rekordów tego samego typu.

Imię i nazwisko	Encja
Podsumowanie szans	Szansa sprzedaży (obszar sprzedaży)
Podsumowanie kampanii	Kampania (obszar Marketing)
Podsumowanie sprawy	Sprawa (obszar Usługa)
Faktura	Faktura (dział sprzedaży)
Podsumowanie konta	Client_Account (Sprzedaż, Serwis i Marketing)

Aby zastosować przykładowy szablon Word

1. Otwórz rekord z informacjami, które używają typu jednostki zgodnego z przykładowym szablonem. Na przykład otwórz rekord konta klienta w module Sprzedaż, aby zastosować szablon Podsumowanie konta.

2. Na pasku poleceń wybierz pozycję Szablony programu Word, a następnie w obszarze Szablony programu Word wybierz przykładowy szablon.
   System generuje dokument programu Word z danymi z otwartego rekordu i pobiera go na komputer. Otwórz dokument, aby zobaczyć dane i szablon w działaniu.

Notatka

Przykładowe szablony mają stanowić punkt wyjścia do tworzenia własnych szablonów. Nie można ich edytować.

Uwagi dodatkowe

Używaj ról zabezpieczeń, aby kontrolować dostęp do szablonów

Administratorzy mogą kontrolować dostęp do szablonów Word przy użyciu pewnego stopnia szczegółowości. Na przykład można nadać sprzedawcom dostęp do odczytu szablonu Word, ale nie do zapisu.

1. Wybierz Ustawienia>Bezpieczeństwo>Role zabezpieczeń.

2. Wybierz rolę, a następnie wybierz kartę Zarządzanie biznesem .

3. Wybierz Szablon dokumentu, aby ustawić dostęp dla szablonów dostępnych dla całej organizacji. Wybierz Szablon dokumentu osobistego dla szablonów udostępnionych poszczególnym użytkownikom.

4. Wybierz okręgi, aby dostosować poziom dostępu.

   

Listy w utworzonych dokumentach nie są w tej samej kolejności co rekordy

Listy rekordów utworzonych na podstawie szablonu niestandardowego mogą nie być wyświetlane w tej samej kolejności w dokumentach programu Word, co kolejność w aplikacjach zaangażowania klientów. Aplikacja wyświetla rekordy w kolejności utworzenia daty i godziny.

Problem z językami pisanymi od prawej do lewej

Zawartość w językach od prawej do lewej (RTL) może mieć problemy z formatowaniem w pliku programu Word po utworzeniu dokumentu.

Zobacz też

Analizuj dane przy użyciu szablonów programu Excel

Rozwiązywanie problemów z szablonami Word