Zautomatyzuj uzgadnianie potwierdzeń zamówień zakupu za pomocą Copilot Studio i SAP

Użyj agentów Microsoft Copilot Studio, aby zautomatyzować kompleksowe dopasowywanie potwierdzenia zamówień dostawców do otwartych zamówień zakupu w systemie planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), takim jak SAP.

Takie podejście umożliwia organizacji zakupowej automatyczne potwierdzanie zdecydowanej większości otrzymywanych potwierdzeń przyjęcia zamówienia, a do specjalisty ds. zakupów kieruje jedynie rzeczywiste rozbieżności do weryfikacji. System wieloagentowy wyodrębnia dane z potwierdzenia, porównuje je z zarejestrowanym zamówieniem zakupu, stosuje reguły tolerancji i zapisuje potwierdzone wyniki z powrotem w systemie ERP przy minimalnej interwencji ręcznej.

Tip

W tym artykule przedstawiono przykładowy scenariusz i wizualizację tego, jak zautomatyzować dopasowywanie potwierdzeń zamówień zakupu przy użyciu Microsoft Copilot Studio i SAP. To rozwiązanie jest uogólnioną przykładową architekturą, której można użyć w wielu różnych scenariuszach i branżach. Ten artykuł ogranicza się do najlepszych praktyk.

Wykres architektury

Workflow

Ta architektura automatyzuje proces uzgadniania potwierdzeń przyjęcia zamówień:

1. Odbiór potwierdzeń zamówień: Dostawcy wysyłają potwierdzenia zamówień (order confirmations), które wpływają za pośrednictwem monitorowanego kanału, takiego jak współdzielona skrzynka pocztowa lub kanał elektronicznej wymiany danych (EDI), wraz z danymi potwierdzenia dotyczącymi co najmniej jednego zamówienia zakupu. Wyzwalacz przepływów w chmurze Power Automate do przechwytywania potwierdzeń zamówień.

2. Przechowywanie potwierdzeń: Przepływy w chmurze usługi Power Automate zapisują przychodzące potwierdzenia zamówień w usłudze Dataverse.

3. Wyzwalacz: przepływ w chmurze Power Automate, który korzysta z wyzwalacza Dataverse, uruchamia agenta orkiestratora. Przepływ uruchamia się po zapisaniu potwierdzenia zamówienia w usłudze Dataverse.

4. Ekstrakcja pól: agent ekstrakcji wbudowany w Copilot Studio odczytuje potwierdzenie i normalizuje kluczowe pola (numer zamówienia zakupu, pozycje zamówienia, ilości, ceny, jednostki miary i potwierdzone daty dostawy) do spójnego schematu wewnętrznego.

5. Pobieranie zamówienia zakupu: agent orkiestratora pobiera odpowiednie zamówienie zakupu z oprogramowania SAP za pośrednictwem łącznika SAP przy użyciu numeru zamówienia zakupu jako klucza.

6. Dopasowywanie i weryfikacja: mechanizm dopasowujący porównuje potwierdzenie z zamówieniem zakupu, wiersz po wierszu, pod kątem ilości, cen, dat i innych skonfigurowanych pól. Następnie agent stosuje kryteria dopasowania organizacji, które mogą zawierać dokładne wymagania, tolerancje zdefiniowane przez firmę lub kombinację obu, aby określić, czy zamówienie można potwierdzić automatycznie.

7. Automatyczne potwierdzenie: gdy potwierdzenie jest zgodne z tolerancją, agent potwierdza kolejność i zapisuje wynik automatycznie w oprogramowaniu SAP bez udziału człowieka.

8. Eskalacja wyjątku: po wykryciu rozbieżności agent jest eskalowany do specjalisty ds. zamówień za pośrednictwem Microsoft Teams. Agent udostępnia potwierdzenie, zamówienie zakupu i konkretne różnice, dzięki czemu osoba może szybko rozpoznać wyjątek.

9. Rejestrowanie i inspekcja: Microsoft Dataverse rejestruje każdy wynik, zarówno potwierdzenie, jak i eskalację oraz zapewnia ujednoliconą warstwę dziennika inspekcji i śledzenia wyjątków na potrzeby raportowania i ciągłego ulepszania.

Składniki

Te usługi i technologie pozyskują potwierdzenia zamówień, wyodrębniają dane potwierdzenia, dopasowują je do zamówień zakupu w oprogramowaniu SAP, potwierdzają pasujące zamówienia oraz eskalują i śledzą wyjątki.

Component	Rola w architekturze
Copilot Studio	Hostuje system z wieloma agentami. Agent orkiestrujący koordynuje wyspecjalizowanego agenta ekstrakcji i agenta dopasowującego, zarządza regułami tolerancji oraz decyduje, czy potwierdzić autonomicznie, czy eskalować do człowieka.
SAP ERP	Służy jako system rejestrowania zamówień zakupu. Agenty pobierają dane zamówień zakupu i odsyłają potwierdzone zamówienia za pośrednictwem konektora SAP.
Przepływy w chmurze Power Automate	Wykryj nowe potwierdzenia odbioru w kanałach wejściowych i uruchom sieć agentów. Łączniki zapewniają punkty integracji do źródeł poczty e-mail lub EDI oraz do systemu SAP.
Dataverse	Służy jako wiarygodne źródło danych potwierdzenia zamówienia przychodzącego i umożliwia orkiestrację opartą na stanie. Zapewnia warstwę stanu, dziennika audytu i śledzenia wyjątków, oferując spójny zapis każdego potwierdzenia i eskalacji do celów raportowania i nadzoru.
Microsoft Teams	Dostarcza specjalistom ds. zakupów eskalacje dotyczące wyjątków i powiadomienia, udostępniając potwierdzenie, zamówienie oraz konkretne rozbieżności, aby umożliwić ich szybkie rozwiązanie.
Microsoft Entra ID	Zapewnia zarządzanie tożsamością i dostępem, w tym konta usług z minimalnymi uprawnieniami na potrzeby operacji odczytu i zapisu wykonywanych przez agentów w systemach SAP i Dataverse.

Szczegóły scenariusza

Ten przypadek użycia opiera się na podejściu przedsiębiorstwa do tworzenia niezawodnego, zautomatyzowanego i kontrolowanego procesu potwierdzania potwierdzenia zamówień dostawców w systemie ERP przy jednoczesnym zminimalizowaniu nakładu pracy ręcznej.

Wyzwanie biznesowe

Organizacje, które kupują na dużą skalę, otrzymują duże ilości potwierdzenia zamówień dostawców. Tradycyjnie znaczna część tych potwierdzeń jest sprawdzana i ręcznie wprowadzana do systemu: pracownicy działu zakupów otwierają każde potwierdzenie, odnajdują odpowiadające mu zamówienie zakupu w systemie SAP i ręcznie porównują ilości, ceny oraz daty.

Ten proces ręczny jest powolny, kosztowny i podatny na błędy. Jest ona źle skalowana wraz ze wzrostem, wiąże wykwalifikowanych pracowników zamówień z powtarzalnym sprawdzaniem, a nie obsługą wyjątków, i utrudnia spójne stosowanie reguł dopasowania i tolerancji w różnych regionach i formatach dostawców.

Rozwiązanie

Zaimplementuj architekturę wielu agentów w Copilot Studio, która automatyzuje przetwarzanie potwierdzenia zamówienia zakupu. Rozwiązanie używa wyspecjalizowanych agentów do wyodrębniania danych potwierdzenia, pobierania zamówień zakupu z systemu SAP, stosowania kryteriów dopasowania zdefiniowanego przez firmę i określania, czy potwierdzenia mogą być potwierdzane automatycznie, czy wymagają przeglądu przez człowieka.

Architektura łączy orkiestrację agentów, integrację z oprogramowaniem SAP, przepływy Power Automate w chmurze i śledzenie oparte na usłudze Dataverse w celu utworzenia niezawodnego i możliwego do inspekcji procesu. Specjaliści ds. zamówień koncentrują się na wyjątkach, podczas gdy rutynowe potwierdzenia są przetwarzane automatycznie.

Kluczowe możliwości:

• Automatyzowanie pobierania i przetwarzania potwierdzenia.
• Normalizuj potwierdzenia dostawców w różnych formatach.
• Zweryfikuj potwierdzenia dla zamówień zakupu, stosując kryteria dopasowania organizacyjnego, takie jak wymagania dokładnego dopasowania lub konfigurowalne tolerancje.
• Eskaluj wyjątki od specjalistów ds. zaopatrzenia.
• Zachowaj dziennik inspekcji na potrzeby ładu i raportowania.

Wynik: Dzięki temu wzorcowi organizacja może przenosić większość potwierdzeń zamówień z ręcznej obsługi do przetwarzania prostego, co zwalnia specjalistów ds. zamówień, aby skupić się na wyjątkach, a nie na rutynowym sprawdzaniu. Podejście to zapewnia strategię wielokrotnego użytku dla innych procesów opartych na dokumentach o dużej ilości w domenach, takich jak finanse i sprzedaż.

Zagadnienia do rozważenia

Te założenia stanowią odzwierciedlenie filarów Power Platform Well-Architected, czyli zbioru zasad przewodnich, które poprawiają jakość obciążenia roboczego. Dowiedz się więcej w Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

• Izolacja błędów: Obsługuj oddzielnie niepowodzenia ekstrakcji, błędy dopasowania i problemy z integracją z SAP, aby pojedyncze nieudane potwierdzenie nigdy nie blokowało reszty partii.

• Przetwarzanie idempotentne: użyj numeru zamówienia i identyfikatora potwierdzenia, aby wykrywać i pomijać duplikaty, co zapobiega wielokrotnemu wysyłaniu potwierdzeń, jeśli komunikat zostanie dostarczony ponownie.

• Mechanizmy awaryjne: Kieruj potwierdzenia, których nie można przetworzyć automatycznie, do obsługiwanej przez człowieka kolejki wyjątków, tak aby żadne potwierdzenie nie zostało utracone.

• Rejestrowanie dwuwarstwowe: Rejestruj wyniki w usłudze Dataverse i wysyłaj pomocnicze powiadomienie o niepowodzeniu, dlatego wyjątki pozostają widoczne, nawet jeśli krok rejestrowania zakończy się niepowodzeniem.

Zabezpieczenia

• Kontrola dostępu: ogranicz kanały wejściowe, tabele Dataverse i konto usługi SAP wyłącznie do autoryzowanych tożsamości.

• Zasada najmniejszych uprawnień: Przyznaj agentom uprawnienia do odczytu zamówień zakupu oraz uprawnienia do zapisu wyłącznie w zakresie operacji potwierdzania zamówień, których wymagają.

• Ochrona danych: Należy bezpiecznie przetwarzać dane potwierdzeń, które mogą obejmować wrażliwe handlowo informacje o cenach, oraz chronić pola wrażliwe podczas przesyłania i przechowywania.

• Zgodność: Dopasuj reguły weryfikacji i inspekcji do wymagań dotyczących kontroli finansowych i przechowywania rekordów w organizacji.

Doskonałość operacyjna

• Standaryzacja: Normalizacja różnych formatów potwierdzenia dostawcy w jeden schemat wewnętrzny, aby zachować proste i spójne dopasowanie logiki.

• Dokumentacja: Utrzymuj runbooki dotyczące typowych typów wyjątków, problemów z formatem danych dostawcy oraz zmian konfiguracji SAP. Udokumentowanie kryteriów dopasowania, w tym wszelkich dokładnych wymagań, tolerancji i warunków eskalacji.

• Proces wsparcia: Przeszkol zespoły ds. zakupów i wsparcia IT, aby interpretowały historię uruchomień agenta, diagnozowały awarie i przeprowadzały ręczne przywracanie.

• Zarządzanie zmianami: przed wydaniem zweryfikuj zmiany wyodrębniania, dopasowywania i mapowań SAP w środowisku nieprodukcyjnym oraz używaj kontroli źródła dla definicji agenta i przepływu.

Wydajność operacyjna

• Przepustowość: Dostosuj rozwiązanie do dużych dziennych wolumenów i przetwarzaj potwierdzenia równolegle tam, gdzie łączniki na to pozwalają.

• Optymalizacja: Buforuj często używane dane referencyjne, takie jak wyszukiwanie dostawców i zamówień zakupu, aby uniknąć nadmiarowych zapytań SAP.

• Ograniczanie przepustowości łączników: uwzględnij limity platformy i łącznika SAP oraz wprowadź kolejkowanie za pośrednictwem usługi Dataverse w okresach szczytowego obciążenia.

• Skalowalność: rozszerz ten sam wzorzec orkiestratora na nowe domeny i typy dokumentów bez przeprojektowania podstawowego zgodnego przepływu.

Optymalizacja doświadczeń

• Samoobsługa: Umożliw specjalistom ds. zakupów bezpośrednie rozwiązywanie i ponowne przetwarzanie eskalowanych potwierdzeń bez zależności od działu IT.

• Przejrzystość: udostępniaj stan przetwarzania powierzchni i kolejki wyjątków za pośrednictwem usługi Dataverse, z analizą w usłudze Power BI na potrzeby raportowania trendów i wydajności.

• Przejrzyste eskalacje: przedstaw każdą eskalację w formie uporządkowanego podsumowania: potwierdzenie, zamówienie zakupu, konkretne różnice i zalecane działanie.

• Docelowy poziom usługi: ustaw cel prosty, taki jak automatyczne potwierdzanie większości potwierdzeń i monitorowanie go.

Odpowiedzialna sztuczna inteligencja

• Niezawodność i bezpieczeństwo: Ciągłe monitorowanie danych wyjściowych agenta pod kątem dokładności i zachowanie człowieka w pętli w celu przejrzenia anomalii i wyjątków przed ich wpływem na system ERP.

• Prywatność i zabezpieczenia: Upewnij się, że dane przetwarzane przez agentów są zgodne z odpowiednimi zasadami ochrony prywatności i obsługi danych.

• Przejrzystość: Zapewnij możliwość prześledzenia decyzji agenta, z logami dostępnymi na potrzeby audytu każdego potwierdzenia i każdej eskalacji.

• Odpowiedzialność: stosuj przegląd z udziałem człowieka, aby odpowiedzialność za wyjątki i sytuacje graniczne pozostawała po stronie zespołu ds. zakupów.

Contributors

Microsoft utrzymuje ten artykuł. Następujący współautorzy napisali ten artykuł.

Główni autorzy:

• Petros Feleskouras, starszy menedżer programu

Powiązane zasoby

• Dokumentacja łącznika SAP ERP
• Omówienie odwołań do połączeń
• Dokumentacja platformy Power Platform i oprogramowania SAP