Udostępnij za pośrednictwem

Zapisywanie w programie SharePoint

  • Artykuł

Skoroszyt programu Excel zawierający dane programu PowerPivot można zapisać w witrynie programu SharePoint, której możliwości zostały rozszerzone w celu obsługi dostępu do danych programu PowerPivot. Po opublikowaniu pliku uprawnienia programu SharePoint i właściwości dokumentu będą określać, w jaki sposób inni użytkownicy będą mogli wyświetlać skoroszyt i używać go.

Ten temat zawiera następujące sekcje:

Przed rozpoczęciem

Sprawdzanie ustawień uwierzytelniania i odświeżania

Wybieranie lokalizacji pliku

Zapisywanie pliku w programie SharePoint

Publikowanie przy użyciu opcji usług programu Excel

Przekazywanie skoroszytu programu PowerPivot z programu SharePoint

Przed rozpoczęciem

Publikowanie skoroszytów programu PowerPivot w programie SharePoint wymaga posiadania odpowiednich uprawnień, oprogramowania i wiedzy w zakresie przygotowywania skoroszytu do publikacji.

Oprogramowanie serwera

Aby można było wyświetlać skoroszyty w przeglądarce, na używanym serwerze programu SharePoint musi być zainstalowany program PowerPivot for SharePoint i usługi programu Excel. Obie te usługi są potrzebne do przetwarzania i renderowania skoroszytów programu PowerPivot w programie SharePoint.

Czasami można ustalić, czy ma się odpowiednie oprogramowanie, przeglądając biblioteki i menu kontekstowe w witrynie, ale może też być konieczne zapytanie administratora programu SharePoint, czy jest zainstalowane wymagane oprogramowanie serwera. Jeśli witryna zawiera Galerię programu PowerPivot, oznacza to, że jest zainstalowany program PowerPivot for SharePoint. Podobnie, jeśli skoroszyt programu Excel można otworzyć w oknie przeglądarki bez konieczności pobierania pliku do aplikacji komputerowej Excel, oznacza to, że na serwerze programu SharePoint są uruchomione usługi programu Excel.

Jeśli planowane jest utworzenie harmonogramu automatycznego odświeżania danych w skoroszycie, należy skontaktować się z administratorem serwera w celu zagwarantowania dostępności na serwerze dostawców danych, którzy byli używani w celu importowania danych.

Uprawnienia

Po zapisaniu dokumentu w programie SharePoint uprawnienia programu SharePoint określają, kto może wyświetlić, edytować lub usunąć dany dokument. W poniższej tabeli opisano uprawnienia programu SharePoint udzielające określonych praw do publikowanych skoroszytów:

Uprawnienie

Prawa

Wyświetlanie

Każdy użytkownik mający uprawnienie Wyświetlanie może otworzyć skoroszyt, przechodząc pod adres URL pliku. Ponadto uprawnienie Wyświetlanie umożliwia także używanie skoroszytu jako zewnętrznego źródła danych tylko do odczytu dla innych skoroszytów programu Excel lub raportów.

Współtworzenie

Uprawnienie Współtworzenie zapewnia większe możliwości, ponieważ obejmuje uprawnienia do dodawania, edytowania i usuwania dokumentów z biblioteki programu SharePoint. Uprawnienie Współtworzenie jest wymagane do zapisywania dokumentów w programie SharePoint.

Każdy użytkownik mający uprawnienie Współtworzenie może pobrać plik w celu zmodyfikowania go w programie PowerPivot for Excel, a następnie ponownie zapisać go w programie SharePoint.

Pełna kontrola

Uprawnienie Pełna kontrola obejmuje wszystkie uprawnienia skojarzone z uprawnieniem Współtworzenie oraz możliwość tworzenia list i bibliotek oraz zarządzania nimi, a także cofania wyewidencjonowania.

Udzielanie dostępu do dowolnej witryny lub biblioteki programu SharePoint jest realizowane za pomocą uprawnień określanych przez administratora lub właściciela witryny dla grup lub użytkowników indywidualnych.

Większość osób ma uprawnienie Wyświetlanie lub Współtworzenie. Aby sprawdzić, jakie uprawnienia ma dany użytkownik, należy użyć menu Akcje witryny w witrynie programu SharePoint. Jeśli jedynym elementem w menu jest polecenie Wyświetl całą zawartość witryny, oznacza to, że użytkownik ma uprawnienie Wyświetlanie i nie może publikować plików w tej witrynie programu SharePoint. Jeśli jest widocznych więcej poleceń lub na Wstążce jest widoczna karta Narzędzia bibliotek, oznacza to, że użytkownik ma uprawnienie Współtworzenie.

Przygotowywanie skoroszytu

Przed opublikowaniem skoroszytu programu Excel zawierającego dane programu PowerPivot należy wykonać czynności wymienione na poniższej liście kontrolnej, aby przygotować dokument:

  1. Przeczytaj informacje dotyczące sposobu tworzenia skoroszytu programu PowerPivot, w którym są używane informacje o połączeniu działającym również po opublikowaniu pliku. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz temat Tworzenie skoroszytu programu PowerPivot dla programu SharePoint.

  2. Zapoznaj się z zagadnieniami dotyczącymi zabezpieczeń związanymi z publikowaniem danych programu PowerPivot w programie SharePoint. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz temat Zabezpieczanie skoroszytu programu PowerPivot w programie SharePoint.

  3. Wizualną prezentację skoroszytu programu PowerPivot w programie SharePoint można ulepszyć, stosując się do następujących sugestii:

    1. Nadawanie arkuszom programu Excel opisowych nazw. Nazwy arkuszy staną się etykietami stron, gdy dokument zostanie opublikowany w Galerii programu PowerPivot.

    2. Wyłączenie nieużywanych elementów wizualnych. W oknie programu Excel w obszarze Pokaż sekcji Widok na Wstążce wyłącz opcje Linie siatki, Pasek formuły i Nagłówki.

    3. Ukrycie arkuszy programu Excel, które są puste lub nie mają związku z raportem. W oknie programu Excel kliknij prawym przyciskiem myszy kartę arkusza i wybierz polecenie Ukryj arkusz.

    4. Zaznaczenie komórki A1 przed zapisaniem i opublikowaniem skoroszytu. Jeśli publikowany plik jest otwarty w oknie przeglądarki, fokus jest umieszczany na ostatniej aktywnej komórce w skoroszycie. Umieszczenie kursora myszy w komórce A1 zapewni, że lewy górny narożnik arkusza będzie się znajdował w lewym górnym narożniku okna przeglądarki.

    5. Podczas publikowania w programie SharePoint można określić, które obiekty w skoroszycie mają być widoczne lub ukryte. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz sekcję Publikowanie przy użyciu opcji usług programu Excel w tym temacie.

Sprawdzanie ustawień uwierzytelniania i odświeżania

Aby uzyskać najlepsze wyniki, należy użyć domyślnych ustawień programu Excel dotyczących uwierzytelniania i odświeżania danych.

Sprawdzanie, czy jest używane uwierzytelnianie systemu Windows

Domyślnie program Excel określa uwierzytelnianie systemu Windows, przez co podczas uzyskiwania dostępu do danych programu PowerPivot jest używana tożsamość osoby wyświetlającej skoroszyt. Zachowanie tego ustawienia domyślnego umożliwia oprogramowaniu serwera programu PowerPivot przechwytywanie dokładnych informacji o użytkownikach używających skoroszytów programu PowerPivot, co z kolei umożliwia lepszą współpracę między współpracownikami użytkownika, którzy korzystają z jego danych. W przypadku określenia ustawienia Brak lub Identyfikator usługi bezpiecznego magazynu (SSS) ID dane dotyczące użycia skoroszytu będą rejestrowane dla nienadzorowanego konta użytkownika usług programu Excel (lub dla identyfikatora usługi SSS), a nie dla rzeczywistej osoby z organizacji.

  1. W programie Excel na karcie Dane na Wstążce kliknij przycisk Połączenia.

  2. Kliknij przycisk Właściwości.

  3. Kliknij pozycję Definicja.

  4. Kliknij pozycję Ustawienia uwierzytelniania.

  5. Sprawdź, czy jest wybrana opcja Uwierzytelnianie systemu Windows, a następnie kliknij przycisk OK.

Określanie ustawień sterowania odświeżaniem

Ustawienia sterowania odświeżaniem mogą mieć wpływ na podgląd skoroszytu programu PowerPivot w bibliotece Galeria programu PowerPivot. Na przykład jeśli w skoroszycie jest używana właściwość odświeżania przy otwarciu, a usługi programu Excel są skonfigurowane do generowania ostrzeżenia dotyczącego operacji odświeżania danych, zamiast obrazu podglądu dokumentu będzie wyświetlany obraz miniatury ostrzeżenia dotyczącego odświeżania danych programu Excel.

  1. W programie Excel na karcie Dane na Wstążce kliknij przycisk Połączenia.

  2. Kliknij przycisk Właściwości.

  3. W polu Użycie w obszarze Sterowanie odświeżaniem zaznacz lub wyczyść pole wyboru Odśwież dane podczas otwierania pliku, korzystając z poniższych zaleceń. Zalecenia są różne w zależności od sposobu uzyskiwania dostępu do danych programu PowerPivot:

Dostęp do danych

Zalecenie dotyczące sterowania odświeżaniem

Osadzone w skoroszycie

(najpopularniejszy scenariusz)

Wyczyść pole wyboru Odśwież dane podczas otwierania pliku. Wszystkie dane są osadzone, więc odświeżanie ich przy każdym otwarciu skoroszytu jest niepotrzebne.

Przechowywane jako zewnętrzne źródło danych

(Na przykład jeśli skonfigurowano zewnętrzne połączenie danych ze skoroszytem programu PowerPivot, zamiast importować zawarte w nim dane).

Zaznacz pole wyboru Odśwież dane podczas otwierania pliku. Dane znajdują się w innej lokalizacji, więc warto je odświeżać w celu pobierania najnowszych zmian w danych.

Aby umożliwić generowanie obrazów podglądu, należy poprosić administratora programu SharePoint o dostosowanie ustawienia Ostrzegaj przy odświeżaniu w usługach programu Excel. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz temat Tworzenie zaufanej lokalizacji dla witryn programu PowerPivot w sieci web.

Operacje odświeżania danych po stronie serwera

(Dotyczy skoroszytów programu PowerPivot zapisanych w programie SharePoint, dla których zaplanowano odświeżanie danych programu PowerPivot).

Zaznacz pole wyboru Odśwież dane podczas otwierania pliku. Ponieważ dla danego skoroszytu zaplanowano odświeżanie danych, program PowerPivot automatycznie włączy właściwość Odśwież dane podczas otwierania pliku w tym skoroszycie, aby zagwarantować zastąpienie pamięci podręcznej tabeli przestawnej nowszymi danymi. W przypadku wyczyszczenia tego pola wyboru zostanie ono zaznaczone automatycznie podczas zapisywania skoroszytu z powrotem w programie SharePoint.

Wybieranie lokalizacji pliku

Dokumenty udostępniane w witrynie są zazwyczaj przechowywane w bibliotece dokumentów. Dokumenty udostępnione to najczęściej używana biblioteka dokumentów, ale w witrynie programu SharePoint, w której jest dostępny program PowerPivot for SharePoint, często jest dostępna biblioteka Galeria programu PowerPivot oferująca funkcję podglądu, niestandardowe widoki biblioteki i łatwy dostęp do harmonogramów konfiguracji odświeżania danych skoroszytu. Aby uzyskać więcej informacji o Galerii programu PowerPivot, zobacz temat Używanie skoroszytów programu PowerPivot w programie SharePoint.

Należy wybrać serwer programu SharePoint z zainstalowanym programem PowerPivot for SharePoint. W przypadku opublikowania pliku na serwerze, na którym nie ma zainstalowanego serwerowego oprogramowania PowerPivot, po otwarciu dokumentu z biblioteki nie będą ładowane żadne dane.

Skoroszyt można przechowywać w bibliotece Dokumenty udostępnione, Galeria programu PowerPivot lub dowolnej innej bibliotece dokumentów. Aby używać tych lokalizacji, trzeba znać adres URL biblioteki. W domyślnej witrynie programu SharePoint te biblioteki mają następujące adresy URL:

  • http://<nazwa serwera>/Shared%20Documents

  • http://<nazwa serwera>/PowerPivot%20Gallery

Aby znaleźć adres URL dowolnej biblioteki, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy dokument w bibliotece i wybrać polecenie Właściwości. W polu Adres (URL) będzie widoczna ścieżka do dokumentu w programie SharePoint. Należy pamiętać, aby zaznaczyć cały adres URL, używając myszy. Czasami długie adresy URL są częściowo ukryte.

Zazwyczaj, zanim będzie można użyć adresu URL, trzeba go zmodyfikować. W szczególności, jeśli adres URL zawiera właściwości podglądu i źródła, właściwości te należy usunąć, aby uzyskać nadającą się do użytku lokalizację, złożoną z nazw serwera, witryny i biblioteki. Na przykład z następującego adresu URL można wyodrębnić rzeczywisty adres URL, zachowując część pogrubioną i usuwając pozostałą część: http://Contoso/Sales/_layouts/xlviewer.aspx?id=/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx&Source=http%3A%2F%2FContoso%2FPowerPivot%2520Gallery%2FForms%2FAllItems%2Easpx&DefaultItemOpen=1. Na podstawie właściwości URL rzeczywistą ścieżką, której należałoby użyć do celów publikowania, byłaby ścieżka http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx w przypadku publikowania pliku ContosoSales.xlsx lub po prostu ścieżka http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery, jeśli jest potrzebna sama witryna i biblioteka.

Podczas wybierania lokalizacji należy określić bibliotekę dostępną dla osób, którym ma zostać udostępniony skoroszyt. W celu zagwarantowania dostępności dokumentu może być konieczne zażądanie uprawnień do biblioteki lub dokumentu. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz temat Zabezpieczanie skoroszytu programu PowerPivot w programie SharePoint.

Zapisywanie pliku w programie SharePoint

  1. Zapisz plik.

  2. Kliknij kartę Plik.

  3. W menu Plik kliknij polecenie Zapisz i wyślij.

  4. Kliknij polecenie Zapisz w programie SharePoint.

  5. Wybierz witrynę w polu Ostatnio używane lokalizacje lub Lokalizacje albo wybierz pozycję Przeglądaj w poszukiwaniu lokalizacji, aby przejść do żądanej witryny lub biblioteki.

  6. Kliknij polecenie Zapisz jako.

  7. W oknie dialogowym Zapisywanie jako, w polu Nazwa pliku wpisz nazwę pliku, jeśli używasz istniejącej lokalizacji. Ewentualnie, w przypadku wybrania pozycji Przeglądaj w poszukiwaniu lokalizacji, wprowadź adres URL witryny programu SharePoint lub część tego adresu. W przypadku wprowadzenia części adresu URL, na przykład http://<nazwa serwera>, kliknij przycisk Zapisz, aby otworzyć połączenie z określonym serwerem, a następnie przejdź do żądanej witryny lub biblioteki. Aby zapoznać się z przykładami adresów URL programu SharePoint, zobacz sekcję Wybieranie lokalizacji pliku w tym temacie.

    GMNI_ExcelSaveAs

  8. Kliknij przycisk Zapisz, aby opublikować skoroszyt w bibliotece.

W oknie przeglądarki sprawdź, czy dokument pojawia się w tej bibliotece. Nowo opublikowane dokumenty są wyświetlane na liście. Ustawienia biblioteki decydują o sposobie wyświetlania listy dokumentów (mogą one być na przykład posortowane rosnąco według dat lub alfabetycznie według nazw). Wyświetlenie ostatnio dodanych dokumentów może wymagać odświeżenia okna przeglądarki.

Publikowanie przy użyciu opcji usług programu Excel

Program Excel 2010 zawiera opcje wybierania określonych arkuszy lub obiektów, w tym tabel przestawnych i fragmentatorów. Należy pamiętać, że wybierane nazwane obiekty mają wpływ tylko na wizualizację danych w skoroszycie. Wszystkie tabele, wiersze i kolumny w używanym źródle danych programu PowerPivot są podczas zapisywania w programie SharePoint umieszczane w skoroszycie. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz temat Zabezpieczanie skoroszytu programu PowerPivot w programie SharePoint.

  1. Na karcie Plik kliknij pozycję Zapisz i wyślij, a następnie kliknij polecenie Zapisz w programie SharePoint.

  2. Kliknij pozycję Opcje publikowania w prawym górnym rogu strony.

  3. W oknie Opcje publikowania, na karcie Pokaż zaznacz pojedyncze arkusze lub elementy w skoroszycie.

  4. Na karcie Parametry wybierz parametry, które chcesz opublikować. Na karcie Parametry w oknie Opcje publikowania można wybrać fragmentatory, które mają pojawiać się w opublikowanym skoroszycie.

  5. Kliknij przycisk OK.

  6. Kliknij polecenie Zapisz jako.

  7. W oknie dialogowym Zapisywanie jako, w polu Nazwa pliku wpisz nazwę pliku, jeśli używasz istniejącej lokalizacji. Ewentualnie, w przypadku wybrania pozycji Przeglądaj w poszukiwaniu lokalizacji, wprowadź adres URL witryny programu SharePoint lub część tego adresu, na przykład http://<nazwa serwera>, a następnie kliknij przycisk Zapisz, aby otworzyć połączenie z określonym serwerem.

  8. Kliknij przycisk Zapisz.

Przekazywanie skoroszytu programu PowerPivot z programu SharePoint

Inną metodą dodania skoroszytu programu PowerPivot jest przekazanie go z witryny programu PowerPivot. To podejście należy zastosować, aby zacząć pracę z poziomu programu SharePoint.

  1. W witrynie programu SharePoint otwórz bibliotekę dokumentów.

  2. W obszarze Narzędzia biblioteki kliknij przycisk Dokumenty.

  3. W oknie Przekazywanie dokumentu kliknij przycisk Przekaż plik.

  4. Przejdź do lokalizacji zapisanego pliku xlsx i zaznacz go.

  5. Kliknij przycisk Zapisz.

Plik zostanie przekazany do witryny programu SharePoint i pojawi się w danym folderze. Aby go zobaczyć, być może trzeba będzie kliknąć przycisk odświeżania z przeglądarce. Przekazany plik można otworzyć w programie SharePoint. Aby poinformować inne osoby, gdzie znajduje się plik, można im podać jego adres URL.

Zobacz także

Zadania

Tworzenie skoroszytu programu PowerPivot dla programu SharePoint

Koncepcje

Używanie skoroszytów programu PowerPivot w programie SharePoint

Automatyczne odświeżanie danych programu PowerPivot w programie SharePoint

Zabezpieczanie skoroszytu programu PowerPivot w programie SharePoint