Configurar um Centro de Pesquisas no SharePoint Server
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SharePoint no Microsoft 365
Um Centro de Pesquisas é um portal onde pode procurar conteúdos na intranet da sua organização. Esta série de artigos apresentará detalhes sobre como configurar e gerir um Centro de Pesquisas no SharePoint Server. No entanto, antes de sabermos mais sobre os detalhes, iremos dar-lhe algumas informações de fundo e algumas sugestões e truques de planeamento.
O que é um Centro de Pesquisas e como posso planeá-lo?
Um Centro de Pesquisas assemelha-se a uma página de pesquisa na Internet como o Bing: tem uma página inicial onde pode introduzir consultas. Tem páginas de resultados de pesquisa onde pode explorar e refinar os resultados da pesquisa ou pode executar uma nova consulta.
Na Internet, quer que a pesquisa seja fácil e rápida e que lhe dê resultados relevantes e que espere o mesmo quando estiver a tentar encontrar informações na intranet da sua empresa.
Obterá facilmente resultados rápidos e relevantes com o Centro de Pesquisa padrão no SharePoint Server. E se também tiver uma boa compreensão dos conteúdos na sua intranet e souber como as pessoas vão procurá-lo, pode fazer com que o seu Centro de Pesquisas fique realmente brilhante.
Ao longo desta série, vamos utilizar exemplos de um Centro de Pesquisas que utilizamos na equipa de publicação de conteúdos da Microsoft para procurar artigos e outros suportes de dados que publicámos no MSDN, TechNet e Office.com. Uma vez que sabemos o conteúdo e porque sabemos o que queremos encontrar e como queremos procurá-lo, conseguimos configurar o Centro de Pesquisas para que se adeque bem às nossas necessidades.
Este é o aspeto de um Centro de Pesquisas vazio antes de começar a trabalhar no mesmo:
E este é o aspeto do nosso Centro de Pesquisa de publicação de conteúdos depois de o configurarmos para satisfazer as nossas necessidades. Aqui, procurámos "relevância", tal como um exemplo.
Pode ver que obtemos resultados que mostram artigos que publicámos e também pode ver que adicionámos refinadores significativos para nós, como o Writer e o Editor . Também adicionámos várias páginas de pesquisa ou verticais de pesquisa, como Art e Interop . Nesta série, vamos mostrar-lhe como pode adicionar verticais de pesquisa e refinadores ao seu Centro de Pesquisas, mas antes de começarmos as práticas, seguem-se algumas considerações para o ajudar a planear o seu Centro de Pesquisas.
Que tipo de conteúdo e informações estão localizados na sua intranet?
Quando pensa na sua intranet, existe algum conteúdo que as pessoas provavelmente queiram procurar de forma diferente ou separado de outros conteúdos?
Por exemplo, no nosso Centro de Pesquisa de publicação de conteúdos, temos uma pesquisa vertical separada para procurar nas ilustrações ou ficheiros "Art" que utilizamos nos nossos artigos. Por isso, quando quisermos ver se já temos alguma ilustração de um farm de servidores, escrevemos "farm de servidores" como a nossa consulta na caixa de pesquisa. Na página de resultados da pesquisa, podemos clicar em "Arte" para ver apenas os resultados artísticos dessa consulta.
O conteúdo está etiquetado com metadados bons e consistentes?
Configurar o Seu Centro de Pesquisas é muito mais fácil se o conteúdo estiver bem organizado e consistentemente etiquetado com bons metadados. Muitas vezes vale a pena investir tempo na qualidade dos conteúdos antes de o pesquisar para que as pessoas possam encontrar mais facilmente o que procuram no Centro de Pesquisas.
No nosso Centro de Pesquisa de publicação de conteúdos, trabalhamos com listas do SharePoint. Cada item de conteúdo que publicamos, como um artigo ou um ficheiro de arte, tem a sua própria entrada na lista. Garantimos que todas as entradas são consistentemente etiquetadas com metadados que são importantes para nós, por exemplo, para nos ajudar a determinar a que variantes de produtos um artigo se aplica. Para os nossos artigos, também temos regras sobre os títulos e descrições curtas que utilizamos. Estamos a capturar estes metadados em colunas de site e valores de colunas de site e configurámos o nosso Centro de Pesquisas para que possamos utilizar facilmente estes valores para refinar os resultados da pesquisa e encontrar rapidamente exatamente as informações que procuramos.
Quem trabalha com o conteúdo da intranet?
Alguns conteúdos podem beneficiar de serem pesquisados separadamente ou de forma diferente de outros conteúdos. Da mesma forma, é útil pensar nas categorias de pessoas que procuram e como os seus interesses diferem. Por exemplo, se trabalhar em Recursos Humanos e procurar "férias", provavelmente está à procura de conteúdos relacionados com as regras e regulamentos da empresa em torno dos feriados. Se não trabalhar em RH e procurar "férias", provavelmente quer encontrar um site do SharePoint onde pode iniciar sessão quando estiver ausente ou utilizar uma ferramenta para pedir um dia de folga.
Pode criar verticais de pesquisa no Centro de Pesquisas para apresentar subconjunto dos resultados da pesquisa que são particularmente interessantes para determinados grupos de pessoas, como equipas ou departamentos. Em alternativa, pode criar Centros de Pesquisa separados. Tudo depende das pessoas que utilizam a intranet na sua organização: pense no que procuram e como pode facilitar a sua localização.
Armazenar a maioria dos conteúdos no SharePoint
É uma vantagem se o conteúdo na intranet estiver armazenado no SharePoint Server, porque a origem de conteúdo do SharePoint difere de todos os outros tipos de origens de conteúdo para pesquisa.
Os administradores de coleções de sites têm muitas opções de configuração e gestão para conteúdos armazenados no SharePoint Server, como adicionar novas propriedades geridas e editar as existentes. Se adicionar uma nova propriedade gerida ou efetuar determinadas alterações à mesma, terá de voltar a rabiscar o conteúdo. É aqui que ajuda ter conteúdos no SharePoint: pode reindexar listas e bibliotecas individuais do SharePoint sem ter de pesquisar todos os conteúdos do SharePoint.
Além disso, a origem de conteúdo do SharePoint é a única origem que pode pesquisar continuamente. Quando o conteúdo é alterado, uma pesquisa contínua deteta a alteração e não tem de esperar até que a próxima pesquisa incremental ou completa seja concluída.
Algumas palavras sobre como funciona a pesquisa
Antes de poder mostrar quaisquer resultados de pesquisa num Centro de Pesquisas, tem de pesquisar o conteúdo. Após a pesquisa, o conteúdo e os metadados relacionados são processados e armazenados como propriedades geridas no índice de pesquisa. Este é o aspeto que tem debaixo da superfície:
Os nossos conteúdos são armazenados em listas e bibliotecas do SharePoint. Utilizamos colunas de site para armazenar metadados sobre cada item.
Quando pesquisamos o conteúdo e os metadados, as informações são processadas e adicionadas ao índice de pesquisa.
No índice de pesquisa, as propriedades geridas representam o conteúdo e os metadados que pesquisamos.
As consultas que introduzimos no nosso Centro de Pesquisas são enviadas para o índice de pesquisa, onde o sistema tenta encontrar resultados correspondentes.
Todos os resultados correspondentes são apresentados na Peça Web Resultado da Pesquisa no Centro de Pesquisas.
Nesta série, vamos mostrar-lhe como pode configurar o seu próprio Centro de Pesquisas ao utilizar exemplos da nossa própria experiência com o Centro de Pesquisas para editores de conteúdos. Esta série inclui os seguintes artigos:
Planear a utilização de refinadores numa página de resultados de pesquisa no SharePoint Server
Como adicionar refinadores à página de resultados da pesquisa no SharePoint Server
Dica
Uma série relacionada, Como alterar a forma como os resultados da pesquisa são apresentados no SharePoint Server, melhora o exemplo de Centro de Pesquisa desenvolvido nesta série. Nesta série relacionada, mostramos-lhe como pode alterar o aspeto dos resultados da pesquisa.