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Guia de mudança do Microsoft 365

Observação

Este artigo foi escrito por especialistas da Microsoft na área que trabalham com clientes empresariais para implementar o Microsoft 365.

Importante

As informações neste artigo aplicam-se ao ambiente multi-inquilino do Microsoft 365.

Alteração contínua na cloud

O ambiente na cloud do Microsoft 365 é um conjunto de ofertas de serviços de hiperescala que está em constante mudança. Na indústria tecnológica, ser consistentemente de ponta beneficia a produtividade, a segurança e a felicidade dos utilizadores. A alteração na cloud da Microsoft tem um objetivo: fornecer valor ao cliente, proteger o ambiente e deliciar os utilizadores. O ritmo de alteração no Microsoft 365 é rápido e contínuo – ambos os adjetivos descrevem o pipeline de valor do cliente que este modelo ajuda. A Microsoft ajuda os utilizadores a aumentar a eficiência nas suas organizações ao oferecer funcionalidades inovadoras e serviços seguros.

A Microsoft utiliza um modelo de desenvolvimento ágil que promove o desenvolvimento rápido. Este modelo abre o tempo a partir do momento em que uma alteração é iniciada para quando está em produção. Para ajudar a melhorar a usabilidade, pretendemos reduzir o tempo entre a implementação de funcionalidades e a realização de valores para os nossos clientes. O desenvolvimento ágil é importante no ambiente de cloud moderno. Ao utilizá-lo, podemos ajustar de forma ágil as prioridades de engenharia com base no feedback dos clientes, na dinâmica do mercado, nos requisitos regulamentares e nos riscos emergentes. A integração rápida de alterações no seu ambiente significa que recebemos dados de feedback mais rapidamente e, em seguida, podemos melhorar iterativamente os nossos serviços.

Muitas alterações estão relacionadas com novas funcionalidades concebidas para melhorar a experiência do utilizador. Estas alterações são uma categoria de alteração que existe num conjunto mais amplo. O conjunto mais amplo de categorias de alteração inclui manutenção de serviços, atualizações de segurança e atualizações para satisfazer as necessidades do panorama regulamentar e de conformidade em constante mudança.

A Microsoft melhora constantemente os serviços do Microsoft 365 para ajudar todas as pessoas e todas as organizações do planeta a alcançarem mais. O nosso compromisso em melhorar a experiência do utilizador significa que oferecemos um fluxo contínuo de atualizações ao serviço. Além disso, para facilitar o planeamento da implementação, lançamos atualizações de cliente em conformidade com os ciclos de lançamento. Concebemos novas funcionalidades para melhorar a produtividade e deliciar os utilizadores. Igualmente importante é que as funcionalidades funcionem num ambiente seguro e em conformidade. Como parte do modelo de responsabilidade partilhada, a Microsoft toma medidas abrangentes para proteger o nosso ambiente. As nossas certificações alojadas no Portal de Confiança do Serviço Microsoft provam a nossa conformidade com mais de 100 arquiteturas. A outra metade do modelo de responsabilidade ( o seu ambiente) também tem de ser seguro e em conformidade, pelo que consideramos cuidadosamente o potencial impacto do cliente quando estruturamos as nossas alterações e os processos adjacentes.

Historicamente, a implementação de alterações nas organizações de clientes tem sido fortemente controlada pelos departamentos de TI. Controlar as implementações no seu inquilino mantém um lugar no panorama da cloud moderna, mas uma implementação de funcionalidades mais rápida é fundamental para obter valor para os seus utilizadores. À medida que a cloud da Microsoft adota um modelo de atualização contínua, a capacidade das organizações para tomarem decisões baseadas em riscos sobre as quais as alterações requerem avaliação granular e que podem ser implementadas imediatamente torna-se fundamental.

Quando a Microsoft adiciona capacidades e os utilizadores tiram partido destas capacidades, a experiência do utilizador melhora conforme suportado pelos dados. No momento da escrita, uma comparação da pontuação de promotor líquido (NPS)[1] entre os clientes que utilizam o canal de atualização contínua (Canal Atual) e o Canal Empresarial Semi-Annual mostra uma vantagem de 10 pontos[2] para o canal de atualização contínua para Microsoft 365 Apps. A Figura 1 mostra uma comparação.

Uma captura de ecrã da Comparação do Canal de Lançamento da Pontuação net promoter. Figura 1

O nosso objetivo é fornecer à sua organização alterações que podem ser controladas (sempre que possível), se consideradas impactantes para a organização, permitindo ao mesmo tempo que a maioria das alterações fluem para os utilizadores para melhorar o valor, a produtividade, a colaboração e a segurança.

Controlar a mudança: desafios e estratégia

Apesar dos enormes benefícios da rápida implementação e adoção de funcionalidades, é importante utilizar uma estratégia robusta de gestão da mudança. Reconhecemos que a gestão das alterações, especialmente as alterações contínuas na cloud, pode ser um desafio para as organizações. Os departamentos de TI e outras linhas de defesa acreditam frequentemente que cada alteração tem de ser revista em profundidade antes de implementarem novo software nos seus ambientes. Esta pode ser uma estratégia vantajosa para um subconjunto de alterações de alto impacto, mas rever 100% das alterações é uma estratégia onerosa que atrasa a implementação das funcionalidades em constante evolução que permitem aos seus utilizadores.

Nem todas as funcionalidades ou alterações têm o potencial de afetar a sua segurança ou estatura de conformidade, pelo que poderá não ser necessário analisar profundamente cada alteração. Para alterações com impacto, fornecemos opções de configuração para controlar as funcionalidades relacionadas. Para ajudar os utilizadores a adotar novas funcionalidades, por predefinição, estas alterações estão geralmente ativadas – é necessária uma ação da sua parte para desativar ou limitar estas funcionalidades.

A capacidade de controlar alterações impactantes é um diferenciador oferecido pela Microsoft. A indústria tecnológica está predominantemente focada na inovação, que geralmente se presume ter um impacto positivo nos utilizadores. Não é comum encontrar granularidade de controlo sobre estas inovações oferecidas por líderes tecnológicos ou outros fornecedores de cloud. Respeitando o seu direito de controlar as alterações mais impactantes, estamos a demonstrar o nosso compromisso com a parceria e, em última análise, com o seu sucesso. Além disso, estamos empenhados em melhorar a experiência de mudança geral. Ao fornecer transparência no nosso processo de alteração, procedimentos e mapa de objetivos e ao monitorizar o feedback dos clientes, queremos permitir que os nossos clientes avaliem e implementem o volume crescente de atualizações que lançamos.

Desafios

A partir de observações do setor, comentários e dados de suporte, identificámos um desafio fundamental que os nossos clientes enfrentam quando aplicam modelos de ingestão de alterações altamente restritivos à política de lançamento contínuo do Microsoft 365. O desafio reside na frequência com que a Microsoft atualiza os serviços na cloud moderna. Para ilustrar o desafio, suponha que a Microsoft envia 720 alterações por ano, lançadas linearmente. Se estas alterações forem restritas para avaliação, os departamentos de TI que estão a ativar as alterações podem estar atrasados até 60 alterações após o primeiro mês. O registo de tarefas pendentes resultante das alterações aumenta a entropia no ambiente e impede que os utilizadores utilizem as funcionalidades e atualizações mais recentes. A questão torna-se: a organização é capaz de processar estas alterações rápidas de acordo com os procedimentos existentes ou as alterações são deixadas desativadas porque não conseguem corresponder ao ritmo de lançamento?

Importante

"A organização é capaz de processar estas alterações rápidas de acordo com os procedimentos existentes ou as alterações são deixadas desativadas porque não conseguem corresponder ao ritmo de lançamento?"

O desafio pode ser explicado pela "metáfora automóvel". Muitas organizações concentram-se apenas na funcionalidade e segurança. No contexto de um veículo, este é o equivalente a concentrar-se em passar do ponto A para o ponto B. Neste caso, os proprietários estão satisfeitos se conseguirem reparar o veículo, se souberem como funciona e se o veículo tiver cintos de segurança. No entanto, desafiamos os profissionais de TI a lerem isto para considerarem o utilizador. Para o consumidor médio de veículos, o transporte é mais do que A a B. Os utilizadores (condutores de consumo) querem um rádio para entretenimento, ar condicionado para controlo climático e janelas de energia para conveniência. Os condutores querem sistemas de travagem anti-bloqueio, airbags e cintos de segurança. Se o foco estiver apenas em permitir que os utilizadores cheguem ao destino, poderá estar a excluir a população que quer ser mais segura, confortável e eficiente no percurso. Se as linhas organizacionais de defesa passam muito tempo a divindader as funcionalidades que são importantes, o que dá importância aos utilizadores e que funcionalidades estão a causar perturbações no ambiente de TI, o fardo torna-se insustentável. Isto exige a democratização da avaliação das alterações; para obter mais informações, consulte a secção Democratização da Avaliação de Alterações.

Embora a Microsoft não forneça uma opção de desativação predefinida, descobrimos que muito poucos clientes tiram partido das opções que fornecemos para desativar as funcionalidades nos respetivos ambientes. Quando as organizações utilizam uma estratégia de "tudo desativado" ao tirar partido das nossas configurações fornecidas, o resultado é semelhante à gestão de software no local. Os benefícios inicialmente procurados pela mudança para a cloud são largamente alienados por esta abordagem, porque as inovações com que os utilizadores se preocupam estão indisponíveis. Além disso, o ecossistema da Microsoft sofre com a lacuna nos dados de utilização criados por esta estratégia. Por exemplo, os dados de diagnóstico[3] fornecem à Microsoft informações valiosas sobre como os nossos clientes utilizam funcionalidades, como as funcionalidades estão (ou não) a melhorar a experiência geral e relatórios de falhas que nos ajudam a manter-nos atentos a problemas generalizados. Embora forneçamos aos clientes controlo sobre os dados de diagnóstico, o exercício destes controlos limita os dados que temos para manter o nosso serviço seguro, atualizado e a funcionar conforme esperado.

Citamos isto como um desafio porque reconhecemos o equilíbrio delicado que tem de ser alcançado entre controlar o ambiente, garantir uma formação adequada e proporcionar aos colaboradores novas funcionalidades interessantes. Os profissionais de TI estão na vanguarda da manutenção deste equilíbrio – é por isso que a Microsoft fornece ferramentas, transparência e orientações para tomar decisões de implementação baseadas em riscos. As ferramentas de gestão de configuração, os mapas de objetivos dos produtos, as notificações de alteração e a documentação são manifestações do nosso compromisso em ajudá-lo a alcançar o equilíbrio de risco de alteração.

Esta conversação centra-se nas funcionalidades que fornecemos e não nas atualizações de segurança que ocorrem em segundo plano. As mesmas funcionalidades que desenvolvemos com uma exaustiva pesquisa de mercado para aumentar a produtividade e a satisfação dos utilizadores. As funcionalidades que ajudam a capacitar os nossos clientes para alcançarem mais, com canais de feedback abertos para se ajustarem aos comentários negativos de forma ágil. Exigimos a participação do cliente para validar as nossas funcionalidades, o que significa que as funcionalidades têm primeiro de ser implementadas em ambientes de clientes para que os utilizadores tirem partido.

Estratégia

Três categorias de clientes podem ser identificadas com base nas respetivas estratégias de alteração observadas: Maximizar a Alteração, Permitir o Impacto Elevado Mais Restrito e Restringir Todas as Alterações. A Figura 2 resume estas categorias.

Uma captura de ecrã do diagrama Estratégia de Alteração Máxima. Figura 2

A estratégia Maximizar Alteração é mais aplicável às pequenas ou médias empresas que procuram otimizar a produtividade dos utilizadores e que funcionam sem requisitos regulamentares ou de conformidade.

A categoria Permitir Maior Restrição de Alto Impacto é a estratégia que recomendamos que tenha como alvo, especialmente se a sua organização operar num ambiente regulado ou se tiver requisitos de segurança rigorosos (como nos serviços financeiros, nos cuidados de saúde e nas indústrias aeroespaciais). O caso da implementação de uma abordagem baseada no risco para avaliar as alterações é suportado pelos dados do NPS na Figura 1.

A Microsoft aconselha os clientes a serem intencionais com as suas decisões de desativar uma alteração e evitar deixar inconscientemente todas as alterações desativadas. A Microsoft esforça-se por permitir que tome decisões baseadas em riscos sobre as alterações que requerem uma avaliação aprofundada, ao mesmo tempo que permite que as restantes alterações sejam implementadas imediatamente com avaliação mínima (e risco). Ao identificar proativamente os nossos níveis de impacto de alteração, descritos na classificação e notificação de alterações, e ao mantê-lo informado sobre as alterações futuras, descritas nas origens das informações de alteração, ajudamo-lo a tomar decisões baseadas em riscos sobre as alterações que requerem avaliação.

A observação da indústria Microsoft mostra que a estratégia Restringir Todas as Alterações é excessivamente onerosa e menos eficaz no capacitamento do utilizador, uma vez que limita os benefícios da inovação contínua.

Consumir e gerir alterações – Centro de mensagens e Planner

Todas as estratégias de alteração requerem comunicação e mensagens para os utilizadores consumirem e agirem sobre a alteração. O centro de mensagens é o seu hub de notificação para alterações planeadas e outros anúncios importantes do Microsoft 365. O centro de mensagens está localizado no Centro de administração do Microsoft 365. Inclui funcionalidades novas e alteradas futuras, manutenção planeada e outros anúncios importantes. Existem três categorias para mensagens:

  • Evitar ou corrigir problemas
  • Planear a alteração e
  • Mantenha-se informado

Os atributos de mensagem fornecidos pelo Centro de mensagens incluem Data de Publicação, ID da Mensagem (para controlar mensagens específicas), Título e Descrição (alterar/evento). O Centro de mensagens é uma origem crítica de informações importantes para o planeamento de alterações e o consumo de atualizações no Microsoft 365. Criar projetos e tarefas a partir destas notificações frequentemente acionáveis é fundamental para uma estratégia de mudança bem-sucedida. Para o ajudar a compreender melhor este conteúdo, Planner foi integrado no Centro de mensagens, permitindo que as mensagens sejam sincronizadas diretamente com Planner.

Planner funcionalidades incluem:

  • A sincronizar mensagens a partir do Centro de mensagens.
  • Selecionar os tipos de mensagens sincronizadas.
  • Definir uma cadência para a sincronização de mensagens.

Depois de sincronizar uma mensagem com Planner, esta é apresentada no Planner como uma tarefa. Os títulos de publicações do centro de mensagens têm o prefixo do serviço associado entre parênteses retos. Se uma mensagem for atualizada, essa atualização também é sincronizada com a tarefa Planner.

Cada tarefa é estruturada como:

  • O título da mensagem tem um prefixo entre parênteses retos (por exemplo, "[SharePoint] Nova funcionalidade") que indica o serviço ao qual a mensagem está associada. A Figura 3 mostra um exemplo.
  • A Data de Início está definida para a hora em que a tarefa foi criada no Planner.
  • A Data de Publicação da mensagem pode ser encontrada nas Notas.

Uma captura de ecrã de um exemplo de publicação do centro de mensagens. Figura 3

Quando utiliza Planner para gerir tarefas, agrupar tarefas e formular um plano de ação para concluir tarefas estrategicamente, pode rever quadros e equipas de gestão de alterações para controlar a mudança de forma eficiente.

Alterar tipos e métodos de controlo

A Microsoft fornece várias opções e ferramentas de lançamento para ajudar a controlar e implementar alterações de uma forma alinhada com a sua estratégia. Abordámos anteriormente a nossa estratégia recomendada; nesta secção, descrevemos como pode implementar esta estratégia.

As alterações do Microsoft 365 são lançadas para os serviços (como o SharePoint Online e o Teams) e clientes, conhecidos como Microsoft 365 Apps (como o Microsoft Word, Excel e PowerPoint). Os serviços e os clientes têm diferentes opções de lançamento e controlos de implementação, pelo que é importante compreender as diferenças à medida que implementa a estratégia de gestão de versões.

Tipos de alterações para clientes e serviços do Microsoft 365

As alterações do Microsoft 365 podem ser planeadas ou não planeadas, consoante a natureza das alterações. Por exemplo, as atualizações de segurança nem sempre são planeadas porque são reações a riscos ou problemas emergentes nos nossos produtos ou serviços. Consoante o tipo de alteração, o canal de comunicação também pode variar. Os canais de comunicação são descritos na secção Alterar classificação e notificação. Para obter um resumo dos tipos de alteração para serviços e aplicações cliente, veja Tabela 1.

Tabela 1: Alterar tipos de serviços e aplicações cliente do Microsoft 365

Item Funcionalidade Atualizações que não são de segurança Segurança
Tipo de alteração Atualizações de recursos

Novos recursos ou aplicativos

Recursos preteridos		 Hotfixes de cliente para problemas Patches de segurança
Aviso com antecedência? Aviso de 30 dias para alterações que requerem ação Não; estes estão incluídos na compilação mensal para todos os canais Não; estes estão incluídos na compilação mensal para todos os canais
Canal de comunicação Centro de mensagens no Centro de administração do Microsoft 365

Mapa de objetivos do Microsoft 365

Blog do Microsoft 365

Área do Microsoft 365 do Microsoft Tech Community		 Informações de versão das atualizações do Microsoft 365 Apps Boletim de segurança ou CVE
Precisa de uma ação de administrador? Às vezes Raramente Raramente
Que tipo de ação? Alterar configurações

Comunicar alterações aos usuários

Validar personalizações		 Alterar configurações de administração

A responsabilidade pela gestão destas alterações é partilhada entre a Microsoft e o utilizador como administrador do seu inquilino do Microsoft 365. Para obter mais informações, consulte o modelo de responsabilidade partilhada da Microsoft.

Agora que delineámos os tipos de alterações que pode esperar dos serviços do Microsoft 365 e das aplicações cliente, incluindo as responsabilidades associadas, a secção seguinte explora as diferentes opções de lançamento e os controlos disponíveis para cada um.

Opções e controlos de lançamento do serviço

Opções de lançamento do serviço

Os serviços do Microsoft 365 fornecem duas opções para receber novas atualizações e funcionalidades de produtos à medida que ficam disponíveis: Standard Lançamento e Lançamento Direcionado.[4] Estas opções de versão ajudam-no a gerir a forma como a sua organização recebe atualizações de serviço. Fornecemos controlos para designar os utilizadores que recebem atualizações, com base na associação a uma das opções de lançamento.

À medida que a Microsoft desenvolve produtos e funcionalidades, as novas versões são validadas em várias fases. A Figura 4 ilustra estas fases, com cada fase de validação a atingir um público mais vasto. Antes de passar para a fase seguinte, um limiar de implementações na fase anterior tem de ser concluído sem problemas.

Uma captura de ecrã do diagrama validação do Release Management. Figura 4

As equipas de funcionalidades da Microsoft são as primeiras a validar as funcionalidades que desenvolvem.

Depois de os erros ou problemas identificados serem resolvidos, a funcionalidade é lançada para a organização do Microsoft 365, abrangendo uma base de utilizadores mais ampla para validação.

Depois de a funcionalidade ser considerada pronta, é lançada para toda a Microsoft, que é denominada internamente como "dogfooding" dos nossos produtos para identificar problemas, antes de as atualizações chegarem ao público.

As fases seguintes são os lançamentos públicos. A Versão Direcionada é composta por clientes que configuraram o respetivo inquilino, ou utilizadores específicos, para estarem na opção Lançamento Direcionado. Os comentários substanciais e os dados de desempenho dos produtos são recolhidos nesta fase, à medida que os nossos clientes realizam testes de integração e uma ampla validação em vários países ou regiões, arquiteturas na cloud e profissionais de TI ou utilizadores de energia. Se o seu inquilino, ou um subconjunto dos seus utilizadores, estiver configurado para Standard Versão, esta última fase é quando estes utilizadores ( e o resto do mundo - recebem as novas funcionalidades.

Para implementar a democratização da estratégia de mudança na sua organização, tire partido do Lançamento Direcionado para os utilizadores de TI e de energia.

Controlos de versão do serviço

O seu controlo principal para receber atualizações de serviço é a configuração das opções de lançamento. Embora a Microsoft lhe forneça controlo sobre a cadência em que os seus utilizadores recebem atualizações, estas alterações são implementadas nos nossos serviços cloud de hiperescala (em vez de para instalações de software que estão em execução na sua infraestrutura de TI). Seria impraticável para a Microsoft gerir, atualizar e proteger uma cloud global com versões específicas dos nossos serviços em execução para inquilinos específicos. Isto significa que as alterações de serviço dão-lhe menos granularidade de controlo sobre a implementação do que Microsoft 365 Apps fazem, porque Microsoft 365 Apps têm canais de lançamento e várias ferramentas de implementação disponíveis.

Pode configurar as opções de versão no portal de administração do Microsoft 365, conforme descrito em Configurar a opção de lançamento no centro de administração. Navegue para o portal e, em seguida, selecione Definições>Definições da Organização Preferências> deLançamento doPerfil> Organizacional. A Figura 5 mostra o painel de configuração onde pode selecionar ter todas as pessoas no Standard Versão, todas as pessoas na Versão Direcionada ou utilizadores específicos na Versão Direcionada.

Uma captura de ecrã das opções de Preferências de Versão. Figura 5

É importante ter um inquilino de teste ou teste como parte da sua estratégia de mudança. Determinadas funcionalidades requerem alterações de inquilino antes da manifestação na experiência do utilizador. Estas alterações de inquilino podem ser implementadas no inquilino de teste, para que possa pré-visualizar funcionalidades, preservando simultaneamente as configurações de inquilinos de produção.

Canais e controlos de versão de cliente

Canais de lançamento do cliente

A Microsoft oferece diferentes canais de atualização aos quais os clientes podem subscrever atualizações para os nossos clientes clique-e-use, Microsoft 365 Apps. Estes canais determinam a frequência com que as alterações são lançadas para todo o inquilino ou subdivisões subscritas do inquilino, consoante a configuração do cliente. Os canais são um mecanismo poderoso através do qual os departamentos de TI e os utilizadores avançados podem avaliar e testar as alterações futuras sem impedir a sua libertação para uma população de utilizadores maior. Para obter mais informações, consulte Descrição geral dos canais de atualização para Microsoft 365 Apps.

A Tabela 2 fornece uma comparação dos canais Microsoft 365 Apps, Canal Atual, Via de Atualizações Mensais Empresariais e Canal empresarial Semi-Annual.

Tabela 2: Microsoft 365 Apps atualizar canais

Nome do canal Canal Atual Canal Empresarial Mensal Canal Empresarial Semestral
Uso recomendado Forneça aos seus utilizadores novas funcionalidades do Office assim que estiverem prontos, mas não com uma agenda definida. Forneça aos seus usuários novos recursos do Office apenas uma vez por mês e com um agendamento previsível. Para dispositivos selecionados em sua organização, onde são necessários testes extensivos antes de lançar novos recursos do Office. Por exemplo, para cumprir os requisitos regulamentares, governamentais ou outros requisitos organizacionais. [5]
Frequência de lançamento Pelo menos uma vez por mês (provavelmente mais frequentemente), mas não numa agenda definida Uma vez por mês, na segunda terça-feira do mês Uma vez por mês, na segunda terça-feira do mês
Atualizações de recursos Assim que estiverem prontos (normalmente uma vez por mês), mas não numa agenda definida Uma vez por mês, na segunda terça-feira do mês Duas vezes por ano (em janeiro e julho), na segunda terça-feira do mês
Atualizações de segurança (se necessário) Uma vez por mês, na segunda terça-feira do mês Uma vez por mês, na segunda terça-feira do mês Uma vez por mês, na segunda terça-feira do mês
Atualizações não relacionadas com segurança (se necessário) Normalmente, pelo menos uma vez por mês (possivelmente mais frequentemente), mas não numa agenda definida Uma vez por mês, na segunda terça-feira do mês Uma vez por mês, na segunda terça-feira do mês[6]
Duração do suporte para uma versão específica Até a próxima versão ser lançada com novos recursos, que geralmente acontece em um mês Dois meses Quatorze meses

A Microsoft fornece três métodos main para modificar Microsoft 365 Apps canais de atualização para dispositivos na sua organização:

Quando muda de canais, existem determinadas considerações, como a perda de funcionalidades ao mudar os utilizadores do Canal Atual para Semi-Annual Canal Empresarial. Para obter uma lista completa das considerações, consulte Considerações ao alterar canais.

Controlos de versão do cliente

Em conjunto com os canais de lançamento, que são inerentemente controlos próprios, a Microsoft fornece uma seleção de ferramentas e configurações para implementar, controlar e gerir os seus clientes do Microsoft 365. As ferramentas para gerir os seus dispositivos e os clientes do Microsoft 365 instalados nos mesmos foram historicamente descentralizadas. Além de várias opções de terceiros disponíveis, as soluções da Microsoft incluem as seguintes ferramentas:

Ao anexar Intune à sua implementação de Configuration Manager (conhecida como cogestão), pode anexar as informações da cloud do Microsoft 365 aos seus fluxos de trabalho de formas poderosas. Você pode:

  • Automatize completamente os testes de compatibilidade para atualizações do Windows.
  • Implemente atualizações de cliente mais rapidamente para tornar a sua organização segura e compatível rapidamente.
  • Efetue ações imediatas nos seus dispositivos.

Gerir atualizações para Microsoft 365 Apps com Microsoft Configuration Manager é a sua origem para compreender:

  • Os pré-requisitos necessários ao utilizar Microsoft Configuration Manager para atualizar Microsoft 365 Apps.

  • Como ativar Configuration Manager para receber notificações do pacote de cliente do Microsoft 365.

  • Como permitir que os clientes do Microsoft 365 recebam atualizações de Configuration Manager.

  • As suas opções para permitir que os clientes recebam atualizações de Configuration Manager.[7]

Para obter instruções abrangentes para configurar a sua estratégia de implementação, veja a documentação Microsoft Configuration Manager.

O centro de administração do Microsoft 365 Apps foi concebido para ajudar os administradores a reduzirem o custo total de propriedade, ao mesmo tempo que conseguem fornecer rapidamente atualizações de funcionalidades, segurança e qualidade com Microsoft 365 Apps. As capacidades de controlo e informações podem fornecer informações de implementação mais profundas e quase em tempo real, notificação de problemas e ações rápidas (suspender, restaurar, colocar em pausa e retomar) para garantir um período de indisponibilidade mínimo do utilizador.

O centro de administração do Microsoft 365 Apps oferece inventário e o Cloud Update para gerir melhor as atualizações de dispositivos para Microsoft 365 Apps.

Inventário do Office

  • Explore vistas detalhadas de dispositivos do Office e informações de suplementos.
    • Veja informações como a difusão de canais/construções, a diversidade e muito mais.
    • Exportar os dados.

Moeda de segurança

  • Veja um dashboard de conformidade de atualizações de segurança status em vários canais.
    • Defina o objetivo de destino e linha do tempo para controlar e comunicar.
    • Identifique dispositivos com falhas e tome medidas de mitigação.

Atualização na Nuvem

  • Configure perfis de atualização para dispositivos no Canal Empresarial Mensal ou no Canal Atual para receber atualizações automaticamente.
    • Tira partido da Otimização da Entrega do Windows.
    • Manter a conformidade do dispositivo com prazos de atualização e exclusões de datas de atualização.
    • Monitorize a implementação de atualizações, fornecendo-lhe informações, bem como a opção para colocar em pausa ou reverter a implementação.

Importante

No momento da publicação, o centro de administração do Microsoft 365 Apps está disponível para clientes empresariais com SKUs E3 e posteriores.

Controlos de configuração do cliente

Após Microsoft 365 Apps serem implementadas em dispositivos e utilizadores, na cadência definida e com ferramentas de nível empresarial, a Microsoft fornece-lhe controlos de configuração de cliente granulares. Microsoft 365 Apps ter mais de 2000 opções de configuração que lhe permitem alterar o comportamento do cliente de acordo com os riscos, conformidade e perfis operacionais da sua organização.

Embora a política de grupo tenha sido historicamente utilizada para impor definições de cliente e ainda seja um método viável, desenvolvemos um serviço nexus de sincronização baseado na cloud que permite que as políticas sejam transferidas com utilizadores: Política de Cloud. Este serviço permite-lhe impor definições de política para Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas no dispositivo de um utilizador, mesmo que o dispositivo não esteja associado a um domínio ou seja gerido de outra forma. Quando um usuário entra no Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas em um dispositivo, as configurações de política roaming para esse dispositivo. Também pode impor algumas definições de política para aplicações Web do Office, tanto para utilizadores com sessão iniciada como para utilizadores que acedem a documentos de forma anónima.

A Figura 6 mostra o portal e o vasto número de definições de política disponíveis para configuração no centro de administração do Microsoft 365 Apps. Também pode utilizar a Política de Cloud diretamente no centro de administração do Microsoft Intune.

Uma captura de ecrã da página Web Editar configuração da política. Figura 6

Algumas opções de configuração controlam o comportamento básico do cliente, como a visibilidade da barra de deslocamento no Excel ou a disponibilidade de Legendas em Direto no PowerPoint, enquanto outras configurações podem ser importantes para os departamentos de segurança, conformidade ou risco. A Figura 7 ilustra a opção Política de Cloud para ativar ou desativar experiências ligadas no Microsoft 365 Apps, que fornecem aos utilizadores serviços baseados na Web a partir dos seus clientes de ambiente de trabalho (como o Tradutor, a pesquisa de imagens do Bing e o Mapas 3D).

Uma captura de ecrã da caixa pendente para ativar ou desativar a utilização de experiências ligadas no Office que analisam conteúdos. Figura 7

A Microsoft fornece controlos de privacidade para que possa cumprir as obrigações de conformidade e segurança à escala global, independentemente das localidades operacionais. Com a Política de Cloud, pode utilizar um menu pendente para modificar estas definições e aplicar as modificações nos dispositivos que utilizam esse perfil.

Democratização da avaliação da alteração

Anteriormente, partilhámos dados que suportam o valor de utilizador de estar no Canal Atual, que fornece atualizações contínuas. Recomendamos este canal e o Canal Empresarial Mensal como duas soluções para agilizar a avaliação e o teste de atualizações. A Microsoft recomenda dois modelos para utilizar estes canais:

  • Inquilino de teste: Para avaliar e testar as funcionalidades de entrada, os clientes utilizam um inquilino de teste que imita a produção. Para clientes, recomendamos que o inquilino de teste seja subscrito ao Canal Atual ou Via de Atualizações Mensais. Para serviços, recomendamos que o inquilino de teste seja subscrito à opção Lançamento Direcionado. Os inquilinos de teste são utilizados para testes de integração e avaliação de produtos separados da produção. Tradicionalmente, as TI são proprietárias de testes de inquilinos e operam as contas de teste no seu interior. Este é um modelo centrado em TI que pode causar estrangulamentos e avaliações incompletas. Recomendamos a inclusão de utilizadores de vários departamentos e funções no seu inquilino de teste. Os departamentos de TI não são especialistas em todos os produtos e nem sempre são mais adequados para realizar determinadas avaliações de produtos. Para os serviços do Microsoft 365, estão disponíveis as opções Lançamento Direcionado e Versão Standard.

  • Utilizador avançado (conhecimentos): Para democratizar as avaliações de atualizações, identifique os utilizadores de energia no seu inquilino de produção e subscreva-os no Canal Atual ou via de Atualizações Empresariais Mensais (Microsoft 365 Apps) e na opção Lançamento Direcionado (serviços). Apenas os utilizadores avançados especificados recebem atualizações contínuas ou antecipadas e servem como uma fonte essencial de feedback, erros e experiência em várias linhas de conhecimentos empresariais e de utilizadores.

Pode utilizar estes dois modelos em simultâneo para fornecer uma avaliação abrangente, eficaz e eficiente das atualizações recebidas. Afastar-se do modelo de aceitação centrado em TI e democratizar a avaliação em toda a sua organização melhora a velocidade e a qualidade do esforço. Se o resto da sua organização subscrever o Semi-Annual Canal Empresarial ou a opção lançamento do Standard (Microsoft 365 Apps e serviços do Microsoft 365, respetivamente), as atualizações avaliadas no inquilino de teste, por TI e utilizadores de energia, estarão prontas para serem implementadas com fricção reduzida.

Internamente, a Microsoft utiliza estas estratégias de avaliação de alterações num programa chamado Microsoft Elite. O programa Microsoft Elite está para além do dogfood e serve como o nosso programa de adotação inicial. Os nossos colaboradores testam funcionalidades e cenários específicos; fornecem feedback de qualidade que melhora os programas e funcionalidades antes de serem lançados para os nossos clientes e colegas. Pode utilizar as cadências de lançamento e a estratégia de mudança descritas anteriormente para imitar este programa no seu próprio ambiente.

Alteração de planos, políticas e procedimentos da Microsoft

A missão de mudança da Microsoft é permitir a entrega rápida, melhorar a produtividade e deliciar os clientes com novas aplicações e funcionalidades, minimizando o atrito e a perturbação. A gestão da mudança é um programa evergreen que proporciona inovação contínua aos utilizadores. As alterações são necessárias para manter os produtos e serviços seguros, atualizados e a funcionar conforme esperado. Embora a inovação seja fundamental para fornecer valor ao utilizador, reconhecemos que as alterações impactantes no seu ambiente podem criar riscos legais, regulamentares, de segurança ou de conformidade. Para reduzir o risco potencial, a Microsoft compromete-se a:

  • Seguir políticas e procedimentos de controlo de alterações definidos.
  • Notificar-o de alterações com impacto com, pelo menos, 30 dias de antecedência.
  • Ouvir feedback da comunidade para melhorar o processo de lançamento da alteração.

Plano de gestão de alterações

O Plano de Gestão de Alterações do Microsoft 365 é essencial para permitir que os clientes planeiem e façam a gestão das alterações. O plano descreve três fases de alteração e as ações recomendadas do cliente que estão associadas a cada ação. A Tabela 3 resume as três fases de alteração.

Tabela 3: Fases do Plano de Gestão de Alterações do Microsoft 365

Fase 1: Antes da alteração Fase 2: Durante a alteração Fase 3: Após a alteração
Identifique um centro de mudança de excelência ou um conselho de governação da cloud com representantes de cada linha de defesa no negócio.

Valide as políticas de alteração existentes e crie políticas conforme necessário.		 Considere o impacto da alteração para a sua organização e para os seus utilizadores. Forneça feedback sobre uma futura alteração de serviço através da comunicação do Centro de mensagens.
Saiba mais sobre a alteração:
- Verificar o Mapa de Objetivos do Produto

- Verificar o Centro de mensagens no centro de administração do Microsoft 365		 Tenha em atenção as alterações ao fluxo de trabalho para ajudar as equipas de implementação e aumentar a produtividade dos utilizadores através da adoção proativa e da gestão da mudança. Reveja os fatores que impulsionam uma implementação bem-sucedida na sua organização e adaptem-se para reduzir o impacto e aumentar a deteção e eficiência.
Forneça feedback sobre uma futura alteração de serviço através da comunicação do Centro de mensagens. Certifique-se de que a secção intervenientes e contactos do perfil do cliente está concluída e fornecida ao Gestor Técnico de Contas (TAM). As alterações foram concebidas para beneficiar os clientes. Ajude os seus utilizadores a conhecer as alterações, a compreendê-las e a tirar o máximo partido das mesmas.

Independentemente da estratégia de mudança, garantir que os seus utilizadores compreendem as alterações mais recentes é importante para uma adoção bem-sucedida. A importância da adoção e da gestão da mudança continua a aumentar à medida que a Microsoft e o mercado se movem para uma mudança contínua.

Alterar a classificação e a notificação

A Microsoft classifica as alterações para ajudar os clientes a compreender e planear adequadamente cada atualização. As atualizações principais devem ser um dos principais focos para os clientes que avaliam e analisam as alterações futuras. As atualizações principais podem ser revistas ao selecionar Atualização principal no menu pendente Etiquetas no Centro de mensagens.

As atualizações principais são comunicadas com um mínimo de 30 dias de antecedência quando é necessária uma ação e podem incluir:

  • O utilizador afeta as alterações à produtividade diária, como alterar a caixa de entrada de um utilizador, reuniões, delegações, partilha e acesso que podem resultar em chamadas de suporte técnico ou preocupações de conformidade organizacional.
  • Alterações aos temas, peças Web, agentes Copilot implementados e outros componentes que podem afetar as personalizações dos clientes.
  • Aumenta ou diminui para capacidade visível, como armazenamento, número de regras, agentes copilot e pedidos, itens ou durações.
  • Rebranding que pode causar confusão ao utilizador final ou resultar em alterações ao suporte técnico, alterações colaterais ou alterações de URL se o novo URL não for *.cloud.microsoft
  • Um novo serviço ou aplicação implementado com as predefinições ativadas.
  • Alterações ao local onde os dados são armazenados ou acedidos.

O Centro de mensagens no centro de administração do Microsoft 365 é a sua principal origem de informações de alteração. O centro de mensagens marca as alterações de importância alta (atualizações principais) com um ponto de exclamação vermelho (❗) – isto ajuda-os a serem fáceis de identificar e controlar durante as várias fases de lançamento. A Figura 8 mostra uma captura de ecrã.

Uma captura de ecrã das preferências do Centro de Mensagens. Figura 8

As mensagens são identificadas na coluna do lado direito acima por uma de três categorias:

Evitar ou corrigir problemas: estas mensagens informam-no sobre problemas conhecidos que estão a afetar a sua organização e podem exigir que tome medidas para evitar interrupções no serviço. Os problemas de prevenção ou correção são diferentes dos Integridade do serviço mensagens, uma vez que lhe pedem para ser proativo para evitar problemas.

Planear a alteração: estas mensagens informam-no sobre as alterações ao Microsoft 365 que podem exigir que aja para evitar interrupções no serviço. Por exemplo, será notificado sobre as futuras alterações aos requisitos de sistema e sobre as funcionalidades que serão removidas. Para manter o serviço em execução normalmente, esforçamo-nos por fornecer um aviso prévio de, pelo menos, 30 dias sobre qualquer alteração que exija que um administrador aja.

Mantenha-se informado: é aqui que o notificamos sobre as funcionalidades novas ou atualizadas que estamos a ativar na sua organização. Normalmente, as funcionalidades são anunciadas primeiro no Mapa do Microsoft 365. As mensagens manter-se informados também podem informá-lo sobre a manutenção planeada de acordo com o nosso Contrato de Nível de Serviço. A manutenção planeada pode resultar em tempo de inatividade, onde você ou os seus utilizadores não podem aceder ao Microsoft 365, a uma funcionalidade específica ou a um serviço como o e-mail ou o OneDrive. Para obter mais informações, veja a documentação do Centro de mensagens.

As mensagens "prevenir ou corrigir problemas" e "planear a alteração" podem exigir ações dos administradores. Para o ajudar a priorizar e planear, a coluna Agir por contém a data pela qual a ação é necessária.

Importante

"Para o ajudar a priorizar e planear, a coluna Agir por contém a data pela qual a ação é necessária."

A interface de utilizador administrador do Centro de mensagens é uma forma de obter informações de alteração de serviço. Com a API Office 365 Service Communications, pode criar soluções automatizadas para consultar os seguintes dados relevantes:

  • Obter Serviços: Devolve a lista de serviços aos quais subscreveu.
  • Obter Estado Atual: Devolve uma vista em tempo real dos incidentes de serviços atuais e contínuos.
  • Obter Estado Histórico: Obtenha uma vista histórica dos incidentes de serviço.
  • Obter Mensagens: Localize as comunicações do centro de mensagens e incidentes, que incluem informações de alteração.

Comprometemo-nos a melhorar continuamente os nossos processos de classificação e notificação de alterações. Os nossos esforços para prever as alterações que podem afetar os ambientes dos clientes são a base das nossas classificações de alteração, mas estas predições são limitadas sem a entrada da nossa comunidade de clientes. O feedback dos clientes que recebemos através de vários canais melhora a nossa capacidade de responder a preocupações de mudança de forma ágil, democratizada e centrada no cliente.

Origens de informações e canais de comentários

Para garantir uma ampla divulgação e acessibilidade, a Microsoft publica informações de alteração em várias localizações. O Centro de mensagens no Portal do Administração Microsoft 365 é uma fonte-chave de informações específicas do inquilino, mas deve prestar atenção a todo o conjunto de origens para garantir que está holísticamente informado atempadamente.

Origens de informações de alteração

Roteiro do Microsoft 365

O Mapa de Objetivos do Microsoft 365 é um site público que transmite a status de produtos em desenvolvimento, implementação ou lançamento. Pode ver o status de cada funcionalidade ou carga de trabalho, procurar com etiquetas e confirmar datas de lançamento de um único portal. Conforme ilustrado na Figura 9, pode utilizar a filtragem para encontrar facilmente serviços ou funcionalidades de interesse.

Uma captura de ecrã do mapa de objetivos do Microsoft 365 com filtros. Figura 9

Resumo semanal do centro de mensagens

Os seus administradores podem utilizar o resumo semanal do Centro de mensagens para rever as comunicações do Centro de mensagens por e-mail num formato sumário digerível e facilmente partilhado. O resumo foi criado em resposta ao feedback dos clientes e demonstra as formas inovadoras como os efeitos da comunidade Microsoft mudam nos nossos processos. Os clientes podem optar ativamente por não receber e-mails de resumo ao alterar as definições no portal de administração. A Figura 10 mostra um exemplo do resumo.

Uma captura de ecrã a mostrar um anúncio do Centro de Mensagens de exemplo. Figura 10

Aplicação móvel de administração da Microsoft

A aplicação móvel de administração do Microsoft 365 tem mais de 80 funcionalidades que o ajudam a gerir a sua empresa quando está em viagem. A aplicação está disponível para transferência no Apple App Store e no Google Play. Com a aplicação móvel, pode executar tarefas comuns, como a reposição de palavra-passe de utilizador, adicionar utilizadores a um grupo e rever notificações e alertas de alteração. Recomendamos que ative os alertas móveis, para que se mantenha a par das atualizações no momento em que são lançados. A Figura 11 mostra uma captura de ecrã da aplicação móvel.

Uma captura de ecrã da aplicação móvel de administração do Microsoft 365.
Figura 11

Para tirar partido das funcionalidades da aplicação móvel de administração do Microsoft 365, transfira a aplicação.

Outros recursos de informação de alteração

Além de alterarmos os nossos serviços, também atualizamos os clientes do Microsoft 365. Ambos os conjuntos de alterações seguem o nosso Plano de Gestão de Alterações e são comunicados no Centro de mensagens. Para obter documentação sobre as alterações do cliente, veja:

Fora da documentação formal, recomendamos que os clientes se associem ao Microsoft Tech Community para manter o pulso sobre a forma como as alterações são geridas e implementadas pelos pares do setor. A Microsoft Tech Community é uma origem de informações ativa, não processada e em tempo real. Monitorizamos ativamente a plataforma para compreender melhor como as alterações estão a ser recebidas.

Canais de comentários

A Microsoft estabelece um ciclo de comentários virtuoso entre os clientes e os nossos produtos. Existem vários exemplos de alterações que foram revertidas ou modificadas devido ao feedback submetido pelos clientes. Os clientes podem fornecer feedback através de vários canais:

  • Portal de administração do Microsoft 365
  • Centro de mensagens
  • Microsoft Tech Community

Portal de administração do Microsoft 365
Na parte inferior direita de cada página no portal de administração, os clientes podem fornecer feedback ao clicar no botão Dar feedback , que é ilustrado na Figura 12.

Uma captura de ecrã do botão Dar Feedback.
Figura 12

Centro de mensagens

O botão Dar feedback também existe no Centro de mensagens para que possa fornecer feedback sobre as alterações recebidas ou outras notificações sem mudar de páginas do portal. O feedback do Centro de mensagens vai diretamente para as equipas proprietárias de engenharia e marketing na Microsoft. Os proprietários da Microsoft recebem um relatório diário de novos comentários que foram submetidos. Se o seu feedback estiver relacionado com uma alteração ou mensagem específica, certifique-se de que inclui o ID do Centro de mensagens para que o feedback possa ser corretamente correlacionado. Na Figura 13, pode ver o botão Dar feedback no canto inferior direito do Centro de mensagens.

Uma captura de ecrã da página configuração do Centro de mensagens. Figura 13

O Centro de mensagens também suporta os botões Gosto e Não Gostar , conforme mostrado na Figura 14, para cada mensagem. Ao utilizá-los, pode fornecer rapidamente feedback. Agregamos este feedback e utilizamo-lo para compreender a receção geral dos clientes das nossas alterações recentes.

Uma captura de ecrã dos botões Gosto e Não Gostar. Figura 14

Microsoft Tech Community

Esta comunidade serve como uma origem de informações de alteração dos seus pares e como um fórum para fornecer comentários. Monitorizamos os fóruns da Comunidade Tecnológica para obter feedback valioso e utilizamos as informações para influenciar decisões internas. A Figura 15 mostra uma lista de fóruns de comentários.

Uma captura de ecrã da lista Fóruns de comentários. Figura 15

Notas de rodapé

1: Net Promoter Score (NPS) é um cálculo do setor que mede as preferências de utilizador para um produto ou serviço. O NPS é calculado através da contabilização dos utilizadores que desviam, suportam ou são neutros em relação ao destino do exame. Subtrair a percentagem deTratores da percentagem de Promotores gera a Pontuação de Promotor Líquido, que pode variar de um mínimo de -100 (se cada cliente for umTrator) para um máximo de 100 (se cada cliente for um Promotor).

2: Com uma margem de erro de 1,5.

3: A Microsoft fornece controlos sobre os dados de diagnóstico recolhidos dos pontos finais de utilizador, conforme descrito em Utilizar definições de política para gerir controlos de privacidade para Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas. Na medida em que a Microsoft é um subcontratante ou subprocessador de Dados Pessoais sujeitos ao RGPD, os Termos do RGPD no Anexo 3 da Proteção de Dados dos Serviços Online da Microsoft regem esse processamento e as partes também concordam com os seguintes termos nesta sub-secção ("Processamento de Dados Pessoais; RGPD").

4: Para obter orientações sobre como optar ativamente por participar nestas opções de lançamento do serviço, consulte Configurar as opções de versão Standard ou Direcionada.

5: Se toda a sua organização estiver numa cadência semestral, poderá constatar que o período de seis meses entre as atualizações de funcionalidades faz com que os seus clientes não estejam em conformidade com os requisitos regulamentares ou as políticas internas enquanto aguarda por um período tão prolongado entre lançamentos.

6: Consiste num subconjunto selecionado de atualizações não relacionadas com segurança para Semi-Annual Canal Empresarial.

7: Para Configuration Manager conseguir gerir as atualizações do Office, é necessário ativar um objeto COM do Office no computador onde o Office está instalado. O objeto OFFICE COM utiliza comandos de Configuration Manager para transferir e instalar atualizações de cliente. Pode ativar o objeto COM do Office através da política de cliente no Configuration Manager, Política de Grupo ou na Ferramenta de Implementação do Office. Se utilizar mais do que um método, a definição Política de Grupo determina a configuração final.