Usar o aplicativo Compromissos virtuais no Microsoft Teams

Ícone de informaçõesAlguns recursos descritos neste artigo exigem Teams Premium.

Antes de começar

Este artigo destina-se principalmente aos usuários da sua organização que configurarão o aplicativo Compromissos virtuais para funcionários em sua equipe. Isso pode incluir gerentes, supervisores, agendadores ou outros funcionários. Os usuários que inicialmente criam um calendário de compromisso compartilhado recebem automaticamente a função de administrador Compromissos virtuais para esse calendário e podem executar a maioria das tarefas neste artigo.

Se você for um administrador de TI, consulte Gerenciar o aplicativo Compromissos virtuais para saber como controlar o acesso ao aplicativo em sua organização.

Os membros da equipe podem encontrar o aplicativo na loja de aplicativos do Teams ou você pode compartilhar o link de instalação para ajudá-los a encontrá-lo. Os administradores de TI podem usar uma política de configuração de aplicativo para fixar o aplicativo para sua organização ou os membros da equipe podem fixar o aplicativo por conta própria.

Visão geral do aplicativo

Use o aplicativo Compromissos virtuais no Microsoft Teams para todas as suas necessidades de compromisso virtual. O aplicativo permite uma experiência de ponta a ponta perfeita para compromissos entre empresas e clientes, integrando agendas, análises e opções de gerenciamento, tudo em um só lugar.

Você pode agendar, exibir e gerenciar compromissos virtuais, obter atualizações de status em tempo real em uma exibição de fila, enviar lembretes de compromisso, exibir análises e relatórios sobre atividades de compromissos virtuais e configurar configurações de calendário, equipe e página de reserva.

Use-o para agendar e gerenciar compromissos como consultas financeiras, visitas à saúde, acessórios virtuais, entrevistas, suporte ao cliente, horários de escritório de educação e muito mais. Você também pode publicar uma página de reserva online para seus clientes, clientes e pacientes marcarem compromissos com sua equipe.

O aplicativo facilita o gerenciamento das complexas demandas de agendamento de qualquer organização. Os agendadores podem gerenciar vários calendários de departamentos e funcionários, bem como comunicações com participantes internos e externos, a partir de uma única experiência.

Os compromissos virtuais são realizados por meio de reuniões do Teams, que oferecem recursos robustos de videoconferência. Por exemplo, um médico pode compartilhar sua tela e examinar os resultados do teste com um paciente. Ou, um consultor bancário pode solicitar assinaturas eletrônicas em documentos, permitindo que eles fechem transações remotamente.

Você tem uma experiência adaptada à sua indústria. Aqui estão alguns exemplos de como você pode usá-lo em sua organização.

Serviços de Saúde Serviços financeiros Varejo Vendas HR
  • Sessões de acompanhamento pós-operatório ou diagnóstico
  • Consultas com médicos e provedores de seguros
  • Sessões de terapia
  • Consultas financeiras
  • Seguro de seguro e suporte a declarações
  • Consultoria/gerenciamento de empréstimos
  • Mostrar produtos
  • Acessórios virtuais ou showrooms de turismo
  • Fornecer consultoria técnica e conflitos de resolve
  • Chamadas de vendas de alta confiança
  • Resolução de problemas
  • Atendimento ao cliente
  • Salas de espera personalizadas para candidatos
  • Envolver vários entrevistadores
  • Ação pós-entrevista

Com qualquer licença do Microsoft 365, você pode usar recursos básicos de Compromissos virtuais que facilitam o agendamento e a junção de reuniões entre empresas e clientes. Por exemplo, você pode agendar compromissos no calendário e os participantes externos podem ingressar por meio de um navegador sem precisar baixar o Teams. Teams Premium desbloqueia recursos avançados de Compromissos virtuais para gerenciar e personalizar a experiência. Isso inclui uma exibição de fila de compromissos agendados e sob demanda, notificações por SMS, salas de espera personalizadas e análise.

Configurar um calendário de compromissos

Para agendar e gerenciar compromissos no aplicativo, primeiro você deve configurar um calendário de compromissos. Você deve ter a função de administrador Compromissos virtuais para configurar e gerenciar a maioria das configurações do calendário de compromissos.

Etapa 1: criar um novo calendário de compromissos ou conectar um calendário existente

Para começar, crie um novo calendário de compromissos ou conecte um existente que você criou anteriormente.

Para criar um novo calendário de compromissos

  1. Na guia Página Inicial ou Na guia Agendar do aplicativo, escolha Criar calendário de compromissos.

  2. Conclua o formulário e escolha a categoria de serviço relevante para sua organização. Se você fizer parte de uma organização maior, considere criar calendários separados para departamentos específicos em sua organização.

    Captura de tela da nova página de calendário de compromissos.

    Para saber mais, confira Criar um calendário no Compromissos virtuais.

Para trabalhar com um calendário de compromissos existente

  1. Na guia Página Inicial ou Na guia Agendar do aplicativo, escolha Conectar calendário existente.
  2. Pesquise o calendário desejado, selecione-o e escolha Concluído.

Etapa 2: Adicionar equipe

Você pode adicionar até 100 funcionários a um calendário de compromissos. Cada pessoa que você adicionar terá seu calendário exibido na guia Agendar . Em seguida, os agendadores podem exibir sua disponibilidade no aplicativo e agendar compromissos para eles.

  1. Na guia Gerenciar , selecione Equipe.
  2. Adicione membros da equipe e atribua uma função a cada pessoa que você adicionar.

Para saber mais, confira Adicionar e gerenciar a equipe para tornar o agendamento uma brisa.

Etapa 3: Adicionar serviços usando tipos de compromisso

Em seguida, adicione serviços ao calendário usando o tipo de compromisso apropriado. Antes de fazer isso, é importante entender os dois tipos de compromisso diferentes para que você possa escolher o tipo de compromisso que melhor representa os serviços oferecidos pela sua organização:

  • Tipo de compromisso agendado: usado por agendadores para reservar compromissos agendados para funcionários e participantes. Esses compromissos são agendados para uma data, hora e duração específicas.
  • Tipo de consulta sob demanda: usado por seus clientes, clientes e pacientes para consultas sob demanda. Compromissos sob demanda são para serviços fornecidos mediante solicitação, semelhantes a uma sala de espera de entrada. Esse recurso requer Teams Premium.
  1. Para adicionar um serviço, na guia Gerenciar , selecione Serviços e, em Agendamento ou sob demanda, selecione Adicionar serviço. Captura de tela da guia Serviços.
  2. Siga um destes procedimentos:

Compromissos agendados

  1. Insira um nome para o serviço. Por exemplo, abertura de conta, renovação de prescrição, consulta de empréstimo ou preparação de imposto.

  2. Especifique qualquer outra informação e configurações desejadas. Os agendadores podem usar o tipo de compromisso para agendar um compromisso. As informações que você adiciona são incluídas no email de confirmação enviado aos participantes sempre que esse tipo de compromisso é reservado.

    Você pode configurar opções como se os participantes podem ingressar em uma área de trabalho ou navegador móvel sem precisar baixar o Teams, adicionar um lembrete de email, configurar notificações de texto SMS e formulários de link.

Configurar notificações de texto SMS

Ícone de informaçõesEste recurso agora faz parte do Teams Premium.

Os participantes precisam de um número de telefone válido Estados Unidos, Canadá ou Reino Unido antes de receber notificações por SMS.

Para enviar notificações sms aos participantes por padrão, ative Enviar mensagens de texto. Os participantes recebem mensagens de texto de confirmação e lembrete que incluem o link de reunião do Teams e os detalhes de compromisso agendados. Eles podem optar por não receber as mensagens respondendo STOP ou voltar a recebê-las respondendo START.

Lembre-se de que os agendadores podem optar por desativar a configuração conforme necessário quando usarem o tipo de compromisso para agendar um compromisso.

Para saber mais, confira Usar mensagens de texto para lembrar os clientes de seu compromisso.

Observação

Os administradores podem usar o relatório de uso de notificações sms para ver como sua força de trabalho está usando notificações por SMS com compromissos virtuais.

Você pode vincular até quatro formulários para que os participantes preencham cada vez que um tipo de compromisso agendado estiver reservado. Por exemplo, você pode exigir que os participantes preencham um formulário de registro antes de ingressarem em um compromisso.

  1. Para vincular um formulário, escolha Vincular um formulário.

  2. Insira o URL do formulário e escolha Link.

    Se essa for a primeira vez que você está vinculando um formulário, você será solicitado a criar um grupo do Microsoft 365 para armazenar formulários. Escolha Criar grupo para criar o grupo. Você só precisa fazer isso uma vez para o calendário de reservas.

Ao trabalhar com formulários, lembre-se de que:

  • Para fazer alterações em um formulário que já está vinculado a um tipo de compromisso, selecione o formulário no tipo de compromisso ou no grupo Microsoft 365 em https://forms.office.com.
  • O upload de arquivos para formulários que contêm uma pergunta de upload de arquivo é suportado quando todos os participantes são da mesma organização.

Quando um agendador usa o tipo de compromisso para agendar um compromisso, ele pode optar por incluir o formulário, removê-lo ou adicionar outros formulários vinculados ao tipo de compromisso. Os participantes devem preencher o formulário antes de participar do compromisso.

Observação

Se você for um provedor de saúde, todas as informações fornecidas por você ou pacientes no Teams (incluindo o aplicativo Forms, Compromissos virtuais aplicativo, gravações de reunião se habilitadas por você ou quaisquer outros serviços de consultas virtuais do Teams) necessárias para fins de continuidade ou retenção de registros médicos devem ser baixadas, copiadas e/ou notadas diretamente nesses registros por você. Este serviço não mantém registros médicos legais ou um conjunto de registros designado.

Compromissos sob demanda

Ícone de informaçõesEsse recurso requer Teams Premium.

Insira um nome para o serviço. Por exemplo, compromisso suspenso, abertura de conta, renovação de prescrição, consulta de empréstimo ou preparação de imposto.

Seus clientes, clientes e pacientes podem escolher o tipo de compromisso em sua página de reserva para solicitar uma consulta sob demanda com sua equipe.

Publicar uma página de reserva

Se você for um administrador Compromissos virtuais, poderá publicar uma página de reserva online em que as pessoas podem reservar compromissos agendados e sob demanda com sua equipe.

  1. Na guia Gerenciar , selecione Publicar sua página de reserva.

  2. Ative a página Publicar reserva.

  3. Para permitir que as pessoas solicitem compromissos sob demanda em sua página de reserva, ative Permitir solicitações para serviços sob demanda.

    Ícone de informaçõesEsse recurso requer Teams Premium.

    Captura de tela das configurações da página de reserva.

Aqui está um exemplo de como é uma página de reserva publicada.

Captura de tela de uma página de reserva publicada.

Você pode personalizar e gerenciar suas configurações de página de reserva no aplicativo Web Bookings. Para saber mais, confira Personalizar e publicar sua página de reserva para que os clientes agendem compromissos e personalizem e publiquem sua página de reserva.

Monitorar compromissos e obter atualizações de status em tempo real no modo de exibição de fila

Ícone de informaçõesEsse recurso requer Teams Premium.

A exibição de fila na guia Fila fornece à sua equipe uma dashboard para monitorar todos os compromissos virtuais agendados e sob demanda para o dia, com atualizações em tempo real.

Captura de tela da exibição da fila no aplicativo Compromissos virtuais no Teams.

Na fila, os agendadores podem adicionar um novo agendamento, exibir detalhes relevantes do compromisso e ver o status do compromisso ao longo do dia. Eles também podem enviar lembretes de email para funcionários e participantes atribuídos e enviar notificações por SMS aos participantes para compromissos agendados. Os funcionários podem ingressar e gerenciar compromissos diretamente da fila.

Quando um participante entra na sala de espera, o status muda e o tempo de espera é exibido e rastreado. A visualização é atualizada automaticamente com atualizações codificadas por cores para que as alterações possam ser facilmente identificadas.

Exibir análise

O relatório de uso Compromissos virtuais na guia Análise fornece uma visão geral da atividade de compromissos virtuais em sua organização. O relatório fornece métricas importantes, como número total de compromissos, duração da consulta, tempo de espera do lobby e nenhum show. Você pode exibir atividade detalhada para compromissos virtuais agendados e realizados por meio de vários pontos de entrada de agendamento e detalhar dados de compromisso individuais.

Captura de tela da guia Análise no aplicativo Compromissos virtuais, mostrando o relatório de uso de Compromissos virtuais de nível organizacional para administradores.

A experiência de análise depende da função de usuário:

  • Compromissos virtuais administradores obtêm análise organizacional. Se você for um administrador, verá um relatório no nível da organização mostrando análise agregada em todos os departamentos da sua organização. Para saber mais, consulte Compromissos virtuais relatório de uso.
  • Os não administradores obtêm análises departamais ou individuais. Os funcionários associados a um departamento veem um relatório que mostra dados para o departamento determinado. Se uma pessoa não estiver associada a um departamento, o relatório mostrará dados para os compromissos que realizou. Para saber mais, confira Analisar o uso do Compromisso Virtual.