Política de expiração de grupo do Microsoft 365

Com o aumento do uso de grupos do Microsoft 365 e do Microsoft Teams, os administradores e usuários precisam de uma maneira de limpar grupos e equipes não utilizados. Uma política de expiração de grupos do Microsoft 365 pode ajudar a remover grupos inativos do sistema e tornar as coisas mais limpas.

Quando um grupo expira, quase todos os seus serviços associados (a caixa de correio, Planner, site do SharePoint, equipe etc.) também são excluídos.

Quando um grupo expira, ele é "excluído suavemente", o que significa que ele ainda pode ser recuperado por até 30 dias.

Os administradores podem especificar um período de expiração e qualquer grupo inativo que chegue ao final desse período e não seja renovado, será excluído. (Isso inclui equipes arquivadas.) O período de validade começa quando o grupo é criado ou na data em que foi renovado pela última vez. Os proprietários do grupo receberão automaticamente uma notificação antes da expiração que lhes permita renovar o grupo para outro intervalo de expiração. Os avisos de expiração para grupos usados no Teams aparecem no feed Proprietários do Teams.

Os grupos que estão ativamente em uso são renovados automaticamente cerca de 35 dias antes da expiração do grupo. Nesse caso, o proprietário não recebe notificações de renovação. Qualquer uma das seguintes ações renovará automaticamente um grupo:

• SharePoint – Exibir, editar, baixar, mover, compartilhar ou carregar arquivos. (Exibir uma página do SharePoint não conta como uma ação para renovação automática.)
• Outlook - Ingressar ou editar grupo, ler ou gravar mensagem de grupo do grupo e como uma mensagem (Outlook na Web).
• Teams – Visite um canal do Teams.
• Viva Engage – exibir uma postagem em uma comunidade de Viva Engage ou um email interativo no Outlook.
• Forms – Exibir, criar ou editar formulários ou enviar uma resposta a um deles.

Importante

Quando você altera a política de expiração, o serviço recalcula a data de validade de cada grupo. Ele sempre começa a contar a partir da data em que o grupo foi criado e, em seguida, aplica a nova política de expiração.

É importante saber que a expiração está desativada por padrão. Os administradores precisam habilitá-lo para sua organização se desejarem usá-la.

Observação

Configurar e usar a política de expiração para grupos do Microsoft 365 exige que você possua, mas não necessariamente atribua Microsoft Entra ID licenças P1 ou P2 para os membros de todos os grupos aos quais a política de expiração é aplicada. Para obter mais informações, consulte Introdução ao Microsoft Entra ID P1 ou P2.

Quem pode configurar e usar a política de expiração de grupos do Microsoft 365?

Função	O que eles podem fazer
Office 365 administrador global (no Azure, o administrador da empresa), administrador do usuário	Crie, leia, atualize ou exclua as configurações da política de expiração de grupos do Microsoft 365.
User	Renovar ou restaurar um grupo do Microsoft 365 que eles possuem

Como definir a política de expiração

Conforme observado acima, a expiração é desativada por padrão. Um administrador terá que habilitar a política de expiração e definir as propriedades para que ela entre em vigor. Para habilitá-lo, acesse Microsoft Entra ID>Groups>Expiration. Aqui você pode definir o tempo de vida do grupo padrão.

O tempo de vida do grupo é especificado em dias e pode ser definido como 180, 365 ou para um valor personalizado especificado. O valor personalizado deve ser de pelo menos 30 dias.

Se o grupo não tiver um proprietário, os emails de expiração irão para o email especificado.

Você pode definir a política para todos os seus grupos, apenas grupos selecionados (até 500) ou desativá-la completamente selecionando Nenhum. Quando você selecionar Nenhum dos grupos que estão ativos e pendentes para verificação não terá data de validade. No entanto, os grupos que já expiraram não são afetados.

Observe que atualmente você não pode ter políticas diferentes para grupos diferentes.

Como a expiração funciona com a política de retenção

Se você tiver configurado uma política de retenção para grupos no portal de conformidade do Microsoft Purview, a política de expiração funcionará perfeitamente com a política de retenção. Quando um grupo expira, as conversas e arquivos de caixa de correio do grupo no site do grupo são mantidos no contêiner de retenção pelo número específico de dias definido na política de retenção. No entanto, os usuários não verão o grupo ou seu conteúdo após a expiração.

Como e quando um proprietário de grupo descobre se seus grupos vão expirar

Se o grupo foi criado por meio do Planner, SharePoint ou qualquer outro aplicativo, as notificações de expiração sempre virão por email. Se o grupo foi criado por meio do Teams, o proprietário do grupo receberá um email e uma notificação para renovar por meio da seção de atividades. Não é recomendável habilitar a expiração em um grupo se o proprietário do grupo não tiver um endereço de email válido.

30 dias antes da expiração do grupo, os proprietários do grupo (ou os endereços de email especificados para grupos que não têm um proprietário) receberão um email permitindo que eles renovem facilmente o grupo. Se eles não o renovarem, receberão outro email de renovação 15 dias antes da expiração. Se ainda não tiverem renovado, receberão mais uma notificação por email no dia anterior à expiração.

Se, por algum motivo, nenhum dos proprietários ou administradores renovar o grupo antes de expirar, o administrador ainda poderá restaurar o grupo por até 30 dias após a expiração. Para obter detalhes, confira: Restaurar um grupo do Microsoft 365 excluído.

Conteúdo do grupo de arquivamento

Se você tiver um grupo que não planeja mais usar, mas deseja manter seu conteúdo, consulte Grupos de arquivos, equipes e Viva Engage para obter informações sobre como exportar informações dos diferentes serviços de grupos.

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