Criar seu plano de governança de colaboração

É sempre melhor começar sua mudança para o Microsoft 365 com uma visão clara:

  • Quais são suas principais metas de negócios?

  • Como as ferramentas e os recursos fornecerão valor para a organização como um todo e para funcionários individuais?

  • Como você medirá o sucesso?

Uma declaração de visão clara fornece diretrizes críticas para as inevitáveis compensações de decisão que você precisará tomar ao pensar em seu plano de governança. O grau de formalidade e a profundidade com que você precisa documentar o plano de governança devem estar alinhados com os resultados que você deseja obter. A visão, portanto, fornece uma estrutura para o contexto e o investimento em governança.

O Microsoft 365 cria novos paradigmas para tecnologias para dar suporte aos negócios. Esses novos paradigmas mudam a maneira como essas tecnologias são adotadas, gerenciadas e governadas.

A governança do Microsoft 365 deve complementar as políticas existentes que regem ambientes locais. Mas, como a nuvem permite novas oportunidades para dar suporte aos negócios, é importante entender essas oportunidades e pensar em uma abordagem de governança que cria um equilíbrio apropriado entre as metas do usuário, o risco empresarial e os requisitos regulatórios e do setor.

Pensar primeiro na governança significa iniciar sua jornada para a nuvem com algumas decisões importantes para a melhor posição para o sucesso geral. Algumas dessas decisões incluem:

Não há uma resposta perfeita para essas perguntas– as respostas certas são aquelas que equilibram o risco e os benefícios para sua organização.

O que a governança significa para o Microsoft 365?

O planejamento de governança para o Microsoft 365 é garantir que você esteja protegendo seus ativos de informações críticas, minimizando o risco. A governança inclui várias áreas principais, cada uma das quais precisa ser planejada, coordenada e adaptada para se alinhar às necessidades organizacionais em constante mudança e à evolução da tecnologia.

  • Garantia Operacional – manter a plataforma operacional, garantindo o desempenho. Essa é, em grande parte, uma tarefa de TI com a maior parte do trabalho fornecido pela Microsoft.

  • Garantia de informações – gerenciamento de conteúdo durante todo o ciclo de vida, tratando informações como um ativo, incluindo gerenciamento de registros, conformidade e segurança. A garantia de informações requer uma compreensão das metas de negócios e dos requisitos regulatórios. O ideal é usar políticas automatizadas que impeçam os usuários de cometerem erros ou avisá-los em cenários em que eles precisam tomar uma decisão informada. Quando não é possível impor pela política, você precisa planejar a educação e a formação.

  • Garantia de Resultados – direcionamento de proprietários de site ou equipe capacitados na direção certa para obter resultados de negócios. A garantia de resultados é em grande parte sobre fornecer diretrizes para autores de conteúdo e proprietários de site, grupo e equipe – garantindo que o treinamento apropriado esteja disponível para garantir que eles saibam como fazer boas escolhas para obter os resultados desejados dentro de padrões e práticas organizacionais gerais.

O planejamento de governança deve vir primeiro, mas a governança precisa ser algo que você revisita continuamente em um processo iterativo. À medida que o seu acervo de dados muda ao longo do tempo, você desejará rever suas decisões de governança para se adaptar às necessidades de negócios e à disponibilidade de recursos em constante mudança. Você pode achar que precisa de maior supervisão para garantir a conformidade. Você pode achar que precisa de menos supervisão para incentivar a aplicação mais criativa de recursos principais. Você pode achar que as funções e responsabilidades precisam ser atualizadas para refletir as alterações na solução ou as alterações em como os usuários estão usando aplicativos diferentes.

Por exemplo, um dos principais recursos de capacitação do Microsoft 365 é a capacidade de trabalhar facilmente de forma colaborativa com pessoas de fora da sua organização. Algumas organizações em alguns setores optam por bloquear todo o compartilhamento externo. Outras permitem o compartilhamento externo em cenários específicos ou com organizações específicas. Não há nenhuma decisão de governança correta ou errada quando se trata de compartilhamento externo – e há muitos cenários diferentes em que você pode habilitar configurações diferentes no Microsoft 365 para permitir o compartilhamento em alguns casos e bloqueiá-lo em outros. No entanto, se você estiver apenas começando sua jornada de um ambiente local para a nuvem, é importante pensar nas decisões de compartilhamento externo e entender os benefícios e os riscos associados às diferentes opções disponíveis.

Pense primeiro na governança

Seu investimento no Microsoft 365 é tão bom quanto o valor do conteúdo e das experiências que você habilita– portanto, pensar na governança no início de sua jornada garante que você não bloqueie nem habilite muito antes de ter tido a oportunidade de entender e avaliar as implicações de cada decisão. Há vários "botões e discagem" que você pode entregar o Centro de administração do Microsoft 365 e para sites e equipes individuais. Um plano de governança eficaz é essencial para atingir as metas de negócios, mas a governança trata do balanceamento de riscos com os benefícios. Se bloquearmos tudo, as pessoas encontrarão uma maneira de contornar as regras se elas precisam fazer isso para realizar o trabalho.

Primeiro, pensar em governança permite que você:

  • Equilibrar riscos e benefícios. Examinar cuidadosamente as decisões de governança no início da implantação permite que as organizações entendam o ambiente completo – negócios, regulatórios, jurídicos, conformidade – e planejem uma solução que otimize para todos os resultados – equilibrando riscos com benefícios – às vezes aceitando o risco e outras vezes, optando por não aceitar o risco. Se você tomar decisões informadas antecipadamente, obterá melhores resultados sem expansão e conteúdo não gerenciado.

  • Adapte-se a diferentes organizações e diferentes tipos de conteúdo e cenários. As decisões de governança são decisões exclusivas para cada organização– um tamanho não se ajusta a todos. Não só cada organização tem necessidades de governança diferentes, mas as decisões de governança geralmente não são as mesmas para cada tipo de conteúdo no Microsoft 365. Por exemplo, a governança do conteúdo da equipe pode ser diferente da governança para conteúdo da intranet e do conteúdo individual no OneDrive.

  • Alinhe-se às prioridades de negócios. O momento para começar a pensar sobre governança é quando você está identificando as principais prioridades de negócios para as soluções criadas no Microsoft 365. Esses principais resultados de negócios definem o contexto para o planejamento de governança. Isso é importante porque suas metas de negócios ajudarão você a definir quanto tempo e energia você precisa para investir em governança. Por exemplo, se melhorar a capacidade de descoberta de conteúdo em toda a organização não for muito importante, você provavelmente não precisará gastar muito tempo focado em impor ou planejar convenções de nomenclatura de arquivo. Se, por outro lado, você quiser ajudar a reduzir instâncias de várias versões do mesmo documento em vários repositórios em toda a empresa, suas decisões de governança precisarão de processos e políticas e treinamento para garantir que os autores de conteúdo entendam como nomear arquivos e siga as diretrizes de "uma cópia de um documento" para garantir que o conteúdo seja postado em apenas um local. Isso também significa que você precisa de um processo para garantir que não está criando desnecessariamente mais de um site ou equipe para a mesma finalidade.

Como devemos nos comunicar sobre governança?

Muitas decisões de governança podem ser implementadas ativando ou desativando recursos no Microsoft 365. Isso pode ajudar a impor seus padrões de governança, mas pode não ajudar as pessoas em sua organização a entender o que está disponível para elas e por que (ou por que não).

Tradicionalmente, as equipes de governança criaram documentos longos que descrevem cada decisão de governança. Infelizmente, esses documentos longos raramente eram lidos, o que significava que os requisitos de governança que dependem das pessoas para impor raramente funcionaam. Tente evitar a criação de documentos longos direcionados a vários públicos enquanto pensa em como comunicar suas principais decisões de governança. Em vez disso, pense nessas alternativas:

  • Insira decisões de governança diretamente nas soluções que você criar. Se você quiser garantir que as informações confidenciais sejam protegidas em todo o Microsoft 365, implemente rótulos de confidencialidade para garantir que os usuários não exponham acidentalmente informações que não deveriam. Bloqueie os aplicativos em que você não pode fornecer a proteção apropriada. Saiba mais sobre rótulos de confidencialidade.

  • Reforçar com treinamento. Adapte soluções como os roteiros de aprendizagem do Microsoft 365 para garantir que as expectativas específicas da sua organização sejam reforçadas com o treinamento fornecido pela Microsoft.

  • Entregar como um site, não um documento. Crie seu próprio Centro de Adoção do Microsoft 365 em um site de comunicação do SharePoint para garantir que seus autores de conteúdo e proprietários de site e equipe entendam não apenas "como", mas também "como deve". Crie páginas específicas de tópico que abordam diferentes cenários de negócios para fornecer diretrizes e práticas recomendadas para aproveitar ou habilitar diferentes recursos no SharePoint e no Teams e em outros aplicativos para obter resultados de negócios.

Quais são os principais fatores de sucesso?

Incorpore esses principais fatores de sucesso para garantir um planejamento de governança bem-sucedido para o Microsoft 365.

Identificar sua equipe principal de governança

Governança é um esporte de equipe. Certifique-se de que sua equipe principal de planejamento de governança inclua representantes da empresa e da TI. Sua equipe provavelmente precisará se reunir com mais frequência no início da distribuição e, em seguida, examinar periodicamente novos recursos e novas expectativas de negócios.

Trabalhe com as principais decisões de governança, mas não tente tomar todas as decisões ao mesmo tempo. Tome as decisões críticas sobre provisionamento e nomenclatura e acesso externo e, em seguida, trabalhe com as decisões restantes.

Além do compartilhamento externo, discutido anteriormente, outra decisão importante para cada organização é como provisionar sites e grupos. Por exemplo, considere a seguinte situação:

  • Como é tão fácil para os usuários criar grupos do Microsoft 365, talvez você queira abrir a criação de grupos para que a TI não seja inundada com solicitações para crie-los em nome de outras pessoas. Para evitar a "expansão de grupo", você pode criar um fluxo de trabalho personalizado que envia um email com governança, treinamento e outras informações para criadores de grupo logo após a criação do grupo. (Por exemplo, "Você acabou de criar um site/equipe, comunidade etc.-- aqui estão suas responsabilidades e links para treinamento...") Por outro lado, dependendo da sua empresa, talvez você queira controlar quem tem a capacidade de criar grupos.

  • Se você quiser controlar como os sites do SharePoint são criados, poderá ocultar o link Criar site na página inicial do SharePoint. Crie um formulário personalizado ou crie um design de site personalizado e um script de site para automatizar o provisionamento de novos sites modernos do SharePoint usando uma estrutura de site predefinida que pode incluir links para suas práticas recomendadas de governança e treinamento.

Alinhar decisões às metas de negócios

As metas de resultados empresariais devem ser o fator principal para suas decisões de governança:

  • Entenda os requisitos regulatórios que afetam sua organização. Algumas de suas principais decisões e requisitos de implementação podem precisar estar alinhadas ao ambiente no qual você opera.

  • Tente não ficar preso em "É o que sempre fizemos." A nuvem e a globalização crescente de muitas organizações introduz novas oportunidades. Desafios de suposições se eles não se alinham com as metas de negócios. Você pode relaxar as regras para alguns cenários ou para algumas pessoas? Você pode obter o mesmo resultado comercial usando os recursos do Microsoft 365 em vez de bloquear uma atividade inteiramente?

  • Se você bloquear tudo, as pessoas encontrarão uma solução alternativa. Tente entender os principais cenários de negócios que seus usuários querem habilitar e fornecer diretrizes e treinamento conforme apropriado.

  • Considere incorporar atividades para examinar os principais sites e atividades para garantir que os proprietários do site e da equipe estejam seguindo suas diretrizes de governança.

Definir funções e responsabilidades

Além de sua equipe de governança, há várias outras funções ou equipes importantes que você desejará pensar em posicionar para o sucesso com o Microsoft 365. Algumas funções podem ser combinadas ou preenchidas pela mesma pessoa e outras podem não ser apropriadas para todas as organizações. A maioria das organizações tem um Responsável Executivo para o Microsoft 365 como um todo e algumas também têm um Comitê De Direção ou uma equipe para o Microsoft 365 como um todo ou apenas para a intranet. Saiba mais sobre as funções e permissões de administrador abrangentes disponíveis no Microsoft 365.

Revisitar à medida que os negócios e a tecnologia são alterados

A governança do Microsoft 365 não é "uma vez e concluída". Tenha um plano para ficar por dentro do que está mudando no Microsoft 365 e adaptar suas diretrizes de governança, se necessário. (Esse é um motivo importante pelo qual a criação de um documento de governança longo não é uma boa ideia. As empresas e tecnologias mudam. É fácil atualizar uma página da Web. É muito mais difícil atualizar e redistribuir um documento.)

Ter uma estratégia para comunicar políticas e diretrizes de governança

Por fim, o sucesso de seus esforços de planejamento de governança depende de quão bem você comunicou as expectativas aos membros da sua organização. Além das sugestões descritas anteriormente, considere o seguinte:

  • Você pode incorporar "como deve" com seu treinamento de "como fazer"? Em outras palavras, você pode criar um "centro de recursos do usuário" para o Microsoft 365, onde você pode fornecer recursos e treinamento para ajudar a fornecer diretrizes e treinamentos que ajudarão os usuários a adotar o Microsoft 365 com eficiência? O melhor conteúdo de governança fornece diretrizes que ajudam todos os usuários a adotar e obter o máximo valor do Microsoft 365.

  • Você deve criar uma certificação e uma nova certificação para proprietários de site e equipe?

  • Você pode criar um programa microsoft 365 Champions para sua organização? Além disso, considere ingressar no programa mundial de campeões do Microsoft 365 para obter ideias e abordagens para seu próprio programa de campeões e conectar-se com pessoas com ideias semelhantes e líderes de ideias de dentro e de fora da Microsoft.

Recomendações de planejamento de governança de colaboração

Governança no Microsoft Cloud Adoption Framework para Azure

Visão geral da governança do SharePoint

Planejar a governança da organização e do ciclo de vida para serviços de grupos

Colaboração de arquivos no SharePoint com o Microsoft 365