Gerenciar dados para o Microsoft Whiteboard

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O conteúdo do quadro de dados é armazenado no OneDrive for Business e no Azure. OneDrive for Business é o armazenamento padrão para todos os novos quadros. Os quadros de texto criados originalmente no Azure e os quadros em branco iniciados em um Surface Hub ou em um dispositivo Salas do Microsoft Teams são armazenados no Azure.

Para gerenciar dados, primeiro você deve garantir que o Whiteboard esteja habilitado para sua organização. Para obter mais informações, consulte Gerenciar o acesso ao Quadro de Comunicações.

Visão geral do armazenamento do Azure

Observação

As informações a seguir se aplicam a quadros de comunicação armazenados no Azure.

No momento, o Whiteboard armazena conteúdo com segurança no Azure. Os dados podem ser armazenados em locais diferentes, dependendo do país/região e quando o Whiteboard mudou para armazenar novos conteúdos nesses locais. Para marcar onde novos dados são criados, consulte Onde os dados do cliente do Microsoft 365 são armazenados.

O conteúdo no Azure não dá suporte a DLP (Prevenção contra Perda de Dados), descoberta eletrônica, políticas de retenção e recursos semelhantes. Esse conteúdo pode ser gerenciado usando cmdlets do Whiteboard PowerShell. Eventualmente, os quadros de branco armazenados no Azure precisarão ser migrados para OneDrive for Business ou excluídos.

Se uma conta de usuário for excluída no Azure

Estamos alterando a forma como os quadros são armazenados quando a conta de um usuário é excluída no Azure. Antes da alteração, todos os quadros que pertencessem à conta de um usuário excluído também foram excluídos. No entanto, os quadros de comunicação compartilhados com outras pessoas não foram excluídos.

Observação

Os quadros de comunicação armazenados em OneDrive for Business serão tratados como qualquer outro conteúdo no OneDrive for Business. Para obter mais informações, consulte Definir a retenção do OneDrive para usuários excluídos.

A partir de 1º de junho de 2022, o comportamento dos quadros no Azure mudou. Todos os quadros compartilhados com outros usuários serão excluídos.

Se você quiser manter os quadros de dados de um usuário excluído, antes de excluir a conta, poderá transferir a propriedade. Você pode transferir um único quadro de dados ou todos eles para outro usuário.

Verifique se qualquer processo de exclusão ou script manipula essa alteração. Se você estiver bem com os quadros sendo excluídos, nenhuma ação será necessária.

visão geral do armazenamento OneDrive for Business

Os quadros serão criados na pasta OneDrive for Business da pessoa que inicia o quadro de dados. O SharePoint ainda não tem suporte. Esse processo se aplica a todos os quadros de dados criados nos aplicativos autônomos do Whiteboard e em reuniões, chats e canais do Microsoft Teams. A única exceção é que os quadros em branco iniciados a partir de um Surface Hub serão armazenados no Azure, embora sejam movidos para OneDrive for Business no futuro.

Os usuários que não tiverem OneDrive for Business provisionado não poderão mais criar novos quadros quando essa alteração for implementada. No entanto, eles ainda podem editar seus quadros criados anteriormente. Eles também podem colaborar em todos os quadros que são compartilhados com eles por outras pessoas que OneDrive for Business.

Um quadro em branco médio pode estar em qualquer lugar de 50 KB a 1 MB de tamanho e localizado onde quer que seu conteúdo OneDrive for Business resida. Para marcar onde os dados do locatário são armazenados, consulte Onde os dados do cliente do Microsoft 365 são armazenados. Em seguida, examine o local para OneDrive for Business.

Controles para armazenamento de OneDrive for Business

Você pode gerenciar dados do Whiteboard usando controles OneDrive for Business existentes. Para obter mais informações, consulte Guia do OneDrive para empresas.

Você pode usar ferramentas de OneDrive for Business existentes para atender às DSRs (solicitações de assunto de dados) para a GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados). Se você quiser garantir que todas as alterações anteriores sejam removidas do arquivo, você deve excluir todo o arquivo.

Os arquivos whiteboard podem ser movidos da mesma forma que outros conteúdos em OneDrive for Business. No entanto, os links e permissões de compartilhamento podem não se mover.

Controles de dados compatíveis hoje:

  • Políticas de retenção
  • Cota
  • Retenção legal
  • DLP
  • Descoberta eletrônica básica – os arquivos .whiteboard são armazenados como arquivos no OneDrive for Business do criador. Eles são indexados para palavra-chave e pesquisa de tipo de arquivo, mas não estão disponíveis para visualização ou revisão. Após a exportação, um administrador precisa carregar o arquivo de volta para OneDrive for Business para exibir o conteúdo. Mais suporte está planejado para o futuro.

Controles de dados planejados para versões futuras:

  • Rótulos de confidencialidade
  • Análise
  • Mais suporte à descoberta eletrônica

Transferir quadro de dados quando um usuário deixar a empresa

Para preservar os arquivos do OneDrive de um usuário anterior, incluindo arquivos .whiteboard, primeiro dê a si mesmo acesso ao OneDrive e, em seguida, mova os arquivos que você deseja manter.

  1. No centro de administração, vá para a página Usuários>Usuários ativos.
  2. Selecione um usuário.
  3. Na página propriedades do usuário, selecione OneDrive. Em Obter acesso aos arquivos, selecione Criar link para arquivos.
  4. Selecione o link para abrir o local do arquivo.
  5. Selecione os arquivos ou pastas que você deseja mover e selecione Mover para.

Saiba mais sobre como preservar o conteúdo de um ex-usuário: Etapa 5 – Dar a outro funcionário acesso aos dados do OneDrive e do Outlook – Administrador do Microsoft 365 | Microsoft Learn

Gerenciar quadros de comunicação movidos

Depois que o arquivo .whiteboard for exibido no OneDrive for Business do novo proprietário, eles poderão abrir, editar, renomear ou excluir os arquivos.

  1. Abra office.com e, no inicializador de aplicativos, selecione OneDrive.
  2. No painel de navegação à esquerda, selecione Meus Arquivos.
  3. Abra a pasta chamada Quadros brancos.
  4. Na lista de arquivos, selecione o arquivo movido e selecione o botão ... para obter renomeação, exclusão e outras opções.

Auditoria

Os arquivos de quadro-branco armazenados no ODB estão incluídos nas atividades de log de auditoria de arquivos para atividades de criação, modificação, compartilhamento e exclusão. Saiba mais sobre as atividades de arquivo nas atividades de log de auditoria – Microsoft Purview.

Confira também

Gerenciar o acesso ao Whiteboard

Gerenciar o compartilhamento para Whiteboard

Implantar o Quadro de Brancos no Windows