Gerencie aprovações sequenciais com Power Automate

Alguns fluxos de trabalho exigem aprovação prévia antes de ser solicitada a liberação do aprovador final. Por exemplo, uma empresa pode ter uma política de aprovação sequencial que requer aprovação prévia para faturas acima de $1.000,00 antes de serem aprovadas pelo departamento de Finanças.

Saiba como configurar aprovações sequenciais de forma rápida e fácil em Configurar aprovações sequenciais.

Neste tutorial, você cria manualmente um fluxo sequencial de aprovação que gerencia as solicitações de férias do funcionário. Para obter informações detalhadas sobre como usar o SharePoint com o Power Automate, acesse a documentação do SharePoint.

Saiba mais sobre como usar o SharePoint com o Power Automate na Documentação do SharePoint.

Observação

O SharePoint é usado aqui somente como um exemplo. Não é necessário criar fluxos de aprovação. Use um entre mais de 200 serviços com os quais o Power Automate se integra para impulsionar seus fluxos. Se você estiver usando o SharePoint 2010, acesse Desativação do fluxo de trabalho do SharePoint 2010

Etapas detalhadas no fluxo

O fluxo:

1. É iniciado quando um funcionário cria uma solicitação de férias em uma lista do SharePoint Online.
2. Adiciona a solicitação de férias ao centro de aprovação e, em seguida, envia a solicitação por email para o aprovador prévio.
3. Envia por email a decisão de aprovação prévia para o funcionário.
4. Atualiza a lista do SharePoint Online com a decisão e os comentários do aprovador prévio. Observação: se a solicitação for aprovada previamente, o fluxo continuará com estas etapas:
5. Envia a solicitação para o aprovador final.
6. Envia por email a decisão final para o funcionário.
7. Atualiza a lista do SharePoint com a decisão final.

Esta imagem resume as etapas anteriores:

Pré-requisitos

• Power Automate.
• Uma lista do SharePoint Online.
• Contas de usuário do Office 365 Outlook e do Office 365.

Observação

Enquanto usamos o SharePoint Online e o Office 365 Outlook neste passo a passo, você pode usar outros serviços, como Zendesk, Salesforce ou Gmail. Se você estiver usando o SharePoint 2010, consulte Descontinuação do fluxo de trabalho do SharePoint 2010

Antes de criar o fluxo, crie uma lista do SharePoint Online. Posteriormente, usaremos essa lista para solicitar a aprovação de férias.

Para fins deste passo a passo, a lista do SharePoint Online que você criar deverá incluir as seguintes colunas:

A lista do SharePoint Online que você criar deve incluir as seguintes colunas:

Title	Linha única de texto
Data de início das férias	Data e hora
Data de término das férias	Data e hora
Comentários	Linha única de texto
Aprovado	Sim/Não
Comentários do gerente	Várias linhas de texto
Modificados	Data e hora
Data de Criação	Data e hora
Aprovado previamente	Sim/Não
Criadas por	Pessoa ou grupo
Modificadas por	Pessoa ou grupo

Anote o nome e a URL da lista do SharePoint Online. Utilizamos esses itens posteriormente ao configurar o gatilho SharePoint - Quando um novo item é criado.

Criar seu fluxo

1. Entre no Power Automate.

2. Selecione Meus fluxos no painel de navegação esquerdo.

3. No menu superior esquerdo, selecione Novo fluxo>Fluxo da nuvem automatizado.

1. Dê um nome a seu fluxo.

2. Em Escolher o gatilho do fluxo, selecione Quando um item é criado – SharePoint e depois Criar.

3. No cartão Quando um item é criado, selecione Endereço do Site e Nome da Lista da lista do SharePoint que você criou anteriormente.

1. No cartão Quando um item é criado, selecione Endereço do Site e Nome da Lista da lista do SharePoint que você criou anteriormente.

Obter o gerente da pessoa que criou a solicitação de férias

1. Selecione +Nova etapa e digite obter gerente na caixa de pesquisa Escolher uma ação.

2. Localize e selecione a ação Obter gerente (V2) – Office 365 Users.

3. Insira o token Criado por Email na caixa Usuário (UPN), no cartão Obter gerente.

   Esta ação acessa o gerente da pessoa que criou a solicitação de férias no SharePoint.

Observação

É uma boa ideia salvar periodicamente as alterações no fluxo conforme você avança.

Adicionar uma ação de aprovação para aprovações prévias

1. Selecione Nova etapa.

2. Digite aprovação na caixa de pesquisa Escolher uma ação.

3. Selecione a ação Iniciar e aguardar uma aprovação.

   

4. Configure o cartão Iniciar e aguardar uma aprovação para atender às suas necessidades.

   Observação

   Os campos Tipo de aprovação, Título e Atribuído a são necessários. Você pode usar Markdown para formatar o campo Detalhes.

   

Essa ação envia a solicitação de pré-aprovação ao endereço de email na caixa Atribuído a.

Adicionar uma condição

1. Selecione Nova etapa e Condição na lista de ações.

2. No cartão Condição, selecione o campo Escolher um valor à esquerda.

   Uma lista de valores dinâmicos será exibida.

3. Selecione Resposta do aprovador de respostas na lista de valores dinâmicos.

   

4. Selecione a caixa Escolher um valor à direita e insira Aprovar na caixa.

   Observação

   As respostas válidas para a ação Aprovações - Iniciar uma aprovação são "Aprovar" e "Rejeitar". Essas respostas diferenciam maiúsculas de minúsculas.

5. O cartão Condição agora deve mostrar:

   

Observação

Esta condição verifica a resposta da ação Iniciar e aguardar uma aprovação.

Adicionar uma ação de email para aprovações prévias

1. Selecione Adicionar uma ação, na ramificação da condição Se sim.

   

2. Insira enviar email na caixa de pesquisa no cartão Escolher uma ação.

3. Selecione a ação Enviar um email (V2).

   

4. Configure o cartão de email para atender às suas necessidades.

   Observação

   Para, Assunto e Corpo são necessários.

   Este cartão é um modelo para o email que é enviado quando o status das solicitações de férias for alterado.

   Na caixa Corpo, no cartão Enviar um email (V2), use o token Comentários da ação Aprovações – Iniciar uma Aprovação.

Adicionar uma ação de atualização para solicitações aprovadas previamente

1. Selecione Adicionar uma ação no branch Se sim.

2. Insira SharePoint na caixa de pesquisa no cartão Escolher uma ação, selecione filtro do SharePoint e, depois, selecione a ação Atualizar item.

   

3. Configure o cartão Atualizar item para atender às suas necessidades.

Obter o gerente do aprovador prévio

1. Use as etapas Obter o gerente da pessoa que criou a solicitação de férias que fizemos anteriormente para adicionar e, em seguida, configurar outra ação Obter gerente. Desta vez obtivemos o gerente do aprovador prévio.

2. O cartão Obter gerente 2 deverá ser semelhante a esta imagem quando você tiver terminado. Use o token Email na categoria Obter gerente no cartão Adicionar conteúdo dinâmico a partir de aplicativos e serviços usados neste fluxo.

   

Adicionar a ação de aprovação final

1. Use as etapas adicionar uma ação de aprovação para aprovações prévias que fizemos anteriormente para adicionar e, em seguida, configurar outra ação Iniciar e aguardar uma aprovação. Essa ação envia uma solicitação por email para aprovação final.

2. Quando terminar, o cartão deverá ser semelhante a esta imagem:

   

Adicionar a condição de aprovação final

Repita as etapas de adicionar uma condição para adicionar e, em seguida, configurar uma Condição que verifica a decisão do aprovador final.

Enviar email com a aprovação final

1. Use as etapas de Adicionar uma ação de email para aprovações prévias para adicionar e, em seguida, configurar uma ação que envia um email quando solicitações de férias forem aprovadas.

2. Quando terminar, seu cartão deverá ser semelhante a esta imagem:

   

Atualizar SharePoint com aprovação

1. Use as etapas de adicionar uma ação de atualização para solicitações pré-aprovadas para adicionar e, em seguida, configurar uma ação que atualiza o SharePoint quando a solicitação de férias for aprovada.

2. Quando terminar, o cartão deverá ser semelhante a esta imagem:

   

Enviar email com rejeição de aprovação prévia

1. Selecione Adicionar uma ação no branch Se não.

2. Insira Enviar na caixa de pesquisa do cartão Escolher uma ação, selecione Office 365 Outlook para filtrar as ações e, depois, selecione a ação Enviar um email (V2) - Office 365 Outlook.

   

3. Configure o cartão de email para atender às suas necessidades.

   Esse cartão representa o modelo do email que é enviado quando o status de uma solicitação de férias é alterado.

Essa ação deve ser adicionada à ramificação SE NÃO, NÃO FAÇA NADA abaixo do cartão Condição.

Atualizar o SharePoint com rejeição de aprovação prévia

1. Selecione Adicionar uma ação.

2. Insira atualizar na caixa de pesquisa no cartão Escolher uma ação e selecione a ação Atualizar item – SharePoint.

   

3. Configure o cartão para atender às suas necessidades.

Enviar email com a rejeição final

1. Use as etapas de Enviar email com rejeição de aprovação prévia para adicionar e, em seguida, configurar uma ação que envia um email quando a solicitação de férias é rejeitada pelo aprovador final.

   Essa ação deve ser adicionada à ramificação SE NÃO, NÃO FAÇA NADA abaixo do cartão Condição 2.

2. Quando terminar, o cartão deverá ser semelhante a esta imagem:

   

Atualizar o SharePoint com rejeição final

1. Use as etapas de Atualizar o SharePoint com rejeição de aprovação prévia para adicionar e, em seguida, configurar uma ação que atualiza o SharePoint se o aprovador final rejeitar a solicitação de férias.

2. Quando terminar, o cartão deverá ser semelhante a esta imagem:

   

3. Selecione Atualizar fluxo para salvar o trabalho que fizemos.

Se você acompanhou até aqui, o fluxo deverá se parecer com esta imagem:

Agora que você criou o fluxo, vamos vê-lo em ação.

Solicitar uma aprovação

Crie uma solicitação de férias na lista do SharePoint Online que você criou anteriormente.

Depois de salvar esta solicitação, os gatilhos de fluxo e, em seguida:

1. Cria uma solicitação no centro de aprovações.
2. Envia um email de solicitação de aprovação aos aprovadores.

Sua solicitação deverá ser semelhante a esta imagem:

Exibir solicitações de aprovação pendentes

Exiba todas as solicitações de aprovação pendente, seguindo estas etapas:

1. Entre no Power Automate.

2. No painel de navegação esquerdo, selecione Itens de ação>Aprovações.

   As solicitações de aprovação pendentes aparecerão na guia Recebido.

Aprovar previamente uma solicitação

Se você for um aprovador em um fluxo de aprovação, receberá um email sempre que alguém criar uma solicitação. A solicitação de aprovação também é enviada para o centro de aprovações. Você pode aprovar ou rejeitar solicitações de email, do centro de aprovações ou o aplicativo Power Automate.

Para aprovar uma solicitação:

Do email

1. Selecione Aprovar no email que você recebe quando um item é adicionado à lista do SharePoint Online.

   Observação: se você estiver usando um dispositivo móvel com o aplicativo Power Automate instalado, o aplicativo Power Automate será iniciado; caso contrário, o centro de aprovações será aberto em seu navegador.

2. Insira um comentário e, em seguida, selecione o botão Confirmar.

No centro de aprovações

1. Entre no Power Automate.

2. Selecione Aprovações no painel de navegação esquerdo.

3. Selecione Aprovar na solicitação que você deseja aprovar.

4. Adicione quaisquer comentários e selecione Confirmar na parte inferior da tela.

No aplicativo Power Automate

1. Em seu celular com o aplicativo do Power Automate instalado, selecione Aprovar no email de aprovação de solicitação.

2. Selecione Confirmar no canto superior direito da tela.

3. Mostra a página êxito; indicando que sua aprovação foi registrada.

Observação

As telas no Android, no iOS e no Windows Phone podem diferir um pouco, mas a funcionalidade é a mesma em todos os dispositivos.

Aprovar a solicitação

As etapas para aprovar uma solicitação são idênticas às etapas para aprovar previamente uma solicitação

O aprovador final obtém a solicitação de férias somente depois que a solicitação tiver sido previamente aprovada.

Rejeitar uma solicitação

Você pode rejeitar uma solicitação através de email, do centro de aprovações ou do aplicativo Power Automate. Para rejeitar uma solicitação, siga as etapas para aprovar uma solicitação, mas, selecione Rejeitar, em vez de Aprovar.

Depois que confirmar sua decisão (rejeição da solicitação), o fluxo executará as seguintes etapas:

1. Envia um email para a pessoa que solicitou férias.
2. Atualiza a lista do SharePoint Online com a decisão e os comentários do aprovador.

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