Realizar um piloto de usuário

Artigo
03/22/2023

Importante

Fizemos uma pausa para enviar emails de briefing para fazer algumas melhorias. Os usuários ainda podem acessar o Viva Insights aplicativo de Viva Insights ou suplemento do Outlook no Teams para obter a funcionalidade de chave até que esse serviço seja retomado. Para obter mais informações sobre essa alteração, consulte Pausa de briefing.

Se você optar por desabilitar o email do Briefing para sua organização, poderá executar um piloto com um subconjunto de usuários primeiro. Especialmente para organizações grandes, um piloto de pequena escala é um primeiro passo natural para validar a preparação do usuário, identificar e mitigar problemas e ajudar a garantir uma distribuição bem-sucedida em toda a organização.

Para obter os resultados mais realistas, o piloto deve envolver um grupo de usuários reais, imitar como eles se comunicam e colaboram regularmente e verificar experiências técnicas e de usuário. 

Estruturar logística piloto

Um piloto bem-sucedido inclui o seguinte:

Datas de início e término definidas e metas claramente definidas para medir o sucesso. Essas metas podem ajudá-lo a planejar a distribuição após a conclusão do piloto.
Permita tempo suficiente para executar o piloto e avaliar seu impacto, o que é recomendado por um mínimo de 30 dias.
Inclua os stakeholders e participantes certos, sabendo que você pode adicionar mais usuários ao longo do piloto, se necessário.
Comece pequeno e deseje tempo para pausar, avaliar resultados e ajustar o piloto.

Recrutar participantes piloto

A tarefa mais importante ao planejar um piloto é selecionar cuidadosamente os participantes. Hoje, o email do Briefing mostra insights, como tarefas identificadas em email e documentos relacionados a reuniões futuras. Os melhores participantes para seu piloto são pessoas que têm atividades consistentes de email e calendário porque recebem regularmente o email do Briefing e podem se beneficiar mais usando-o para atividades de trabalho diárias.

Um ótimo lugar para começar é perguntar aos seus stakeholders e gerentes de departamento quais equipes eles acham que se beneficiariam da assistência oferecida no email do Briefing. O piloto também deve se estender a pessoas importantes em TI, treinamento, comunicações corporativas e seu balcão de ajuda. Isso permite que aqueles em funções-chave em sua organização tenham a oportunidade de se familiarizar com as funcionalidades do email do Briefing.

Dica

Ao selecionar um grupo de pessoas para o piloto do Briefing, inclua aqueles que marcar email em clientes compatíveis com adaptáveis. A versão adaptável garante que os usuários obtenham a experiência ideal com links para abrir tarefas, reuniões futuras, documentos relacionados e reservar tempo de foco sugerido, tudo dentro do email.

Você pode controlar quem recebe o email do Briefing em seu piloto de uma das seguintes maneiras:

Use o centro de administração para definir o estado padrão para todas as pessoas em sua organização como opted out. Em seguida, informe seus participantes piloto a optarem por receber o email do Briefing em seu aplicativo Viva Insights no Teams ou na Web.
Use o PowerShell para desabilitar o Briefing para usuários não pilotos e deixar os usuários piloto habilitados. No centro de administração, tenha todos os usuários optados por padrão.
- Os usuários habilitados e optados receberão o email do Briefing.
- Os usuários que estão desabilitados e optados não receberão o email do Briefing. Observe que, ao integrar novos usuários a um locatário, você precisará usar o PowerShell para desabilitar o Briefing para eles se não quiser que eles façam parte do piloto.

Projetar seu plano de teste e pesquisa de comentários

Para uma experiência piloto bem-sucedida, forneça aos participantes tarefas claramente definidas para serem concluídas, juntamente com uma maneira de compartilhar seus comentários. Exemplos do que os usuários podem fazer no email do Briefing incluem:

Organize ou aceite um convite de reunião com um documento de nuvem anexado (pode ser um link no próprio convite, uma resposta ao convite original ou enviado em um thread de email relacionado).
Quando os documentos aparecem no email do Briefing, eles podem abri-los diretamente do email e marcá-los como Concluídos ou Não relacionados.
Examine as tarefas identificadas abrindo o email de origem vinculado e marcando as tarefas como Concluído ou Não uma tarefa.
Reserve a hora de foco onde estiver disponível em seu calendário.

Verifique se você tem um canal de comentários aberto para acompanhar o progresso e medir os resultados, como:

Use uma pesquisa predefinida como uma maneira fácil de capturar e avaliar os resultados do piloto. Você pode usar as pesquisas de comentários de exemplo para começar.
Crie uma Equipe ou Canal para os participantes piloto ingressarem e compartilharem suas experiências.
Crie um grupo de segurança em que os usuários pilotos possam fazer perguntas e enviar comentários.

Criar seu plano de comunicação

É crucial para o sucesso do seu piloto que você eduque os participantes piloto sobre o que está acontecendo quando e por quê, e o que é esperado deles. Para gerar excitação e participação máxima, certifique-se de incluir mensagens de valor e links para Treinamento e Suporte, onde os usuários podem obter informações adicionais em todo o piloto. Os recursos a seguir estão disponíveis para começar a usar um plano de comunicação piloto:

Dicas de planejamento piloto

As dicas a seguir podem ajudar a garantir o sucesso do seu piloto:

Lembre-se de que o email de briefing está habilitado por padrão para todos com uma caixa de correio Exchange Online em um idioma com suporte. Você pode usar o PowerShell para escolher quem recebe o email do Briefing primeiro.
Antes de iniciar um piloto, confirme se todos os participantes piloto têm licenças de Exchange Online ativas.
Ao longo de um piloto, encontre-se com seus stakeholders do projeto para examinar os comentários do usuário e ajudar as passagens de mesa para garantir que o piloto esteja funcionando sem problemas. Faça todos os ajustes conforme necessário.

Veja a seguir um exemplo linha do tempo para um piloto de 30 dias:

Uma semana antes do início do piloto - Enviar comunicação inicial aos usuários piloto sobre o que esperar e quando. Essa também é uma boa oportunidade para realizar treinamento ou compartilhar materiais de treinamento sobre como usar o email do Briefing. Você também pode enviar uma pesquisa agora para comparar o sentimento do usuário antes e depois do piloto.
Dia 1 – Enviar comunicação de pontapé inicial para usuários piloto.
Dia 14 – Enviar comunicação de ponto médio para usuários piloto e, opcionalmente, enviar uma pesquisa.
Dia 30 – Enviar comunicação final aos usuários piloto. Realize uma pesquisa final sobre sua experiência.
Dias 31 a 45 – Avaliar os resultados do piloto e planejar as próximas etapas.

Avaliar aprendizados e fazer um plano

Depois que um piloto for concluído, reúna todas as pesquisas de comentários, tíquetes de suporte e outras métricas para analisar com suas metas e decidir seu plano para a distribuição. Sua análise deve ajudá-lo a decidir se sua organização está pronta para uma ampla implantação do Briefing ou se você precisa estender o piloto para mais usuários ou revisitar o piloto depois de identificar e atenuar quaisquer preocupações.

Quando os resultados indicam:

As metas piloto foram alcançadas (por exemplo, satisfação do usuário)– Você está pronto para iniciar a fase de distribuição. Dependendo de suas metas, você pode fazer um dos seguintes procedimentos:
- Estenda o piloto a participantes adicionais, talvez em funções diferentes ou com padrões de colaboração diferentes do grupo piloto inicial.
- Habilite o Briefing para outros grupos selecionados em sua organização.
- Habilite o Briefing para todos os outros usuários da sua organização.
O piloto não atingiu as metas – demorou algum tempo para fazer ajustes em seu plano e revisitar o piloto.

Dica

Insira seus participantes piloto como campeões par para ajudar a evangelizar e integrar novos usuários ao Briefing. Os campeões podem facilmente se relacionar com outros usuários, compartilhar suas próprias experiências e aprendizados e oferecer suporte e diretrizes aos seus colegas.

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