Gerentes de conhecimento: criar e gerenciar um base de dados de conhecimento em Tópicos do Microsoft Viva

Os gerentes de conhecimento desempenham um papel fundamental na criação de um base de dados de conhecimento que Tópicos do Viva disponibiliza aos funcionários, no fluxo de seu trabalho. Neste artigo, revisamos:

Importância do gerenciador de conhecimento

Os gerentes de conhecimento têm uma oportunidade única de dimensionar seu impacto e demonstrar liderança mostrando aos colegas e líderes como o conhecimento pode ser usado para melhores resultados e ajudando a criar uma base de dados de conhecimento de qualidade para sua equipe e departamento.

Um base de dados de conhecimento de alta qualidade pode ajudar um gerente de conhecimento e sua equipe:

  • Gastar menos tempo procurando ou recriando informações que já existem

  • Trabalhe de forma mais inteligente, tendo acesso às informações certas quando necessário

  • Tome decisões melhores e mais rápidas acessando facilmente o conhecimento e a experiência da organização

  • Integrar novos membros da equipe à organização ou a um projeto

Para ajudar a acelerar a criação do base de dados de conhecimento de uma organização, Tópicos do Viva aplica a IA (Inteligência Artificial) para identificar conhecimentos e especialistas de toda a organização e categorizá-los em tópicos compartilhados. Um tópico é uma frase ou termo que tem um significado específico para a organização. Os tópicos têm recursos relacionados a eles que podem fornecer às pessoas conhecimento sobre o tópico e ajudá-las a encontrar mais informações e especialistas relacionados ao tópico. Pode haver muitos tipos diferentes de tópicos que podem ser importantes para uma organização, incluindo projetos, produtos ou serviços, materiais ou suprimentos, clientes, fornecedores, processos, disciplinas, funções e ativos.

A IA não só organiza o conhecimento em tópicos, como também cria automaticamente uma página de tópico sugerida para cada um. Para levar o base de dados de conhecimento para o próximo nível, as pessoas precisam ser capazes de adicionar facilmente seus conhecimentos tácitos, fornecer insights exclusivos ou, geralmente, melhorar a qualidade do tópico. Os gerentes de conhecimento desempenham uma função crítica que permite a curadoria humana do base de dados de conhecimento.

Função de gerenciador de conhecimento

A função do gerenciador de conhecimento é ajudar a fazer a curadoria e melhorar a qualidade do base de dados de conhecimento de uma organização. Os gerentes de conhecimento ajudam a criar e manter a qualidade do base de dados de conhecimento da organização por:

  • Gerenciar tópicos no Tópicos do Viva, incluindo criar, confirmar, editar, excluir ou remover tópicos

  • Identificar tópicos de alta prioridade e envolver especialistas em assuntos para ajudar a fazer a curadoria

  • Ajudando a criar uma cultura de compartilhamento de conhecimento modelando o comportamento e capacitando outras pessoas

Introdução como um gerenciador de conhecimento

Para ajudar um gerenciador de conhecimento a começar, use o fluxo de trabalho a seguir para atribuir, priorizar, editar e criar tópicos efetivamente.

Diagrama mostrando o fluxo de trabalho do gerenciador de conhecimento.

Atribuir estágio

Cada tópico precisará ser atribuído a um estágio no ciclo de vida do tópico para garantir que o tópico e o conhecimento permaneçam precisos e relevantes ao longo do tempo.

Diagrama mostrando estágios do ciclo de vida do gerenciador de conhecimento.

Os gerentes de conhecimento podem usar a página Gerenciar tópicos no centro de tópicos para examinar os tópicos sugeridos pela IA. Como etapa inicial, os gerentes de conhecimento precisam classificar os tópicos sugeridos como Confirmados ou Removidos.

Para classificar o tópico sugerido no estágio correto, selecione as reticências do tópico e escolha o estágio apropriado.

Imagem mostrando onde encontrar reticências em tópicos sugeridos.

Confirme o tópico se ele é relevante para a organização. Remova o tópico se ele não for necessário, não tiver mais nenhuma conexão ou não for válido.

Para editar o tópico, selecione Examinar e publicar para ser levado para a página de tópicos e selecione o botão editar no canto superior direito da página de tópicos. Saiba mais sobre como editar um tópico.

Os tópicos também podem ser confirmados ou removidos com base em comentários crowdsourced. Quando os usuários interagem com um tópico sugerido, eles podem fazer uma pergunta simples na interface do usuário. Por exemplo: esse tópico foi relevante para a página? Os tópicos serão confirmados ou removidos automaticamente se vários usuários votarem positiva ou negativamente, respectivamente, usando o mecanismo de comentários no cartão de tópico. Deve haver uma rede de dois votos recebidos, positivos ou negativos, para que o tópico seja confirmado ou removido automaticamente. Por exemplo, se um usuário votou positivo e um usuário votou negativo para um determinado tópico, mais dois votos positivos seriam necessários para que o tópico fosse confirmado.

Imagem mostrando o cartão de tópico com solicitação de comentários.

Priorizar tópicos para curadoria

Para criar uma base de dados de conhecimento inicial e de alta qualidade rapidamente, é importante determinar quais tópicos devem ser priorizados para curadoria. Os tópicos prioritários devem ser de alto valor e ter alta visibilidade na organização.

Há várias maneiras diferentes de priorizar quais tópicos concentrar esforços em:

Imagem mostrando fluxo de trabalho para priorizar a curadoria de tópicos.

  • Cenários: pense em como Tópicos do Viva serão usados na equipe, departamento ou unidade de negócios e, em seguida, priorize tópicos relevantes para os cenários. Por exemplo, se um departamento obter valor da organização de conhecimento sobre os produtos que a organização fabrica, priorize tópicos relacionados ao produto para a curadoria inicial. Há vários cenários que Tópicos do Viva podem ser usados dentro de uma organização. Confira o catálogo de cenários Tópicos do Viva para obter algumas ideias e para ajudar a determinar quais tópicos relacionados devem ser priorizados.

  • Stakeholders: Quem são os principais stakeholders para conquistar em uma equipe ou departamento? Considere os tópicos relevantes para esses stakeholders com base em suas prioridades de negócios. Por exemplo, o VP de Recursos Humanos pode ter uma iniciativa em andamento para melhorar o novo processo de integração de contratação. Ao priorizar tópicos importantes para que novas contratações possam integrar com êxito, o gerenciador de conhecimento está ajudando o VP com seu projeto enquanto os expõe ao poder do Tópicos do Viva.

  • Pontuação de qualidade de impressões&: cada tópico descoberto pelo Tópicos do Viva tem seu número de impressões contadas e recebe uma pontuação de qualidade. Essas duas propriedades, quando consideradas juntas, podem ser uma maneira útil de priorizar tópicos para curadoria. Tópicos com altas impressões e uma pontuação de baixa qualidade seriam destinos naturais para priorização. Esses tópicos provavelmente são interagidos com frequência e precisam de curadoria humana para melhorar sua qualidade.

Use a página Gerenciar tópicos no centro de tópicos para exibir e priorizar tópicos. Os gerentes de conhecimento têm acesso à página Gerenciar tópicos em que podem examinar tópicos.

Observação

Se a página Gerenciar tópicos não estiver disponível para o gerenciador de conhecimento atribuído, o administrador de conhecimento poderá configurá-los em Tópicos do Viva como um gerenciador de conhecimento.

Na página Gerenciar tópicos , há uma coluna de pontuação de qualidade e impressões. A pontuação de qualidade reflete a quantidade de informações que o usuário médio verá para obter as informações sobre o tópico, tendo em mente que cada usuário pode ver mais ou menos informações devido às permissões que pode ou não ter sobre as informações em um tópico. A coluna impressões exibe o número de vezes que um tópico foi mostrado aos usuários finais. Classifique cada coluna para encontrar os tópicos com a menor pontuação de qualidade e o maior número de impressões.

Imagem mostrando a coluna pontuação e impressões de qualidade na página gerenciar tópicos.

  • Indicadores e base de dados de conhecimento existentes: os indicadores são usados na Pesquisa da Microsoft para ajudar as pessoas a encontrar rapidamente sites e ferramentas importantes. Eles também podem ajudar a indicar o que a organização considera importante e fornecer consideração sobre quais tópicos devem ser priorizados para a curadoria. As organizações podem ter outras bases de conhecimento existentes que são os principais candidatos para migrar para Tópicos do Viva. Por exemplo, se a organização investiu em bases de conhecimento ou sites wiki, eles poderão fornecer uma lista de tópicos a serem usados para os esforços iniciais de curadoria. Se eles forem grandes, selecione os tópicos mais exibidos ou editados como ponto de partida. O conhecimento wiki será então mais acessível por meio dos aplicativos que as pessoas usam para fazer seu trabalho e os elementos sugeridos do tópico serão atualizados automaticamente pela IA em Tópicos do Viva.

A priorização de tópicos para a curadoria também deve levar em conta os níveis de demanda para diferentes tipos de conhecimento na organização. Verifique se os tópicos que estão sendo coletados estão em demanda e serão usados uma vez publicados. Encontre tópicos para curadoria que estão em alta demanda e que estão sendo abordados de maneiras ineficientes e não escalonáveis. Por exemplo, especialistas em produtos geralmente fazem perguntas aleatórias de vendedores e geralmente respondem à mesma pergunta repetidamente por meio difíceis de escalar, como email ou chat. Neste exemplo, os especialistas em produtos serão altamente responsivos a Tópicos do Viva dimensionar seu impacto, minimizar a randomização e obter mais reconhecimento como um especialista na organização.

Imagem mostrando a demanda de conhecimento e o gráfico de fornecimento de eficiência.

Definir o nível de qualidade para tópicos

Depois que os tópicos são priorizados, é hora de iniciar o processo de curadoria. Para preparar curadores e manter a qualidade e a consistência entre os tópicos, primeiro defina padrões de como um bom tópico se parece.

Há dois tipos de conhecimento a serem incluídos no base de dados de conhecimento:

  1. Explícito: informações que podem ser documentadas, armazenadas e compartilhadas com outras pessoas. Tópicos do Viva ajuda a codificar o conhecimento explícito usando IA para descobrir pessoas e conteúdo conectados a um tópico e, em seguida, exibe-os em uma página de tópico. Essas propriedades de tópico geradas por IA incluem nomes ou siglas alternativos, uma breve descrição do tópico e pessoas que podem ter conhecimento sobre o tópico, bem como arquivos, páginas e sites relacionados ao tópico.

    Imagem mostrando propriedades de tópico geradas pela IA em um cartão de tópico.

    Os gerentes de conhecimento devem definir os requisitos mínimos para um tópico publicado e comunicar esses padrões aos colaboradores do tópico. Requisitos mínimos para tópicos na organização podem incluir diretrizes de que todos os tópicos contêm nomes alternativos, uma descrição factual e pessoas e recursos fixados.

  2. Tácito: o conhecimento tácito refere-se aos conhecimentos, habilidades e habilidades que um indivíduo ganha por meio da experiência que reside em sua mente. O conhecimento tácito pode ser difícil de colocar em palavras ou se comunicar de outra forma. O conhecimento tácito geralmente aparece em conversas ou respostas para perguntas específicas. O Yammer, uma rede social corporativa no Microsoft 365, fornece uma plataforma para capturar e compartilhar o conhecimento tácito de especialistas por meio de seu recurso de perguntas e melhores respostas, conversas e capacidade de sondagem para buscar opiniões sobre tópicos relevantes.

    Imagem mostrando uma pergunta e um compartilhamento tácito de conhecimento no Yammer.

    Use a Web Part de conversas do Yammer para trazer conhecimento tácito para páginas de tópico relevantes.

    Imagem mostrando uma conversa de yammer ao longo de uma página de tópico.

Cenários específicos de Tópicos do Viva podem exigir propriedades exclusivas anexadas a uma página de tópicos. Por exemplo, páginas de tópico baseadas em produto podem incluir ativos de marca, SKU#, informações de roteiro, notícias do produto, perguntas frequentes (perguntas frequentes) e especificações do produto. As Web Parts podem ser usadas em uma página de tópico para trazer diferentes tipos de conteúdo.

Imagem mostrando um exemplo de uma página de tópico baseada em produto.

Obter ajuda de colegas

Para dimensionar Tópicos do Viva curadoria em uma organização, entre em contato com colegas com experiência ou capacidade em uma área de conhecimento para ajudar a fazer a curadoria de tópicos relevantes. Isso pode incluir colegas de equipe que têm experiência específica em um tópico ou conjunto de tópicos, especialistas que foram nomeados para ajudar ou colegas que foram sugeridos em Tópicos do Viva como alguém que está relacionado a um tópico com base no conteúdo que eles criaram ou editaram com frequência.

Imagem mostrando a coluna pessoas sugeridas no centro de tópicos.

Depois que as pessoas certas para fazer a curadoria de tópicos relevantes forem identificadas, explique como contribuir com seus conhecimentos será:

  • Ampliar seu impacto ajudando os colegas a se beneficiarem de suas contribuições

  • Crie sua marca e faça com que elas sejam reconhecidas pelo conhecimento que têm sobre um tópico

Ajudar os colegas a fazer a curadoria de tópicos efetivamente por:

Os usuários precisam de permissões de colaborador de tópico para poder editar e criar tópicos. Se os colegas não puderem editar ou criar tópicos, entre em contato com o administrador para ter as permissões apropriadas atribuídas.

Depois que os colegas tiverem tópicos de curadoria, reconheçam seus esforços. Há maneiras de fornecer reconhecimento aos colaboradores de tópicos, dependendo de quais aplicativos do Microsoft 365 são usados dentro da organização:

Para iniciar a curadoria de tópicos, considere executar Tópicos do Viva hackathons em uma equipe ou departamento. Um hackathon Tópicos do Viva é um workshop projetado para iniciar Tópicos do Viva adoção e a curadoria em uma organização criando um ambiente divertido e colaborativo para que os funcionários contribuam para o base de dados de conhecimento compartilhado. O hackathon não requer codificação, e todos são bem-vindos. Para começar, baixe o kit de ferramentas hackathon gratuito que inclui convites, deck do apresentador e instruções para executar o workshop.

Editar e criar tópicos

Haverá tópicos que o gerenciador de conhecimento tem a capacidade e a experiência para fazer a curadoria, incluindo tópicos sugeridos pela IA ou novos tópicos que a IA não descobriu. Editar ou criar um tópico é como editar ou publicar uma página do SharePoint. Saiba como editar um tópico existente e criar novos tópicos. Também é possível salvar um tópico como um rascunho se ele não estiver pronto para publicar.

Observação

Embora as informações em um tópico coletado pela IA sejam cortadas pela segurança, a descrição do tópico e as informações de pessoas adicionadas manualmente ao editar um tópico existente são visíveis para todos os usuários que têm permissões para exibir tópicos.