Gerir pedidos de titulares de dados do RGPD no Viva Engage Enterprise
Enquanto administrador verificado, pode apagar um utilizador do Viva Engage para cumprir um pedido de titular de dados do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD). Quando apaga um utilizador, a identificação pessoal das informações sobre o utilizador é removida, mas as mensagens e os ficheiros do utilizador permanecem. Pode rever as mensagens e os ficheiros de um utilizador para decidir quais deve eliminar. O conteúdo que permanece é identificado com um ID e não com o nome do utilizador.
Escolha a abordagem que faz sentido para a sua situação e siga os passos na ordem listada. A ordem é importante: depois de apagar um utilizador, já não pode encontrar os respetivos dados para eliminá-lo.
| Abordagem | Etapas |
|---|---|
| Mantenha todas as mensagens e arquivos criados pelo usuário. | Remova o utilizador utilizando a opção Apagar o utilizador . Esta ação remove o utilizador do inquilino raiz e quaisquer inquilinos externos a que pertençam, mas não elimina nenhuma das respetivas mensagens ou ficheiros. |
| Excluir todas as mensagens criadas pelo usuário e decidir quais arquivos excluir | 1. Efetue uma exportação por utilizador dos dados do utilizador para o inquilino raiz e uma para cada inquilino externo a que pertencem. 2. Remova o utilizador de cada inquilino utilizando a opção Remover permanentemente este utilizador e remover as respetivas mensagens . 3. No inquilino principal, utilize a opção Apagar o utilizador . 4. No prazo de 14 dias, remova todos os ficheiros armazenados no Viva Engage no inquilino raiz conforme necessário e quaisquer informações não incluídas na exportação por utilizador.* |
| Analisar mensagens e arquivos criados pelo usuário e decidir quais arquivos manter e quais excluir | 1. Efetue uma exportação por utilizador dos dados do utilizador para o inquilino raiz e uma para cada inquilino externo a que pertencem. 2. No inquilino principal, utilize a opção Apagar este utilizador . 3. No prazo de 14 dias, remova quaisquer ficheiros ou mensagens conforme necessário do inquilino raiz e quaisquer informações não incluídas na exportação por utilizador.* |
* Se preferir ter mais de 14 dias para rever e eliminar ficheiros e mensagens, pode fazê-lo antes de apagar o utilizador.
Importante
Fechar uma conta do Microsoft Entra ID não elimina o utilizador e as respetivas informações. Para eliminar as informações do utilizador, aceda ao centro de administração Viva Engage e conclua as instruções fornecidas abaixo.
Excluir mensagens ou arquivos específicos
Utilize o ID do ficheiro Viva Engage da exportação para aceder diretamente ao ficheiro no Viva Engage e eliminá-lo.
Importante
Para o Viva Engage ficheiros armazenados no SharePoint, elimine os ficheiros do Viva Engage para remover os metadados Viva Engage, bem como o ficheiro.
Para localizar e excluir uma mensagem específica:
Na exportação de dados, localize o URL da mensagem na coluna gdpr_delete_url . O URL tem esta sintaxe: https://www.yammer.com/network_name/#/Threads/show?threadId=thread_id. Por exemplo, http://www.yammer.com/contosomkt.onmicrosoft.com/#/threads/show?threadID=135893.
Na mensagem, selecione o ícone
Mais e, em seguida, selecione Eliminação Rígida do RGPD.
Para localizar e eliminar um ficheiro Viva Engage específico armazenado no Viva Engage ou no SharePoint:
Utilize a caixa de Pesquisa no Viva Engage. Por exemplo, para um ficheiro com o nome 12345678.pptx na exportação, procure 1235678.pptx. Nos resultados da pesquisa, selecione Ir para Ficheiro e, em seguida, selecione Eliminar este Ficheiro.
Também pode criar o URL do ficheiro. Utilize https://www.yammer.com/ficheiros/network_name/#/file_number, por exemplohttps://www.yammer.com/contosomkt.onmicrosoft.com/#/files/12345678. Na página Viva Engage do ficheiro, selecione Eliminar este Ficheiro.
Para eliminar as imagens de capa de um utilizador:
Observação
Nos casos em que o administrador ou o utilizador não têm uma licença premium e/ou o utilizador já não tiver o seu próprio enredo, as fotografias carregadas anteriormente terão de ser eliminadas através da API.
Através da API: contactar administradores ou administradores verificados pode eliminar imagens de rosto de qualquer utilizador no respetivo inquilino através de uma chamada à API. O URL tem esta sintaxe: www.yammer.com/api/public/v1/user-profiles/ user_id/cover-image.
Por exemplo, para eliminar as imagens de capa de um utilizador com o ID 1234567890, o URL teria o seguinte aspeto: www.yammer.com/api/public/v1/user-profiles/1234567890/cover-image.
Através da IU: contactar os Administradores com licenças Premium Viva pode carregar ou eliminar fotografias de capa para qualquer utilizador que tenha a licença Viva premium e tenha o enredo ativado por:
- Visitar a página de perfil do utilizador.
- Paire o rato sobre o cabeçalho do perfil e selecione "Carregar fotografia de capa".
- Eliminar ou carregar uma nova imagem de capa, conforme necessário.
Localizar e excluir dados do usuário não incluídos na exportação por usuário
Existem alguns dados de utilizador que não estão incluídos numa exportação.
Para localizar estes dados para um utilizador, aceda a Viva Interativar definições 
>Pessoas e selecione o nome do utilizador.
A tabela a seguir mostra como alterar ou excluir estes dados, se necessário.
| Tipos de dados | Como alterar ou excluir |
|---|---|
| Mensagens marcadas, associação de grupo, seguiu ou seguindo usuários e tópicos seguidos | Quando apaga um utilizador do inquilino raiz viva Engage e inquilinos externos, estas informações são eliminadas após o período de suspensão de 14 dias. Um utilizador pode alterar ou eliminar estas informações. Para obter os passos, consulte Sugestões para se manter organizado no Viva Engage. |
| Configurações do usuário, incluindo configurações de idioma, de aplicativo e de notificação | Quando apaga um utilizador do seu inquilino raiz viva Engage e inquilinos externos, estas informações são eliminadas após o período de suspensão de 14 dias. Enquanto administrador, não pode alterar estas informações para um utilizador. No entanto, um utilizador pode alterar as suas próprias definições. Para obter os passos, consulte Alterar o meu perfil e definições viva Engage. |
| Perfil de usuário | Se o utilizador tiver uma identidade Viva Engage, existem duas opções para remover o utilizador:
|
Editar perfil do usuário e configurações (feitas pelo usuário)
Um utilizador pode editar o seu próprio perfil. Os administradores não podem alterar o perfil ou as definições do utilizador.
O utilizador pode selecionar o ícone
definições Viva Engage e, em seguida, selecionar Editar Definições.Escolha a guia da alteração que você deseja fazer:
Escolha Perfil para alterá-lo.
Escolha Senha para alterá-la.
Escolha Redes para editar as notificações.
Escolha Atividades da Conta para ver as atividades dela.
Para ver que aplicações instalou, selecione As Minhas Aplicações.
Escolha Preferências para defini-las.
Remover um usuário de um grupo incluindo um grupo externo
No grupo, selecione Membros.
Selecione o ícone
Definições junto ao nome do utilizador.Selecione Remover do grupo.
Remover um participante externo de uma conversa
- Na conversação Viva Engage, selecione Remover Participantes.
Apagar um utilizador do seu inquilino raiz Viva Engage e inquilinos externos
Importante
Quando apaga um utilizador, existe uma janela de 14 dias para decidir quais os ficheiros e mensagens a guardar ou eliminar no inquilino principal antes de os dados de identificação do utilizador serem completamente apagados. Se quiser rever e eliminar algumas ou todas as mensagens e ficheiros do utilizador, certifique-se de que exporta os dados do utilizador e efetua as eliminações antes de apagar a conta do utilizador ou no prazo de 14 dias após selecionar Apagar este utilizador. Após a janela de 14 dias, os ficheiros e mensagens continuarão a existir, mas serão marcados como pertencentes a um antigo utilizador.
Após a transição da conta de um utilizador de desativada para removida, não pode associar dados de utilizador a esse utilizador, o que significa que já não pode exportar e rever os respetivos dados.
Importante
Se quiser rever e eliminar mensagens e ficheiros em grupos externos, threads externos e inquilinos nos quais o utilizador é membro convidado, siga as instruções em Eliminar mensagens específicas ou Contactar ficheiros Viva armazenados no Viva Engage ou no SharePointantes de apagar o utilizador. Depois de selecionar Apagar este utilizador, já não pode associar o utilizador a estas mensagens e ficheiros.
Importante
Remover um utilizador do inquilino Viva Engage de casa remove-o de todos os inquilinos externos. Tem de remover os utilizadores convidados separadamente em cada inquilino externo do qual são membros.
Quando você apaga um usuário, os seguintes dados do usuário são excluídos:
Quem a pessoa está seguindo, a conexão com conversas e tópicos que ele estava seguindo e a conexão com os usuários que o seguiam
Indicadores, preferências de idioma, configurações de notificação e atividades da conta
Perfil
Associações do grupo
A lista de inquilinos de que eram membros
Enquanto administrador, pode apagar um utilizador do seu inquilino de casa e de quaisquer inquilinos externos a que pertençam.
Remover um usuário (feito pelo administrador)
No centro de administração Viva Engage, aceda a Utilizadores>Remover Utilizadores.
Introduza o nome de um utilizador existente. Depois de selecionar o utilizador, são apresentadas as opções de remoção.
Se quiser eliminar todas as mensagens de um utilizador antes de apagar o utilizador:
- Selecione Remover permanentemente este utilizador, remover as respetivas mensagens e, em seguida, selecione Submeter.
- Quando terminar, selecione Apagar este utilizador. Esta ação remove o nome do utilizador e os dados de atividade.
Se você quiser manter todos os arquivos e mensagens do usuário, escolha Apagar este usuário.
Se quiser rever as mensagens e os ficheiros do utilizador (e já tiver eliminado mensagens e ficheiros em grupos externos, threads ou inquilinos em que o utilizador é membro convidado), siga estes passos:
Desative o utilizador durante 14 dias para exportar os respetivos dados de utilizador e avaliar os respetivos ficheiros e mensagens de inquilino raiz ao selecionar Apagar este utilizador. Limpe o nome e as informações pessoais, mas deixe as respetivas mensagens. (Não é possível anular após 14 dias):
O utilizador está marcado como desativado e está listado na página Remover Utilizadores . No prazo de 14 dias, pode reativar o utilizador.
Após 14 dias, é enviada uma mensagem para todos os administradores inquilinos e os administradores verificados informam-nos de que o utilizador foi eliminado.
Selecione Enviar.
Na caixa de diálogo de confirmação, selecione Sim, Eliminar Permanentemente Conta.
Dentro de 14 dias, siga as instruções em Eliminar mensagens ou ficheiros específicos.
Reativar ou desativar uma conta após usar a opção Apagar este Usuário
Quando a conta de um utilizador é desativada através da opção Apagar este utilizador , tem 14 dias para reativar o utilizador.
Aceda ao Centro de administração Viva Engage.
Selecione Remover Utilizadores.
Aceda à secção Utilizadores Desativados . Esta secção só é visível quando existe, pelo menos, uma conta de utilizador desativada.
Selecione Reativar para cada utilizador que pretende reativar.
Depois de 14 dias, o usuário não poderá ser reativado.