Descrição geral da correspondência de faturas das contas a pagar

A correspondência de faturas de contas a pagar é o processo de correspondência da fatura de fornecedor, nota de encomenda e informação de receção do produto.

Durante a correspondência de documentos, as diferenças entre estes documentos são denominadas discrepâncias de correspondência. As discrepâncias correspondentes são comparadas com as tolerâncias especificadas. Se uma discrepância de correspondência exceder o montante ou a percentagem de tolerância, são apresentados ícones de variância de correspondência na página Fatura de fornecedor e na página Detalhes de correspondência e histórico de faturas.

Por exemplo, insira uma nota de encomenda com um item de linha para 1.000 baterias a um preço de 1,00 cada. A nota de encomenda é aprovada e submetida ao fornecedor. O fornecedor envia 1.000 baterias, e introduz um recibo de produto para 1.000 baterias a um preço de 1,00 cada. O custo de inventário das baterias é atualizado com este preço.

Uma fatura chega para 1.000 baterias a um preço de 1,10 cada. A sua política de entidade legal permite uma tolerância de preço unitário líquido de 5% para esta categoria de item. Um preço de 1,05 seria aceitável, mas 1,10 não. Quando introduz a informação da fatura, é identificada uma discrepância de correspondência de preços e pode guardar a fatura até que a discrepância seja resolvida.

É possível utilizar os seguintes tipos de Correspondência de facturas de contas a pagar:

• Correspondência de totais de faturas — Correspondência dos montantes totais da fatura com os montantes totais na nota de encomenda. Este tipo de correspondência de faturas inclui o mínimo de detalhes, pelo que pode utilizar esta opção para configurar controlos que minimizem o tempo de pessoal necessário para rever as informações de correspondência de faturas.
• Correspondência bidirecional - Corresponder a informação de preço na fatura à informação de preço na ordem de compra.
• Correspondência de três vias - Corresponder a informação de preço na fatura à informação de preço na ordem de compra. Corresponda também as informações de quantidade da fatura com as informações dos recibos de produto selecionados na fatura.
• Correspondência de encargos - Corresponde a informação de encargos (montantes) na fatura à informação de encargos (montantes) na ordem de compra.

Nota

Outras formas de validação da fatura podem ser feitas utilizando as políticas de fatura de fornecedor.

A correspondência de duas e três vias fazem sempre a correspondência entre a informação de preço e o preço unitário. Também pode configurar estas políticas de correspondência para fazer a correspondência entre as informações de preço e o preço total.

• Correspondência de preço unitário líquido - Corresponde à informação de preço para correspondência bidirecional ou tripla, comparando o preço unitário líquido de cada linha na fatura com o preço unitário líquido correspondente na ordem de compra. O preço unitário líquido é determinado utilizando a seguinte fórmula: Montante líquido da linha / Quantidade da linha
• Correspondência de totais de preços - Corresponde à informação de preços para correspondência bidirecional ou tripla, comparando o montante líquido (total do preço) de cada linha da fatura com o montante líquido correspondente na ordem de compra. O montante líquido é determinado pela seguinte fórmula: (Preço unitário * Quantidade de linhas) + Encargos de linha - Descontos de linha. Ao fazer corresponder os totais de preços por percentagem, são comparados os valores da moeda de transação. Ao fazer corresponder os totais de preços por montante, são comparados os valores da moeda contabilística. Quando fatura parcialmente uma linha de pedido de compra, a validação da correspondência total de preços ocorre na última fatura dessa linha.

Normalmente, os cálculos de correspondência de faturas são executados automaticamente quando você edita faturas de fornecedor na página Fatura de fornecedor . Em alternativa, a correspondência de faturas pode ser realizada a pedido, se necessário. A correspondência de facturas a pedido é controlada para a entidade jurídica pela opção Atualizar automaticamente o estado do cabeçalho da fatura na página Parâmetros de contas a pagar no separador Validação de facturas . A correspondência de facturas também pode ser executada como parte de um processo de revisão de facturas. Pode ver os resultados da correspondência de facturas na página Fatura de fornecedor e nas páginas de correspondência de facturas relacionadas.

Correspondência de totais de fatura

Pode utilizar a correspondência de totais de faturas para ajudar a garantir que os montantes totais das faturas não divergem dos montantes previstos em mais do que uma variação aceitável. Seis totais são comparados na página Detalhes de correspondência de totais de faturação , como mostrado na tabela seguinte. Se a tolerância admissível para os totais da fatura corresponder a 20%, a percentagem de variação de 100% para o valor total do desconto é considerada uma discrepância correspondente.

Campo total	Total da fatura real	Total de fatura esperado	Percentagem de desvio	Estado da correspondência
Saldo	495,00	495,00	0%	Com êxito
Desconto total	0,00	9,90	100%	Com falhas
Encargos	64,90	64,90	0%	Com êxito
Imposto sobre vendas	139,98	137,50	2%	Com êxito
Arredondar	0,00	0,00	0%	Com êxito
Montante da fatura	699,88	687,50	2%	Com êxito

A correspondência de totais de facturas é controlada para a entidade jurídica pela opção Corresponder totais de facturas na página Parâmetros de contas a pagar . A correspondência é realizada nos totais de fatura esperados e nos totais da fatura real. Os totais de fatura esperados são calculados com base nos preços, encargos e informações do imposto sobre as vendas da nota de encomenda e as quantidades da fatura.

Duas vias, correspondência de totais de preços

Utilize correspondências de duas vias para ajudar a garantir que a variação entre as informações de preço na nota de encomenda e a fatura está dentro das tolerâncias aceitáveis. Pode comparar as informações de preços para o valor líquido de cada linha da fatura, e todas as linhas de faturas pendentes e previamente publicadas, com o valor líquido da linha da nota de encomenda correspondente. Isto chama-se de correspondência de totais de preço.

Os totais de preços correspondentes podem basear-se numa percentagem, um montante ou numa percentagem e montante.

Se for especificada uma tolerância total de preço de compra, são comparados cinco campos, como indicado na tabela seguinte. Uma vez que a percentagem de tolerância total do preço de compra é de 10%, a percentagem de variação total do preço de 50% representa uma discrepância correspondente.

Estado da correspondência	Valor líquido da fatura	Valor líquido esperado	Total de preço de compra sem correspondência (valor de variação)	Percentagem total de preço de compra sem correspondência (percentagem de variação)	Percentagem de tolerância total do preço de compra
Com êxito	105,00	100,00	5,00	5%	10%
Com falhas	150,00	100,00	50,00	50%	10%

Se for especificada um valor de tolerância total de preço de compra, são comparados cinco campos, como indicado na tabela seguinte. Uma vez que o valor de tolerância total do preço de compra é de 100,00, o valor de variação total do preço de 105,00 representa uma discrepância correspondente.

Estado da correspondência	Valor líquido da fatura	Valor líquido esperado	Total de preço de compra sem correspondência (valor de variação)	Total de preço de compra sem correspondência na moeda contabilística (valor de variação)	Tolerância total do preço de compra
Com êxito	150,00	100,00	50,00	50,00	100,00
Com falhas	205,00	100,00	105,00	105,00	100,00

Se os totais de preços correspondentes forem configurados com uma tolerância percentual e um montante de tolerância, por vezes referido como um montante a não exceder, ambas as tolerâncias são consideradas ao avaliar se uma linha tem uma discrepância correspondente. Se a percentagem ou o montante excederem a tolerância, como indicado nas linhas de 150,00 e 205,00 na tabela seguinte, a linha tem uma discrepância correspondente.

Estado da correspondência	Valor líquido da fatura	Valor líquido esperado	Percentagem total de preço de compra sem correspondência (percentagem de variação)	Percentagem de tolerância total do preço de compra	Total de preço de compra sem correspondência na moeda contabilística (valor de variação)	Tolerância total do preço de compra
Com êxito	105,00	100,00	5%	10%	5,00	100,00
Com falhas	150,00	100,00	50%	10%	50,00	100,00
Com falhas	205,00	100,00	105%	10%	105,00	100,00

A correspondência bidirecional é controlada para a entidade jurídica pelo campo Política de correspondência de linhas na página Parâmetros de contas a pagar . Dependendo da seleção no campo Allow matching policy override , é possível selecionar a correspondência bidirecional para um fornecedor, item ou combinação de item e fornecedor específicos na página Matching policy e para um pedido de compra específico na página Purchase order .

A correspondência de totais de preços é controlada para a entidade jurídica pelo campo Match price totals na página Accounts payable parameters . A percentagem de tolerância total do preço de compra e o valor de tolerância (montante a não exceder) também são especificados nessa página.

Duas vias, correspondência de preço unitário líquido

Utilize correspondências de duas vias para ajudar a garantir que a variação entre as informações de preço na nota de encomenda e a fatura está dentro das tolerâncias aceitáveis. Pode comparar a informação de preço para o preço unitário líquido de cada item na fatura. Isto chama-se de correspondência de preço unitário líquido.

Nove valores de linha são comparados na página Detalhes de correspondência de fatura , como mostrado na tabela seguinte. Se a tolerância de preço admissível para o preço unitário líquido corresponder a 10%, a percentagem de variação de 22,61% para o preço unitário líquido é considerada uma discrepância correspondente.

Campo de linha	Valor da fatura	Valor da nota de encomenda	Percentagem de desvio	Estado da correspondência
Preço unitário	55,40	55,38	0%	Com êxito
Unidade de preço	1,00	1,00	0%	Com êxito
Custos de compras	50,00	0,00	100%	Com falhas
Desconto	0,00	0,00	0%	Com êxito
Percentagem de desconto	0,00	0,00	0%	Com êxito
Desconto com várias linhas	0,00	0,00	0%	Com êxito
Percentagem de desconto com várias linhas	0,00	0,00	0%	Com êxito
Valor líquido	271,60	221,52	22,61%	Com falhas
Preço unitário líquido	67,9000	55,3800	22,61%	Com falhas

A correspondência bidirecional é controlada para a entidade jurídica pelo campo Política de correspondência de linhas na página Parâmetros de contas a pagar . Dependendo da seleção no campo Allow matching policy override , é possível selecionar a correspondência bidirecional para um fornecedor, item ou combinação de item e fornecedor específicos na página Matching policy e para um pedido de compra específico na página Purchase order .

A correspondência do preço unitário líquido é controlada para a entidade jurídica pelo campo Enable invoice matching validation na página Accounts payable parameters . As percentagens de tolerância do preço unitário líquido podem ser configuradas para itens, grupos de itens, fornecedores, grupos de fornecedores, combinações de itens e fornecedores ou entidades legais, utilizando a página Tolerâncias de preço .

Duas vias, correspondência de totais de preços e correspondência de preço unitário líquido

Pode utilizar a correspondência de totais de preços e a correspondência de preço unitário líquido. Este exemplo assume a seguinte configuração:

• A tolerância de preço unitário líquido para o item Pen USB é de 10%.
• A tolerância de correspondência de totais de preço para a entidade legal é de 15% ou 500,00.

A nota de encomenda contêm a linha a seguir.

Número de item	Quantidade	Preço unitário	Valor líquido
Pen USB	1000	10,00	10.000,00

São introduzidas três faturas, como mostra a tabela seguinte. Existe uma discrepância de correspondência de faturas para a fatura 3 porque a variação de 1.880,00 excede o valor de tolerância total do preço de compra de 500,00. Para a correspondência de totais de preço, o valor líquido da fatura inclui todas as faturas previamente publicadas, além da fatura com a que está a trabalhar.

Número de item	Quantidade	Preço unitário	Valor líquido	Correspondência de preço	Correspondência total de preço
Fatura 1: Pen USB	800	10,80	8.640,00	Com êxito	Com êxito
Fatura 2: Pen USB	100	10,80	1.080,00	Com êxito	Com êxito
Fatura 3: Pen USB	200	10,80	2.160,00	Com êxito	Com falhas
Total			11.880,00

Correspondência de três vias

Utilize a correspondências de três vias para ajudar a garantir que a variação entre as informações de preço da nota de encomenda e a fatura está dentro de tolerâncias aceitáveis, e para garantir que a quantidade na fatura corresponde à quantidade nos recibos do produto correspondentes.

Os mesmos valores de linha são comparados na página Detalhes de correspondência de faturas, como na correspondência de duas vias. Além disso, a quantidade na fatura corresponde às quantidades de recibo do produto que foram recebidas. Se a quantidade de fatura diferir da quantidade de recibo do produto correspondente, existe um erro de correspondência de quantidade.

Campo de linha	Valor da fatura	Valor da nota de encomenda	Percentagem de desvio	Estado da correspondência
Preço unitário	55,40	55,38	0%	Com êxito
Unidade de preço	1,00	1,00	0%	Com êxito
Custos de compras	50,00	0,00	100%	Com falhas
Desconto	0,00	0,00	0%	Com êxito
Percentagem de desconto	0,00	0,00	0%	Com êxito
Desconto com várias linhas	0,00	0,00	0%	Com êxito
Percentagem de desconto com várias linhas	0,00	0,00	0%	Com êxito
Valor líquido	271,60	221,52	22,61%	Com falhas
Preço unitário líquido	67,9000	55,3800	22,61%	Com falhas

Campo de linha	Valor da fatura	Estado da correspondência
Quantidade da fatura	4,00
Total de recibos de produto correspondidos	0,00	Com falhas

A correspondência de três vias é controlada para a entidade jurídica pelo campo Política de correspondência de linhas na página Parâmetros de contas a pagar . Dependendo da seleção no campo Allow matching policy override , é possível selecionar a correspondência de três vias para um fornecedor, item ou combinação de item e fornecedor específicos na página Matching policy e para um pedido de compra específico na página Purchase order .

Encargos correspondentes

Pode utilizar a correspondência de encargos para ajudar a garantir que os montantes dos encargos não divergem dos montantes previstos em mais do que uma percentagem de variação aceitável. Os montantes totais para cada código de encargos que se aplicam à fatura e ao pedido de compra são comparados na página Comparar valores de encargos - Fatura: , como se mostra na tabela seguinte. Se a tolerância permitida para o código de taxas for de 25%, a percentagem de desvio de 99,999,999,999.99% para o código de taxas de licença é considerada uma discrepância correspondente.

Nota

Uma percentagem de variação de 99.999.999.999,99% significa que o valor esperado baseado na nota de encomenda é zero e o valor real na fatura é um valor positivo.

Estado de correspondência de encargos	Código de encargos de fatura	Valor calculado total real	Valor calculado total esperado	Montante de desvio	Percentagem de desvio	Tolerância percentual
Com falhas	Licença	25	0	25	99.999.999.999,99%	25%
Com êxito	Frete	200	200	0	0%	25%
Com falhas	Urgência	4	2	2	100%	25%

A correspondência de encargos é controlada para a entidade jurídica pela alternância Corresponder encargos na página Parâmetros de contas a pagar . Pode definir percentagens de tolerância de desvio para encargos na página Charges tolerances .

Nota

A correspondência de taxas é realizada apenas em códigos de taxas para os quais a opção Comparar valores de pedidos de compra e facturas está selecionada na página Código de taxas .

Funcionalidade relacionada

As faturas de fornecedor são muitas vezes baseadas em recibos de produto que representam envios reais, em vez de notas de encomenda. Por vezes, os montantes facturados não correspondem aos montantes dos pedidos de compra e, por vezes, as quantidades expedidas não correspondem às quantidades facturadas. Pode ajudar a gerir esta informação das seguintes formas:

• Crie uma fatura de fornecedor com base nos recibos do produto. Os recibos do produto são automaticamente sugeridos para faturas, e pode selecionar os recibos de produto a usar. Também pode selecionar itens de linha de recibo de produto específicos a partir de várias notas de encomenda, se for preciso.
• Veja e aprove diferenças de quantidade entre a quantidade faturada na fatura e a quantidade recebida no recibo do produto. Se houver uma diferença, pode guardar a fatura e compará-la posteriormente com um recibo de produto diferente, ou alterar a quantidade faturada para corresponder à quantidade recebida.
• Introduza os valores da fatura que não foram incluídos na nota de encomenda original, de modo a que a informação da fatura corresponda à fatura que recebeu do fornecedor. Pode comparar os encargos com as notas de encomenda com os encargos com faturas. Se necessário, pode adicionar encargos às faturas e alocá-los às linhas de fatura.
• Veja e aprove discrepâncias de correspondência de preços entre o preço unitário líquido da fatura e o preço unitário líquido da nota de encomenda. Pode configurar percentagens de tolerância de preço para entidades legais, fornecedores e itens. Se o preço da linha da fatura do fornecedor não estiver na tolerância de preço aceitável, é possível gravar a fatura até que seja aprovada para lançamento ou até que seja recebida uma correção do fornecedor.

Para mais informações, consulte Políticas de correspondência de três vias e Configurar a validação da correspondência de facturas de contas a pagar.