Previsão do fluxo de caixa

Pode utilizar as ferramentas de previsão de fluxo de caixa para analisar os próximos requisitos de fluxo de caixa e moeda, para que possa estimar a necessidade futura de caixa da empresa. Para obter uma previsão do fluxo de caixa, tem de concluir as seguintes tarefas:

• Identificar e listar todas as contas de liquidez. As contas de liquidez são as contas da empresa para caixa ou equivalentes de caixa.
• Configurar o comportamento das previsões de transações que afetam as contas de liquidez da empresa.

Depois de concluir estas tarefas, pode calcular e analisar as previsões do fluxo de caixa e dos próximos requisitos de moeda.

Integração da previsão do fluxo de caixa

A previsão do fluxo de caixa pode ser integrada com o Razão geral, as Contas a pagar, as Contas a receber, a Orçamentação e a gestão do inventário. O processo de previsão utiliza as informações de transação que são introduzidas no sistema e o processo de cálculo prevê o impacto na caixa esperado de cada transação. Os seguintes tipos de transação são considerados quando o fluxo de caixa é calculado:

• Ordens de venda – Ordens de venda que ainda não foram faturadas e que resultam em vendas físicas ou financeiras.
• Faturas de texto livre – Faturas de texto livre que ainda não foram lançadas e que resultam em vendas financeiras.
• Notas de encomenda – Notas de encomenda que ainda não foram faturadas e que resultam em compras físicas ou financeiras.
• Contas a receber – Transações de cliente abertas (faturas que ainda não foram pagas).
• Contas a pagar – Transações de fornecedor abertas (faturas que ainda não foram pagas).
• Transações do livro-razão – Transações em que é especificada a ocorrência de um lançamento futuro.
• Entradas de registo de orçamento – Entradas de registo de orçamento selecionadas para previsões de fluxo de caixa.
• Previsões de procura – Linhas de modelo de previsão de inventário selecionadas para previsões de fluxo de caixa.
• Previsões de fornecimento – Linhas de modelo de previsão de inventário selecionadas para previsões de fluxo de caixa.
• Origem de dados externos – Dados externos que são introduzidos ou importados para as previsões de fluxo de caixa utilizando modelos de folha de cálculo.
• Previsões de projeto – Gestão de projetos e previsões contabilísticas utilizando o modelo de previsão.
• Pagamentos à autoridade fiscal de vendas de fluxo de caixa – Calendário e montantes de pagamento previstos à autoridade fiscal de vendas que resultam em pagamentos financeiros. Ative a funcionalidade Pagamentos à autoridade fiscal de vendas de fluxo de caixa.

Configuração

Para configurar o processo de previsão do fluxo de caixa, utilize a página Configuração de previsão de fluxo de caixa. Nesta página, especifique as contas de liquidez a monitorizar e os comportamentos de previsão predefinidos para cada área.

Razão geral

Primeiro, tem de definir as contas de liquidez a monitorizar através da previsão do fluxo de caixa. Normalmente, estas contas de liquidez são contas principais que estão associadas às contas bancárias que irão receber e desembolsar numerário. Na página Configuração de previsão de fluxo de caixa, no separador Razão geral, selecione as contas principais a incluir para previsão. Se uma conta bancária tiver sido associada à conta principal na página Conta bancária, é mostrada no campo da Conta bancária.

Pode configurar uma previsão de fluxo de caixa dependente para uma conta principal que contenha transações diretamente relacionadas com transações de noutra conta principal. Cada linha que adiciona na secção Nas contas Dependentes cria um montante de previsão de fluxo de caixa numa conta principal dependente. Este montante é uma percentagem dos montantes do fluxo de caixa que ascende à conta principal primária que selecionou.

Em primeiro lugar, defina o campo Conta principal para a conta principal primária, onde se espera que ocorram inicialmente transações. Defina o campo Conta principal dependente para a conta que será afetada pela transação inicial em relação à conta principal primária. Defina os valores adequados para os outros campos da linha. Pode alterar o valor no campo Percentagem para refletir o efeito da conta principal primária na conta principal dependente. Para uma previsão de venda ou compra, selecione um valor Condições de pagamento típico para a maioria dos clientes ou fornecedores. Defina o campo Tipo de lançamento para o tipo de lançamento esperado que esteja relacionado com a previsão de fluxo de caixa.

Contas a pagar

Pode calcular a previsão para as compras utilizando as opções de configuração do separador Contas a pagar da página Configuração de previsão de fluxo de caixa. Antes de configurar a previsão de fluxo de caixa para as Contas a pagar, tem de configurar as condições de pagamento, os grupos de fornecedores e os perfis de lançamento de fornecedor.

Na secção Predefinições de previsão de compras, pode selecionar comportamentos de compra predefinidos para a previsão de fluxo de caixa. Três campos determinam o momento do impacto na caixa: Tempo entre a data de entrega e a data da fatura, Condições de pagamento e Tempo entre a data de vencimento da fatura e a data de pagamento. A previsão só utilizará a predefinição para o campo Condições de Pagamento se não for especificado um valor na transação. Utilize uma condição de pagamento para descrever o número mais típico de dias para cada parte do processo.

O campo Contas de liquidez para pagamentos especifica a conta de liquidez que é utilizada com mais frequência para pagamentos. Utilize o campo Percentagem do montante a atribuir à previsão de fluxo de caixa para especificar se uma percentagem dos montantes deve ser utilizada durante a previsão. Deixe este campo em branco se os montantes totais de transação forem utilizados durante a previsão.

Pode substituir a predefinição para o campo Tempo entre a data de vencimento da fatura e a data de pagamento para grupos de fornecedores específicos. A previsão utilizará a predefinição da secção Predefinições de previsão de compras, a menos que seja especificado um valor diferente para o grupo de fornecedores que esteja relacionado com o fornecedor da transação. Para substituir o valor predefinido, selecione um grupo de fornecedores e, em seguida, defina o novo valor para o campo Tempo de compra.

Pode substituir a predefinição para o campo Conta de liquidez para perfis específicos de lançamento de fornecedor. A previsão utilizará a predefinição da secção Predefinições de previsão de compras, a menos que seja especificada uma conta de liquidez diferente para o perfil de lançamento que esteja relacionada com o fornecedor da transação. Para substituir o valor predefinido, selecione um perfil de lançamento e, em seguida, especifique a conta de liquidez que se espera que seja afetada.

Contas a receber

Pode calcular a previsão para as vendas utilizando as opções de configuração do separador Contas a receber da página Configuração de previsão de fluxo de caixa. Antes de configurar a previsão de fluxo de caixa para as Contas a receber, tem de configurar as condições de pagamento, os grupos de clientes e os perfis de lançamento de cliente.

Na secção Predefinições de previsão de vendas, pode selecionar comportamentos de venda predefinidos para a previsão de fluxo de caixa. Três campos determinam o momento do impacto na caixa: Tempo entre a data de envio e a data da fatura, Condições de pagamento e Tempo entre a data de vencimento da fatura e a data de pagamento. A previsão só utilizará a predefinição para o campo Condições de Pagamento se não for especificado um valor na transação. Utilize uma condição de pagamento para descrever o número mais típico de dias para cada parte do processo.

O campo Contas de liquidez para pagamentos especifica a conta de liquidez que é utilizada com mais frequência para pagamentos. Utilize o campo Percentagem do montante a atribuir à previsão de fluxo de caixa para especificar se uma percentagem dos montantes deve ser utilizada durante a previsão. Deixe este campo em branco se os montantes totais de transação forem utilizados durante a previsão.

Pode substituir a predefinição para o campo Tempo entre a data de vencimento da fatura e a data de pagamento para grupos de clientes específicos. A previsão utilizará a predefinição da secção Predefinições de previsão de vendas, a menos que seja especificado um valor diferente para o grupo de clientes que esteja relacionado com o cliente da transação. Para substituir o valor predefinido, selecione um grupo de clientes e, em seguida, defina o novo valor para o campo Tempo de venda.

Pode substituir a predefinição para o campo Conta de liquidez para perfis específicos de lançamento de cliente. A previsão utilizará a predefinição da secção Predefinições de previsão de venda, a menos que seja especificada uma conta de liquidez diferente para o perfil de lançamento que esteja relacionada com o cliente da transação. Para substituir o valor predefinido, selecione um perfil de lançamento e, em seguida, defina a conta de liquidez que se espera que seja afetada.

Orçamentação

Os orçamentos criados a partir de modelos orçamentais podem ser incluídos nas previsões de fluxo de caixa. Na página Configuração de previsão de fluxo de caixa, no separador Orçamentação, selecione os modelos a incluir na previsão. Por predefinição, as novas entradas de registo orçamental são incluídas nas previsões após o modelo orçamental ter sido ativado para a previsão do fluxo de caixa.

As entradas de registo orçamental podem ser incluídas na previsão de fluxo de caixa numa base individual através da personalização. Quando adicionar a coluna "Incluir em previsões de fluxos de caixa" à página Entrada de registo de orçamento, o sistema substituirá as definições na página Configuração de previsão de fluxo de caixa para incluir uma entrada individual de registo orçamental na previsão.

Gestão de inventário

As previsões de oferta e procura de inventário podem ser incluídas nas previsões de fluxo de caixa. No separador Gestão de inventário da página Configuração de previsão de fluxo de caixa, selecione o modelo de previsão a incluir na previsão de fluxo de caixa. A inclusão na previsão de fluxo de caixa pode ser substituída nas linhas individuais de previsão de oferta e procura.

Configurar Dimensões para previsão de Fluxo de caixa

Um novo separador na página Configuração de previsão de fluxo de caixa permite-lhe controlar quais dimensões financeiras serão utilizadas para filtragem na área de trabalho Previsão de fluxo de caixa. Este separador só é apresentado quando a funcionalidade Previsões do fluxo de caixa estiver ativada.

No separador Dimensões, escolha entre a lista de dimensões a utilizar para filtragem e utilize as teclas de seta para movê-las para a coluna da direita. Apenas duas dimensões podem ser selecionadas para filtrar os dados de previsão do fluxo de caixa.

Configurar uma origem externa

Os dados externos podem ser introduzidos ou importados em previsões de fluxo de caixa quando o Finance Insights tiver sido configurado. Antes que os dados externos sejam introduzidos ou importados, as origens externas devem ser configuradas. No separador Origem externa, configure categorias externas de fluxo de caixa. Uma categoria pode ser de Saída ou de Entrada. A liquidez deve ser selecionada como o tipo de lançamento. Na grelha Definições da entidade legal, selecione as entidades legais e as contas principais correspondentes às quais as categorias externas de fluxo de caixa se aplicam.

Para obter mais informações, consulte Dados externos nas previsões de fluxo de caixa.

Gestão e contabilidade do projeto

Na versão 10.0.17, uma nova funcionalidade permite a integração com a Gestão e contabilidade do projeto e a Previsão de fluxo de caixa. Na área de trabalho Gestão de funcionalidades, ative a funcionalidade Previsão do fluxo de caixa do projeto para incluir os custos e as receitas previstos na previsão de fluxo de caixa. No separador Gestão e contabilidade do projeto da página Configuração de previsão de fluxo de caixa, selecione os tipos de projeto e de transação que devem ser incluídos na previsão de fluxo de caixa. Em seguida, selecione o modelo de previsão do projeto. Um submodelo de tipo de redução funciona melhor. As contas de liquidez que foram introduzidas na configuração das Contas a receber são utilizadas como as contas de liquidez predefinidas. Como tal, não é preciso introduzir contas de liquidez predefinidas quando configura a previsão do fluxo de caixa. Também pode ser utilizado um modelo orçamental, mas apenas um tipo pode ser selecionado na página Configuração de previsão de fluxo de caixa para a Gestão e contabilidade do projeto. Um modelo de previsão proporciona a maior flexibilidade quando é utilizada a Gestão e contabilidade do projeto ou o Project Operations.

Após a funcionalidade Previsão de fluxo de caixa do projeto ser ativada, a previsão do fluxo de caixa pode ser vista para cada projeto na página Todos os projetos. No Painel de Ações, no separador Plano, no grupo Previsão, selecione Previsão do fluxo de caixa. Nas áreas de trabalho Descrição geral de caixa (consulte a secção Relatórios posteriormente neste artigo), o tipo de Transação de previsão do projeto mostra os fluxos de entrada (receitas de previsão do projeto) e os fluxos de saída (custos de previsão do projeto). Os montantes só podem ser incluídos se o campo Fase do projeto nos áreas de trabalho Descrição geral de caixa estiver definido como Em curso.

As transações de projeto ainda são incluídas na previsão de fluxo de caixa de várias formas, independentemente de a funcionalidade Previsão de fluxo de caixa do projeto estar ativada. As faturas do projeto lançadas são incluídas na previsão como parte das transações de cliente abertas. As ordens de venda e de compra iniciadas pelo projeto estão incluídas na previsão como encomendas abertas após a sua entrada no sistema. Também pode transferir as previsões do projeto para um modelo orçamental do livro-razão. Este modelo orçamental do livro-razão é então incluído na previsão do fluxo de caixa como parte das entradas de registo orçamental. Se tiver ativado a funcionalidade Previsão de fluxo de caixa do projeto, não transfira as previsões do projeto para um modelo orçamental do livro-razão, porque esta ação fará com que as previsões do projeto sejam contadas duas vezes.

Pagamentos à autoridade fiscal de vendas

A funcionalidade Pagamentos à autoridade fiscal de vendas de fluxo de caixa prevê o impacto dos pagamentos do impostos sobre vendas no fluxo de caixa. Utiliza transações fiscais não pagas, períodos de liquidação de impostos e o prazo de pagamento do período fiscal para prever a data e o montante dos pagamentos de fluxos de caixa.

Cálculo

Antes de ver a análise da previsão de fluxo de caixa, tem de executar o processo de cálculo do fluxo de caixa. O processo de cálculo irá projetar os impactos futuros das transações que foram introduzidas na caixa.

Calcule a previsão de fluxo de caixa utilizando a página Calcular previsões do fluxo de caixa. Pode calcular a previsão completa do fluxo de caixa ou uma previsão incremental do fluxo de caixa.

• Para limpar todas as transações de previsão de fluxo de caixa e recalcular, defina o campo Método de cálculo da previsão de fluxo de caixa como Total. Recomendamos que utilize esta abordagem se não atualizar as previsões de fluxo de caixa durante muito tempo.
• Para atualizar as informações existentes sobre fluxos de caixa apenas para novas transações, define o campo Método de cálculo da previsão de fluxo de caixa como Novo. A página irá mostrar a data em que o seu cálculo de fluxo de caixa foi executado pela última vez.

Também pode utilizar o processamento de lotes para a sua previsão de fluxo de caixa. Para ajudar a assegurar que as suas análises de previsão são atualizadas regularmente, configure um processamento de lotes recorrente para o cálculo de previsão de fluxo de caixa.

Na versão 10.0.13, foi disponibilizado um melhoramento do processo de cálculo que utiliza a estrutura de automatização de processos para agendar a tarefa de cálculo do fluxo de caixa. Este é ativado utilizando a funcionalidade Automatização da previsão de fluxo de caixa na área de trabalho Gestão de Funcionalidades. Uma vez ativada, selecione a ligação Automatização da previsão de fluxo de caixa para apresentar a nova página de automatização onde pode agendar o processo de cálculo do fluxo de caixa. Para criar uma nova agenda de previsão de fluxo de caixa, selecione Criar nova automatização do processo e, em seguida, selecione Automatização da previsão de fluxo de caixa no menu pendente Tipo de agenda. Tem de definir uma agenda para cada empresa para a qual está a atualizar os dados de previsão de fluxo de caixa. Esta página também mostra quais são as tarefas de automatização de previsão de fluxo de caixa pendentes e quando foi concluída a última tarefa.

Nota

Se já estiverem agendadas tarefas em lote para as previsões de fluxo de caixa, receberá uma mensagem de erro e não poderá ativar esta funcionalidade. As tarefas de lote existentes terão de ser limpas antes de poder ativar esta funcionalidade.

Para obter mais informações, consulte a secção Automatização do processo.

Relatório

Após a previsão do fluxo de caixa ser calculada, tem de atualizar as informações da entidade associada para a geração de relatórios analíticos. Na página Arquivo de entidades, selecione a medição agregada LedgerCovLiquidityMeasurementV2 e, em seguida, clique em Atualizar.

Existem duas áreas de trabalho que contêm dados de previsão de fluxo de caixa. Uma área de trabalho tem dados para todas as empresas e a outra tem dados apenas para a empresa atual.

O acesso à área de trabalho para todas as empresas é controlado através do dever Ver área de trabalho de todas as empresas do fluxo de caixa. Por predefinição, a área de trabalho Descrição geral de caixa – todas as empresas está disponível para as seguintes funções:

• Diretor geral
• Diretor financeiro
• Controlador financeiro

O acesso à área de trabalho para a empresa atual é controlado através do dever Ver área de trabalho da empresa atual do fluxo de caixa. Por predefinição, a área de trabalho Descrição geral de caixa – empresa atual está disponível para as seguintes funções:

• Contabilista
• Gestor de contabilidade
• Supervisor contabilístico
• Gestor de contas a pagar
• Gestor de contas a receber

A área de trabalho Descrição geral de caixa – todas as empresas mostra análises de previsão de fluxo de caixa na moeda do sistema. A moeda do sistema e o tipo de taxa de câmbio do sistema que são utilizados para a análise são definidos na página Parâmetros do sistema. Esta área de trabalho mostra uma descrição geral da previsão de fluxo de caixa e os saldos de conta bancária para todas as empresas. Um gráfico de entradas e saídas de fluxo de caixa apresenta uma descrição geral dos saldos e futuros movimentos de caixa na moeda do sistema, juntamente com informações detalhadas sobre as transações previstas. Também pode ver os saldos de moeda previstos.

A área de trabalho Descrição geral de caixa – empresa atual mostra a análise de previsão de fluxo de caixa na moeda contabilística definida pela empresa. A moeda contabilística que é utilizada para a análise é definida na página Livro-razão. Esta área de trabalho mostra uma descrição geral da previsão de fluxo de caixa e os saldos de conta bancária para a empresa atual. Um gráfico de entradas e saídas de fluxo de caixa apresenta uma descrição geral dos saldos e futuros movimentos de caixa na moeda contabilística, juntamente com informações detalhadas sobre as transações previstas. Também pode ver os saldos de moeda previstos.

Para obter mais informações sobre a análise de previsão de fluxos de caixa, consulte Conteúdo do Power BI de descrição geral de caixa.

Os dados de previsão de fluxo de caixa estão disponíveis em Informações financeiras. Para mais informações, consulte Previsão de caixa.

Além disso, pode ver dados de previsão de fluxo de caixa para contas, encomendas e itens específicos nas seguintes páginas:

• Balancete: selecione Previsões do fluxo de caixa para ver os fluxos de caixa futuros para a conta principal selecionada.
• Todas as ordens de venda: no separador Fatura, selecione Previsões de fluxo de caixa para ver o impacto na caixa previsto da ordem de venda selecionada.
• Todas as notas de encomenda: no separador Fatura, selecione Previsões de fluxo de caixa para ver o impacto na caixa previsto da nota de encomenda selecionada.
• Previsão de fornecimento: selecione Previsões de fluxo de caixa para ver os fluxos de caixa futuros que estão associados à previsão de fornecimento do item selecionado.
• Previsão da procura: selecione Previsões de fluxo de caixa para ver os fluxos de caixa futuros que estão associados à previsão da procura do item selecionado.