Previsão de fluxo de caixa

Importante

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Pode utilizar as ferramentas de previsão de fluxo de caixa para analisar os próximos requisitos de fluxo de caixa e moeda, para que possa estimar a necessidade futura de caixa da empresa. Para obter uma previsão do fluxo de caixa, tem de concluir as seguintes tarefas:

• Identificar e listar todas as contas de liquidez. As contas de liquidez são as contas da empresa para caixa ou equivalentes de caixa.
• Configurar o comportamento das previsões de transações que afetam as contas de liquidez da empresa.

Depois de concluir estas tarefas, pode calcular e analisar as previsões do fluxo de caixa e dos próximos requisitos de moeda.

Integração da previsão do fluxo de caixa

A previsão do fluxo de caixa pode ser integrada com o Razão geral, as Contas a pagar, as Contas a receber, a Orçamentação e a gestão do inventário. O processo de previsão utiliza as informações de transação que são introduzidas no sistema e o processo de cálculo prevê o impacto na caixa esperado de cada transação. Os seguintes tipos de transação são considerados quando o fluxo de caixa é calculado:

• Ordens de venda - Ordens de venda que ainda não foram facturadas e que resultam em vendas físicas ou financeiras.
• Facturas de texto livre - Facturas de texto livre que ainda não foram lançadas e que resultam em vendas financeiras.
• Ordens de compra - Ordens de compra que ainda não foram facturadas e que resultam em compras físicas ou financeiras.
• Contas a receber - Transacções de clientes em aberto (facturas que ainda não foram pagas).
• Contas a pagar - Transacções de fornecedores em aberto (facturas que ainda não foram pagas).
• Operações de ledger - Operações em que é especificado que ocorrerá um lançamento futuro.
• Entradas do registo orçamental - Entradas do registo orçamental que são seleccionadas para previsões de fluxo de caixa.
• Previsões da procura - Linhas do modelo de previsão de inventário que são seleccionadas para previsões de fluxo de caixa.
• Previsões de fornecimento - Linhas do modelo de previsão de inventário que são seleccionadas para previsões de fluxo de caixa.
• Fonte de dados externa - Dados externos que são introduzidos ou importados para as previsões de fluxos de caixa utilizando modelos de folhas de cálculo.
• Previsões de projectos - Previsões contabilísticas e de gestão de projectos utilizando o modelo de previsão.
• Fluxo de caixa de pagamentos da autoridade fiscal de vendas - Montantes e calendário previstos de pagamentos da autoridade fiscal de vendas que resultam em pagamentos financeiros. Ative a funcionalidade Pagamentos à autoridade fiscal de vendas de fluxo de caixa.

Configuração

Para configurar o processo de previsão de fluxo de caixa, utilize a página Configuração da previsão de fluxo de caixa . Nesta página, especifique as contas de liquidez a monitorizar e os comportamentos de previsão predefinidos para cada área.

Razão geral

Primeiro, tem de definir as contas de liquidez a monitorizar através da previsão do fluxo de caixa. Normalmente, estas contas de liquidez são contas principais que estão associadas às contas bancárias que irão receber e desembolsar numerário. Na página Configuração da previsão de fluxo de caixa , no separador Razão , seleccione as contas principais a incluir na previsão. Se uma conta bancária tiver sido associada à conta principal na página Conta bancária , é apresentada no campo Conta bancária .

Pode configurar uma previsão de fluxo de caixa dependente para uma conta principal que contenha transações diretamente relacionadas com transações de noutra conta principal. Cada linha que adicionar na secção Nas contas dependentes cria um montante de previsão de fluxo de caixa numa conta principal dependente. Este montante é uma percentagem dos montantes do fluxo de caixa que ascende à conta principal primária que selecionou.

Em primeiro lugar, defina o campo Main account para a conta principal principal onde se espera que as transacções ocorram inicialmente. Defina o campo Dependent main account para a conta que será afetada pela transação inicial contra a conta principal principal. Defina os valores adequados para os outros campos da linha. É possível modificar o valor no campo Percentagem para refletir o efeito da conta principal primária na conta principal dependente. Para uma previsão de vendas ou compras, seleccione um valor Condições de pagamento que seja típico para a maioria dos clientes ou fornecedores. Defina o campo Tipo de lançamento para o tipo de lançamento esperado que está relacionado com a previsão de fluxo de caixa.

Contas a pagar

Pode calcular a previsão para compras utilizando as opções de configuração no separador Contas a pagar da página Configuração da previsão de fluxo de caixa . Antes de configurar a previsão de fluxo de caixa para as Contas a pagar, tem de configurar as condições de pagamento, os grupos de fornecedores e os perfis de lançamento de fornecedor.

Na secção Purchasing forecast defaults , pode selecionar comportamentos de compra predefinidos para a previsão de fluxo de caixa. Três campos determinam o momento do impacto de caixa: Tempo entre a data de entrega e a data da fatura, Condições de pagamento, e Tempo entre a data de vencimento da fatura e a data de pagamento. A previsão utilizará a definição predefinida para o campo Condições de pagamento apenas se não for especificado um valor na transação. Utilize uma condição de pagamento para descrever o número mais típico de dias para cada parte do processo.

O campo Contas de liquidez para pagamentos especifica a conta de liquidez que é mais com frequência utilizada para pagamentos. Utilize o campo Percentagem do montante a atribuir à previsão do fluxo de caixa para especificar se deve ser utilizada uma percentagem dos montantes durante a previsão. Deixe este campo em branco se os montantes totais de transação forem utilizados durante a previsão.

É possível substituir a configuração padrão do campo Tempo entre a data de vencimento da fatura e a data de pagamento para grupos de fornecedores específicos. A previsão utilizará o valor predefinido da secção Purchasing forecast defaults , a menos que seja especificado um valor diferente para o grupo de fornecedores que está relacionado com o fornecedor na transação. Para substituir o valor padrão, selecione um grupo de fornecedores e, em seguida, defina o novo valor para o campo Tempo de compra .

É possível substituir a configuração padrão do campo Conta de liquidez para perfis de lançamento de fornecedores específicos. A previsão utilizará o valor predefinido da secção Purchasing forecast defaults , a menos que seja especificada uma conta de liquidez diferente para o perfil de lançamento relacionado com o fornecedor na transação. Para substituir o valor predefinido, selecione um perfil de lançamento e, em seguida, especifique a conta de liquidez que se espera que seja afetada.

Contas a receber

Pode calcular a previsão de vendas utilizando as opções de configuração no separador Contas a receber da página Configuração da previsão de fluxo de caixa . Antes de configurar a previsão de fluxo de caixa para as Contas a receber, tem de configurar as condições de pagamento, os grupos de clientes e os perfis de lançamento de cliente.

Na secção Predefinições de previsão de vendas , é possível selecionar comportamentos de vendas predefinidos para a previsão de fluxo de caixa. Três campos determinam o momento do impacto de caixa: Tempo entre a data de envio e a data da fatura, Condições de pagamento, e Tempo entre a data de vencimento da fatura e a data de pagamento. A previsão utilizará a definição predefinida para o campo Condições de pagamento apenas se não for especificado um valor na transação. Utilize uma condição de pagamento para descrever o número mais típico de dias para cada parte do processo.

O campo Contas de liquidez para pagamentos especifica a conta de liquidez que é mais com frequência utilizada para pagamentos. Utilize o campo Percentagem do montante a atribuir à previsão do fluxo de caixa para especificar se deve ser utilizada uma percentagem dos montantes durante a previsão. Deixe este campo em branco se os montantes totais de transação forem utilizados durante a previsão.

É possível substituir a predefinição do campo Tempo entre a data de vencimento da fatura e a data de pagamento para grupos de clientes específicos. A previsão utilizará o valor predefinido da secção Sales forecast defaults , a menos que seja especificado um valor diferente para o grupo de clientes que está relacionado com o cliente na transação. Para substituir o valor predefinido, seleccione um grupo de clientes e, em seguida, defina o novo valor para o campo Sales time .

É possível substituir a configuração padrão para o campo Conta de liquidez para perfis de lançamento de clientes específicos. A previsão utilizará o valor predefinido da secção Sales forecast defaults , a menos que seja especificada uma conta de liquidez diferente para o perfil de lançamento relacionado com o cliente na transação. Para substituir o valor predefinido, selecione um perfil de lançamento e, em seguida, defina a conta de liquidez que se espera que seja afetada.

Orçamentação

Os orçamentos criados a partir de modelos orçamentais podem ser incluídos nas previsões de fluxo de caixa. Na página Configuração da previsão de fluxo de caixa no separador Elaboração do orçamento , seleccione os modelos de orçamento a incluir na previsão. Por predefinição, as novas entradas de registo orçamental são incluídas nas previsões após o modelo orçamental ter sido ativado para a previsão do fluxo de caixa.

As entradas de registo orçamental podem ser incluídas na previsão de fluxo de caixa numa base individual através da personalização. Quando adiciona a coluna "Incluir nas previsões de fluxo de caixa" à página Entrada de registo orçamental , o sistema substitui as definições na página Configuração da previsão de fluxo de caixa para incluir uma entrada de registo orçamental individual na previsão.

Gestão de inventário

As previsões de oferta e procura de inventário podem ser incluídas nas previsões de fluxo de caixa. No separador Gestão de inventário da página Configuração da previsão de fluxo de caixa , seleccione o modelo de previsão a incluir na previsão de fluxo de caixa. A inclusão na previsão de fluxo de caixa pode ser substituída nas linhas individuais de previsão de oferta e procura.

Configurar Dimensões para previsão de Fluxo de caixa

Um novo separador na página Configuração da previsão do fluxo de caixa permite-lhe controlar as dimensões financeiras que serão utilizadas para filtragem no espaço de trabalho Previsão do fluxo de caixa . Este separador só é apresentado quando a funcionalidade Previsões do fluxo de caixa estiver ativada.

Na guia Dimensions , escolha na lista de dimensões a serem usadas para filtragem e use as teclas de seta para movê-las para a coluna da direita. Apenas duas dimensões podem ser selecionadas para filtrar os dados de previsão do fluxo de caixa.

Configurar uma origem externa

Os dados externos podem ser introduzidos ou importados em previsões de fluxo de caixa quando o Finance Insights tiver sido configurado. Antes que os dados externos sejam introduzidos ou importados, as origens externas devem ser configuradas. No separador Fonte externa , defina as categorias de fluxo de caixa externo. Uma categoria pode ser Outgoing ou Incoming. Liquidez deve ser selecionado como o tipo de lançamento. Na grelha Definições de entidade legal , seleccione as entidades legais e as contas principais correspondentes às quais se aplicam as categorias de fluxo de caixa externo.

Para mais informações, consultar Dados externos nas previsões de fluxos de caixa.

Gestão e contabilidade do projeto

Na versão 10.0.17, uma nova funcionalidade permite a integração com a Gestão e contabilidade do projeto e a Previsão de fluxo de caixa. Na área de trabalho Gestão de funcionalidades , active a funcionalidade Previsão do projeto de fluxo de caixa para incluir os custos e receitas previstos na previsão do fluxo de caixa. No separador Gestão de projectos e contabilidade da página Configuração da previsão de fluxo de caixa , seleccione os tipos de projeto e os tipos de transação que devem ser incluídos na previsão de fluxo de caixa. Em seguida, selecione o modelo de previsão do projeto. Um submodelo de tipo de redução funciona melhor. As contas de liquidez que foram introduzidas na configuração das Contas a receber são utilizadas como as contas de liquidez predefinidas. Como tal, não é preciso introduzir contas de liquidez predefinidas quando configura a previsão do fluxo de caixa. Também pode ser utilizado um modelo de orçamento, mas só pode ser selecionado um tipo na página Configuração da previsão do fluxo de caixa para Gestão e contabilidade de projectos. Um modelo de previsão proporciona a maior flexibilidade quando é utilizada a Gestão e contabilidade do projeto ou o Project Operations.

Depois de a funcionalidade de previsão do projeto de fluxo de caixa estar activada, a previsão do fluxo de caixa pode ser visualizada para cada projeto na página Todos os projectos . No Painel de Ação, no separador Plan , no grupo Forecast , seleccione Cash flow forecast. Nos espaços de trabalho Síntese de tesouraria (ver a secção Reporting mais adiante neste artigo), o tipo de transação Previsão do projeto mostra as entradas (receitas previstas do projeto) e as saídas (custos previstos do projeto). Os montantes só podem ser incluídos se o campo Project stage nos espaços de trabalho Cash overview estiver definido como In process.

As transacções do projeto continuam a ser incluídas na previsão do fluxo de caixa de várias formas, independentemente de a funcionalidade Previsão do projeto de fluxo de caixa estar activada. As faturas do projeto lançadas são incluídas na previsão como parte das transações de cliente abertas. As ordens de venda e de compra iniciadas pelo projeto estão incluídas na previsão como encomendas abertas após a sua entrada no sistema. Também pode transferir as previsões do projeto para um modelo orçamental do livro-razão. Este modelo orçamental do livro-razão é então incluído na previsão do fluxo de caixa como parte das entradas de registo orçamental. Se tiver ativado a funcionalidade Previsão de projectos de fluxo de caixa , não transfira as previsões de projectos para um modelo de orçamento ledger, porque esta ação fará com que as previsões de projectos sejam contadas duas vezes.

Pagamentos à autoridade fiscal de vendas

A funcionalidade Pagamentos à autoridade fiscal de vendas de fluxo de caixa prevê o impacto dos pagamentos do impostos sobre vendas no fluxo de caixa. Utiliza transações fiscais não pagas, períodos de liquidação de impostos e o prazo de pagamento do período fiscal para prever a data e o montante dos pagamentos de fluxos de caixa.

Cálculo

Antes de ver a análise da previsão de fluxo de caixa, tem de executar o processo de cálculo do fluxo de caixa. O processo de cálculo irá projetar os impactos futuros das transações que foram introduzidas na caixa.

Calcule a previsão do fluxo de caixa utilizando a página Calcular previsões de fluxo de caixa . Pode calcular a previsão completa do fluxo de caixa ou uma previsão incremental do fluxo de caixa.

• Para limpar todas as transacções de previsão de fluxo de caixa e recalcular, defina o campo Método de cálculo da previsão de fluxo de caixa para Total. Recomendamos que utilize esta abordagem se não atualizar as previsões de fluxo de caixa durante muito tempo.
• Para atualizar as informações de fluxo de caixa existentes apenas para novas transacções, defina o campo Método de cálculo da previsão de fluxo de caixa para Novo. A página irá mostrar a data em que o seu cálculo de fluxo de caixa foi executado pela última vez.

Também pode utilizar o processamento de lotes para a sua previsão de fluxo de caixa. Para ajudar a assegurar que as suas análises de previsão são atualizadas regularmente, configure um processamento de lotes recorrente para o cálculo de previsão de fluxo de caixa.

Na versão 10.0.13, foi disponibilizado um melhoramento do processo de cálculo que utiliza a estrutura de automatização de processos para agendar a tarefa de cálculo do fluxo de caixa. Esta opção é activada utilizando a funcionalidade Automatização da previsão de fluxos de caixa na área de trabalho Gestão de funcionalidades . Uma vez activada, seleccione a ligação Automação da previsão do fluxo de caixa para apresentar a nova página de automação onde pode programar o processo de cálculo do fluxo de caixa. Para criar um novo calendário de previsão de fluxo de caixa, seleccione Criar nova automatização de processos e, em seguida, seleccione Automação de previsão de fluxo de caixa no menu pendente Tipo de calendário . Tem de definir uma agenda para cada empresa para a qual está a atualizar os dados de previsão de fluxo de caixa. Esta página também mostra quais são as tarefas de automatização de previsão de fluxo de caixa pendentes e quando foi concluída a última tarefa.

Nota

Se já estiverem agendadas tarefas em lote para as previsões de fluxo de caixa, receberá uma mensagem de erro e não poderá ativar esta funcionalidade. As tarefas de lote existentes terão de ser limpas antes de poder ativar esta funcionalidade.

Para mais informações, consulte Automação de processos.

Relatório

Após a previsão do fluxo de caixa ser calculada, tem de atualizar as informações da entidade associada para a geração de relatórios analíticos. Na página Entity store , seleccione a medida agregada LedgerCovLiquidityMeasurementV2 e, em seguida, clique em Refresh.

Existem duas áreas de trabalho que contêm dados de previsão de fluxo de caixa. Uma área de trabalho tem dados para todas as empresas e a outra tem dados apenas para a empresa atual.

O acesso ao espaço de trabalho para todas as empresas é controlado através do Ver fluxo de caixa do espaço de trabalho de todas as empresas duty. Por defeito, o espaço de trabalho Síntese de caixa - todas as empresas está disponível para as seguintes funções:

• Diretor geral
• Diretor financeiro
• Controlador financeiro

O acesso ao espaço de trabalho para a empresa atual é controlado através da função de espaço de trabalho View cash flow current company . Por predefinição, a área de trabalho Síntese de caixa - empresa atual está disponível para as seguintes funções:

• Contabilista
• Gestor de contabilidade
• Supervisor contabilístico
• Gestor de contas a pagar
• Gestor de contas a receber

O espaço de trabalho Síntese de caixa - todas as empresas mostra a análise da previsão de fluxo de caixa na moeda do sistema. A moeda do sistema e o tipo de taxa de câmbio do sistema que são utilizados para a análise são definidos na página Parâmetros do sistema . Esta área de trabalho mostra uma descrição geral da previsão de fluxo de caixa e os saldos de conta bancária para todas as empresas. Um gráfico de entradas e saídas de fluxo de caixa apresenta uma descrição geral dos saldos e futuros movimentos de caixa na moeda do sistema, juntamente com informações detalhadas sobre as transações previstas. Também pode ver os saldos de moeda previstos.

O espaço de trabalho Cash overview - current company mostra a análise da previsão do fluxo de caixa na moeda de contabilidade definida pela empresa. A moeda contabilística utilizada para a análise é definida na página Ledger . Esta área de trabalho mostra uma descrição geral da previsão de fluxo de caixa e os saldos de conta bancária para a empresa atual. Um gráfico de entradas e saídas de fluxo de caixa apresenta uma descrição geral dos saldos e futuros movimentos de caixa na moeda contabilística, juntamente com informações detalhadas sobre as transações previstas. Também pode ver os saldos de moeda previstos.

Para obter mais informações sobre a análise de previsão de fluxo de caixa, consulte Resumo de caixa Power BI conteúdo.

Além disso, pode ver dados de previsão de fluxo de caixa para contas, encomendas e itens específicos nas seguintes páginas:

• Balancete: Seleccione Previsões de fluxo de caixa para ver os fluxos de caixa futuros para a conta principal selecionada.
• Todos os pedidos de venda: No separador Fatura , seleccione Previsões de fluxo de caixa para ver o impacto de caixa previsto da encomenda de venda selecionada.
• Todos os pedidos de compra: No separador Fatura , seleccione Previsões de fluxo de caixa para ver o impacto de caixa previsto da encomenda selecionada.
• Previsão de fornecimento: Seleccione Previsões de fluxo de caixa para visualizar os fluxos de caixa futuros que estão associados à previsão de fornecimento do item selecionado.
• Previsão da procura: Seleccione Previsões de fluxo de caixa para ver os fluxos de caixa futuros associados à previsão de procura do item selecionado.