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Aprovar e confirmar notas de encomenda

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Este artigo descreve os estados pelos quais uma nota de encomenda (NE) passa depois de ter sido criada e o efeito de permitir a gestão de alterações em NEs.

Depois de criada uma nota de encomenda (NE), poderá ter de passar por um processo de aprovação. Depois de o fornecedor concordar com a encomenda, a NE é definido com o estado Confirmado.

Aprovação de notas de encomenda

As NEs que não usam a gestão de alterações têm o estado Aprovado logo que são criadas, enquanto as NEs que usam a gestão de alterações têm o estado Rascunho quando são criadas pela primeira vez. Uma NE que tenha sido criado ao confirmar uma ordem planeada do planeamento principal está sempre definido com o estado Aprovado, independentemente das definições de gestão de alterações. Uma NE cria transações de inventário apenas quando atinge o estado Aprovado. Assim, esse inventário não aparece como disponível para reserva ou marcação enquanto a encomenda não for aceite.

Ative a gestão de alterações para as NEs ao definir a opção Ativar gestão de alterações na página Parâmetros de aprovisionamento e aquisições. Quando a gestão de alterações estiver ativada, as NEs têm de passar por um fluxo de trabalho de aprovação depois da sua conclusão. O Supply Chain Management tem um editor de processos de fluxo de trabalho onde pode definir um fluxo de trabalho para representar o seu processo de aprovação. Este fluxo de trabalho pode incluir regras para aprovação automática, regras que determinam quem será designado para aprovar determinadas NEs, e regras para escalar um fluxo de trabalho que tem estado à espera de aprovação há muito tempo. Pode ativar o processo de gestão de alterações para todos os fornecedores ou para fornecedores específicos. Também pode configurar o processo para poder ser substituído para NEs individuais.

Quando a gestão de alterações está ativada, as NEs passam por seis estados de aprovação, de Rascunho para Finalizado. Após a aprovação de uma encomenda, os utilizadores que pretendam modificá-la têm de utilizar a ação Pedir alteração.

Estado de aprovação Descrição A alteração da solicitação está ativada
Rascunho A NE é um rascunho e não foi submetida para aprovação no fluxo de trabalho da NE. Não
Em revisão A NE foi submetida para aprovação no fluxo de trabalho da NE. A aprovação está pendente. Não
Rejeitado A NE foi rejeitada durante o processo de aprovação. Não
Aprovado A NE foi aprovada. Sim
Confirmado A NE foi confirmada. Uma NE não pode ser confirmado enquanto não tiver sido aprovada. Sim
Finalizado A NE foi tornada final. Está agora fechada financeiramente e já não pode ser alterada. Não

Confirmar notas de encomenda

As NEs com o estado de aprovação Aprovado podem passar por passos adicionais antes de serem confirmadas. Por exemplo, poderá ter de enviar uma consulta de compra ao fornecedor para consultar os preços, descontos ou datas de receção. Neste caso, pode definir a NE para o estado Em revisão externa utilizando a ação Consulta de compra.

Os fornecedores que estão configurados para usar o módulo de colaboração com fornecedores podem rever as encomendas no portal e aprová-las ou rejeitá-las. Durante este processo de revisão, a NE tem o estado Em revisão externa. O módulo de colaboração com fornecedores pode ser configurado para uma confirmação do fornecedor confirmar automaticamente a encomenda no Supply Chain Management. Neste cenário, tem de agendar a tarefa de lote Confirmar notas de encomenda aceites de colaboração do fornecedor, que é responsável pelo processamento e confirmação das suas NEs. Em alternativa, pode confirmar manualmente uma NE depois de receber a confirmação do fornecedor. Se um fornecedor rejeitar uma NE, a rejeição é recebida juntamente com a razão da rejeição e sugestões de alterações. Neste caso, o estado da NE permanece Em revisão externa.

Existe igualmente uma opção para gerar uma confirmação pro forma para uma encomenda antes de a confirmação real ter sido processada. Esta opção cria apenas um relatório que pode partilhar com o fornecedor. Não cria qualquer informações de diário.

Depois de o fornecer aceitar a encomenda, o passo seguinte é registar a NE como comprometida. Pode concluir este passo utilizando a ação Confirmação ou a ação Confirmar. Estas duas ações definem o estado de aprovação da encomenda como Confirmado. A confirmação de uma encomenda inicia dois processos adicionais:

  • Um diário é criado para armazenar uma cópia exata do que foi confirmado no sistema. Por vezes, as encomendas requerem alterações e são criados diários adicionais após a confirmação da encomenda atualizada. Estes diários permitem ver o histórico das várias versões da encomenda que foram confirmadas.
  • São criadas distribuições contabilísticas, e ocorrem verificações de encomendas e orçamentais se esta funcionalidade tiver sido ativada. Se alguma verificação falhar, receberá uma mensagem de erro a indicar que têm de ser feitas alterações à NE antes de poder ser novamente confirmada.

Um fornecedor pode solicitar algum tipo de garantia de que o pagamento será fornecido para uma compra. Existem vários métodos para fornecer esta garantia dentro dos processos de contas a pagar. Por exemplo, a ação Pré-pagamento reserva fundos para a NE e este pré-pagamento é registado na NE.

Alteração de notas de encomenda

Em algumas situações, poderá ter de alterar uma NE depois de ter atingido um estado de aprovação de Aprovado ou Confirmado.

Se a NE foi criado utilizando um processo de gestão de alterações, pode efetuar alterações ao revogar a encomenda ou, se a encomenda já tiver sido aprovada, utilizando a ação Pedir alteração. Neste caso, o estado de aprovação é alterado de volta para Rascunho e poderá então modificar a encomenda. Depois de ter terminado as alterações, poderá ter de submeter a NE para nova aprovação. Pode configurar os tipos de alterações que requerem a nova aprovação utilizando uma regra de política Regra de reaprovação para ordens de compra na página Políticas de compras.

Se uma parte da quantidade encomendada para uma linha da NE tiver sido entregue, não poderá alterar a quantidade encomendada quando a nota de encomenda estiver em Rascunho. No entanto, pode alterar a quantidade Remanescente da entrega na linha para a nota de encomenda que está no estado Rascunho.

Depois confirmada uma encomenda, já não pode eliminá-la. No entanto, pode cancelar a quantidade total ou qualquer quantidade restante numa encomenda, desde que a quantidade não tenha sido recebida ou faturada. Em seguida, pode utilizar a ação Finalizar para evitar processamento posterior.

Cancelar notas de encomenda

Uma NE pode ser cancelada utilizando a ação Cancelar no cabeçalho.

Se a quantidade tiver sido parcialmente registada, recebida ou faturada, pode cancelar apenas a quantidade restante que não tenha sido registada, recebida ou faturada. A quantidade de encomenda é então reduzida em conformidade. Quando a quantidade na linha é atualizada, o estado da linha também é atualizado. Por exemplo, a quantidade original na linha é 5 e é recebida uma quantidade de 3. Neste caso, só podem ser cancelados dois. A linha é então atualizada para o estado Recebido.

Se for adicionado um remanescente de entrega à linha da encomenda e exceder a quantidade na linha de encomenda, a ação Cancelar não cancela a quantidade excessiva. Em vez disso, a linha permanece no estado Ordem em aberto porque tem uma quantidade restante. Por exemplo, a quantidade original na linha é 5 e o remanescente da entrega é 7. Se a encomenda for cancelada, são canceladas cinco e permanece uma quantidade de 2, como pode ver nas transações de inventário.

Para cancelar toda a quantidade numa linha de NE, deve cancelar a quantidade restante de entrega na linha. A linha será então atualizada para o estado Cancelado.

Se uma NE estiver sob gestão de alterações, qualquer alteração, como o cancelamento da encomenda ou o remanescente da entrega, tem de ser submetida para o sistema de fluxo de trabalho e aprovada antes de o processo poder ser concluído e as transações de inventário poderem ser atualizadas como canceladas.

Recursos adicionais