Descrição geral da nota de encomenda
Este artigo fornece informações gerais sobre notas de encomenda (NE) e ligações para outros artigos que estão relacionados com as várias fases que uma NE passa.
Uma nota de encomenda (NE) é um documento que representa um acordo com um vendedor para comprar bens ou serviços. O documento também ajuda a monitorizar os recibos de produtos que são feitos para a encomenda e, posteriormente, a contabilização das faturas de fornecedores que o fornecedor fatura para a encomenda.
A página Nota de encomenda contém uma descrição geral das encomendas disponíveis e permite modificar essas encomendas. Quando abre uma NE, pode selecionar a vista Cabeçalho, que contém informações que são especificadas apenas uma vez para cada NE, como os detalhes do fornecedor. Em alternativa, pode selecionar a vista Linhas, onde pode modificar as linhas de encomenda. Normalmente, irá alternar entre estas duas vistas à medida que modifica as NE. Os encargos não estão listadas diretamente na página Notas de encomenda, mas são acedidas através de menus no cabeçalho e nas linhas da encomenda.
Existem muitos relatórios onde pode ver informações sobre NEs, recibos de produtos e faturas de fornecedor. Estes relatórios encontram-se nos módulos Aprovisionamento e aquisições e Contas a pagar.
As áreas de trabalho Preparação da nota de encomenda e Recibo e seguimento de notas de encomenda permitem visualizar as listas de NEs nos vários estados para os que progrediram. Fornecem igualmente um resumo das ações que têm de ser tomadas. A área de trabalho Preparação da nota de encomenda está focada na criação e revisão da NE, processamento da encomenda através de aprovação e confirmação com o fornecedor. A área de trabalho Recibo e seguimento da nota de encomenda está focada no processamento da receção de bens ou serviços contra NEs. Inclui listas que dão informações sobre os recibos que estão vencidos ou que em breve estarão vencidos para entrega pelo fornecedor. Estas áreas de trabalho não são utilizados para executar as atividades de recibos relacionadas que são feitas no armazém. Essas atividades são realizadas utilizando páginas nos módulos Gestão de inventário e Gestão de armazém. O processamento das faturas de fornecedor deve ser feito utilizando a área de trabalho Entrada de faturas de fornecedores e os pagamentos devem ser feitos utilizando a área de trabalho Pagamentos do fornecedor.
Os seguintes artigos fornecem uma descrição geral das várias fases que uma NE passa:
- Criar notas de encomenda
- Aprovar e confirmar notas de encomenda
- Recibo de produto em notas de encomenda
- Descrição geral das faturas de fornecedores
Tipos de notas de encomenda
Existem três tipos de NEs. Quando cria uma NE, tem de especificar o tipo. Pode configurar um tipo de encomenda padrão para novas encomendas na página ParÂmetros de Aprovisionamento e aquisições.
| Tipo de NE | Descrição |
|---|---|
| Diário | Utilize este tipo para criar uma encomenda de rascunho. Este tipo não afeta as quantidades em stock nem gera transações de inventário. As linhas do diário de NE não estão incluídas no agendamento principal. |
| Nota de encomenda | Utilize este tipo para criar NEs quando as encomendas são confirmadas com um fornecedor e como as encomendas são processadas através de recibo e faturação antes do pagamento ser feito ao fornecedor. Este tipo de NE é o mais comum. |
| Encomenda devolvida | Utilize este tipo quando devolve bens ao fornecedor. Este tipo de encomenda requer que especifique o número de autorização de devolução de material (RMA) que o fornecedor lhe dá. Especifique o número de RMA no separador Geral da NE. As linhas de encomenda têm de ter quantidades negativas. |
Estados da nota de encomenda
As NEs incluem vários campos de estado que indicam o progresso da encomenda. Todos estes campos são visíveis na vista Cabeçalho da encomenda e alguns também são visíveis na descrição geral da grelha de todas as encomendas. O campo Estado da nota de encomenda mostra o estado das quantidades na encomenda. Estão disponíveis os seguintes valores:
- Encomenda aberta – Foram criadas encomendas e as quantidades estão na encomenda.
- Recebida - Quantidade que foi recebida, mas que ainda não foi faturada.
- Faturada – A quantidade total da encomenda foi faturada. Se uma encomenda tiver sido parcialmente recebida ou faturada, então, nem o estado Recebida, nem o estado Faturada são adequados. Portanto, a encomenda ainda terá um estado de Encomenda aberta.
- Cancelada – Uma encomenda foi confirmada, mas que foi posteriormente cancelada. Assim, este estado indica que já não existem quaisquer quantidades abertas na encomenda.
O campo Estado do documento ajuda-o a rever rapidamente o progresso da encomenda em termos de documentos que foram processados. Mostra o estado do documento mais recente que foi concluído para a encomenda. Estão disponíveis os seguintes valores:
- Nenhum - Ainda nenhum documento foi processado para a encomenda.
- Consulta de compra – Foi gerado um inquérito de compra e a encomenda está a aguardar comentários do fornecedor.
- Nota de encomenda – A confirmação foi processada na encomenda.
- Recibo do produto – O recibo do produto foi processado na encomenda.
- Fatura – Foi contabilizada uma fatura com a encomenda.
O campo Estado de aprovação é utilizado quando uma NE passa por um processo de revisão ou fluxo de trabalho. Estão disponíveis os seguintes valores:
- Rascunho, Em revisão e Rejeitado – Estes estados são utilizados apenas quando é usado um fluxo de trabalho de aprovação para a NE.
- Aprovado – Este estado é atribuído a encomendas que tenham concluído a aprovação do fluxo de trabalho. As encomendas que são criadas sem utilizar um fluxo de trabalho de aprovação recebem imediatamente o estado Aprovado.
- Em revisão externa – Este estado é utilizado em cenários em que um inquérito de compra é enviado ao fornecedor, para que o fornecedor possa confirmar os termos da NE. Este estado também é utilizado no processo que é iniciado pela ação Pedido de confirmação. Para este processo, é solicitado ao fornecedor para confirmar os termos da NE ao ligar-se ao seu sistema e registando se confirma ou rejeita a encomenda.
- Confirmado – Este estado é atribuído após a confirmação da encomenda. Normalmente, este estado é o último estado de aprovação que é atribuído a uma encomenda.