Descrição geral de faturas de fornecedores

Artigo
03/13/2024

Importante

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Este artigo fornece informações gerais sobre faturas de fornecedores. As faturas de fornecedores são pedidos para pagamento de produtos e serviços. As faturas de fornecedores podem representar serviços em curso ou podem ser baseadas em notas de encomenda de itens e serviços específicos.

Faturas de fornecedores

Uma fatura de fornecedor de uma nota de encomenda é produzida quando os produtos ou serviços são recebidos de acordo com uma nota de encomenda efetuada a um fornecedor. A fatura de fornecedor contém um cabeçalho e uma ou mais linhas para itens ou serviços. Uma fatura de fornecedor completa o ciclo desde a nota de encomenda à receção do produto até à fatura de fornecedor.

Embora algumas faturas de fornecedor estejam associadas a uma nota de encomenda, as faturas de fornecedor também podem conter linhas que não correspondem a linhas de notas de encomenda. Também é possível criar faturas de fornecedores que não estejam associadas a qualquer nota de encomenda. Estas faturas de fornecedores podem representar serviços contínuos, tais como uma fatura de serviços públicos. Não é necessário referir uma nota de encomenda ao adicionar um serviço em curso.

Existem várias formas de inserir uma fatura de fornecedor:

O registo de faturas de fornecedores permite-lhe introduzir rapidamente faturas que referem uma nota de encomenda, para que possa acumular as despesas. Ao utilizar o diário de aprovações de faturas de fornecedores, pode selecionar essas faturas e publicá-las no saldo do fornecedor para estornar a acumulação.
O diário de faturas de fornecedores permite-lhe introduzir rapidamente faturas que não referem uma nota de encomenda, num único passo.
Juntamente com o conjunto de faturas de fornecedores, o registo de faturas de fornecedores permite-lhe introduzir rapidamente faturas para acumular as despesas. Pode abrir as notas de encomenda associadas mais tarde para publicar a fatura contra a conta de despesas.
As páginas Faturas de fornecedores em aberto e Faturas de fornecedores pendentes permitem-lhe criar faturas de fornecedores a partir de notas de encomenda confirmadas.
A solução Invoice Capture cria automaticamente faturas de fornecedor a partir de imagens de faturas digitais. Para mais informações, consulte Invoice Capture.

O debate seguinte fornece mais informações sobre como utilizar a página Faturas de fornecedores em aberto ou Faturas de fornecedores pendentes para criar uma fatura de fornecedor a partir de uma nota de encomenda.

Compreender as quantidades de linhas de faturas

Ao abrir uma fatura de fornecedor a partir de uma nota de encomenda relacionada, o sistema cria linhas de fatura a partir da nota de encomenda. Por predefinição, o sistema retira as quantidades do recibo do produto. No entanto, pode utilizar qualquer um dos seguintes comportamentos predefinidos:

Quantidade a receber agora — Utilize esta opção para envios parciais. O valor predefinido no campo Quantidade será definido para a quantidade especificada no campo Receber agora na nota de encomenda.
Quantidade encomendada — Utilize esta opção para envios completos. O valor predefinido no campo Quantidade será definido para a quantidade especificada no campo Encomendado na nota de encomenda.
Quantidade registada — Utilize esta opção se o item necessitar de registo, como especificado na página Grupos de modelos de itens. O valor predefinido no campo Quantidade é a quantidade física atualizada que foi registada.
Quantidade do recibo de produto — Utilize esta opção se já tiver sido recebido um recibo de produto para a encomenda. O valor predefinido no campo Quantidade é a quantidade total de recibos de produto disponíveis.
Quantidade registada e serviços — Utilize esta opção se as quantidades tiverem sido registadas nos diários de chegada de itens em stock ou de itens que não estejam em stock. Esta opção também inclui serviços, independentemente de estarem ou não registados.

Se a entidade legal utilizar correspondência de faturas, pode ver os resultados da correspondência de quantidades na coluna Correspondência da quantidade do recibo de produto. Também pode utilizar o botão Detalhes de correspondência no separador Rever do Painel de ações para ver os resultados da correspondência de quantidades.

Adicionar uma linha que não estava na nota de encomenda

Pode adicionar uma linha que não estava na nota de encomenda à fatura de fornecedor. Tem de selecionar um número de item ou uma categoria de aprovisionamento. Pode então adicionar quantidades, preços e montantes à linha. A linha será incluída apenas nas políticas de correspondência para totais de faturas.

Submeter uma fatura de fornecedor para revisão

A sua organização poderá utilizar fluxos de trabalho para gerir o processo de revisão de faturas de fornecedores. A revisão dos fluxos de trabalho pode ser requerida para o cabeçalho da fatura, a linha da fatura, ou ambos. Os controlos do fluxo de trabalho aplicam-se ao cabeçalho ou à linha, dependendo de onde está o foco quando seleciona o controlo. Em vez do botão Publicar button, um botão Submeter envia a fatura de fornecedor através do processo de revisão.

Impedir que a fatura seja submetida ao fluxo de trabalho

Seguem-se várias formas de impedir que uma fatura seja submetida a um fluxo de trabalho.

O total das faturas e o total registado não são iguais. O utilizador que submeteu a fatura receberá um alerta de que os totais não são iguais. Este alerta dá ao utilizador uma oportunidade de corrigir os saldos antes de voltar a submeter a fatura para o sistema do fluxo de trabalho. Esta caraterística está disponível se o parâmetro Proibir a submissão para o fluxo de trabalho quando o total da fatura e o total da fatura registado não forem iguais na página Gestão de caraterísticas e a Opção de fluxo de trabalho quando o total da fatura e o total registado não forem iguais na página Parâmetros de contas a pagar estiverem ativados.
A fatura contém custos não alocados. O utilizador que submeteu a fatura receberá um alerta de que a fatura tem custos não alocados. Desta forma, o utilizador pode corrigir a fatura antes de a voltar a submeter para o sistema do fluxo de trabalho. Esta caraterística está disponível se o parâmetro Proibir a submissão para o fluxo de trabalho quando houver custos não alocados numa fatura de fornecedor na página Gestão de caraterísticas estiver ativado e o parâmetro Opção de fluxo de trabalho quando houver custos não alocados na página Parâmetros de contas a pagar estiver ativado.
A fatura contém o mesmo número de fatura que outra fatura publicada. O utilizador que submeteu a fatura receberá um alerta a indicar que foi encontrada uma fatura que tem um número duplicado. O utilizador pode corrigir o número duplicado antes de voltar a submetê-la para o sistema do fluxo de trabalho. O alerta será apresentado se o parâmetro Verificar o número de fatura utilizado em Contas a pagar for definido como Rejeitar duplicado. Esta funcionalidade está disponível se o parâmetro Proibir a submissão no fluxo de trabalho quando o número da fatura já existe numa fatura publicada e o seu sistema não está configurado para aceitar números de fatura duplicados na página Gestão de funcionalidades estiver ativado.
A fatura contém uma linha em que a quantidade da fatura é inferior à quantidade do recibo de produto correspondente. O utilizador que submete a fatura ou que a tenta lançar receberá uma mensagem de que as quantidades não são iguais. Esta mensagem dá ao utilizador uma oportunidade de corrigir os valores antes de voltar a submeter a fatura para o sistema do fluxo de trabalho. Esta caraterística está disponível se o parâmetro Bloquear publicação e submissão de faturas de fornecedor no fluxo de trabalho na página Gestão de funcionalidades estiver ativado e o parâmetro Bloquear publicação e submissão no fluxo de trabalho na página Parâmetros de contas a pagar estiverem ativados.

Correspondência de faturas de fornecedores com recibos de produtos

Pode introduzir e guardar informações para faturas de fornecedores e pode corresponder linhas de faturas com linhas de recibos de produtos. Também é possível corresponder quantidades parciais para uma linha.

Pode criar uma fatura de fornecedor que se baseia nos itens de linha do recibo de produto que foram recebidos até à data atual, mesmo que todos os itens para uma determinada nota de encomenda ainda não tenham sido recebidos. Por exemplo, poderá utilizar esta opção se um fornecedor enviar uma fatura por mês para cobrir todas as entregas que tiver enviado durante esse mês. Cada recibo de produto representa uma entrega parcial ou completa dos itens da nota de encomenda.

Quando uma fatura está em fluxo de trabalho, o aprovador pode atualizar as quantidades da fatura para que correspondam ao valor no campo Quantidade de recibos de produtos a corresponder. Para tal, selecione a funcionalidade Atualizar as quantidades de fatura para corresponder às quantidades de recibo do produto no fluxo de trabalho na área de trabalho Gestão de funcionalidades e selecione Ativar. Se um aprovador no processo de fluxo de trabalho tiver removido todas as correspondências de todos os recibos de produtos da linha da fatura, esta será eliminada. Quando esta funcionalidade não está ativada, as quantidades faturadas não são atualizadas para faturas no fluxo de trabalho.

Quando publica a fatura, a quantidade Remanescente da fatura de cada item é atualizada com o total das quantidades recebidas dos recibos de produtos selecionados. Se a quantidade Remanescente da fatura e a quantidade Remanescente da entrega de todos os itens na nota de encomenda for 0 (zero), o estado da nota de encomenda é alterado para Faturado. Se a quantidade Remanescente da fatura for diferente de 0, o estado da nota de encomenda permanece inalterado, e podem ser introduzidas faturas adicionais.

Esta opção assume que, pelo menos, um recibo de produto foi publicado para a nota de encomenda. A fatura de fornecedor baseia-se nestes recibos de produtos e reflete as quantidades neles indicadas. As informações financeiras da fatura baseiam-se nas informações introduzidas ao publicar a fatura.

Para obter mais informações, consulte a secção Registar fatura de fornecedor e corresponder a quantidade recebida.

Configurar uma tarefa automatizada para o fluxo de trabalho da fatura de fornecedor para publicar a fatura de fornecedor através de uma tarefa de lote

Pode adicionar uma tarefa de publicação automática ao fluxo de trabalho de faturas de fornecedores para que as faturas sejam processadas em lote. A publicação de faturas num lote permite que o processo de fluxo de trabalho continue sem ter de esperar que a publicação termine, o que melhora o desempenho geral de todas as tarefas submetidas ao fluxo de trabalho.

Para publicar uma fatura de fornecedor num lote, na página Gestão de funcionalidades, ative o parâmetro Publicação de lote de faturas de fornecedores. Os fluxos de trabalho de faturas de fornecedores são configurados ao aceder a Contas a pagar > Configuração > Fluxos de trabalho de contas a pagar.

Pode ver a tarefa Publicar a fatura de fornecedor utilizando um lote no editor de fluxo de trabalho, independentemente de o parâmetro da funcionalidade Publicação de lote de faturas de fornecedores estar ativado. Quando o parâmetro da funcionalidade não estiver ativado, uma fatura com o parâmetro Publicar a fatura de fornecedor utilizando uma tarefa de lote não será processada no fluxo de trabalho até que este esteja ativado. A tarefa Publicar a fatura de fornecedor utilizando um lote não pode ser utilizada no mesmo fluxo de trabalho que a tarefa automatizada Publicar faturas de fornecedores. Além disso, a tarefa Publicar a fatura de fornecedor utilizando um lote deve ser o último elemento na configuração do fluxo de trabalho.

Pode especificar o número de faturas a incluir no lote e o número de horas a esperar antes de reagendar um lote, ao aceder a Contas a pagar > Configuração > Parâmetros de contas a pagar > Fatura > Fluxo de trabalho de faturas.

Trabalhar com várias faturas

É possível trabalhar com várias faturas ao mesmo tempo e publicar todas ao mesmo tempo. Se precisar de criar várias faturas, utilize a página Faturas de fornecedores pendentes. Se tiver de publicar e imprimir várias faturas de fornecedores, utilize o Diário de aprovações de faturas. Se utilizar o Diário de aprovações de faturas, tem de ser publicado, pelo menos, um recibo de produto para a nota de encomenda e tem de ser publicada uma fatura para a nota de encomenda num registo de faturas. As informações financeiras para a fatura provêm da fatura publicada no registo.

Recuperação de faturas de fornecedores que estão a ser utilizadas

Enquanto uma fatura de fornecedor está a ser utilizada, não pode ser editada por outro utilizador. No entanto, o estado de uma fatura pode, por vezes, indicar que a fatura está a ser utilizada, mesmo que não esteja a ser ativamente editada. Por exemplo, a aplicação pode ter deixado de responder enquanto a fatura estava a ser editada, ou um utilizador pode ter deixado inadvertidamente a fatura em aberto na aplicação.

Pode utilizar a página Recuperar faturas de fornecedores para recuperar ou lançar faturas de fornecedores que estejam a ser utilizadas há mais de quatro horas, de modo a que possam ser editadas. Pode abrir esta página a partir da navegação Tarefa periódica ou um mosaico na área de trabalho Entrada de fatura de fornecedor. Depois de uma fatura ser recuperada, estará disponível para edição na página Fatura de fornecedor.

Apenas pode aceder à página Recuperar faturas de fornecedores se lhe for atribuído o privilégio e o dever de segurança Recuperar faturas de fornecedores em utilização. Adicionalmente, o parâmetro Permitir recuperação de faturas de fornecedores na página Parâmetros de contas a pagar tem de ser ativado.

Dimensão financeira predefinida em linhas de fatura de fornecedor

Para faturas de fornecedor associadas a notas de encomenda, a dimensão financeira predefinida será derivada das linhas de nota de encomenda correspondentes.

Para faturas de fornecedor que não estão associadas a qualquer nota de encomenda, a dimensão financeira predefinida irá unir a dimensão da ligação de dimensões, cabeçalho da fatura, item. Se for definida a mesma dimensão na ligação de dimensões, no cabeçalho da fatura e no item, a dimensão na linha de fatura seguirá a sequência de prioridades: ligação de dimensões > cabeçalho da fatura > Item

Repor o estado do fluxo de trabalho das faturas de fornecedor de Irrecuperável para Rascunho

Uma instância de fluxo de trabalho que foi interrompida por causa de um erro irrecuperável terá um estado de fluxo de trabalho de Irrecuperável. Quando o estado de um fluxo de trabalho de faturas de fornecedores é Irrecuperável, pode redefini-lo para Rascunho ao selecionar Revogar. Em seguida, editar a fatura de fornecedor. Esta funcionalidade estará disponível se o parâmetro Reposição do estado do fluxo de trabalho das faturas de fornecedores de Irrecuperável para Rascunho na página Gestão de funcionalidades estiver ativado.

Pode utilizar a página Histórico de fluxos de trabalho para repor o estado do fluxo de trabalho como Rascunho. Pode abrir esta página a partir da Fatura de fornecedor ou da navegação Comum > Consultas > Fluxo de trabalho. Para repor o estado do fluxo de trabalho como Rascunho, selecione Revocar. Também pode repor o estado do fluxo de trabalho como Rascunho selecionando a ação Revogar na página Fatura de fornecedor ou na página Faturas de fornecedores pendentes. Depois de o estado do fluxo de trabalho ser reposto para Rascunho, fica disponível para edição na página Fatura de fornecedor.

Visualização do total de faturação na página Faturas de fornecedores pendentes

Pode ver o total de faturação na página Faturas de fornecedores pendentes ao ativar o parâmetro Visualizar o total de faturação na lista de faturas de fornecedores pendentes na página Parâmetros de contas a pagar.

Relatório de transações em aberto de fornecedores

O relatório de Transações em aberto de fornecedores fornece informações detalhadas sobre as transações em aberto para cada fornecedor a partir da data que especificar. Este relatório é frequentemente utilizado durante o procedimento de auditoria para verificação de saldos entre as transações do livro de fornecedores e as transações da conta de razão.

Para cada transação, o relatório inclui os seguintes detalhes:

Número da fatura
Data de transação
Número de comprovativo
Montante da transação na moeda de transação e na moeda contabilística
Saldo de crédito na moeda de transação e na moeda contabilística
Saldo de débito na moeda de transação e na moeda contabilística
Montante de subtotal na moeda contabilística
Data de vencimento do pagamento

Filtrar os dados no relatório

Ao gerar o relatório Transações em aberto de fornecedores, estão disponíveis os seguintes parâmetros predefinidos. Pode utilizá-los para filtrar os dados que serão incluídos no relatório.

Excluir liquidações futuras — Selecione esta caixa de verificação para excluir transações liquidadas após a data que é inserida no campo Transações em aberto por.
Transações em aberto por — Introduza uma data para incluir transações que estejam em aberto a partir dessa data. Se não introduzir uma data, este campo é definido para a data máxima. (A data máxima é a última data que o sistema aceitará, 31 de dezembro de 2154.) Por predefinição, da próxima vez que o relatório for executado, este campo será definido como a última data que foi inserida no mesmo.

Pode utilizar os filtros no campo Registo a incluir para limitar ainda mais os dados da transação incluídos no relatório.

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