Introduzir e comparar ofertas de RFQ e adjudicar contratos

Este artigo explica como introduzir respostas a um pedido de cotação (RFQ), classificar e comparar ofertas, além de adjudicar o contrato a um dos fornecedores. Pode utilizar este procedimento na empresa de dados de demonstração USMF.

Antes de iniciar esse procedimento, deve ter um RFQ com duas linhas que foi enviado para pelo menos dois fornecedores. Para criar este RFQ, conclua o procedimento Criar um pedido de cotação. Os critérios de classificação também devem ser configurados antes que possa concluir este procedimento.

É possível introduzir a oferta como um fornecedor ou um profissional de compras. Para obter mais informações, consulte Configurar e manter colaboração do fornecedor.

Introduzir uma resposta como um fornecedor

1. Aceda a Colaboração do fornecedor > Áreas de trabalho > Licitação de fornecedores.
2. Na lista Novos convites de ofertas, encontre um RFQ que acabou de ser enviado. Selecione o RFQ para rever o que foi pedido.
3. Selecione Anexos de RFQ para rever todos os anexos que foram adicionados.
4. Selecione Oferta para tornar os campos editáveis. Observe que o campo Progresso da oferta está definido como O fornecedor está a atualizar.
5. No cabeçalho e nas linhas, introduza os valores da resposta da oferta.
6. Se algum anexo precisar de ser adicionado à oferta, selecione Anexos de ofertas.
7. Selecione o Separador Rápido Itens de orientação de ofertas para verificar se algum documento é necessário.
8. Selecione o Separador Rápido Emendas para verificar se o RFQ foi modificado.
9. Selecione o Separador Rápido Questionário. Quaisquer questionários que apareçam aqui devem ser respondidos.
10. Selecione o Separador Rápido Detalhes da linha para ver informações estendidas sobre a linha.
11. Selecione Repor do RFQ apenas para repor os valores introduzidos nos valores originais do RFQ.
12. Pode guardar a oferta a qualquer momento e fazer o processamento adicional posteriormente, desde que a data e a hora de expiração não tenham passado. Nesse caso, pode localizar a oferta na lista Ofertas em curso na área de trabalho Licitação de fornecedores.
13. Quando a oferta estiver pronta para ser enviada, selecione Submeter. Se não quiser fazer a oferta, selecione Recusar. As ofertas submetidas estão disponíveis na lista Ofertas submetidas na área de trabalho Licitações de fornecedores.
14. Depois de a oferta ser submetida, pode recuperá-la a qualquer momento antes da data e hora de expiração. Observe que quando uma oferta é recuperada, não é tratada como submetida. Quando a oferta é aceite ou rejeitada pelo departamento de compras, aparece na lista Ofertas concedidas ou Ofertas perdidas na área de trabalho Licitações de fornecedores.

Introduzir a resposta de um fornecedor como profissional de compras

1. Certifique-se de que a permissão para editar as ofertas dos fornecedores está configurada. Aceda a Aprovisionamento e fornecimento > Configuração > Parâmetros de aprovisionamento e fornecimento. No separador Pedidos de cotação, defina a opção O comprador pode editar a oferta de fornecedores como Sim.
2. Aceda a Aprovisionamento e fornecimento > Pedidos de cotação > Todos os pedidos de cotação.
3. Selecione um RFQ com um estado Enviado e depois a ligação no campo Caso de pedido de cotação.
4. Selecione Gerir respostas. A página que aparece mostra um RFQ para cada fornecedor que foi convidado para a oferta.
5. Selecione um RFQ que não foi respondido. (O campo Progresso da resposta deve ser definido como Não iniciado.)
6. Selecione Editar > Editar resposta de RFQ. A página Resposta de RFQ é apresentada. Como profissional de compras, pode introduzir a resposta em nome do fornecedor. Observe que o campo Progresso da oferta está definido como O comprador está a atualizar.
7. Introduza os dados da oferta. Quando terminar, selecione Submeter.

Classificar as ofertas

1. Na página Todos os pedidos de cotação, selecione o caso de RFQ para o qual deseja classificar as respostas.
2. Selecione Gerir respostas.
3. Selecione a resposta a classificar.
4. Selecione Cabeçalho para que possa ver a classificação da oferta.
5. No Separador Rápido Classificação da oferta, introduza um número no campo Classificação para um dos critérios de classificação. Se passar o rato sobre um critério de classificação, uma descrição mostrará o intervalo em que a classificação deve estar. Nesta demonstração, pode introduzir um número entre 1 e 5 para qualquer um dos critérios de classificação.
6. Repita o passo 5 para outro critério de classificação.
7. Se o caso de RFQ tiver um questionário que foi enviado aos fornecedores, poderá introduzir as respostas do fornecedor no Separador Rápido Questionários.
8. Feche a página.
9. Repita os passos 1 a 8 para todas as outras ofertas.

Comparar as respostas

1. No Painel de Ações, no separador Geral, selecione Comparar respostas.
2. No campo Classificação, introduza um número.
   • Esta página mostra as ofertas, juntamente com a informação do cabeçalho e da linha, e também a classificação total ao nível do cabeçalho. Pode comparar as linhas classificando a grelha de forma a que as linhas comparáveis sejam próximas umas das outras. As seguintes informações também estão incluídas:
   • Quantidade – A quantidade que o fornecedor cotou. Esta quantidade pode não ser igual à quantidade especificada no RFQ.
   • Valor líquido – O preço que o fornecedor cotou para os itens na linha, menos os descontos.
   • Desvio – O número de dias em que a data de receção no cabeçalho ou na linha da oferta difere da data de receção pedida no cabeçalho ou na linha do RFQ. Só pode introduzir uma classificação para cada oferta.
3. Selecione a linha do cabeçalho da outra oferta que deseja classificar.
4. No campo Classificação, introduza um número.
5. Selecione Guardar.

Rejeitar uma oferta

1. Selecione a linha do cabeçalho da oferta que deseja rejeitar. Pode aceitar, rejeitar ou devolver apenas uma oferta ou as linhas em apenas uma oferta de cada vez.
2. Marque a caixa de verificação Marcar.
   • Se marcar a caixa de verificação Marcar no cabeçalho da oferta, todas as linhas também serão marcadas. Para rejeitar ou aceitar apenas algumas das linhas da oferta, pode marcar apenas essas linhas. Além disso, pode aceitar a oferta de um fornecedor para algumas linhas de um RFQ e atribuir outras linhas de RFQ a um fornecedor diferente. No entanto, deve fazer uma oferta de cada vez.
   • Se as linhas alternativas estiverem presentes, poderá aceitar a linha de oferta original ou a sua alternativa, mas não ambas.
3. Selecione Rejeitar.
4. Selecione Parâmetros e, no campo Razão da rejeição, introduza ou selecione a razão de rejeição da oferta. A razão é armazenada na resposta.
5. Selecione OK.
6. Selecione OK.

Aceitar uma oferta

1. Selecione a oferta a aceitar e depois selecione a ligação no campo Pedido de cotação. Se estiver na página Comparar respostas de pedidos de cotação, a oferta em destaque com foco é a oferta que o sistema considerará durante a ação Aceitar. Pode aceitar linhas de apenas uma oferta de cada vez.
2. No Painel de Ações, selecione Responder.
3. Selecione Aceitar. Se marcou apenas linhas específicas, a ação Aceitar incluirá apenas essas linhas. Se deseja aceitar todas as linhas da oferta, não precisará de marcar as linhas.
4. Selecione Parâmetros e, no campo Razão da aceitação, introduza ou selecione a razão da aceitação da oferta. A razão é armazenada na oferta.
5. Selecione OK.
6. Selecione OK. Ao selecionar OK, uma nota de encomenda é gerada com base nas linhas incluídas na aceitação do RFQ. Se houver outras ofertas que não tenham sido processadas (aceites, rejeitadas ou devolvidas), o sistema pedirá que as rejeite.

Ver a nota de encomenda gerada

No Painel de Ações, no separador Geral, selecione Nota de encomenda. A página que aparece mostra a nota de encomenda que foi gerada quando aceitou a oferta.