Começar com uma implementação piloto do Microsoft 365 para trabalhadores de primeira linha
Antes de se comprometer com uma implementação completa do Microsoft 365 para trabalhadores de primeira linha em toda a sua organização, é boa ideia experimentá-lo primeiro com um pequeno conjunto de pessoas na sua organização. Começar com um programa piloto primeiro pode ajudar:
- Valide a preparação do utilizador.
- Identificar e mitigar problemas.
- Garanta uma implementação bem-sucedida em toda a organização.
Por exemplo, um piloto pode ajudá-lo a determinar:
- Se os cenários que identificou correspondem às necessidades empresariais da sua organização.
- Que elementos têm de ser modificados ou ainda mais personalizados para a sua organização.
- Que informações de preparação e orientação precisa de fornecer aos utilizadores antes, durante e depois de começarem a trabalhar com estas novas ferramentas.
A execução de um programa piloto faz parte do processo de adoção geral. Para obter mais informações sobre a adoção do Microsoft 365 na sua organização, consulte:
- Adoção do Microsoft 365
- Melhores práticas de Adoção do Microsoft 365.
- Adoção do Microsoft Teams
- Ativar os seus trabalhadores de primeira linha com o Microsoft Teams
Passos para executar um programa piloto
Reúna as suas pessoas
Reúna um grupo de pessoas da sua empresa, TI e comunidades de primeira linha para atuarem como intervenientes e grupo de tomada de decisões para o seu piloto do Microsoft 365 para trabalhadores de primeira linha. Certifique-se de incluir indivíduos das três comunidades para dar a si mesmo a melhor oportunidade de sucesso.
Em seguida, identifique a sua comunidade piloto de fase 1 e certifique-se de que inclui os trabalhadores reais da linha da frente no menor agrupamento lógico da sua organização. Por exemplo, um restaurante, uma divisão de uma loja de departamentos, uma loja, uma ala clínica, um recinto, uma planta, um centro de distribuição, etc. A chave é otimizar em torno da média dos trabalhadores da linha da frente que fazem parte apenas de uma equipa. Os gestores ou especialistas podem estar em mais do que uma equipa.
Prática recomendada
É importante incluir todas as funções nesse agrupamento lógico mais pequeno, desde gestores a trabalhadores a tempo parcial ou sazonais, para descobrir informações valiosas e permitir cenários de comunicação modernos.
Pontos de decisão
No final desta fase, deverá conseguir responder a estas perguntas:
- Quem irá participar no seu piloto?
- Qual é o menor agrupamento lógico para a sua organização?
Planear o seu piloto
Eis algumas sugestões para um piloto de sucesso.
- Defina datas de início e de fim e defina objetivos claros para medir o sucesso. Estes objetivos podem ajudá-lo a planear a sua implementação após a conclusão do piloto.
- Crie um plano de teste, um processo para recolher comentários e um plano de comunicação.
- Aguarde tempo suficiente para executar o piloto e avaliar o impacto. Recomenda-se um mínimo de 30 dias.
- Inclua os intervenientes e participantes certos, sabendo que pode adicionar mais utilizadores ao longo do piloto, se necessário. Para o Microsoft 365 para trabalhadores de primeira linha, certifique-se de que os intervenientes e participantes incluem não só os líderes empresariais e a equipa de TI, mas também os seus gestores e trabalhadores de primeira linha, para que possa:
- Certifique-se de que compreende os respetivos desafios ao planear a implementação.
- Verifique se a implementação está a ter um efeito positivo nesses desafios.
- Comece pequeno e tire tempo para colocar em pausa, avaliar os resultados e ajustar o piloto.
Para um piloto de sucesso para trabalhadores de primeira linha, a simplicidade é fundamental! Para a maioria das organizações, esta comunidade normalmente não fornece nenhuma tecnologia de comunicação ou colaboração suportada pela empresa, mas provavelmente já está a utilizar ferramentas de consumidor não suportadas para realizar algumas necessidades básicas.
Uma melhor prática recomendada é começar onde os seus utilizadores estão e imitar as capacidades que estão a utilizar atualmente nas ferramentas de consumidor. À medida que o seu piloto progride e o processo de iteração começa, pode aumentar a experiência.
Pontos de decisão
- Que capacidades irá incluir na Fase 1 do piloto?
- Os seus trabalhadores de primeira linha precisam de Turnos para a gestão de horários?
- Os seus trabalhadores de primeira linha precisam do Walkie Talkie para comunicações push-to-talk (PTT)?
Não tem a certeza de que ferramentas de consumidor estes utilizadores estão a utilizar atualmente?
Utilize um inquérito para obter o inventário das ferramentas, capacidades e cenários em que os seus utilizadores dependem atualmente.
Configurar o Microsoft 365 e o Teams
Determine os dispositivos a suportar. Por exemplo, pode utilizar os clientes móveis do Teams no Android e iOS para aceder em viagem ao Teams e às aplicações de trabalho de primeira linha. Consulte Obter clientes do Teams e Descrição geral da gestão de dispositivos para trabalhadores de primeira linha.
Consulte Configurar o Microsoft 365 para trabalhadores de primeira linha e descrição geral da implementação do Teams para obter orientações sobre como configurar o Microsoft 365, o Teams e os outros serviços de que precisa para o seu piloto.
Pontos de decisão
- Que funcionalidades de chat e mensagens de canal irá incluir no seu piloto?
- Vai criar equipas do zero ou a partir de um modelo de equipa?
Prática recomendada
Mantenha os canais simples. Recomendamos que resista à necessidade de criar um canal para todas as áreas de conversação possíveis e, em vez disso, mantenha as coisas simples. Não há problema se os canais forem criados ao longo do tempo, conforme necessário.
Depois de configurar as suas equipas e canais, configure as aplicações de primeira linha que pretende utilizar no piloto, incluindo:
- Turnos para agendar a sua força de trabalho de primeira linha.
- Walkie Talkie para comunicações de voz instantânea.
- A aplicação Compromissos Virtuais para agendar compromissos com clientes ou clientes.
- Viva Learning para criar experiências de aprendizagem e formação para funcionários.
Comunicar
Informe os seus trabalhadores da linha da frente da sua participação no piloto, os objetivos piloto e forneça formação, se necessário, sobre as noções básicas.
Por exemplo, pode ser uma instrução para aceder ao Google Play ou à Apple Store nos respetivos dispositivos móveis, transferir a aplicação Teams e iniciar sessão com as respetivas credenciais da empresa. Partilhar recursos do Microsoft Teams ajuda a & aprendizagem, conforme necessário. Concebemos o Teams com uma interface fácil de utilizar que a maioria dos trabalhadores da linha da frente deve achar intuitiva.
Prática recomendada
Não se esqueça de treinar os seus gestores no Turnos! Se pretender incluir turnos no seu piloto, considere realizar uma sessão de formação com os seus gestores sobre como criar, gerir e publicar agendas na equipa.
Medida
Meça a utilização e avalie o feedback dos utilizadores. Os relatórios de utilização ajudam-no a compreender os padrões de utilização e atividade e, juntamente com os comentários dos utilizadores, fornecem informações valiosas.
Veja Relatórios do Microsoft 365 no centro de administração, análise de utilização do Microsoft 365 e análise e relatórios do Teams.
Capacitar os seus trabalhadores de primeira linha é mais sobre pessoas do que tecnologia. Para compreender o impacto do Teams, concentre-se na experiência dos seus trabalhadores de primeira linha. Analise-os antes, durante e depois do piloto para compreender as suas necessidades, pontos de dor e reações. Poderá querer configurar um canal de Comentários no Teams para recolher comentários sobre as suas experiências.
Se estiver a iterar o seu piloto e a adicionar novas funcionalidades ao longo do tempo, este feedback pode ajudar a orientar a ordem, o ritmo ou até mesmo se são necessárias funcionalidades adicionais.
Prática recomendada
Alimente os seus campeões e realce as suas vitórias. Recompense os seus trabalhadores de primeira linha por adotarem estas novas ferramentas e utilizá-las de formas inovadoras relacionadas com os resultados empresariais da sua empresa. Isto ajuda a garantir a continuação da adoção do Teams e o valor para a sua empresa.
Iterar e expandir
Agora que concluiu com êxito o seu primeiro piloto com um grupo inicial de trabalhadores de primeira linha, está na altura de expandir! Considere uma das seguintes opções de expansão:
- Expanda o número de equipas.
- Em vez de uma localização, pode fazer uma região?
- Expanda funcionalidades e capacidades.
- Havia alguma funcionalidade fundamental que os seus trabalhadores da linha da frente sugeriam que não estava incluída no conjunto de funcionalidades inicial?
Recomendamos que trabalhe neste processo tantas vezes quanto necessário para chegar a uma solução, conjunto de melhores práticas e documentação de formação para os seus trabalhadores de primeira linha.