Personalizar formulários e campos

Como administrador, pode personalizar as informações do CRM apresentadas no Copilot for Sales para fornecer uma vista mais relevante aos vendedores.

A personalização de formulários e campos do CRM é específica do ambiente — cada ambiente tem o seu próprio conjunto de configurações. Por predefinição, os tipos de registo de contacto, oportunidade e de conta estão disponíveis. Pode adicionar outros tipos de registo de origem e personalizados; e também removê-los quando não forem necessários.

Os formulários e as listas do Copilot for Sales baseiam-se em vistas do CRM. Uma vista define a lista de colunas a apresentar, a forma como a lista de registos é ordenada por predefinição e que filtros predefinidos são aplicados para restringir os registos que aparecerão na lista. Para os tipos de registo de conta e oportunidade, não é obrigatório selecionar uma vista. Se não selecionar uma vista, é utilizada a vista predefinida. Para outros tipos de registo, tem de selecionar uma vista.

Nota

Não pode selecionar uma vista para a tipo de registo Contacto.

As alterações efetuadas a tipos de registos refletem-se no painel do Copilot for Sales no Outlook, no painel do Copilot for Sales no Microsoft Teams e em Cartões Adaptativos partilhados no chat do Teams. Ao guardar atividades do Outlook (e-mails e reuniões) a partir do Copilot for Sales para o seu sistema CRM, pode pesquisar por registos dos tipos de registos adicionados e ligar a atividade ao registo. Ao utilizar a aplicação Copilot for Sales para Teams através de extensões de mensagens, pode pesquisar por registos dos tipos de registo adicionados.

Os nomes dos registos, nomes dos campos e campos obrigatórios são apresentados conforme definido no CRM.

Importante

O termo tipo de registo utilizado neste artigo refere-se a um objeto do Salesforce no Copilot for Sales. O termo apresentado na interface de utilizador depende do sistema CRM ao qual está ligado. Se estiver ligado ao Dynamics 365, o tipo de registo é apresentado. Se estiver ligado ao Salesforce, o objeto é apresentado.

Anotação	Descrição
1	Selecione para personalizar formulários e campos.
2	Adicione um novo tipo de registo personalizado ou de origem. Mais informações: Adicionar um novo tipo registo
3	Atualizar dados a partir do CRM. Mais informações: Atualizar dados a partir do CRM
4	Tipos de registo adicionados ao Copilot for Sales.
5	Vista do CRM utilizada para controlar o formulário de um tipo de registo. Mais informações: Alterar a vista de um tipo de registo

Pode selecionar um tipo de registo para ver e editar as respetivas definições.

Pré-requisitos

Os administradores do CRM têm de aceder às definições de administrador a partir da aplicação Copilot for Sales no Teams. Mais informações: Definições de administrador para o Copilot for Sales

Adicionar um novo tipo de registo (ou um objeto do Salesforce)

Pode adicionar novos tipos de registo personalizados ou de origem ao Copilot for Sales. Por exemplo, pode adicionar um tipo de registo personalizado chamado "Projeto" para monitorizar projetos. Pode adicionar um máximo de 10 tipos de registo.

Importante

O termo tipo de registo refere-se a um objeto do Salesforce no Copilot for Sales.

1. Nas definições de administração do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione Adicionar um tipo de registo ou Adicionar um objeto.

3. Na janela Adicionar um tipo de registo ou Adicionar um objeto, selecione um tipo de registo a adicionar e, em seguida, selecione Seguinte.

   Nota

   • Só são apresentados os tipos de registo relacionados com um tipo de registo atualmente disponível. Por exemplo, os tipos de registo de contacto, conta e oportunidade estão disponíveis por predefinição, pelo que pode adicionar outros tipos de registo de origem e personalizados relacionados com estes tipos de registo.
   • Só pode adicionar um tipo de registo de cada vez.
   • São apresentados nomes lógicos de tipos de registo e campos para otimizar o desempenho.
   • Para o Dynamics 365, os tipos de registo ActivityParty e ActivityPointer não podem ser adicionados, uma vez que não são atualmente suportados.

   

4. Na janela Selecionar a relação para (tipo de registo), selecione a relação com os tipos de registo ou campos existentes no Copilot for Sales e, em seguida, selecione Seguinte.

   Nota

   • As relações 1:N e N:1 são suportadas.
   • São apresentados nomes lógicos de tipos de registo e campos para otimizar o desempenho.
   • Este passo é apresentado se o tipo de registo selecionado no passo anterior estiver relacionado com mais de um tipo de registo ou campo. Caso contrário, a relação é definida automaticamente.

   

5. Na janela Selecionar a vista para (tipo de registo), selecione a vista para definir como é apresentada uma lista de registos para um tipo de registo específico e, em seguida, selecione Adicionar.

   Nota

   • Todas as vistas públicas e pessoais são apresentadas na lista.
   • Para o Dynamics 365, o Copilot for Sales inclui apenas os campos que pertencem ao tipo de registo e não a quaisquer tipos de registo relacionados.

   

6. Na página de definições do tipo de registo, selecione Publicar para guardar as alterações.

   O tipo de registo é adicionado no fim da lista de tipos de registo.

Modificar tipos de registo existentes

Depois de adicionar um tipo de registo, pode modificá-lo efetuando ações, tais como alterar a vista, adicionar/remover campos e reordenar campos. As ações dependem se o tipo de registo se baseia ou não numa vista do CRM.

Modificar um tipo de registo permite-lhe personalizar a vista detalhada de registo do CRM no Copilot for Sales. As alterações à vista detalhada refletem-se no painel do Copilot for Sales no Outlook, no painel do Copilot for Sales no Microsoft Teams e em Cartões Adaptativos partilhados no chat do Teams.

Nota

Se alterar o nome de um tipo de registo no CRM, este não será atualizado em Cartão Adaptável ou nas extensões de mensagens no Teams. Por exemplo, se mudar o nome Conta para Cliente, o nome no Cartão Adaptável e nas extensões de mensagens será apresentado como Conta.

Modificar tipos de registo baseados numa vista do CRM

Se um tipo de registo se basear numa vista do CRM, deverá alterar a vista do CRM para alterar os campos e a ordem pela qual os campos devem aparecer. Em seguida, tem de selecionar Atualizar dados para obter as alterações mais recentes do CRM e aplicá-las no Copilot for Sales.

Alterar vista de um tipo de registo

Pode alterar a vista em que um tipo de registo se baseia escolhendo uma vista diferente. Por exemplo, pode selecionar uma vista para mostrar apenas contas ativas, em vez de todas as contas.

Quando alterar a vista, as seguintes definições existentes para o tipo de registo são desmarcadas e alteram para a predefinição.

• Os campos-chave existentes são removidos e são estabelecidas novas predefinições.
• O comportamento de edição do tipo de registo permanece inalterado.
• O comportamento de edição para campos é reposto. Se o tipo de registo estiver definido como editável e for sedada selecionado um nova vista, os campos ficarão editáveis.

Para selecionar uma nova vista

1. Nas definições de administração do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione um tipo de registo para o qual pretende alterar a vista.

3. Selecione Alterar junto do campo de vista.

   

4. Atualize a relação, se necessário e, em seguida, selecione Seguinte.

5. Selecione a vista a utilizar e, em seguida, selecione Concluído.

6. Na página de definições do tipo de registo, selecione Publicar para guardar as alterações.

Ver filtros utilizados numa vista

Pode ver a consulta de origem que é utilizada para filtrar registos numa vista. Por exemplo, pode ver a consulta de origem para a vista que mostra apenas contas ativas.

Isto ajuda-o a ter uma compreensão clara sobre a forma como o tipo de registo é configurado. Por exemplo, filtrar e ordenar critérios de campos e a ordem de campos. A consulta é apresentada num modo só de visualização e não é possível efetuar alterações à consulta.

1. Nas definições de administração do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione um tipo de registo para o qual pretende ver a consulta utilizada na vista selecionada.

3. Selecione Ver filtros sob a secção Gerir campos.

   

   É apresentada a janela Condições do filtro.

4. Para copiar o XML de consulta, selecione Copiar XML.

Modificar tipos de registo que não se baseiam numa vista do CRM

Nota

Esta secção é relevante apenas para os tipos de registo de contacto, oportunidade e conta que não se baseiam numa vista do CRM. Se estiver selecionada uma vista para um tipo de registo, não conseguirá adicionar campos, remover campos e reordenar campos.

Se um tipo de registo não se basear numa vista do CRM, pode selecionar campos a incluir na vista e a ordem pela qual devem aparecer. É possível adicionar até 40 campos de origem e personalizados a um formulário de registo.

Adicionar campos

Para adicionar campos

1. Nas definições de administração do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione um tipo de registo ao qual necessita de adicionar campos.

3. Na secção Gerir campos, selecione Adicionar campos.

   

4. Na janela Adicionar campos, selecione os campos a apresentar no formulário e, em seguida, selecione Adicionar.

   Os novos campos são adicionados depois dos campos existentes, mas pode reordená-los.

   Nota

   Se tiver ligado o Copilot for Sales ao Salesforce, adicione apenas os campos a que todos os utilizadores do Copilot for Sales têm acesso. Se um utilizador não tiver acesso a alguns dos campos adicionados, não conseguirão ver o registo do CRM.

5. Selecione Publicar para guardar as alterações.

Remover campos

1. Nas definições de administração do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione o tipo de registo do qual necessita de remover campos.

3. Na secção Gerir campos, paire o cursor sobre o campo que pretende remover do formulário e, em seguida, selecione Remover campo ().

4. Selecione Publicar para guardar as alterações.

Reordenar os campos

1. Nas definições de administração do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione o tipo de registo no qual necessita de reordenar campos.

3. Na secção Gerir campos, paire o cursor sobre o campo que pretende reordenar e, em seguida, selecione as setas Mover para cima ou Mover para baixo ().

   Também pode arrastar o campo para alterar a ordem.

4. Selecione Publicar para guardar as alterações.

Marque os campos como obrigatórios no Copilot for Sales

Se os campos no CRM não estiverem marcados como obrigatórios, pode marcá-los como obrigatórios apenas para o Copilot for Sales. Será obrigatório que os vendedores introduzam valores nestes campos antes de poderem guardar o registo no Copilot for Sales.

Nota

• Se um campo estiver marcado como obrigatório no CRM, também é marcado como obrigatório no Copilot for Sales e não poderá torná-lo opcional.
• Se estiver a utilizar o Salesforce e marcou um campo como obrigatório através da opção de esquema de página, o campo não será marcado automaticamente como obrigatório no Copilot for Sales. Tem de marcar manualmente o campo como obrigatório no Copilot for Sales.

1. Nas definições de administração do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione um tipo de registo para o qual necessita de marcar os campos como obrigatórios.

3. Na secção Gerir campos, selecione Obrigatório para os campos que pretende marcar como obrigatórios.

   

4. Selecione Publicar para guardar as alterações.

Configurar a edição de registos e campos

Os vendedores podem editar registos ao abri-los no CRM a partir de uma ligação no Copilot for Sales. Ajude-os a serem mais produtivos ao permitir-lhes editar registos diretamente no Copilot for Sales. Também pode controlar em que campos os vendedores podem editar diretamente no Copilot for Sales.

Por predefinição, os contactos são editáveis. Para outros registos, tem de ativar a opção para permitir a edição.

Para permitir a edição de registos

1. Nas definições de administração do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione o tipo de registo para o qual tem de permitir a edição.

3. Na secção Editar registos, selecione Editar registos no Copilot for Sales para permitir que os vendedores editem todos os campos relevantes para esse tipo de registo.

4. Para restringir a edição para campos específicos, na secção Gerir campos, desative Permitir edição para os campos apropriados.

   

5. Selecione Publicar para guardar as alterações.

Configurar a criação de novos registos

Escolha se, como e onde, os vendedores podem criar novos registos a partir do Copilot for Sales. Ajude-os a poupar tempo ao permitir-lhes criar novos registos inline, diretamente no Copilot for Sales facilite o acesso ao CRM num browser com um clique.

Para configurar a criação de novos contactos

1. Nas definições de administração do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione o tipo de registo para o qual tem de configurar a nova criação de registos.

3. Na secção Criar registos, selecione uma ou ambas das seguintes opções:

   • Criar novos registos no Copilot for Sales: permita que os vendedores criem novos registos inline, diretamente no Copilot for Sales.
   • Criar novos registos ao abrir (CRM) a partir de uma ligação: permita que os vendedores criem novos registos no CRM ao abrir uma ligação num browser.

   

4. Selecione Publicar para guardar as alterações.

Configurar suporte a oportunidades potenciais (pré-visualização)

[Esta secção é documentação de pré-lançamento e está sujeita a alterações.]

Quando se ativa o suporte a oportunidades potenciais no Copilot for Sales, as contas relacionadas com oportunidades potenciais são apresentadas aos vendedores, juntamente com outros registos relacionados. Os vendedores podem:

• Ver as oportunidades potenciais existentes no Copilot for Sales
• Criar e editar registos de oportunidades potenciais em linha no Copilot for Sales
• Associar e-mails e reuniões a registos de oportunidades potenciais.
• Eliminar ambiguidades entre correspondências de várias oportunidades potenciais.

Depois de ativar o suporte a oportunidades potenciais, a experiência do utilizador em termos de trabalho com oportunidades potenciais será semelhante à de trabalhar com contactos. Vai observar que existe uma pequena diferença no fluxo de criação de um novo contacto ou de uma nova oportunidade potencial. Poderá escolher se quer adicionar um endereço de e-mail externo como contacto ou uma oportunidade potencial.

Pré-requisitos

• Ativar o suporte a oportunidades potenciais

  • Preencha o formulário de pedido de pré-visualização para ativar o suporte a oportunidades potenciais no seu ambiente.

• Reconhecer oportunidades potenciais no Copilot for Sales

  • Tem de adicionar o registo de Oportunidades potenciais (ou o objeto Salesforce) nas definições de administração do Copilot for Sales.
  • O formulário de registo de Oportunidades potenciais tem de ter os campos Nome próprio, Apelido e Endereço de e-mail1 adicionados e definidos como obrigatórios.
  • A vista Oportunidades potenciais selecionada tem de incluir os campos mencionados acima como colunas.

• Suporte de cartão de entidade relacionada no Salesforce (como acontece nos contactos)

  • Tem de ser estabelecida no sistema de CRM uma relação personalizada entre as Oportunidades potenciais e a Conta.
  • A vista do objeto Conta nas definições do Copilot for Sales tem de ser alterada para qualquer vista que seja diferente da predefinição da vista Nenhum.
  • O campo Conta tem de ser adicionado como coluna na vista selecionada para o registo ou objeto Oportunidade potencial.

• Guardar na oportunidade potencial no Salesforce

  • Uma limitação da consulta do Salesforce não permite que sejam apresentadas oportunidades potenciais na experiência de pesquisa Associado a. Para associar um e-mail a oportunidades de pesquisa e contactos num tópico, os vendedores têm de guardar o e-mail sem o associar a um registo. O e-mail ou a reunião continuam a estar associados a oportunidades potenciais e a contactos nos campos Para, Cc e Bcc.

Selecionar campos-chave para a vista minimizada

Cada tipo de registo tem uma vista minimizada que apresenta informações limitadas quando estão minimizadas ou mostradas numa lista. A vista minimizada está disponível em vários locais no painel do Copilot for Sales, tal como na vista rápida no separador do CRM.

A vista minimizada inclui um título fixo e dois campos de legenda configuráveis. Os campos disponíveis na vista minimizada são os que estão disponíveis na vista detalhada. A definição de campos-chave afeta o comportamento de Pesquisa no suplemento do Copilot for Sales para Outlook. Mais informações: Comportamento da pesquisa no suplemento do Copilot for Sales para Outlook

Para selecionar campos-chave

1. Nas definições de administração do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione o tipo de registo no qual necessita de selecionar campos para a vista minimizada.

3. Na secção Campos-chave, selecione campos a partir da lista.

   

4. Selecione Publicar para guardar as alterações.

Comportamento da pesquisa no suplemento do Copilot for Sales para Outlook

As definições dos campos-chave afetam os resultados quando os vendedores pesquisam por registos ligados no Dynamics 365. No Dynamics 365, o comportamento de pesquisa para os registos ligados depende da vista de localização rápida. Certifique-se de que os campos-chave que seleciona para a vista minimizada existe na vista de localização rápida, caso contrário, a lista de pesquisa não os mostrará. No Salesforce, a pesquisa é realizada no nome e nos campos adicionais selecionados para a vista minimizada.

Os campos-chave selecionados para tipos de registo afetam os resultados de pesquisa apresentados para estes registos. Os campos-chave são apresentados, se não estiverem vazios, juntamente com o nome do registo nos resultados de pesquisa.

Atualizar dados a partir do CRM

Deve atualizar os dados para obter alterações recentes do CRM para o Copilot for Sales. Por exemplo, se adicionar um novo campo a uma vista de tipo de registo no CRM, deverá atualizar os dados para que reflitam o novo campo no Copilot for Sales. Pode atualizar dados para todos os tipos de registo ao mesmo tempo ou para um tipo de registo específico.

Atualizar dados para todos os tipos de registo

1. Nas definições de administração do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione Atualizar dados.

Atualizar dados para um tipo de registo específico

1. Nas definições de administração do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Paira o cursor sobre um tipo de registo para o qual pretende atualizar dados e, em seguida, selecione Mais opções (...).

3. Selecione Atualizar no menu de contexto.

Em alternativa, pode selecionar o tipo de registo e, em seguida, selecione Atualizar dados sob Gerir campos.

Remover um tipo de registo

1. Nas definições de administração do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Paire o cursor sobre o tipo de registo que pretende remover e, em seguida, selecione Remover (tipo de registo) ().

Nota

• Quando remove um tipo de registo que tenha tipos de registos relacionados no Copilot for Sales, todos os tipos de registo relacionados também são removidos.
• Não pode remover o tipo de registo de contacto.

Controlar a ordem de tipos de registo no painel lateral

Pode controlar a ordem pela qual os tipos de registo são apresentados no painel lateral do Copilot for Sales no Outlook. A ordem baseia-se na ordem em que os tipos de registo são adicionados ao Copilot for Sales. Pode alterar a ordem removendo e adicionando tipos de registo pela ordem pretendida. A ordem predefinida para novos ambientes é contacto, oportunidade e conta. Os tipos de registo recém-adicionados são adicionados ao final da lista.

Impacto da personalização do CRM em espaços de colaboração

Os Espaços de colaboração podem ser criados no Microsoft Teams com base nos tipos de registo de Conta e Oportunidade (ou objetos do Salesforce) disponíveis nas definições de administração do Copilot for Sales.

A tabela seguinte lista a alteração nas definições de administração e o comportamento correspondente dos espaços de colaboração:

Tipos de registo (ou objetos do Salesforce) disponíveis	Comportamento dos espaços de colaboração
Estão disponíveis conta e oportunidade	É possível criar espaços de colaboração para contas e oportunidades.
Conta está disponível e oportunidade não está disponível	É possível criar espaços de colaboração apenas para contas.
Conta não está disponível e oportunidade está disponível	É possível criar espaços de colaboração apenas para oportunidades.
Não estão disponíveis conta e oportunidade	Não é possível criar espaços de colaboração. O cartão Colaborar no Teams não está visível no painel do Copilot for Sales no Outlook.

FAQ

As alterações no CRM refletem-se automaticamente no Copilot for Sales?

As alterações feitas no CRM não se refletem automaticamente no Copilot for Sales. Tem de selecionar Atualizar dados na página Personalizar formulários e campos para obter as atualizações mais recentes do CRM. Mais informações: Atualizar dados

Porque é que a opção de eliminação está desativada para alguns campos no registo de contacto?

Se ativar a criação de novos contactos no Copilot for Sales, não poderá remover um campo do formulário de contacto se este estiver marcado como obrigatório no CRM.

Que campos não podem ser personalizados?

Não é possível adicionar os seguintes campos a partir da página Definições de administração do Copilot for Sales:

Dynamics 365

• Campos do tipo Ficheiro, Imagem, Texto formatado ou Conjunto de Opções de Seleção Múltipla.

• ID da Entidade

• Todos os campos em que IsValidODataAttribute está definido como false.

Salesforce

• Campos do tipo Geolocalização, Área de texto (formatado), Área de texto (encriptado), Relação de Procura Externa ou Lista de Seleção (Seleção Múltipla).

• ID da Entidade

Quantos campos posso adicionar a um registo?

Pode adicionar um máximo de 40 campos a um registo.

Porque é que alguns campos são não editáveis apesar de o registo estar definido como editável?

Um campo pode ser não editável nos seguintes casos:

• O campo é calculado
• O campo é obrigatório no CRM

Como é que os campos de fórmulas de hiperligação do Salesforce CRM são apresentados no Copilot for Sales?

No Salesforce CRM, os campos de fórmulas de hiperligação são compostos como texto formatado no Salesforce Lightning, permitindo que os utilizadores cliquem na ligação. No Copilot for Sales, os campos de fórmulas de hiperligação que contêm URLs (mas não imagens) são apresentados como ligações clicáveis.

Porque é que os utilizadores estão a obter um erro com o código de erro 4100 quando estão a ver um registo do CRM?

Se ligou o Copilot for Sales ao Salesforce e os seus utilizadores virem um erro 4100 quando visualizam um registo do CRM, não terão acesso a alguns dos campos adicionados para serem apresentados. Certifique-se de que todos os utilizadores da aplicação têm acesso aos campos adicionados a um registo do CRM.