Personalizar formulários e campos

Como administrador, pode personalizar as informações da CRM apresentadas no Copilot for Sales para fornecer uma vista mais relevante aos vendedores.

A personalização de formulários e campos do CRM é específica do ambiente — cada ambiente tem o seu próprio conjunto de configurações. Por predefinição, os tipos de registo de contacto, oportunidade e de conta estão disponíveis. Pode adicionar outros tipos de registo de origem e personalizados; e também removê-los quando não forem necessários.

Os formulários e listas do Copilot for Sales baseiam-se em vistas da CRM. Uma vista define a lista de colunas a apresentar, a forma como a lista de registos é ordenada por predefinição e que filtros predefinidos são aplicados para restringir os registos que aparecerão na lista. Para os tipos de registo de conta e oportunidade, não é obrigatório selecionar uma vista. Se não selecionar uma vista, é utilizada a vista predefinida. Para outros tipos de registo, tem de selecionar uma vista.

Nota

Não pode selecionar uma vista para a tipo de registo Contacto.

As alterações efetuadas aos tipos de registos refletem-se no painel do Copilot for Sales no Outlook, no painel do Copilot for Sales no Microsoft Teams e nos Cartões Adaptativos partilhados no chat do Teams. Ao guardar atividades do Outlook (e-mails e reuniões) a partir do Copilot for Sales no seu sistema CRM, pode pesquisar por registos dos tipos de registo adicionados e ligar a atividade ao registo. Ao utilizar a aplicação Copilot for Sales para Teams através de extensões de mensagens, pode pesquisar por registos dos tipos de registo adicionados.

Os nomes dos registos, nomes dos campos e campos obrigatórios são apresentados conforme definido no CRM.

Importante

O termo tipo de registo utilizado neste artigo refere-se a um objeto do Salesforce no Copilot for Sales. O termo apresentado na interface de utilizador depende do sistema CRM ao qual está ligado. Se estiver ligado ao Dynamics 365, o tipo de registo é apresentado. Se estiver ligado ao Salesforce, o objeto é apresentado.

Anotação	Descrição
5	Selecione para personalizar formulários e campos.
2	Adicione um novo tipo de registo personalizado ou de origem. Mais informações: Adicionar um novo tipo registo
3	Atualizar dados a partir do CRM. Mais informações: Atualizar dados a partir do CRM
4	Tipos de registo adicionados ao Copilot for Sales.
5	Vista do CRM utilizada para controlar o formulário de um tipo de registo. Mais informações: Alterar a vista de um tipo de registo

Pode selecionar um tipo de registo para ver e editar as respetivas definições.

Pré-requisitos

Os administradores do CRM têm de aceder às definições de administrador a partir da aplicação Copilot for Sales no Teams. Mais informações: Definições de administrador para Copilot for Sales

Adicionar um novo tipo de registo (ou um objeto do Salesforce)

Pode adicionar novos tipos de registo personalizados ou de origem ao Copilot for Sales. Por exemplo, pode adicionar um tipo de registo personalizado chamado "Projeto" para monitorizar projetos. Pode adicionar um máximo de 10 tipos de registo.

Importante

O termo tipo de registo refere-se a um objeto do Salesforce no Copilot for Sales.

1. Nas definições de administração Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione Adicionar um tipo de registo ou Adicionar um objeto.

3. Na janela Adicionar um tipo de registo ou Adicionar um objeto, selecione um tipo de registo a adicionar e, em seguida, selecione Seguinte.

   Nota

   • Só são apresentados os tipos de registo relacionados com um tipo de registo atualmente disponível. Por exemplo, os tipos de registo de contacto, conta e oportunidade estão disponíveis por predefinição, pelo que pode adicionar outros tipos de registo de origem e personalizados relacionados com estes tipos de registo.
   • Só pode adicionar um tipo de registo de cada vez.
   • São apresentados nomes lógicos de tipos de registo e campos para otimizar o desempenho.
   • Para o Dynamics 365, os tipos de registo ActivityParty e ActivityPointer não podem ser adicionados, uma vez que não são atualmente suportados.
   • Para o Salesforce, o objeto Note não pode ser adicionado, pois atualmente não é suportado.

   

4. Na janela Selecione a relação para (tipo de registo), selecione a relação com os tipos de registo ou campos existentes no Copilot for Sales e, em seguida, selecione Seguinte.

   Nota

   • As relações 1:N e N:1 são suportadas.
   • São apresentados nomes lógicos de tipos de registo e campos para otimizar o desempenho.
   • Este passo é apresentado se o tipo de registo selecionado no passo anterior estiver relacionado com mais de um tipo de registo ou campo. Caso contrário, a relação é definida automaticamente.
   • Se a relação necessária não for exibida, reordene os tipos de registro nas configurações de administrador. Para obter mais informações: Impacto da ordem dos tipos de registro no Relações

   

5. Na janela Selecionar a vista para (tipo de registo), selecione a vista para definir como é apresentada uma lista de registos para um tipo de registo específico e, em seguida, selecione Adicionar.

   Nota

   • Todas as vistas públicas e pessoais são apresentadas na lista.
   • Para o Dynamics 365, o Copilot for Sales inclui apenas os campos que pertencem ao tipo de registo e não a quaisquer tipos de registo relacionados.

   

6. Na página de definições do tipo de registo, selecione Publicar para guardar as alterações.

   O tipo de registo é adicionado no fim da lista de tipos de registo.

Modificar tipos de registo existentes

Depois de adicionar um tipo de registo, pode modificá-lo efetuando ações, tais como alterar a vista, adicionar/remover campos e reordenar campos. As ações dependem se o tipo de registo se baseia ou não numa vista do CRM.

Modificar um tipo de registo permite-lhe personalizar a vista detalhada dos registos de CRM no Copilot for Sales. As alterações à vista detalhada refletem-se no painel do Copilot for Sales no Outlook, no painel do Copilot for Sales no Microsoft Teams e nos Cartões Adaptativos partilhados no chat do Teams.

Nota

Se alterar o nome de um tipo de registo no CRM, este não será atualizado em Cartão Adaptável ou nas extensões de mensagens no Teams. Por exemplo, se mudar o nome Conta para Cliente, o nome no Cartão Adaptável e nas extensões de mensagens será apresentado como Conta.

Modificar tipos de registo baseados numa vista do CRM

Se um tipo de registo se basear numa vista do CRM, deverá alterar a vista do CRM para alterar os campos e a ordem pela qual os campos devem aparecer. Em seguida, tem de selecionar Atualizar dados para obter as alterações mais recentes da CRM e aplicá-las ao Copilot for Sales.

Alterar vista de um tipo de registo

Pode alterar a vista em que um tipo de registo se baseia escolhendo uma vista diferente. Por exemplo, pode selecionar uma vista para mostrar apenas contas ativas, em vez de todas as contas.

Quando alterar a vista, as seguintes definições existentes para o tipo de registo são desmarcadas e alteram para a predefinição.

• Os campos-chave existentes são removidos e são estabelecidas novas predefinições.
• O comportamento de edição do tipo de registo permanece inalterado.
• O comportamento de edição para campos é reposto. Se o tipo de registo estiver definido como editável e for sedada selecionado um nova vista, os campos ficarão editáveis.

Para selecionar uma nova vista

1. Nas definições de administração Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione um tipo de registo para o qual pretende alterar a vista.

3. Selecione Alterar junto do campo de vista.

   

4. Atualize a relação, se necessário e, em seguida, selecione Seguinte.

5. Selecione a vista a utilizar e, em seguida, selecione Concluído.

6. Na página de definições do tipo de registo, selecione Publicar para guardar as alterações.

Ver filtros utilizados numa vista

Pode ver a consulta de origem que é utilizada para filtrar registos numa vista. Por exemplo, pode ver a consulta de origem para a vista que mostra apenas contas ativas.

Isto ajuda-o a ter uma compreensão clara sobre a forma como o tipo de registo é configurado. Por exemplo, filtrar e ordenar critérios de campos e a ordem de campos. A consulta é apresentada num modo só de visualização e não é possível efetuar alterações à consulta.

1. Nas definições de administração Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione um tipo de registo para o qual pretende ver a consulta utilizada na vista selecionada.

3. Selecione Ver filtros sob a secção Gerir campos.

   

   É apresentada a janela Condições do filtro.

4. Para copiar o XML de consulta, selecione Copiar XML.

Modificar tipos de registo que não se baseiam numa vista do CRM

Nota

Esta secção é relevante apenas para os tipos de registo de contacto, oportunidade e conta que não se baseiam numa vista do CRM. Se estiver selecionada uma vista para um tipo de registo, não conseguirá adicionar campos, remover campos e reordenar campos.

Se um tipo de registo não se basear numa vista do CRM, pode selecionar campos a incluir na vista e a ordem pela qual devem aparecer. É possível adicionar até 40 campos de origem e personalizados a um formulário de registo.

Adicionar campos

Para adicionar campos

1. Nas definições de administração Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione um tipo de registo ao qual necessita de adicionar campos.

3. Na secção Gerir campos, selecione Adicionar campos.

   

4. Na janela Adicionar campos, selecione os campos a apresentar no formulário e, em seguida, selecione Adicionar.

   Os novos campos são adicionados depois dos campos existentes, mas pode reordená-los.

   Nota

   Se ligou o Copilot for Sales ao Salesforce, adicione apenas os campos a que todos os utilizadores do Copilot for Sales têm acesso. Se um utilizador não tiver acesso a alguns dos campos adicionados, não conseguirão ver o registo do CRM.

5. Selecione Publicar para guardar as alterações.

Remover campos

1. Nas definições de administração Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione o tipo de registo do qual necessita de remover campos.

3. Na secção Gerenciar campos , passe o rato sobre o campo que deseja remover do formulário e selecione Remover campo ().

4. Selecione Publicar para guardar as alterações.

Reordenar os campos

1. Nas definições de administração Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione o tipo de registo no qual necessita de reordenar campos.

3. Na secção Gerenciar campos , passe o rato sobre o campo que deseja reordenar e selecione as setas Mover para cima ou Mover para baixo ().

   Também pode arrastar o campo para alterar a ordem.

4. Selecione Publicar para guardar as alterações.

Marcar campos como obrigatórios no Copilot for Sales

Se os campos no CRM não estiverem marcados como obrigatórios, pode marcá-los como obrigatórios apenas para o Copilot for Sales. Será obrigatório que os vendedores introduzam valores para estes campos antes de poderem guardar o registo no Copilot for Sales.

Nota

• Se um campo estiver marcado como obrigatório na CRM, também é marcado como obrigatório no Copilot for Sales e não poderá torná-lo opcional.
• Se estiver a utilizar o Salesforce e marcou um campo como obrigatório através da opção de esquema de página, o campo não será marcado automaticamente como obrigatório no Copilot for Sales. Tem de marcar manualmente o campo como obrigatório no Copilot for Sales.

1. Nas definições de administração Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione um tipo de registo para o qual necessita de marcar os campos como obrigatórios.

3. Na secção Gerir campos, selecione Obrigatório para os campos que pretende marcar como obrigatórios.

   

4. Selecione Publicar para guardar as alterações.

Configurar a edição de registos e campos

Os vendedores podem editar registos ao abri-los no CRM a partir de uma ligação no Copilot for Sales. Ajude-os a serem mais produtivos ao permitir-lhes editar registos diretamente no Copilot for Sales. Também pode controlar que campos os vendedores podem editar diretamente no Copilot for Sales.

Por predefinição, os contactos são editáveis. Para outros registos, tem de ativar a opção para permitir a edição.

Para permitir a edição de registos

1. Nas definições de administração Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione o tipo de registo para o qual tem de permitir a edição.

3. Na secção Editar registos, selecione Editar registos no Copilot for Sales para permitir que os vendedores editem todos os campos relevantes para esse tipo de registo.

4. Para restringir a edição para campos específicos, na secção Gerir campos, desative Permitir edição para os campos apropriados.

   

5. Selecione Publicar para guardar as alterações.

Configurar a criação de novos registos

Escolha se, como e onde, os vendedores podem criar novos registos a partir do Copilot for Sales. Ajude-os a poupar tempo ao permitir-lhes criar novos registos inline, diretamente no Copilot for Sales facilite o acesso ao CRM num browser com um clique.

Para configurar a criação de novos contatos

1. Nas definições de administração Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione o tipo de registo para o qual tem de configurar a nova criação de registos.

3. Na secção Criar registos, selecione uma ou ambas das seguintes opções:

   • Crie novos registros dentro de Copilot para Vendas: permita que os vendedores criem novos registros embutidos, diretamente em Copilot para Vendas.
   • Criar novos registros abrindo (CRM) a partir de um link: permita que os vendedores criem novos registros no CRM abrindo um link em um navegador.

   

4. Selecione Publicar para guardar as alterações.

Configurar suporte a oportunidades potenciais (pré-visualização)

[Esta secção é documentação de pré-lançamento e está sujeita a alterações.]

Quando ativa o suporte a oportunidades potenciais no Copilot for Sales, as contas relacionadas com oportunidades potenciais e outros registos relacionados são apresentados aos vendedores. Os vendedores podem:

• Ver oportunidades potenciais existentes no Copilot for Sales.
• Crie e edite registos de oportunidades potenciais inline no Copilot for Sales.
• Associar e-mails e reuniões a registos de oportunidades potenciais.
• Eliminar ambiguidades entre correspondências de várias oportunidades potenciais.

Depois de ativar o suporte a oportunidades potenciais, a experiência do utilizador em termos de trabalho com oportunidades potenciais será semelhante à de trabalhar com contactos. Vai observar que existe uma pequena diferença no fluxo de criação de um novo contacto ou de uma nova oportunidade potencial. Poderá escolher se quer adicionar um endereço de e-mail externo como contacto ou uma oportunidade potencial.

Pré-requisitos

• Ativar o suporte a oportunidades potenciais

  • Preencha o formulário de pedido de pré-visualização para ativar o suporte a oportunidades potenciais no seu ambiente.

• Reconhecer oportunidades potenciais no Copilot for Sales

  • Tem de adicionar o registo de Oportunidades Potenciais (ou o objeto do Salesforce) às definições de administração do Copilot for Sales.
  • O formulário de registo de Oportunidades potenciais tem de ter os campos Nome próprio, Apelido e Endereço de e-mail1 adicionados e definidos como obrigatórios.
  • A vista Oportunidades potenciais selecionada tem de incluir os campos mencionados acima como colunas.

• Suporte de cartão de entidade relacionada no Salesforce (como acontece nos contactos)

  • Tem de ser estabelecida no sistema de CRM uma relação personalizada entre as Oportunidades potenciais e a Conta.
  • A vista do objeto Conta nas definições do Copilot for Sales tem de ser alterada para qualquer vista que não seja a Nenhuma predefinida.
  • O campo Conta tem de ser adicionado como coluna na vista selecionada para o registo ou objeto Oportunidade potencial.

• Guardar na oportunidade potencial no Salesforce

  • Uma limitação da consulta do Salesforce não permite que sejam apresentadas oportunidades potenciais na experiência de pesquisa Associado a. Para associar um e-mail a oportunidades de pesquisa e contactos num tópico, os vendedores têm de guardar o e-mail sem o associar a um registo. O e-mail ou a reunião continuam a estar associados a oportunidades potenciais e a contactos nos campos Para, Cc e Bcc.

Selecionar campos-chave para a vista minimizada

Cada tipo de registo tem uma vista minimizada que apresenta informações limitadas quando estão minimizadas ou mostradas numa lista. A minivista está disponível em vários locais no painel do Copilot for Sales, tal como na vista rápida no separador CRM.

A vista minimizada inclui um título fixo e dois campos de legenda configuráveis. Os campos disponíveis na vista minimizada são os que estão disponíveis na vista detalhada. A definição de campos-chave afeta o comportamento da Pesquisa no suplemento do Copilot for Sales para Outlook. Para mais informações: Comportamento da pesquisa no suplemento do Copilot for Sales para Outlook

Para selecionar campos-chave

1. Nas definições de administração Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione o tipo de registo no qual necessita de selecionar campos para a vista minimizada.

3. Na secção Campos-chave, selecione campos a partir da lista.

   

4. Selecione Publicar para guardar as alterações.

Comportamento da pesquisa no suplemento do Copilot for Sales para Outlook

As definições dos campos-chave afetam os resultados quando os vendedores pesquisam por registos ligados no Dynamics 365. No Dynamics 365, o comportamento de pesquisa para os registos ligados depende da vista de localização rápida. Certifique-se de que os campos-chave que seleciona para a vista minimizada existe na vista de localização rápida, caso contrário, a lista de pesquisa não os mostrará. No Salesforce, a pesquisa é realizada no nome e nos campos adicionais selecionados para a vista minimizada.

Os campos-chave selecionados para tipos de registo afetam os resultados de pesquisa apresentados para estes registos. Os campos-chave são apresentados, se não estiverem vazios, juntamente com o nome do registo nos resultados de pesquisa.

Atualizar dados a partir do CRM

Deve atualizar os dados para obter alterações recentes da CRM para o Copilot for Sales. Por exemplo, se adicionar um novo campo a uma vista de tipo de registo na CRM, deverá atualizar os dados para refletirem o novo campo no Copilot for Sales. Pode atualizar dados para todos os tipos de registo ao mesmo tempo ou para um tipo de registo específico.

Atualizar dados para todos os tipos de registo

1. Nas definições de administração Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione Atualizar dados.

Atualizar dados para um tipo de registo específico

1. Nas definições de administração Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Paira o cursor sobre um tipo de registo para o qual pretende atualizar dados e, em seguida, selecione Mais opções (...).

3. Selecione Atualizar no menu de contexto.

Em alternativa, pode selecionar o tipo de registo e, em seguida, selecione Atualizar dados sob Gerir campos.

Remover um tipo de registo

1. Nas definições de administração Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Paire o cursor sobre o tipo de registo que pretende remover e, em seguida, selecione Remover (tipo de registo) ().

Nota

• Quando remove um tipo de registo que tenha tipos de registo relacionados no Copilot for Sales, todos os tipos de registo relacionados também são removidos.
• Não pode remover o tipo de registo de contacto.

Controlar a ordem dos tipos de registro no painel lateral do Outlook

A ordem em que os tipos de registro são adicionados às configurações de administrador determina a ordem em que eles são exibidos no painel lateral Copilot para Vendas no Outlook. Por padrão, a ordem dos tipos de registro em um novo ambiente é contato, oportunidade e conta. Os tipos de registo recém-adicionados são adicionados ao final da lista.

Você pode alterar a ordem removendo e adicionando tipos de registro na ordem necessária.

Impacto da ordem dos tipos de registo no Relações

A ordem dos tipos de registro nas configurações de administrador afeta as configurações de relacionamento entre os tipos de registro. Ao adicionar um novo tipo de registo, você pode selecionar a relação com os tipos de registro ou campos existentes em Copilot para Vendas. Somente Relações com tipos de registro que precedem o atual tipo de registo lista são exibidos na janela Selecione a relação para (tipo de registo ).

Por exemplo, vamos supor que a ordem dos tipos de registro seja contato, oportunidade e conta. Nesse caso, a relação entre oportunidade e conta é exibida nas configurações da conta, e não nas configurações da oportunidade, porque a conta é configurada após a oportunidade. A oportunidade é considerada a fonte tipo de registo, e a conta é a tipo de registo relacionada. Nesse cenário, Copilot para Vendas é configurado para buscar contas relacionadas a oportunidades, mas não oportunidades relacionadas a contas. A exceção é quando a exibição do CRM é definida como Nenhum. Quando nenhum modo de exibição é selecionado, os Relações padrão são usados em vez de qualquer Relações selecionado anteriormente. Nesse caso, a ordenação dos tipos de registro não importa.

Portanto, ajuste a ordem dos tipos de registro nas configurações de administrador removendo e adicionando novamente os tipos de registro na ordem necessária. Verifique se o tipo de registo de origem está configurado antes do tipo de registo relacionado. Em seguida, selecione a relação necessária nas configurações de tipo de registo relacionadas.

Impacto da personalização do CRM em espaços de colaboração

Os espaços de colaboração podem ser criados com base nos Microsoft Teams tipos de registro Conta e Oportunidade (ou objetos Salesforce) disponíveis nas configurações de administrador do Copilot para Vendas.

A tabela seguinte lista a alteração nas definições de administração e o comportamento correspondente dos espaços de colaboração:

Tipos de registo (ou objetos do Salesforce) disponíveis	Comportamento dos espaços de colaboração
Estão disponíveis conta e oportunidade	É possível criar espaços de colaboração para contas e oportunidades.
Conta está disponível e oportunidade não está disponível	É possível criar espaços de colaboração apenas para contas.
Conta não está disponível e oportunidade está disponível	É possível criar espaços de colaboração apenas para oportunidades.
Não estão disponíveis conta e oportunidade	Não é possível criar espaços de colaboração. O cartão Colaborar no Teams não está visível no painel do Copilot for Sales no Outlook.