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Solicitar aprovações de grupos do Microsoft 365

Pode enviar aprovações para grupos do Microsoft 365 e para indivíduos. É útil para enviar aprovações a grupos em cenários onde precisa de uma aprovação de qualquer pessoa do grupo. Por exemplo:

  • Precisa da aprovação de um representante da equipa de liderança de um projeto.

  • Pretende que a cópia do novo material de marketing seja aprovada por alguém da equipa das redes sociais.

Gorjeta

Apenas um único utilizador do grupo precisa de responder à aprovação. A resposta desse utilizador é usada para representar todo o grupo.

Enviar uma aprovação para um grupo do Microsoft 365

As aprovações para grupos comportam-se exatamente como aprovações para os utilizadores, é apenas a entidade para a qual a aprovação está a ser enviada para que é diferente. Vejamos um exemplo simples.

Nota

Este exemplo usa a ação Primeiro para responder, mas também pode combinar esta ação com outros tipos de aprovação.

Criar o fluxo

  1. Inicie sessão no Power Automate.

  2. Selecione Os meus fluxos>Novo>Instantâneo a partir do zero.

  3. Dê um nome ao seu fluxo.

  4. Pesquise e, em seguida, selecione Acionar manualmente um fluxo.

  5. Selecione Criar.

  6. Selecione o acionador Acionar manualmente um fluxo >Adicionar uma entrada>Ficheiro.

    Este passo configura o seu fluxo para que, quando for executado, solicite um ficheiro do utilizador para acionar o seu fluxo.

  7. Selecione Novo passo.

  8. Pesquise Aprovações e, em seguida, selecione Iniciar e aguardar uma aprovação.

  9. No cartão Iniciar e aguardar uma aprovação, para Tipo de aprovação selecione Aprovar/rejeitar – Primeiro a responder.

  10. Introduza o seguinte:

    • Título: isto é uma breve descrição que dá ao aprovador alguns detalhes sobre o pedido de aprovação.
    • Detalhes: este texto aparece no pedido de aprovação.
  11. No campo Atribuído a comece a escrever o nome do grupo para o qual pretende enviar a aprovação. O campo Atribuído a aceita entradas tanto de utilizador como de grupo do Microsoft 365. Se conhecer o ID de e-mail associado ao grupo, também pode incluí-lo.

    Captura de ecrã de preenchimento do cartão Iniciar e aguardar uma aprovação.

    Gorjeta

    Pode incluir vários grupos e utilizadores no campo Atribuído a.

  12. Selecione Guardar para guardar o fluxo.

Testar o seu fluxo

  1. Selecione Teste.

  2. Selecione Vou realizar a ação do acionador.

  3. Selecione Continuar>o teste.

  4. Selecione Executar fluxo.

    Verá que a execução do teste é iniciada.

  5. Selecione Página de Execuções de Fluxo para monitorizar o estado do teste.

Aprovar o pedido

Para grupos ativados para correio, o grupo para o qual a aprovação é enviada recebe uma notificação para responder à aprovação. Os membros do grupo também podem ver a aprovação no Centro de ações de aprovação no portal do Power Automate e na aplicação Aprovações no Microsoft Teams.

O que esperar quando envia pedidos de aprovação a grupos e utilizadores

Pode optar por enviar uma aprovação para vários grupos, ou até mesmo uma combinação de grupos e utilizadores. Aqui estão alguns exemplos de tais cenários e o seu resultado esperado:

  • A aprovação Primeiro a responder enviada ao grupo 1 e ao grupo 2: é necessária a aprovação de pelo menos 1 utilizador do grupo 1 ou grupo 2.

  • A aprovação Todos têm de responder enviada ao grupo 1 e ao grupo 2: é necessária a aprovação de ambos os grupos 1 e 2.

  • A aprovação Primeiro a responder enviada para o grupo 1 e utilizador 1: pelo menos o utilizador 1 ou um membro do grupo 1 precisa de aprovar.

  • A aprovação Todos têm de responder enviado ao utilizador 1 e ao grupo 1: tanto o utilizador 1 como pelo menos um membro do grupo 1 precisam de aprovar.

Problemas e limitações conhecidos

  1. Só são suportados grupos do Microsoft 365 e grupos de segurança ativados para e-mail.

  2. As notificações do Teams não são suportadas com aprovações de grupo. As notificações do Teams são enviadas apenas para aprovações atribuídas a utilizadores individuais.

  3. O grupo tem de permitir e-mails de remetentes externos para receber notificações por e-mail.

  4. Quando cria uma aprovação para um grupo recém-criado do Microsoft 365, pode haver um pequeno período de tempo onde os e-mails acionáveis do Outlook podem apresentar um erro.

Adicionar uma condição a um fluxo de aprovação

Na maioria dos fluxos de aprovação, deve notificar a pessoa que solicita a aprovação da decisão. Para saber como adicionar uma condição a um fluxo de aprovação para executar ações específicas com base no resultado do pedido, aceda a Adicionar uma ação de e-mail para aprovações.