Realize uma reunião geral no Viva Engage e continue a conversa

Reúna sua organização para comunicar o estado geral dos negócios, o status de projetos em grande escala, histórias de sucesso e oportunidades de crescimento. Crie uma experiência de evento ao vivo de ponta a ponta no Viva Engage que envolva públicos antes, durante e após o evento.

As organizações geralmente chamam seus eventos de grande escala para funcionários de reunião geral. Às vezes, as organizações se referem a uma reunião geral como um conselho corporativo ou reunião com toda a empresa. Neste exemplo, nos referiremos a esse tipo de reunião como uma reunião geral, mas as etapas e diretrizes podem ser usadas da mesma maneira para reuniões semelhantes e eventos ao vivo no Viva Engage.

Comece a preparar e implementar uma reunião geral sob demanda, seguro, acessível a todos os públicos e que permita que você mantenha a conversa após o evento ao vivo.

A reunião geral pode ajudar a reunir sua organização:

• Compartilhando informações em um formato significativo e envolvente
• Criando confiança e conexões em uma organização
• Transmitindo para grandes grupos de pessoas ao mesmo tempo
• Mantendo a conversa em canais relacionados à reunião geral
• Usando a análise de eventos ao vivo para entender o alcance e o envolvimento do evento
• Conectando equipes em ambientes de trabalho híbridos

Fase	Tarefas
Planejar	- Definir o perfil da audiência e o tamanho da audiência do escopo - Alinhar-se com as partes interessadas e definir mensagens - Considerar opções multigeográficas e multilíngues - Revisar as ferramentas do Microsoft 365 para ajudar a produzir e hospedar o evento ao vivo - Planejar e organizar estratégias de comunicação e promoção antes e depois do evento
Promover	- Identificar canais onde a reunião geral pode ser promovida - Usar vários canais para alcançar públicos diferentes - Considerar onde a gravação do evento será armazenada para que possa ser acessada por todos
Produzir	- Identificar e atribuir funções e tarefas - Revisar a lista de verificação de configuração - Preparar-se para moderar perguntas e respostas ao vivo
Host	- Hospede o evento ao vivo e gerencie o envolvimento no feed do Viva Engage - Tornar a gravação compartilhável para funcionários
Compartilhar	- Compartilhe a gravação em canais de comunicação (Viva Engage, Outlook, Teams e notícias do SharePoint) - Exibir insights dos Participantes para medir o envolvimento

Planejar a mensagem e o conteúdo da reunião geral

Como os conselhos corporativos alcançam audiências amplas e diversas, você deve considerar as necessidades e preferências da sua audiência e garantir que o conteúdo possa ser acessado antes, durante e após o evento.

Considerações de planejamento

• A reunião geral é um evento ao vivo virtual e pode ser acessado por pessoas diferentes em diferentes regiões e fusos horário.
• Muitas pessoas participarão usando um dispositivo móvel.
• Algumas pessoas não participarão do evento ao vivo, mas vão querer assistir à gravação do evento posteriormente.
• Algumas pessoas não assistirão à gravação completa, mas vão querer ver os destaques das informações mais importantes, portanto, após a reunião geral, uma gravação e os destaques podem ser compartilhados na forma de uma postagem de notícias do Microsoft Office SharePoint Online.
• O evento de perguntas e respostas pode ocorrer em uma comunidade do Viva Engage, para que as pessoas que não puderam participar ainda possam se beneficiar das informações compartilhadas.
• Promover o evento da reunião geral será mais bem-sucedido diversificando os diferentes canais que estão sendo usados atualmente pelo seu público.

R. Saiba mais sobre sua audiência

Invista no aprendizado do que é mais importante para sua audiência. Conhecer sua audiência ajudará você a determinar como entregar sua mensagem efetivamente, quais palestrantes terão impacto na sua audiência, como moderar a reunião geral e como estruturá-lo. Saiba mais sobre como definir o escopo e definir seu público-alvo.

B. Garanta que o conteúdo seja acessível a todos

Os conselhos corporativos foram projetados para alcançar toda a organização ou grupos grandes dentro deles. Verifique se o público-alvo do evento tem acesso às ferramentas necessárias para consumir o conteúdo.

• Planeje gravar eventos da reunião geral. Quando um evento ao vivo é gravado, ele será adicionado automaticamente ao Microsoft Stream. Saiba como habilitar gerar legendas automaticamente. O evento ao vivo também pode ser salvo na página inicial Viva Engage.
• Se sua organização opera em várias regiões geográficas, certifique-se de que o fuso horário em que o evento ocorre permita que a maioria das pessoas participe ao vivo.
• O Viva Engage dá suporte a eventos ao vivo e a salas da reunião geral em vários idiomas em várias plataformas.
• Considere postar a gravação do evento como um link de notícias de vídeo no SharePoint para que ele seja exibido automaticamente no Feed do Viva Connections no Microsoft Teams.

C. Definir a mensagem da reunião geral.

Crie uma mensagem bem organizada, detalhada e direta ao ponto. Para envolver sua audiência e garantir que as mensagens na reunião geral sejam compreendidas por todos:

• Torne a apresentação visual para criar um maior envolvimento. Use o PowerPoint para criar uma exibição visual da mensagem para manter sua audiência conectada. As organizações têm a opção de transmitir um evento ao vivo no Viva Engage usando o Teams. Aprenda a configurar o compartilhamento de área de trabalho no Microsoft Teams para exibir o conjunto de slides do PowerPoint durante a sua reunião geral.
• Forneça os objetivos da reunião geral para os participantes antecipadamente. Compartilhe esses objetivos por email ou pelo site do SharePoint do evento.
• Compartilhe apenas as informações mais relevantes. Certifique-se de que as informações mais importantes estão realçadas para reservar o tempo e manter a audiência envolvida.

D. Decida os palestrantes e a estrutura do evento ao vivo

Convide os palestrantes que se alinham à mensagem da reunião geral. Se a intenção do evento for relatar ganhos trimestrais, recrutou pessoas do departamento financeiro que podem falar com insights e responder a perguntas.

• Desenvolva o cronograma e os limites de tempo para a reunião geral.
• Atribua funções aos moderadores e informe-os sobre as principais tarefas. Se você planeja usar P e R ao vivo durante o evento, prepare os palestrantes com uma lista de preocupações ou perguntas conhecidas.
• Teste o equipamento antecipadamente. Certifique-se de que cada palestrante e moderador saiba como usar as ferramentas usadas para conduzir a reunião geral. Isso pode variar desde como compartilhar sua tela, gerenciar perguntas e respostas ao vivo, e mais oportunidades de compromisso.

E. Usar o Viva Engage para realizar sua reunião geral

O Viva Engage permite que as pessoas se conectem entre si em toda a organização. Ela ajuda a unir pessoas que não interagem com frequência e lhes dá a capa de descobrir conteúdo, se reunir e se envolver com líderes da organização. Introdução à organização de eventos ao vivo no Viva Engage

Observação

Para hospedar um evento ao vivo no Viva Engage, sua organização deve ter a opção Impor a identidade do Office 365 selecionada e você deve estar usando grupos do Viva Engage conectados ao Microsoft 365. Para obter mais informações, consulte Impor a identidade do Office 365 para usuários do Viva Engage e grupos do Viva Engage e Microsoft 365.

Promover a reunião geral

Promova a reunião geral antes da data do evento em que seu público-alvo geralmente recebe anúncios e atualizações. Logo gerenciar o envolvimento durante a reunião geral e depois a reunião geral.

Promover no Viva Engage

Promova o reconhecimento de pré-evento no Viva Engage. Ao realizar uma audiência no Viva Engage, o envolvimento do público começa assim que o evento é criado. Os participantes podem promover e descobrir o evento futuro por meio da faixa de eventos (quando estiver no feed ao vivo), notificações de eventos e acessando a guia Evento no celular.

No Viva Engage Home Feed, os participantes podem configurar notificações que os informem quando o evento estiver ao vivo. Uma faixa de evento é exibida quando o evento está ao vivo, permitindo que eles participem da reunião geral imediatamente de qualquer lugar.

Promover no SharePoint

Informe e prepare seu público-alvo para o evento criando um site de comunicações do SharePoint usando o modelo Eventos. Inclua instruções para participar e outros recursos, como pré-leitura ou links de notícias.

Promover no Outlook

Convide todos os participantes para o evento com um convite de calendário por email no Outlook. Forneça informações detalhadas, como um link para o site de eventos do SharePoint, o link de reunião do Viva Engage e a página de eventos do Viva Engage.

Inclua objetivos ou pontos de discussão no convite. Isso ajudará os participantes a preparar perguntas para fazer durante o evento. Os eventos ao vivo do Viva Engage também são integrados ao Outlook para que os organizadores de eventos possam adicionar outros participantes do evento que ajudarão na produção do evento.

Promover no Viva Connections

O Viva Connections é um aplicativo no Microsoft Teams e baseia-se nos recursos existentes do Microsoft 365. Ele permite que as organizações personalizem as experiências dos funcionários que centralizam informações, ferramentas e recursos importantes em desktop e dispositivos móveis.

A página inicial do Viva Connections apresenta as Web Parts do Feed e do Painel que podem ser usadas para promover seu evento. Saiba mais sobre o Viva Connections. Use postagens de notícias do SharePoint e links de notícias em vídeo para promover o evento e compartilhar sua gravação após o evento. Em seguida, o conteúdo do evento será exibido em destaque no Feed do Viva Connections.

Produzir e hospedar uma reunião geral

Dependendo do tipo de evento, os eventos ao vivo podem ser realizados por uma pessoa ou por uma equipe. Algumas dessas funções podem ser desempenhadas pela mesma pessoa. Um ensaio com todos os participantes do evento ao vivo ajudará a fazer com que se sintam confiantes e preparados durante o evento. É importante testar o equipamento, o compartilhamento de tela e praticar o fluxo de vários apresentadores ou transferências antes do evento para garantir transições tranquilas. Uma revisão com o conteúdo, as anotações ou os ambientes de demonstração mais recentes é fundamental para garantir que todos estejam na mesma página.

Função	Descrição	Detalhes da função
Produtor	Para executar uma reunião geral com êxito, você precisará de um ou mais produtores. Um produtor pode agendar, organizar e manipular a tela durante o evento ao vivo. Essa pessoa é responsável por escolher os palestrantes e conceder a todos os participantes as permissões e licenças adequadas. Em muitos casos, o produtor também é um apresentador ou palestrante.	- Agendar, editar ou cancelar o evento -Organizar o evento -Enviar convites aos participantes -Preparar moderadores e palestrantes -Conceder a todos os participantes as permissões e licenças adequadas -Manipular a tela durante o evento ao vivo
Moderador	O produtor também precisará incluir um ou mais moderadores responsáveis por promover o envolvimento no evento Viva Engage, mantendo o controle de perguntas e comentários dos membros do público e oferecendo suporte técnico quando necessário.	- Acompanhar perguntas e comentários de membros da audiência -Oferecer suporte técnico aos membros da audiência que precisam -Certificar-se de que todos os participantes estão seguindo as Regras de Conduta -Adicionar comentários, perguntas, pesquisas -Responder a Postagens conforme necessário - Organizar Postagens -Realçar as melhores respostas para perguntas no chat -Ajudar os palestrantes a gerenciar o tempo
Palestrante	Considere cada palestrante a atração principal. Essa é a pessoa que está entregando a mensagem. Sua reunião geral pode ter mais de um palestrante. Isso pode incluir o líder de uma organização, um departamento ou até mesmo um especialista no assunto. Sua reunião geral pode ter mais de um palestrante.	- Preparar apresentações - Preparar testando a qualidade de áudio e vídeo antes da apresentação - Configurar a transmissão do evento conforme necessário - Acompanhar o tempo
Participante do evento	Cada membro da audiência participa dos conselhos corporativos para obter informações ou compreensão dos pontos de fala de cada palestrante. Incentive o envolvimento do público aproveitando as P e R internas e o recurso de conversa de formulário aberto no Viva Engage.	- Participar da reunião geral - Fazer perguntas ao moderador - Participar de uma conversa relacionada com outros membros da audiência

Realize uma reunião geral no Viva Engage

Etapa 1: configurar o Viva Engage

Criar e produzir eventos ao vivo no Viva Engage requer Microsoft Stream e/ou licenças do Teams e permissões específicas. Os administradores do Viva Engage podem agendar reuniões ao vivo no Viva Engage. Para eventos usando um aplicativo ou dispositivo externo, você precisará ter sua licença do Microsoft Stream habilitada. Saiba mais sobre permissões para agendar, criar e produzir eventos ao vivo no Viva Engage.

Etapa 2: testar equipamentos

Determine se seus palestrantes serão transmitidos de uma webcam ou de uma transmissão produzida pelo estúdio. Certifique-se de que todos os equipamentos necessários para conectar vídeo e áudio estão protegidos e no local. Saiba mais sobre como produzir um evento ao vivo no Viva Engage usando um dispositivo externo.

Etapa 3: gerenciar o envolvimento

Os membros da audiência e moderadores podem se envolver durante o evento usando a barra de conversas. Certifique-se de registrar o evento para que as pessoas que não puderam participar ao vivo possam assistir mais tarde.

O Viva Engage permite uma P e R ao vivo durante o evento, bem como uma conversa de forma livre que promove conversas em toda a organização. Saiba mais sobre como usar P e R em uma comunidade do Viva Engage.

Envolvimento após o evento

Depois, planeje disponibilizar a gravação do evento em um local compartilhado. Use postagens de notícias do SharePoint e links de notícias de vídeo para compartilhar a gravação do evento e exibi-la com destaque no Feed do Viva Connections. Em seguida, examine a análise do evento para saber mais sobre o alcance do evento e o comportamento do usuário.

Compartilhar uma gravação do evento ao vivo

Os membros da sua organização podem assistir à gravação do fluxo de evento após o evento. As comunidades criadas no Viva Engage durante o evento podem continuar a conversa e assistir à gravação da reunião geral na plataforma Viva Engage. Os moderadores também podem fornecer recapitulações automáticas para aqueles que podem ter perdido a reunião geral.

Faça com que a sua reunião geral e o envolvimento após o evento seja escalonável compartilhando a gravação da sua reunião geral em várias plataformas. Adicione-o ao seu site do SharePoint usando a Web Part do Viva Engage ou a Web Part do feed de notícias, adicione-o ao seu feed de notícias no Viva Connections ou compartilhe-o em um canal de equipe no Teams.

Stream (no SharePoint) fornece suporte multigeográfico para armazenamento de vídeo e opções avançadas de compartilhamento. Aumente a capa de descoberta e compartilhamento da gravação do evento adicionando-o ao portal do Stream da sua organização. Acesse análises de vídeo adicionais, incluindo exibições ao longo do tempo e envolvimento do visualizador salvando a gravação da sua reunião geral no Stream.

Medir insights do participante

Os relatórios de eventos do Viva Engage contêm insights que mostram a localização do participante, insights do departamento, análise de sentimento e confidencialidade da API. Veja insights para ver quantas pessoas participaram, tempo médio de visualização e muito mais. Reconheça tendências vendo quantas conversas, comentários, perguntas, respostas e reações foram gerados por meio do evento. Use essas informações para ampliar o conteúdo que as pessoas mais se envolveram e planejar sua próxima reunião geral.

Medir o envolvimento da comunidade

Insights do Viva Engage que permitem que os criadores de salas da reunião geral identifiquem tendências como conversas, perguntas, principais colaboradores, tópicos, hashtags, localização e departamento.

Esses insights fornecem informações que permitem medir o crescimento da comunidade rastreando a criação de membros, membros ativos, local do membro, departamento e muito mais. Você também pode ver como os membros da comunidade se envolvem vendo quantos comentários, reações, perguntas, respostas, eventos ao vivo e muito mais. Saiba mais sobre como exibir insights da comunidade no Viva Engage.

Mais recursos

Use o PowerShell para configurar eventos e políticas ao vivo.

Produza e organize um evento ao vivo no Viva Engage.

Visão geral das comunicações corporativas

Guia de eventos ao vivo do Viva Engage