Pesquisa Restrita do SharePoint

Importante

A Pesquisa Restrita do SharePoint foi concebida para clientes de Microsoft 365 Copilot.

O que é a Pesquisa Restrita do SharePoint?

A Pesquisa Restrita do SharePoint é uma definição que o ajuda como Administrador do SharePoint ou superior no Microsoft 365 a manter uma lista de sites do SharePoint ("lista de permissões") para os quais verificou as permissões e aplicou a governação de dados. A lista permitida define os sites do SharePoint que podem participar em experiências de pesquisa e Copilot em toda a organização. Por predefinição, a definição Pesquisa Restrita do SharePoint está desativada e a lista de permissões está vazia.

A Pesquisa Restrita do SharePoint permite-lhe restringir as experiências de pesquisa em toda a organização e copilot a um conjunto organizado de sites do SharePoint à sua escolha. Além disso, quer tenha ativado a Pesquisa Restrita do SharePoint, os utilizadores na sua organização continuam a poder interagir com ficheiros e conteúdos que possuem ou que tenham acedido anteriormente no Copilot.

Por que motivo deve utilizar a Pesquisa Restrita do SharePoint?

A Pesquisa Restrita do SharePoint dá-lhe tempo para rever e auditar as permissões do site. Fornecemos a Pesquisa Restrita do SharePoint para ajudá-lo a manter a dinâmica com a sua implementação copilot enquanto implementa uma segurança de dados abrangente com a Gestão Avançada do SharePoint e o Microsoft Purview. Em conjunto, estas soluções oferecem uma solução completa para a deteção, proteção e governação de dados, garantindo um ciclo de vida de dados seguro e gerido.

A Pesquisa restrita do SharePoint aborda as preocupações de partilha excessiva ao permitir que as organizações:

• Impedir que os sites apareçam em resultados de pesquisa em toda a organização e experiências copilot até que os seus administradores ou proprietários de sites possam marcar as permissões no conteúdo do site;
• Respeitar as permissões de site existentes e permitir que os proprietários do site giram permissões de sites individuais.

Se a Pesquisa Restrita do SharePoint estiver ativada, a experiência do cliente será afetada das seguintes formas:

• Os resultados da pesquisa estão limitados aos sites na lista de permissões, aos sites visitados frequentemente dos utilizadores, aos sites aos quais os utilizadores já têm permissões e aos ficheiros acedidos recentemente dos utilizadores. Ativar esta funcionalidade afeta a experiência de pesquisa geral, mesmo para utilizadores não Copilot.
• O Copilot tem menos informações disponíveis para referência, o que pode afetar a sua capacidade de fornecer respostas precisas e abrangentes.

Lembre-se de que, quer tenha ativado a Pesquisa Restrita do SharePoint, os utilizadores na sua organização podem sempre interagir com ficheiros e conteúdos que possuem ou que tenham acedido anteriormente no Copilot.

Como funciona a Pesquisa Restrita do SharePoint?

Como Administrador do SharePoint ou superior no Microsoft 365, pode:

• Verifique a status atual da Pesquisa Restrita do SharePoint (ativada ou desativada)
• Ativar ou desativar a Pesquisa Restrita do SharePoint
• Organizar a lista permitida ao identificar os 100 sites mais utilizados
• Adicionar ou remover sites da lista de permitidos ao fornecer o URL do site
• Obter a lista completa de sites na lista de permitidos

A Pesquisa Restrita do SharePoint está desativada por predefinição. Se optar por ativá-lo, os utilizadores copilot e não Copilot poderão localizar e utilizar conteúdos a partir de:

• Uma lista permitida de sites do SharePoint organizados configurados por administradores (com até 100 sites do SharePoint), que honram as permissões existentes dos sites.
• Ficheiros, chats, e-mails, calendários do OneDrive dos utilizadores aos quais têm acesso.
• Ficheiros dos respetivos sites do SharePoint visitados frequentemente.
• Ficheiros que foram partilhados diretamente com os utilizadores.
• Ficheiros que os utilizadores visualizaram, editaram ou criaram.

Observação

• O limite de até 100 sites do SharePoint inclui sites hub, mas não os sites associados. Quando ativa sites hub, os sites associados de um site hub são incluídos na lista de permitidos, mas não contam para o limite de 100 sites. Esta abordagem permite uma maior flexibilidade, ao mesmo tempo que cumpre as restrições existentes. Quando estiver a escolher sites hub, certifique-se de que todos os sites associados têm as permissões adequadas.
• O número total de ficheiros incluídos nos últimos três pontos de lista (sites visitados frequentemente, ficheiros partilhados diretamente com o utilizador e ficheiros que os utilizadores visualizaram, editaram ou criaram) está limitado às últimas 2000 entidades.

O diagrama seguinte mostra um exemplo de um site do Hub de RH com oito sites associados: Todos os oito sites associados e o site do Hub de RH são contados como um site na lista de permitidos.

Vamos considerar Alex Wilber, especialista em marketing da Contoso Electronics. Antes de a organização utilizar a Pesquisa Restrita do SharePoint, o Alex pode ver não só os seus próprios conteúdos pessoais, como os seus ficheiros do OneDrive, conversas, e-mails, conteúdos que possui ou visitou, mas também conteúdos de alguns sites que não foram submetidos a revisão de permissões de acesso ou Controle de Acesso Listas higiene (ACL) e que não têm governação de dados aplicada. Por exemplo, a Contoso Electronics tem um site de orçamento com informações comerciais importantes. A maioria das pessoas não conhece este site, pelo que o proprietário do site não configurou as permissões adequadas e não seguiu o processo de governação de dados correto. O site pode estar aberto a alguns utilizadores que não estão autorizados a vê-lo, como o Alex. Quando Alex pede a Copilot algumas informações de orçamento, Copilot obtém informações do site de orçamento.

O administrador de TI da Contoso Electronics utiliza a Pesquisa Restrita do SharePoint para limitar os sites que podem ser pesquisados através da lista de permissões. Eles marcar relatórios SPAC e SPAC DAG e decidem excluir este site de orçamento da lista de permitidos. Depois de o RSS estar ativado, o Alex ainda pode aceder às coisas que possui ou visitou recentemente, ou que são partilhadas diretamente com ele, mas não pode aceder a outros sites, a menos que o site esteja na lista de permissões e tenha permissão para o fazer. Quando alex faz a mesma pergunta sobre orçamento agora, Copilot não mostrará nenhuma informação desse site.

Observação

As pesquisas no âmbito do site não são afetadas por este controlo. Este controlo afeta as experiências modernas de pesquisa e copilot.

Perguntas frequentes

Posso utilizar o RSS para criar uma "lista de negação"?

Não, esta capacidade não faz parte da Pesquisa Restrita do SharePoint. No entanto, a Gestão Avançada do SharePoint oferece uma funcionalidade semelhante denominada Controle de Acesso Restrita para sites do SharePoint. Se o cliente não estiver pronto para utilizar a Gestão Avançada do SharePoint, poderá, em alternativa, avaliar a desativação da seguinte definição no SharePoint. Para obter mais informações, veja Permitir que este site seja apresentado nos resultados da Pesquisa.

Observação

Quando desativa "Permitir que este site apareça nos resultados da Pesquisa", bloqueia a apresentação do conteúdo do site na pesquisa em toda a organização e na pesquisa específica do site.

A Pesquisa Restrita do SharePoint afeta outros serviços que não dependem do SharePoint? Por exemplo, Exchange, Tarefas, Planner, Loop, etc.?

Sim, qualquer produto em que a Pesquisa Empresarial esteja ativada e possa ter conteúdo e/ou ficheiros do SharePoint, uma vez que os resultados da pesquisa serão afetados.

A Pesquisa Restrita do SharePoint afeta outras funcionalidades com base no Índice da Microsoft? Por exemplo, funcionalidades do Purview ou da Gestão Avançada do SharePoint?

Não, a Pesquisa Restrita do SharePoint não afetará outras funcionalidades com base no Índice da Microsoft.

Depois de ativar o RSS, quanto tempo demora a ocorrer?

O RSS entrará em vigor dentro de uma hora após a ativação.

Se fornecer o URL de um site central, também incluirá todos os sites subordinados ou sites associados ao mesmo? Estes outros sites contam para os 100 sites nas listas permitidas?

Apenas o site hub (o URL na lista Permitidos) está incluído no 100. Os subsites no site central não são contabilizados em relação ao limite de 100, mas o RSS é eficaz nos subsites.

O que fazer a seguir?

Depois de configurar a Pesquisa Restrita do SharePoint e ativar Microsoft 365 Copilot para a sua organização, deve avaliar as atividades e a utilização dos sites do SharePoint para ajustar a lista de permissões. Pode utilizar o Microsoft SharePoint Administração Center e o Microsoft Purview para aumentar gradualmente o âmbito da pesquisa e da experiência copilot para a sua organização. A Pesquisa Restrita do SharePoint honra as permissões de site existentes, para que possa trabalhar com proprietários e administradores do site para adicionar políticas de acesso avançadas e gestão avançada do ciclo de vida do conteúdo do site para utilizadores e grupos específicos através da Gestão Avançada do Microsoft SharePoint. Além disso, o Microsoft Purview melhora a segurança e conformidade de dados da sua organização para o Copilot.