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Criar diretrizes para uso do site

  • Artigo

Com os seguintes passos como modelo, crie a sua própria documentação de orientação personalizada para os proprietários de sites do SharePoint sobre como os sites são configurados e geridos na sua organização. Cada secção fornece orientações sobre o que incluir, texto de exemplo para o ajudar a começar e ligações para recursos para saber mais sobre cada área.

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Introdução – mapear Introdução

Orientação:

  • Forneça uma breve introdução para enquadrar as suas diretrizes. Se tiver uma política de utilização de recursos empresariais ou digitais mais abrangente, ligue-a se também se aplicar a sites do SharePoint.

Texto de exemplo:
Um site do SharePoint foi concebido para ser uma ferramenta avançada para colaboração e comunicação em equipa. [Introduza a sua organização do serviço de TI/produtividade] administra o serviço do Microsoft 365 no qual o seu site está incorporado. O objetivo é facilitar a realização dos seus objetivos empresariais.

Diretrizes Diretrizes gerais

Orientação:

  • Forneça declarações de política gerais que pretende que os seus utilizadores sigam. Estas podem incluir as principais utilizações empresariais que definiu para sites, políticas de comunicação internas ou diretrizes de segurança e privacidade.

Recursos:

Texto de exemplo:
Seguem-se alguns aspetos a ter em conta enquanto trabalha com os seus sites do SharePoint. Veja a política de utilização de recursos empresariais [inserir o nome da sua organização]. Estas políticas aplicam-se a toda a utilização de sites do SharePoint.

Diretrizes de criação de subsites Diretrizes para criar o seu site

Orientação:

  • Forneça orientações processuais básicas. Como é que alguém obtém um site do SharePoint? Pode ser através da ligação "Criar site" na página inicial do SharePoint ou pode ter um processo de aprovisionamento exclusivo para a sua organização.
  • Se tiver modelos de site específicos que pretende que os proprietários do site selecionem quando criam os seus próprios sites, inclua essa informação nesta secção.
  • Inclua informações sobre soluções de aprovisionamento personalizadas.
  • Existem requisitos de propriedade ou classificação de sites implementados pela sua organização?
  • Quando configurar o site, é importante selecionar o nível de classificação de sites adequado. Inclua referências ou ligações para as diretrizes de classificação de dados da sua organização.

Recursos:

Texto de exemplo:
Os sites podem ser criados através da ligação "Criar site" em [inserir a ligação do SharePoint].

Deve ter dois proprietários de sites que sejam funcionários a tempo inteiro na sua organização.

Quando configurar o site, é importante selecionar o nível de classificação de sites adequado. [Inserir ligação para as diretrizes de classificação de dados da sua organização].

Navegação através de designs e personalizações Estruturas e personalizações do seu site

Orientação:

  • Forneça informações sobre as diretrizes de conceção. A sua organização tem ou permite temas personalizados? Ou fica com as opções de fora da caixa?
  • Tem modelos ou peças Web específicos que pretende que os proprietários do site utilizem? Explique-os para que compreendam porquê e como.
  • A sua organização permite scripts e suplementos personalizados?
  • Recomendamos que crie uma forma de os proprietários do site interagirem com a sua equipa quando quiserem personalizar um site. Configure um formulário ou categoria de pedido de serviço para facilitar a sua contacto.

Recursos:

Texto de exemplo:
É importante que o seu site satisfaça as suas necessidades empresariais. Se precisar de criar um suplemento personalizado ou implementar uma aplicação com muitos recursos, trabalhe com a nossa equipa interna. Para obter mais informações, contacte [inserir informações sobre como contactar a sua equipa de TI].

Partilhar as diretrizes Diretrizes de partilha

Orientação:

  • Forneça informações sobre a forma como a sua organização configurou a partilha. Se tiver modificado as definições das predefinições, pode dizer aos proprietários do site quais são as definições de partilha para a sua organização, incluindo para partilha externa.

Recursos:

Texto de exemplo:
O seu site e os respetivos conteúdos podem ser partilhados internamente na nossa organização ou externamente com os seus clientes ou parceiros.

Como proprietário do site, recebe pedidos de acesso quando alguém partilha o seu site. Pode aprovar ou recusar quaisquer pedidos que lhe tenham sido enviados.

Diretrizes relacionadas com a Capacidade de capacidade de armazenamento Diretrizes de capacidade

Orientação:

  • Forneça informações sobre as diretrizes ou limites do armazenamento do site (se os gerir manualmente). Informe os proprietários do site se tiver um processo e uma política para pedir mais.

Recursos:

Texto de exemplo:
O seu site permite _____ MB/GB de armazenamento. Recomendamos que remova ficheiros e conteúdos de que já não precisa.

Proteger o Gerir o acesso

Orientação:

  • Forneça informações detalhadas sobre o acesso ao site. Quais são os seus processos e políticas para gerir o acesso ao site? Que nível de controlo têm os proprietários do site? Se gerir o acesso em nome dos proprietários do site, informe-os de que está a rever as permissões do site regularmente para mantê-las em conformidade com as políticas da sua organização. Explique como comunica alterações às permissões.

Recursos:

Texto de exemplo:
Planeie rever regularmente as permissões do seu site e definir o nível de acesso adequadamente.

Política de política de ciclo de vida do site Política de ciclo de vida do site

Orientação:

  • Forneça a política de ciclo de vida da sua organização para sites. A sua organização define as expirações do site automaticamente ou com um processo gerido? Define políticas de expiração do Grupo do Microsoft 365 que afetam os sites de equipa do SharePoint? Informe os proprietários do site quando o respetivo site irá expirar, como são notificados, o que vai acontecer e o que precisam de fazer para expandir o respetivo site.
  • Definir esta política requer permissões de Administrador Global do Microsoft 365.
  • A sua organização toma medidas adicionais relacionadas com a cópia de segurança e o restauro do site? Informe os proprietários do site quanto tempo a cópia de segurança está disponível e, se necessário, como restaurar um site.

Importante

A Microsoft recomenda que você use funções com o menor número de permissões. A utilização de contas com permissões mais baixas ajuda a melhorar a segurança da sua organização. O Administrador Global é uma função altamente privilegiada que deve ser limitada a cenários de emergência.

Recursos: