Criar diretrizes para uso do site

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Usando as etapas a seguir como modelo, crie suas próprias diretrizes personalizadas para proprietários de sites do SharePoint sobre como os sites são configurados e gerenciados em sua organização. Cada seção fornece diretrizes sobre o que incluir, texto de exemplo para ajudá-lo a começar e links para recursos para saber mais sobre cada área.

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Introdução – mapear Introdução

Orientação:

  • Forneça uma breve introdução para enquadrar suas diretrizes. Se você tiver uma política de uso de recursos digital ou comercial mais ampla, vincule-se a ela se ela também se aplicar a sites do SharePoint.

Texto de exemplo:
Um site do SharePoint foi projetado para ser uma ferramenta poderosa para colaboração e comunicação em equipe. [Insira sua organização de serviço de TI/produtividade] administra o serviço Microsoft 365 no qual seu site é criado. O objetivo é facilitar o alcance de suas metas de negócios.

Diretrizes de documentos Diretrizes gerais

Orientação:

  • Forneça instruções de política geral que você deseja que seus usuários sigam. Isso pode incluir os principais usos comerciais que você definiu para sites, políticas de comunicação internas ou diretrizes de segurança e privacidade.

Recursos:

Texto de exemplo:
Aqui estão algumas coisas para ter em mente enquanto você trabalha com seus sites do SharePoint. Consulte a política de uso de recursos de negócios [inserir o nome da sua organização]. Essas políticas se aplicam a todo o uso do site do SharePoint.

Site de diretrizes de criação de subsite Diretrizes para criar seu site

Orientação:

  • Forneça diretrizes processuais básicas. Como alguém obtém um site do SharePoint? Ele pode ser por meio do link "Criar site" na página inicial do SharePoint ou você pode ter um processo de provisionamento exclusivo para sua organização.
  • Se você tiver modelos de site específicos que deseja que os proprietários do site selecionem quando eles criarem seus próprios sites, inclua essas informações nesta seção.
  • Inclua informações sobre soluções de provisionamento personalizadas.
  • Há algum requisito de propriedade ou classificação de site que sua organização implemente?
  • Ao configurar seu site, é importante selecionar o nível de classificação de site apropriado. Inclua referências ou links para as diretrizes de classificação de dados da sua organização.

Recursos:

Texto de exemplo:
Os sites podem ser criados por meio do link "Criar site" em [inserir seu link do SharePoint].

Você deve ter dois proprietários de site que são funcionários em tempo integral em sua organização.

Ao configurar seu site, é importante selecionar o nível de classificação de site apropriado. [Inserir link para as diretrizes de classificação de dados da sua organização].

Navegação por meio de designs e personalizações Designs e personalizações do site

Orientação:

  • Forneça informações sobre diretrizes de design. Sua organização tem ou permite temas personalizados? Ou você fica com opções fora da caixa?
  • Você tem modelos ou web parts específicos que deseja que os proprietários de sites usem? Explique-os para que eles entendam por que e como.
  • Sua organização permite scripts e suplementos personalizados?
  • Recomendamos criar uma maneira de os proprietários do site se envolverem com sua equipe quando desejarem personalizar um site. Configure uma categoria ou formulário de tíquete de serviço para facilitar o contato com você.

Recursos:

Texto de exemplo:
É importante que seu site atenda às suas necessidades comerciais. Se você precisar criar um suplemento personalizado ou implantar um aplicativo com uso intensivo de recursos, trabalhe com nossa equipe interna. Para obter mais informações, entre em contato [insira informações sobre como contatar sua equipe de TI].

Compartilhamento das diretrizes Diretrizes de compartilhamento

Orientação:

  • Forneça informações sobre como sua organização configurou o compartilhamento. Se você tiver modificado as configurações dos padrões, poderá informar aos proprietários do site quais são as configurações de compartilhamento para sua organização, inclusive para compartilhamento externo.

Recursos:

Texto de exemplo:
Seu site e seu conteúdo podem ser compartilhados internamente em nossa organização ou externamente com seus clientes ou parceiros.

Como proprietário do site, você recebe solicitações de acesso quando alguém compartilha seu site. Você pode aprovar ou recusar quaisquer solicitações enviadas a você.

Diretrizes relacionadas à capacidade de armazenamento Diretrizes de capacidade

Orientação:

  • Forneça informações sobre as diretrizes ou limites de armazenamento do site (se você gerenciá-las manualmente). Informe os proprietários do site se você tiver um processo e uma política para solicitar mais.

Recursos:

Texto de exemplo:
Seu site permite _____ MB/GB de armazenamento. Você é encorajado a remover arquivos e conteúdo que não precisa mais.

Proteger o acesso Gerenciando o acesso

Orientação:

  • Forneça informações detalhadas sobre o acesso ao site. Quais são seus processos e políticas para gerenciar o acesso ao site? Que nível de controle os proprietários do site têm? Se você gerenciar o acesso em nome dos proprietários do site, informe-os que você está revisando as permissões do site regularmente para mantê-las alinhadas com as políticas da sua organização. Explique como você comunica alterações nas permissões para elas.

Recursos:

Texto de exemplo:
Planeje revisar as permissões do seu site regularmente e defina o nível de acesso adequadamente.

Política de política de ciclo de vida do site Política de ciclo de vida do site

Orientação:

  • Forneça a política de ciclo de vida da sua organização para sites. Sua organização define expirações de site automaticamente ou com um processo gerenciado? Você define políticas de expiração de grupo do Microsoft 365 que afetam sites de equipe do SharePoint? Informe os proprietários do site quando o site expirar, como eles serão notificados, o que acontecerá e o que eles precisam fazer para estender seu site.
  • Definir essa política requer permissões do Administrador Global do Microsoft 365.
  • Sua organização toma medidas extras relacionadas ao backup e restauração do site? Informe aos proprietários do site quanto tempo o backup está disponível e, se necessário, como restaurar um site.

Recursos: