Tutorial: Creați un flux de proces de afaceri

Important

Începând cu august 2022, nu mai puteți crea sau gestiona fluxuri de procese de afaceri din Power Automate în afara exploratorului de soluții. Fluxurile și instanțele proceselor de afaceri continuă să fie acceptate prin exploratorul de soluții, Power Apps și Dataverse vizualizări de tabel.

Acest articol vă arată cum să creați un flux de proces de afaceri cu Power Apps. Pentru a afla mai multe despre beneficiile utilizării fluxurilor de procese de afaceri, accesați Prezentarea generală a fluxurilor de procese de afaceri. Pentru informații despre cum să creați fluxuri de activități mobile, accesați Crearea unui flux de activități mobile.

Când un utilizator începe un flux de proces de afaceri, etapele și pașii procesului sunt afișate în bara de proces din partea de sus a unui formular.

Sfat

După ce creați o definiție a fluxului de proces de afaceri, puteți controla cine poate crea, citi, actualiza sau șterge instanța fluxului de proces de afaceri. De exemplu, pentru procesele legate de servicii, oferiți acces deplin reprezentanților serviciului pentru clienți pentru a schimba instanța fluxului de proces de afaceri, dar oferiți acces numai în citire pentru reprezentanții de vânzări pentru a monitoriza activitățile post-vânzare pentru clienții lor. Pentru a seta securitatea pentru o definiție a fluxului de proces de afaceri pe care o creați, selectați Activați rolurile de securitate pe bara de acțiuni.

Cerințe preliminare

• Pentru a crea fluxuri de procese de afaceri, aveți nevoie de o Power Apps sau Power Automate per utilizator licență sau de un plan de licență Dynamics 365 care include drepturile de utilizare a fluxului de proces de afaceri.
• Un tabel cu care este asociat fluxul procesului de afaceri. Dacă fluxul procesului de afaceri nu este legat de un tabel existent, creați un nou tabel înainte de a crea fluxul.

Creați un flux de business

1. În Power Apps sau Power Automate, selectați Soluții din bara de navigare din stânga.

2. Selectați sau creați o soluție pentru a o utiliza pentru fluxul procesului de afaceri.

3. În cadrul soluției, selectați Nou>Automatizare>Proces>Fluxul procesului de afaceri.

   1. Dați fluxului dvs. un Nume afișat și Nume (Nume logic a35>).
   2. Selectați tabelul de utilizat pentru flux.
   3. Selectați Creați.

   Este creat noul flux de proces de afaceri. Acum îl puteți edita cu o primă etapă creată pentru dvs.
   

4. Adăugați etape. Dacă utilizatorii dvs. trec de la o etapă de afaceri la alta în cadrul procesului:

   1. Trageți o componentă Stage din fila Componente și plasați-o pe un jurnal + din designer.

      

   2. Pentru a seta proprietățile pentru o etapă, selectați etapa, apoi setați proprietățile în fila Proprietăți din partea dreaptă a ecranului:

      • Introduceți un nume afișat.

      • Dacă doriți, selectați o categorie pentru etapă. Categoria (cum ar fi Calificare sau Dezvoltare) apare ca un chevron în bara de proces.

        

      • Când ați terminat de schimbat proprietățile, selectați butonul Aplicați .

5. Adăugați pași la o etapă. Pentru a vedea pașii dintr-o etapă, selectați Detalii în colțul din dreapta jos al etapei. Pentru a adăuga mai mulți pași:

   1. Trageți componenta Pas în etapă din fila Componente .

      

   2. Selectați pasul, apoi setați proprietățile în fila Proprietăți :

      1. Introduceți un nume de afișare pentru pas.
      2. Dacă doriți ca utilizatorii să introducă date pentru a finaliza un pas, selectați coloana corespunzătoare din lista verticală.
      3. Selectați Obligatoriu dacă oamenii trebuie să completeze coloana pentru a finaliza pas înainte de a trece la următoarea etapă a procesului.
      4. Selectați Aplicați când ați terminat.

   Notă

   • Dacă setați o coloană Boolean cu două opțiuni ca Necesar, utilizatorii nu pot continua decât dacă valoarea coloanei este Da. Utilizatorului i se cere să marcheze coloana ca finalizată înainte de a trece la următoarea etapă.
   • Dacă fie Da sau Nu sunt valori acceptabile pentru coloană, atunci ar trebui să alegeți coloana în loc de două -opțiunea Boolean coloana.

6. Adăugați o ramură (condiție) la proces. Pentru a adăuga o condiție de ramificare:

   1. Trageți componenta Condiție din fila Componente la semnul + între două etape.

      

   2. Selectați condiția, apoi setați proprietățile în fila Proprietăți . Pentru mai multe informații despre proprietățile de ramificare, accesați Îmbunătățiți fluxurile de proces de afaceri cu ramificare. Când ați terminat de setat proprietățile pentru condiție, selectați Aplicați.

7. Adăugați un flux de lucru. Pentru a invoca un flux de lucru:

   1. Trageți o componentă Flux de lucru din fila Componente într-o etapă sau în Flux de lucru global articol din designer. Unde îl adăugați depinde de aceste condiții:

      • Trageți-l într-o etapă pentru a declanșa fluxul de lucru la intrarea sau ieșirea din etapă. Componenta fluxului de lucru trebuie să se bazeze pe același tabel principal ca etapa.
      • Trageți-l în elementul Flux de lucru global pentru a declanșa fluxul de lucru atunci când procesul este activat sau arhivat (când starea se schimbă în Finalizat sau Abandonat). Componenta fluxului de lucru trebuie să se bazeze pe același tabel principal ca și procesul.

   2. Selectați fluxul de lucru, apoi setați proprietățile în fila Proprietăți :

      1. Introduceți un nume afișat.
      2. Selectați când ar trebui să se declanșeze fluxul de lucru.
      3. Căutați un flux de lucru activ la cerere existent care se potrivește cu tabelul de etapă sau creați un nou flux de lucru selectând Nou.
      4. Selectați Aplicați când ați terminat.

   Pentru mai multe informații despre fluxurile de lucru, accesați Procesele fluxului de lucru.

8. Pentru a valida flux de business, selectați Validare în bara de acțiuni.

9. Pentru a salva procesul ca schiță în timp ce continuați să lucrați la el, selectați Salvare în bara de acțiuni.

   Important

   Atâta timp cât un proces este o schiță, oamenii nu îl pot folosi.

10. Pentru a activa procesul și a-l pune la dispoziția echipei dvs., selectați Activați în bara de acțiuni.

11. Pentru a oferi control asupra cine poate crea, citi, actualiza sau șterge instanța flux de business, selectați Editați rolurile de securitate în bara de comandă a designerului. De exemplu, pentru procesele legate de servicii, oferiți acces complet reprezentanților serviciu pentru relații cu clienții pentru a modifica instanța flux de business și acces numai în citire pentru reprezentanții de vânzări pentru a monitoriza activitățile post-vânzare pentru clienții lor.

În ecranul Roluri de securitate , selectați numele unui rol pentru a deschide pagina de informații rol de securitate. Selectați fila Business Process Flows, apoi atribuiți privilegii adecvate pe flux de business pentru un rol de securitate.

Notă

Rolurile de securitate de administrator de sistem și persoană care particularizează sistemul au acces implicit la noi fluxuri de procese de afaceri.

Specificați privilegiile selectând butoanele radio corespunzătoare și selectați Salvare. Pentru mai multe informații despre privilegii, accesați flux de business privilegii.

Apoi, nu uitați să atribuiți rolul de securitate utilizatorilor corespunzători din organizație.

Sfat

Iată câteva sfaturi de reținut când lucrați la fluxul de activități în fereastra proiectantului:

• Pentru a lua un instantaneu din fereastra flux de business, selectați instantaneu pe bara de acțiuni. Această opțiune este utilă dacă doriți să distribuiți și să primiți comentarii despre proces de la un membru al echipei.
• Utilizați mini-harta pentru a naviga rapid la diferite părți ale procesului. Această caracteristică este utilă atunci când aveți un proces complicat care derulează în afara ecranului.
• Pentru a adăuga o descriere pentru procesul de afaceri, selectați Detalii sub numele procesului din colțul din stânga ferestrei flux de business. Aveți posibilitatea să utilizați până la 2000 de caractere.

Proiectați fluxuri de procese de afaceri cu ramuri

Luați în considerare aceste puncte atunci când proiectați fluxuri de procese de afaceri cu sucursale:

• Un proces poate cuprinde maximum cinci tabele unice.

• Utilizați maximum 30 de etape pe proces și 30 de pași pe etapă.

• Fiecare ramură nu poate avea mai mult de 10 niveluri.

• Regulile de ramificare trebuie să se bazeze pe pașii din etapa precedentă.

• Puteți combina mai multe condiții într-o regulă utilizând operatorul AND sau operatorul OR , dar nu ambii operatori.

• Când definiți un flux de proces, selectați opțional o relație de tabel. Această relație trebuie să fie o relație 1:N (unu-la-mulți).

• Mai multe procese active pot rula simultan pe aceeași înregistrare.

• Rearanjați plăcile (etape, pași, condiții) pe fluxul procesului prin glisare și plasare.

• La îmbinarea ramurilor folosind comanda conector, toate ramurile egale trebuie să fuzioneze într-o singură etapă. Ramurile peer trebuie să fuzioneze într-o singură etapă sau să încheie procesul. O ramură peer nu poate fuziona cu alte ramuri și încheia procesul în același timp.

• Puteți revedea un tabel utilizat în proces de mai multe ori (mai multe bucle de entitate închise).

• Un proces poate reveni la etapa anterioară indiferent de tipul tabelului.

  De exemplu, dacă etapa activă este Livrare cotație pe o înregistrare a ofertei, utilizatorii pot muta etapa activă înapoi la Propunere etapă pe o înregistrare de oportunitate.

  Într-un alt exemplu, să presupunem că un proces se află în etapa Prezentare propunere în fluxul dvs. de proces: Calificare Lead>Identificați nevoile >Creați o propunere>Prezentați propunerea>Închideți. Dacă propunerea necesită mai multe cercetări pentru a identifica nevoile clienților, utilizatorii pot selecta etapa de identificare a nevoilor a procesului dvs. și pot alege Setați activ.

Editarea unui flux de business

Pentru a edita un flux de proces de afaceri, deschideți exploratorul de soluții, selectați Procese, apoi selectați Fluxul procesului de afaceri din lista de procese pe care doriți să le editați.

Selectați fluxul de proces de afaceri pe care doriți să îl editați din lista de procese. Se deschide în designer, unde puteți face actualizări. Extindeți Detalii sub numele procesului pentru a-l redenumi sau pentru a adăuga o descriere și pentru a vedea informații suplimentare.

Alte lucruri de știut despre fluxurile de business

Editați etapele
Fluxurile de business pot avea până la 30 de faze.

Puteți să adăugați sau să modificați următoarele proprietăți ale unei faze:

• Nume de scenă

• Tabel. Puteți schimba tabelul pentru orice etapă, cu excepția primei.

• Categoria de etapă. O categorie vă permite să grupați fazele după un tip de acțiune. Este util pentru rapoartele care grupează rândurile după stadiul în care se află. Opțiunile pentru categoria de scenă provin din alegerea globală a categoriei de scenă. Puteți adăuga mai multe opțiuni la această alegere globală și puteți modifica etichetele opțiunilor existente dacă doriți. De asemenea, puteți șterge aceste opțiuni, dacă doriți, dar vă recomandăm să păstrați opțiunile existente. Nu puteți adăuga exact aceeași opțiune înapoi dacă o ștergeți. Dacă nu doriți să fie folosite, schimbați eticheta în „Nu folosiți”.

• Relație. Introduceți o relație atunci când etapa anterioară a procesului se bazează pe un tabel diferit. Pentru etapa în curs de definire, alegeți Selectare relații pentru a identifica o relație de utilizat atunci când treceți între cele două etape. Selectați o relație pentru următoarele beneficii:

  • Relațiile au adesea hărți de coloane definite care transportă automat datele între rânduri, minimizând introducerea datelor.

  • Când selectați Etapa următoare pe bara de proces pentru un rând, toate rândurile care utilizează relația sunt listate în fluxul procesului, promovând reutilizarea rândurilor în proces. În plus, puteți utiliza fluxurile de lucru pentru a automatiza crearea de rânduri, astfel încât utilizatorul să o selecteze pur și simplu în loc să creeze unul pentru a simplifica și mai mult procesul.

Editați pașii
Fiecare etapă poate avea până la 30 de faze.

Adăugați ramură
Pentru a afla despre adăugarea unei sucursale la o etapă, accesați Îmbunătățiți fluxurile de proces de afaceri cu ramificare.

Pentru a face un flux de proces de afaceri disponibil pentru utilizare, trebuie să comandați fluxul de proces, să activați rolurile de securitate și să îl activați.

Setați ordinea fluxului de proces
Când aveți mai mult de un flux de proces de afaceri pentru un tabel (tip de rând), trebuie să setați ce proces este atribuit automat noilor rânduri. În bara de comandă, selectați Fluxul procesului de comandă. Pentru rândurile noi sau rândurile care nu au deja asociat un flux de proces, se utilizează primul flux de proces de afaceri la care are acces un utilizator.

Activați rolurile de securitate
Utilizatorii au acces la un flux de business în funcție de privilegiul definit în fluxul de business în rolul de securitate atribuit utilizatorului.

În mod implicit, numai rolurile de securitate Administrator de sistem și Personalizator de sistem pot vizualiza un nou flux de proces de afaceri.

Pentru a specifica privilegii pentru un flux de proces de afaceri, deschideți fluxul de proces de afaceri pentru modificare, apoi selectați Editați roluri de securitate pe bara de comandă a designerului de flux de proces de afaceri. Consultați pasul 13 de la Creați un flux de proces de afaceri enumerat mai devreme în acest articol.

Activa
Înainte ca oricine să poată utiliza fluxul de business, trebuie să-l activați. În bara de comandă, selectați Activare. După ce confirmați activarea, fluxul de business este gata de utilizare. Dacă un flux de proces de afaceri are erori, nu îl puteți activa până când erorile nu sunt corectate.

Adăugarea unei acțiuni la cerere la un flux de business

Actualizarea Dynamics 365 (online), versiunea 9.0, introduce o funcție de flux de proces de afaceri: automatizarea fluxului de proces de afaceri cu pași de acțiune. Puteți adăuga un buton la un flux de proces de afaceri care declanșează o acțiune sau un flux de lucru.

Adăugarea de fluxuri de lucru sau acțiuni la cerere, folosind un Pas de acțiune

Ca parte a procesului de calificare a oportunităților, Contoso necesită un evaluator desemnat să examineze toate oportunitățile. Ulterior, Contoso a creat o acțiune care:

• Creează un rând de activitate care este atribuit evaluatorului de oportunități.
• Adaugă „Gata de revizuire” la subiectul oportunității.

În plus, Contoso trebuie să poată rula aceste acțiuni la cerere. Pentru a integra aceste activități în procesul de calificare a oportunităților, acțiunile trebuie să apară în fluxul de business de oportunitate. Pentru a activa această funcționalitate, selectați Ca pas de acțiune Fluxul procesului de afaceri.

Apoi, Pasul de acțiune este adăugat în fluxul de business de oportunitate Contoso. Fluxul de proces este validat și actualizat.

Acum, membrii forței de vânzări a Contoso pot demara acțiunea din procesul Opportunity Qualify procesul de afaceri pas, la cerere, selectând Execute.

Important

• Pentru a putea executa o acțiune sau un flux de lucru la cerere, fluxul de business trebuie să includă un Pas de acțiune. Dacă Pasul de acțiune rulează un flux de lucru, fluxul de lucru trebuie configurat pentru a rula la cerere.
• Tabelul asociat cu acțiunea sau fluxul de lucru trebuie să fie același cu tabelul asociat cu flux de business.

Limitarea utilizării pașilor de acțiune într-un flux de business

• Acțiunile nu sunt disponibile ca pași de acțiune dacă parametrii de intrare sau de ieșire sunt tipuri Table, EntityCollection sau OptionSet (Choice). Acțiunile cu mai mult de un parametru de ieșire EntityReference sau orice număr de parametri de intrare EntityReference nu sunt disponibili ca pași de acțiune. Acțiunile care nu sunt asociate cu un tabel principal (acțiune globală) nu sunt disponibili ca pași de acțiune.

Centrul de acțiune

Când trebuie să vedeți lista fluxurilor de procese de afaceri în care sunteți implicat, consultați centrul de acțiune unificat.

În centrul de acțiuni unificate, vedeți toate procesele de afaceri în care vi se atribuie cel puțin un Microsoft Dataverse rând de tabel pe care îl folosește procesul. De exemplu, dacă un proces de afaceri utilizează tabelele Lead și Oportunity din Dataverse, vedeți toate cazurile din acest proces în care ți-au fost atribuite fie rândul Lead sau Opportunity.

Vedeți toate instanțele în care se lucrează în prezent în fila Activ . Din această filă, puteți vizualiza următoarele detalii:

• Numele procesului.
• Etapa curentă pentru fiecare proces.
• Proprietarul Dataverse rândului asociat cu etapa activă.
• Timpul de la crearea instanței.

Selectați o instanță pentru a o deschide într-o filă nouă sau selectați-o pentru a copia un link, a partaja un link prin e-mail, a abandona sau a șterge instanța.

Pașii următori

• Prezentare generală a fluxurilor de procese de afaceri
• Îmbunătățiți fluxurile de procese de afaceri prin ramificare
• Prezentare generală a aprobărilor
• Pași detaliați pentru adăugarea unui flux instantaneu la un flux de business