Partajați prin

Specificarea e-mailurilor care sunt urmărite automat

  • Articol

Cu sincronizarea pe server și Dynamics 365 App for Outlook, puteți crea automat activități de e-mail pentru mesajele primite în aplicații de implicare a clienților, cum ar fi Dynamics 365 Sales, serviciu pentru relații cu clienții, Marketing, Field Service și Project Service Automation.

În mod implicit, procesul de sincronizare evaluează numai mesajele din dosarul Inbox al unei căsuțe poștale pentru urmărirea automată. E-mailul care se află într-un subdosar al căsuței primite este procesat numai dacă subdosarul este configurat pentru urmărire la nivel de dosar, chiar dacă mutați un mesaj înapoi în dosarul Inbox înainte de următorul sincronizare. Sincronizarea pe server urmărește data primită a ultimei procese de trimitere prin e-mail. În timpul următorului ciclu de sincronizare, evaluează numai e-mailurile care sunt primite după acea dată și oră. Pentru a procesa un e-mail care nu se afla în dosarul Inbox, utilizați una dintre următoarele opțiuni:

  • Urmăriți manual e-mailul utilizând Urmărirea categoriei Outlook sau Dynamics 365 App for Outlook.
  • Schimbați data Procesează e-mailurile de la dată din înregistrarea căsuței poștale la o dată anterioară când a fost primit e-mailul. Va trebui să adăugați acest câmp în formularul de înregistrare a cutiei poștale, deoarece nu este vizibil în mod implicit.
  • Selectați Testați & Activați Cutia poștală în înregistrarea cutiei poștale din Dynamics 365.

Utilizatorii pot selecta un filtru pentru a determina ce mesaje sunt urmărite ca activitate de e-mail:

  • Toate mesajele de e-mail: toate e-mailurile pe care le primește utilizatorul sunt urmărite în Dynamics 365 ca activitate de e-mail.

  • Mesajele de e-mail din răspuns către e-mail: numai răspunsurile la mesajele urmărite sunt urmărite ca activități de e-mail.

    Această opțiune este activată implicit. După filtrarea e-mailului, sistemul corelează un răspuns cu un mesaj urmărit. Un administrator poate activa sau dezactiva corelarea e-mailului în fila E-mail din Setări de sistem la nivel de organizație.

  • Mesajele de e-mail de la clienți potențiali, contacte și conturi: numai mesajele care se rezolvă la un client potențial, contact sau cont în Dynamics 365 sunt urmărite ca activități de e-mail.

  • Mesajele de e-mail de la înregistrările care sunt activate pentru e-mail: mesajele din orice înregistrare care se rezolvă la o adresă de e-mail în Dynamics 365, inclusiv tabelele personalizate, sunt urmărite ca activități de e-mail.

  • Niciun mesaj de e-mail: niciun mesaj pe care îl primește utilizatorul nu este urmărit automat ca activități de e-mail.

Aceste opțiuni pot fi setate pentru a urmări automat articolele trimise. Ele pot fi, de asemenea, setate să funcționeze pe cozi și căsuțe poștale.

Captură de ecran a opțiunilor de filtrare pentru a converti automat e-mailurile în activități.

E-mail pe care un utilizator îl urmărește manual în Outlook utilizând Dynamics 365 App for Outlook, urmărire la nivel de folder sau categoria Outlook se sincronizează cu Dynamics 365, indiferent de opțiunea de filtru setată de utilizator pentru urmărirea automată.

Pentru a dezactiva urmărirea mesajelor primite pentru anumiți utilizatori, un administrator poate seta E-mail primit la Niciuna pe Formular cutie poștală .

Utilizați conversațiile pentru a urmări mesajele de e-mail

Sincronizarea pe server folosește următoarele informații într-un e-mail pentru a determina dacă se corelează cu un e-mail care este urmărit în Dynamics 365:

  • MessageId: identifică în mod unic un mesaj de e-mail. Este ascuns în interfața de utilizator a aplicației de e-mail.

  • InReplyTo: conține MessageId la care este răspunsul e-mailului. Este ascuns în interfața de utilizator a aplicației de e-mail.

    Dacă un client răspunde la un e-mail și modifică subiectul, aplicația de e-mail poate elimina valoarea InReplyTo din răspuns. Sincronizarea pe server și Dynamics 365 nu pot corela răspunsul cu un e-mail anterior fără acesta. Versiunea pentru desktop a Microsoft Outlook împiedecă valoarea InReplyTo să fie eliminată atunci când un utilizator răspunde la un e-mail și schimbă subiectul.

  • ConversationIndex: asociază un mesaj cu un fir de e-mail. Este ascuns în interfața de utilizator a aplicației de e-mail.

  • Indicativ de urmărire în subiect: un concept Dynamics 365, este ștampilat direct în linia de subiect.

  • Cuvinte subiect și destinatari: folosește potrivirea inteligentă, un concept Dynamics 365, bazat pe configurație.

Logica de corelare a e-mailului parcurge următoarele opțiuni în ordine:

  1. Corelația InReplyTo: dacă valoarea InReplyTo se potrivește cu MessageId a unui e-mail care este deja în Dynamics 365, noul e-mail este corelat cu cel existent. Acesta este implicit și vă recomandăm să nu îl schimbați. Corelarea e-mailurilor este corectă, fără false pozitive.

  2. Indicativ de urmărire corelație: dacă subiectul conține un indicativ de urmărire și se potrivește cu indicativul de urmărire al unui e-mail care se află deja în Dynamics 365, noul e-mail este corelat cu cel existent. Această opțiune este activată implicit. Indicatorul de urmărire este vizibil pentru utilizator și poate fi modificat, ceea ce poate provoca o corelație falsă.

  3. Index de conversație: dacă Index de conversație se potrivește cu Index de conversație al unui e-mail care este deja în Dynamics 365, noul e-mail este corelat cu cel existent.

  4. Potrivire inteligentă: sistemul caută e-mailuri care sunt deja în Dynamics 365 pentru destinatari și cuvintele din linia de subiect. Dacă găsește unul cu destinatari similari și suficiente cuvinte în subiect care se potrivesc, corelează cele două mesaje. Nu recomandăm această opțiune, deoarece potrivirea inteligentă poate provoca rezultate false pozitive. Cu toate acestea, este disponibil în cazul în care trebuie să corelați e-mailurile care nu aparțin aceluiași fir de conversație.

Cum să determinați dacă și de ce un e-mail a fost urmărit automat

Setările și setările la nivel de organizație pentru utilizatorii și cozile individuali determină ce e-mailuri sunt urmărite automat. Puteți utiliza coloanele din tabelul E-mail pentru a identifica dacă și de ce un e-mail a fost urmărit automat. Adăugați-le într-o vizualizare de căutare avansată a e-mailului pentru a vă ajuta să înțelegeți de ce a fost urmărit un e-mail și dacă a fost corelat cu un e-mail urmărit anterior.

Column Descriere
Entitatea care acceptă Utilizatorul sau coada care a primit e-mailul și a fost configurat să îl urmărească automat. De exemplu, dacă o coadă numită Vânzări care a fost configurată pentru a urmări toate e-mailurile primește un e-mail, atunci coada de vânzări este considerată Entitatea care acceptă.
Cutie poștală de primire Cutia poștală care a fost procesată când sincronizarea pe server a detectat că un e-mail conținea un utilizator sau o coadă care a fost configurată pentru a-l urmări automat.

Dacă OrgDBOrgSetting numit SSSForceFilteringMethodForUserMailboxes este dezactivat (setarea implicită), valoarea acestei coloane poate fi diferită de Entitatea de acceptare. De exemplu, să presupunem că Luisa Alves, care este configurată să urmărească automat răspunsurile la e-mailurile existente, primește un mesaj. Coada de vânzări, care este configurată pentru a urmări toate e-mailurile, primește același mesaj. Sincronizarea pe server poate procesa mai întâi căsuța poștală a Luisei și poate recunoaște că un alt destinatar, Vânzări, este configurat să urmărească automat e-mailul. În acest caz, Entitatea care acceptă este coada de vânzări, dar căsuța poștală de primire este a Luisei.
ID-ul activității corelate Indică dacă un e-mail a fost asociat cu un e-mail urmărit anterior. De exemplu, dacă un e-mail a fost trimis de la Dynamics 365 și un răspuns a fost urmărit automat, ID-ul activității corelate al răspunsului se va referi la e-mailul original.
Metodă de corelare Metoda de corelare care a fost folosită pentru a urmări automat un e-mail. Nu este disponibil pentru Advanced Find sau pentru alte vizualizări și formulare, dar puteți utiliza Web API pentru a-l vizualiza. Utilizați acest format de adresă URL:

https://YourDynamics365URL/api/data/v9.2/emails(IDofEmail)?$select=subject,correlationmethod

De exemplu, dacă adresa URL Dynamics 365 este https://contoso.crm.dynamics.com și ID-ul de e-mail este fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5, puteți utiliza această adresă URL pentru a vedea metoda de corelare:

https://**contoso.crm.dynamics.com**/api/data/v9.2/emails(**fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5**)?$select=subject,correlationmethod

Pentru a găsi ID-ul unui e-mail, deschideți-l într-un browser web. ID-ul este totul după &id= în adresa URL. În exemplu, a fost &id=fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5.

Valoarea Metodei de corelare este un număr întreg care corespunde unei anumite metode de corelare. Consultați tabelul din secțiunea privind metoda de corelare a e-mail EntityType. De exemplu, o valoare de 3 indică faptul că e-mailul a fost corelat folosind metoda InReplyTo.
Părinte ID activitate Se referă la un e-mail urmărit anterior dacă e-mailul curent este corelat cu acesta. Cu toate acestea, coloana este populată numai dacă e-mailul a fost corelat folosind metoda InReplyTo sau ConversationIndex. Dacă e-mailul a fost corelat folosind o altă metodă, cum ar fi simbolul de urmărire, ID-ul de activitate părinte este gol.

Identificați răspunsurile automate

Răspunsurile de e-mail generate automat pot fi uneori declanșate de funcții automate. De exemplu, funcția Microsoft Outlook Răspunsuri automate (În afara biroului) poate fi configurată pentru a răspunde la e-mailuri atunci când destinatarul este plecat. În prezent, Server-Side Sync nu evaluează în mod activ dacă un e-mail primit este un răspuns generat automat atunci când determină dacă ar trebui urmărit automat.

Puteți folosi InternetMessageHeaders atribut în E-mail tabel pentru a identifica astfel de răspunsuri generate automat. The InternetMessageHeaders atributul este populat pentru e-mailurile primite numai dacă un e-mail include Auto-Submitted sau Reply-To antete. Aceste valori de antet sunt capturate într-un format JSON.

Pentru a verifica valoarea atributului InternetMessageHeaders , analizați datele JSON pentru a accesa nume și valori specifice antetului. De asemenea, puteți verifica dacă coloana conține numele antetului care vă interesează. De exemplu, dacă coloana InternetMessageHeaders conține Auto-Submitted, înseamnă că e-mailul a fost generat automat.

Următorul tabel oferă mai multe informații despre anteturile din răspunsurile automate.

Antet Descriere Exemple
Trimis automat Dacă acest antet este prezent, înseamnă că e-mailul este un răspuns automat. Diferiți furnizori de e-mail pot folosi valori diferite pentru acest antet. Mai multe informații: RFC - Recomandări pentru răspunsurile automate la poșta electronică. Gmail - Auto-Submitted : auto-replied

Outlook - Auto-Submitted : auto-generated
Răspuns la Dacă acest antet este prezent, înseamnă că e-mailul are o configurație de răspuns. Valoarea din acest antet va afișa adresa de e-mail de răspuns. Formatul valorii poate varia în funcție de furnizorii de e-mail și de alte configurații. Mai multe informații: RFC - Câmp pentru răspuns. Reply-To : “Test email <example@contoso.com>”

Reply-To : “<example@contoso.com>”

Popularea automată a coloanei Referitor

Coloana Cu privire la , prezentă în fiecare înregistrare de e-mail, leagă o înregistrare la alta. De exemplu, un e-mail poate fi legat de o oportunitate, comandă sau caz. Dacă creați sau actualizați manual o înregistrare de e-mail, puteți utiliza coloana Cu privire la pentru a conecta e-mailul la o înregistrare din orice tabel care a fost configurat pentru a permite activități. .

Dacă e-mailul este urmărit automat deoarece a fost corelat cu un e-mail urmărit anterior, coloanei Referitor i se atribuie automat aceeași valoare ca e-mailul urmărit anterior.

Cum utilizează aplicațiile Customer Engagement token-urile de urmărire

Un simbol de urmărire este un șir alfanumeric care este generat de aplicațiile de implicare a clienților și atașat la sfârșitul unui rând de subiect al unui e-mail. Acesta asociază activitățile de e-mail cu mesajele de e-mail. Caracteristica simbolului de urmărire este activată în mod implicit.

Structura simbolurilor de urmărire

În mod implicit, aplicațiile de implicare a clienților folosesc o structură de simboluri care constă dintr-un prefix de patru caractere și un identificator de șapte cifre.

Ilustrație a componentelor unui jeton de urmărire.

Următorul tabel listează părțile și descrierile simbolurilor de urmărire.

Parte Descriere
Prefix Configurabil de la 1 la 20 de caractere. Valoarea implicită este CRM. Prefixul poate fi unic pentru fiecare organizație sau mediu. De exemplu, într-o implementare cu mai multe entități găzduite de aplicații Customer Engagement, recomandăm ca fiecare organizație să configureze și să utilizeze un prefix unic. Dacă schimbați prefixul, valorile prefixului anterioare sunt încă păstrate și utilizate pentru a corela e-mailurile pe baza prefixului anterior.
Desemnator online sau offline O valoare moștenită care indică dacă utilizatorul a fost offline sau online atunci când a trimis e-mailul. Această cifră nu este configurabilă.
Număr urmărire bază de implementare Configurabil de la 0–2,147,483,647. Valoarea implicită este 0. Folosit ca număr de bază pentru cifrele numerelor de utilizator. De exemplu, dacă valoarea este 0 și trei cifre sunt configurate pentru numărul de utilizator, primul utilizator va avea un identificator de 001. Dacă valoarea este 500, primul utilizator va fi 501.
Numărul de cifre pentru numerele utilizatorului Configurabil de la 1 la 10. Intervalul implicit este de trei cifre. Această valoare determină câte cifre să fie folosite atunci când aplicația de implicare a clienților atribuie un identificator numeric utilizatorului care a generat activitatea de e-mail.
Numărul de cifre pentru contorul de mesaje incremental Configurabil de la 1 la 9. Intervalul implicit este de trei cifre. Această valoare determină câte cifre să folosești atunci când aplicația de implicare a clienților atribuie un identificator numeric pentru activitatea de e-mail, nu pentru mesajele individuale din activitate.
Notă: dacă utilizați valoarea implicită pentru a genera un simbol cu ​​un număr din trei cifre, acesta crește numărul până la 999, apoi repornește numerotarea la 000. Puteți folosi un număr mai mare de cifre pentru a reduce posibilitatea de a atribui token-uri duplicate firelor de e-mail active.

Activați sau dezactivați jetoanele de urmărire

  1. În Setări>Administrare>Setări de sistem, selectați E-mail fila.

  2. În zona Configurați corelarea e-mailurilor , activați sau dezactivați indicatoarele de urmărire și modificați structura implicită.

Potrivire inteligentă

Când sincronizarea pe server procesează un e-mail primit, extrage subiectul, adresa expeditorului și adresele destinatarilor și le folosește pentru a încerca să conecteze activitatea de e-mail cu înregistrările existente. Acest proces de corelare, cunoscut și sub numele de potrivire inteligentă, utilizează următoarele criterii pentru a potrivi e-mailurile primite cu activitățile de e-mail:

  • Potrivirea subiectului: prefixele, cum ar fi RE: sau Re:, și literele majuscule sunt ignorate. De exemplu, subiectele Re: salut și Bună ziua sunt considerate o potrivire.
  • Potrivirea expeditorului și destinatarului: sistemul calculează numărul exact de adrese de e-mail comune ale expeditorului și destinatarului.

Atunci când procesul de potrivire se termină, sistemul selectează proprietarul și obiectul mesajului de e-mail primit.

Potrivirea inteligentă este dezactivată în mod implicit. Îl puteți activa și modifica setările de potrivire inteligentă în fila E-mail din Setări de sistem la nivel de organizație.

Cât de inteligentă funcționează potrivirea

Potrivirea inteligentă se bazează complet pe existența similitudinii dintre e-mailuri. Subiectul, expeditorul și destinatarii, inclusiv destinatarii BCC și CC, determină asemănarea.

Când un e-mail este trimis de la Dynamics 365 sau sosește un e-mail urmărit, două seturi de hash-uri sunt generate și stocate în baza de date.

  • Hash-uri subiectului: subiectul e-mailului, care poate include indicativul Dynamics 365 dacă este activat în setările sistemului, este lipsit de cuvinte de zgomot, cum ar fi „RE:” și „FW:”, și apoi tokenizat. Jetoanele negoale - cuvinte - sunt apoi indexate pentru a genera hash-uri subiect.

  • Hashe-uri destinatarului: lista de expeditori și destinatari sunt analizate pentru adrese de e-mail unice. Fiecare adresă de e-mail unică generează un hash de adresă.

Sincronizarea pe server caută valori care se potrivesc în subiectul stocat și în hash-urile destinatarului pentru a găsi o corelație între e-mailul primit și e-mailul trimis. Două e-mailuri sunt corelate dacă au același număr de hash-uri de subiect și cel puțin două hash-uri de destinatar care se potrivesc.

Notă

Pe măsură ce o organizație trimite și primește e-mail pe perioade lungi, datele de corelare care sunt stocate în EmailHash tabelul poate crește semnificativ. Acest lucru, combinat cu setări de potrivire inteligentă mai puțin restrictive sau modele comune de subiecte sau destinatari, poate reduce performanța potrivirii inteligente. Ca o optimizare a performanței, dacă sistemul detectează o utilizare mare a resurselor atunci când efectuează operațiuni de potrivire inteligentă, va corela e-mailurile din ultimele 90 de zile.

Setări avansate de potrivire inteligentă

  • HashFilterKeywords: o expresie regulată care este folosită pentru a filtra zgomotul din linia de subiect. Toate instanțele care se potrivesc ale expresiei regulate din linia de subiect sunt înlocuite cu șiruri goale înainte ca hashurile subiectului să fie generate.

    Valoarea implicită: ^[\s]*([\w]+\s?:[\s]*)+

    Ignorați orice cuvânt de la începutul liniei de subiect care se termină cu două puncte (:). De exemplu:

    Subiect Cuvinte ignorate
    1 Testare --
    2 RE: Test Re:
    3 FW: RE: Test FW: RE:

    În mod implicit, „Out of office:” nu este ignorat, deoarece primul cuvânt din expresie, „out”, nu este urmat de două puncte (:). Pentru a ignora această expresie, schimbați expresia regulată astfel: ^\[\\s\]\*(\[\\w\]+\\s?:\[\\s\]\*)+\|Out of office:

  • HashMaxCount: numărul maxim de hashuri care sunt generate pentru orice subiect sau listă de destinatari.

    Valoarea implicită: 20

    Dacă subiectul după anularea zgomotului conține mai mult de 20 de cuvinte, numai primele 20 sunt hashing.

  • HashDeltaSubjectCount: diferența maximă permisă între numărul hash al subiectului e-mailurilor care urmează să fie corelate.

    Valoarea implicită: 0

  • HashMinAddressCount: numărul de hash minim se potrivește necesar în lista de destinatari pentru corelarea e-mailurilor.

    Valoarea implicită: 2

Consultați și

Redirecționați căsuța poștală vs. cutii poștale individuale
Asociați o adresă de e-mail cu un rând