Partajați prin

Logica de sincronizare a rezervărilor, contactelor și activităților

  • Articol

Acest articol explorează modul în care sunt sincronizate rezervările, contactele și activitățile între Dynamics 365 și Exchange. E-mailul este sincronizat separat.

Rezervările, contactele și activitățile se sincronizează în ambele moduri în mod implicit între Dynamics 365 și Exchange. Sincronizarea pe server, cunoscută și sub denumirea de sincronizare Exchange, este metoda preferată. Sincronizarea are loc diferit, în funcție de elementul care se sincronizează și de direcția de sincronizare.

Cerințe de configurație a sincronizării

Înainte ca rezervările, contactele și activitățile să poată fi sincronizate, înregistrarea de cutie poștală corespunzătoare din Dynamics 365 trebuie să îndeplinească următoarele cerințe. Rețineți că căsuțele poștale din coadă nu acceptă sincronizarea rezervărilor, contactelor sau a activităților.

  • Adresa de e-mail a utilizatorului este aprobată.
  • Cutia poștală este testată și activată.
  • Rezervările, contactele și activitățile sunt setate să utilizeze sincronizarea la nivelul serverului.

Pentru mai multe informații, consultați Conectarea la Exchange Online și Sincronizarea la nivelul serverului.

Filtrele de sincronizare determină înregistrările care se sincronizează între Dynamics 365 și Exchange folosind sincronizarea la nivelul serverului. Pentru mai multe informații, consultați Selectați înregistrările de sincronizat între aplicațiile Customer Engagement și Exchange.

Sincronizare de la Dynamics 365 la Exchange

După ce un articol este sincronizat cu Exchange, se stabilește o legătură. Sincronizarea este întotdeauna bidirecțională. Orice modificare pe o parte se va reflecta pe cealaltă parte.

Sincronizare de la Exchange la Dynamics 365

Rezervările, contactele și activitățile se sincronizează de la Exchange la Dynamics 365 numai atunci când sunt îndeplinite următoarele cerințe:

  • Elementul a fost creat în aplicația Dynamics 365 for Outlook .
  • Elementul este urmărit la Dynamics 365 în Dynamics 365 for Outlook.
  • Categoria Urmărit la Dynamics 365 se aplică în Outlook sau în alt client de e-mail, nu în Dynamics 365 for Outlook.

Notă

Sincronizarea la nivelul serverului sincronizează rezervările cu categoria Urmărit la Dynamics 365 dacă rezervarea se află în folderul principal Calendar sau în subfolderele acestuia. Elementele din alte foldere din calendar nu sunt sincronizate.

O captură de ecran a unei căsuțe poștale din Outlook, care arată întâlnirile care pot fi sincronizate din folderul principal Calendar.

Când aceste cerințe sunt îndeplinite, sincronizarea la nivel de server creează elementul în Dynamics 365 și stabilește o legătură. Sincronizarea este întotdeauna bidirecțională. Orice modificare pe o parte se va reflecta pe cealaltă parte.

Pentru mai multe informații, consultați:

Rezervări în curs de sincronizare

Modul în care sincronizarea rezervărilor între Dynamics 365 și Exchange depinde de direcția de sincronizare și de proprietățile rezervării.

Organizator de rezervări

Organizatorul de rezervări este un domeniu cheie pentru sincronizarea rezervărilor. Acesta determină comportamente de sincronizare diferite. De exemplu, numai organizatorul de întâlniri Dynamics 365 poate sincroniza și distribui întâlniri din Dynamics 365 către participanții la Exchange. Când creați întâlniri folosind personalizări precum Power Automate sau cod personalizat, asigurați-vă că organizatorul este specificat corect. Câmpul organizatorului nu este expus implicit în formularul rezervării. Îl puteți adăuga la formulare, vizualizări sau interogări de găsire complexă, după caz, pentru a confirma că valoarea este prezentă și corectă.

Dacă un organizator de întâlniri este modificat în Dynamics 365 după ce a fost sincronizat cu Exchange, acest lucru poate determina organizatorul original să emită o anulare. Acest lucru se poate întâmpla deoarece numirea nu mai îndeplinește condițiile filtrelor de sincronizare ale utilizatorului. În plus, noul organizator poate sincroniza întâlnirea ca o nouă întâlnire în Exchange. Comportamentul trimiterii unei anulări de la organizatorul anterior poate fi modificat utilizând OrgDBOrgSetting numit DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Notă

O rezervare creată în Dynamics 365 va apărea așa cum a fost creată de SISTEM dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:

  • Utilizatorul care a urmărit rezervarea nu este organizatorul
  • OrgDBOrgSetting numit DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities is este setat la valoarea implicită Fals.

Dacă organizatorul rezervării Outlook este un utilizator Dynamics 365, proprietarul va fi organizatorul. Dacă organizatorul nu este un utilizator Dynamics 365, proprietarul va fi utilizatorul care a urmărit-o.

Sincronizarea rezervărilor din Dynamics 365 în Exchange

  • mapare: Întâlnirile din Dynamics 365 se sincronizează cu Exchange ca întâlniri.

  • Starea întâlnirii: Dacă starea întâlnirii în Dynamics 365 este Finalizată, Anulată, sau Gratuit (Deschis), starea întâlnirii se sincronizează cu Exchange ca Gratuit.

  • Memento: Nu este setat niciun memento dacă întâlnirea are mai mult de șapte zile în trecut sau dacă starea întâlnirii este Gratuită (Deschisă).

  • Invitații: Nu se trimite nicio invitație dacă:

    • Rezervarea este în trecut.
    • Nu este invitat niciun participant.
    • Utilizatorul care sincronizează rezervarea nu este organizatorul.
    • Niciuna dintre următoarele proprietăți nu s-a modificat: Subiect, Corp, Locație, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizator, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Sincronizarea rezervărilor anulate și șterse din Dynamics 365 în Exchange

Exchange trimite o anulare a rezervării către participanți atunci când rezervarea este ștearsă din căsuța poștală a organizatorului.

Dacă rezervarea este ștearsă în Dynamics 365, nu se trimite nicio anulare dacă:

  • Rezervarea este în trecut.
  • Utilizatorul care sincronizează rezervarea nu este organizatorul rezervării.
  • Rezervarea nu are participanți.

În mod implicit, rezervările care sunt anulate în Dynamics 365 nu se sincronizează în Exchange ca Anulate. Pentru a modifica acest comportament, activați SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange în OrgDbOrgSettings. Când această setare este activată, anularea unei rezervări în Dynamics 365 anulează rezervarea în Exchange, care trimite anularea către participanți.

Când o rezervare este ștearsă în Dynamics 365 și sincronizată cu Exchange, rezervarea este ștearsă în Exchange numai dacă sunt îndeplinite toate condițiile următoare:

  • Rezervarea este conectată.
  • Utilizatorul care sincronizează este organizatorul rezervării.
  • Rezervarea este în viitor.
  • Rezervarea nu a fost ștersă în mod logic.

Dacă nu sunt îndeplinite toate aceste condiții, rezervarea continuă să existe în Exchange, dar este deconectată.

Când urmărește o rezervare recurentă, Dynamics 365 nu trimite invitații noi către participanți dacă:

  • Toate aparițiile seriei mai există în Outlook și Exchange.
  • Niciun participant nu a fost adăugat sau șters.

Dacă organizatorul a șters instanțele anterioare ale seriei, atunci Dynamics 365 le vede ca lipsă din Exchange. Le recreează și trimite participanților o nouă invitație.

Sincronizarea rezervărilor din Exchange în Dynamics 365

  • mapare: Întâlnirile în Exchange se sincronizează cu Dynamics 365 ca întâlniri. Întâlnirile recurente se sincronizează cu Dynamics 365 ca o rezervare principală recurentă și cu instanțele sale. Dacă instanțele individuale ale unei întâlniri recurente sunt modificate în Exchange, acestea se sincronizează cu Dynamics 365 ca înregistrări de rezervare excepționale.

  • Starea întâlnirii și starea Disponibil/Ocupat: Dacă starea întâlnirii în Exchange este Liber, starea întâlnirii se sincronizează cu Dynamics 365 ca Gratuit. Dacă starea este Finalizat sau Anulat în Dynamics 365, starea rezervării în Dynamics 365 este setată pe Finalizat. Dacă starea este Deschis în Dynamics 365, starea rezervării este setată pe Disponibil. Dacă starea Liber/Ocupat a întâlnirii Exchange este setată la Lucrează în altă parte, întâlnirea Dynamics 365 este setată la Deschide starea, iar starea este Gratuit.

  • Întâlniri cu starea finalizată sau anulată în Dynamics 365: Dacă starea întâlnirii în Dynamics 365 este Finalizată sau Anulată, orice modificare a întâlnirii din Exchange nu se va sincroniza cu Dynamics 365.

  • Rezervarea întâlnirilor și gestionarea conflictelor: Când o întâlnire este urmărită în Dynamics 365, sincronizarea pe server folosește API-ul de rezervare pentru a se asigura că participanții sunt disponibili la ora specificată. De exemplu, în cazul în care calendarul organizatorului din Dynamics 365 are o altă rezervare în același timp, Booking eșuează și rezervarea nu este sincronizată. Utilizatorul poate aborda conflictul de planificare, poate selecta să îl ignore și să lase oricum rezervarea să se sincronizeze. Efectuarea rezervării din Dynamics 365 în Outlook suprimă automat conflictul de planificare. Pentru mai multe informații, consultați A fost găsit un conflict de planificare la salvarea rezervării [subiectul rezervării] din Exchange în Microsoft Dynamics 365.

Sincronizarea rezervărilor anulate și șterse din Exchange în Dynamics 365

Când o rezervare urmărită sau o rezervare excepțională este ștearsă în Exchange, rezervarea nu este ștearsă în Dynamics 365 în timpul sincronizării dacă:

  • Starea este Finalizat sau Anulat.
  • Rezervarea este în trecut.
  • Utilizatorul care sincronizează rezervarea nu este organizatorul rezervării.

(O rezervare excepțională este o instanță specifică a unei rezervări recurente care a fost modificată individual.)

Sincronizarea rezervărilor de servicii

  • mapare: Întâlnirile de serviciu din Dynamics 365 se sincronizează cu Exchange ca întâlniri.

  • Invitații și anulări: Invitațiile și anulările nu sunt trimise niciodată pentru programări de service.

  • Copii: În timpul sincronizării, utilizatorii primesc propria copie a programării pentru serviciu în cutiile poștale. Nu există organizator central pentru rezervările de servicii.

Sincronizarea contactelor

  • mapare: Contactele din Dynamics 365 se sincronizează cu Exchange ca contacte.

  • Sincronizarea adresei: Consultați Sincronizarea adresei pentru contacte.

  • Contacte șterse:

    • Contactele șterse în Dynamics 365 sunt șterse în Exchange numai dacă utilizatorul de sincronizare nu este proprietarul contactului.
    • Contactele șterse în Exchange sunt șterse în Dynamics 365 numai dacă utilizatorul de sincronizare este proprietarul contactului.

Sincronizarea activităților

Modul în care sincronizarea activităților între Dynamics 365 și Exchange depinde de direcția de sincronizare și de proprietățile activității.

Sincronizarea activităților din Dynamics 365 în Exchange

  • mapare: Faxurile, scrisorile, apelurile telefonice și activitățile din Dynamics 365 se sincronizează cu Exchange ca sarcini.

  • Memento: Dacă data limită a sarcinii este cu mai mult de o zi în urmă, iar starea sarcinii în Dynamics 365 este Deschidere sau Programat, în timpul sincronizării este setat un memento.

  • Data limită: Data de încheiere programată a activității în Dynamics 365 se sincronizează cu Exchange ca data limită a sarcinii.

  • Starea sarcinii: Când procentajul de finalizare nu este specificat:

    • o activitate Deschis se sincronizează cu Exchange ca Neînceput.
    • o operațiune Finalizat sau Anulat se sincronizează cu Exchange ca Finalizat.

  • Data finalizării: Data de încheiere reală a sarcinii se sincronizează cu Exchange ca data finalizării sarcinii.

  • Sarcini șterse: Activitățile care sunt șterse în Dynamics 365 sunt șterse în Exchange numai dacă starea lor în Exchange nu este Finalizat.

  • Completare automată a sarcinilor: Sarcinile care sunt marcate ca Finalizate în Dynamics 365 au o valoare în actualEnd câmp. În cazul în care câmpul actualEnd al unei activități completat și data este în trecut, activitatea se sincronizează automat cu Exchange ca Finalizat. Dacă utilizați particularizările pentru a reactiva o activitate, asigurați-vă că ștergeți data actualEnd pentru a evita finalizarea automată a sincronizării pe server.

Sincronizarea activităților din Exchange în Dynamics 365

  • mapare: Sarcinile din Exchange se sincronizează cu Dynamics 365 ca sarcini.

  • Starea activității: Sarcinile care nu au fost pornite în Exchange se sincronizează cu Dynamics 365 ca Neîncepute.

  • Pornirea efectivă a sarcinii: când o sarcină creată în Exchange se sincronizează cu Dynamics 365, câmpul său actualStart este setat la marcajul de timp actual.

  • Activități șterse: În mod implicit, faxurile, scrisorile, apelurile telefonice și activitățile care sunt șterse în Exchange sunt șterse și în Dynamics 365. Acest comportament poate fi modificat prin comutarea OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.

  • Procent de finalizare: Activități care sunt setate ca sincronizare 100% completă cu Dynamics 365 ca Finalizate.

Setări de sincronizare complexă

Ignorați elementele șterse în mod logic în timpul sincronizării

Atunci când un element nu mai corespunde cu filtrele de sincronizare, de obicei este din cauza unui dintre următoarele două motive:

  • Înregistrarea sa nu mai există în Dynamics 365 deoarece a fost ștearsă fizic.
  • Înregistrarea sa încă există în Dynamics 365, dar nu mai poate fi accesată. Fie utilizatorul care este asociat cu cutia poștală a pierdut accesul la element, fie proprietățile elementului s-au schimbat și nu mai corespunde filtrelor de sincronizare. Această condiție este denumită ștergere logică.

În mod implicit, sincronizarea pe server trimite o operațiune de ștergere către Exchange în ambele cazuri. Pentru a modifica acest comportament și a ignora ștergerile logice, activați DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync in OrgDbOrgSettings.

Pentru mai multe informații despre filtrele de sincronizare, consultați:

Permiteți elementele copiate

Când orice element conectat este copiat în Exchange, sincronizarea pe server ignoră acțiunea de copiere în mod implicit. Acest comportament evită crearea de informații duplicate în Dynamics 365. Pentru a modifica acest comportament și pentru a introduce elemente duplicat din Exchange, dezactivați setarea IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox în OrgDbOrgSettings setting.

Sincronizarea atașărilor rezervării, adreselor de contact și activităților în Outlook

Următoarele secțiuni se aplică sincronizării efectuate prin Dynamics 365 for Outlook sau sincronizării la nivelul serverului. Pentru mai multe informații, consultați Integrați sistemul dvs. de e-mail.

O captură de ecran a filei Sincronizare setări sistem în Dynamics 365 for Outlook.

Sincronizarea atașamentelor rezervării

Utilizatorii pot atașa documente, fotografii, înregistrări și alte fișiere la rezervările pe care le creează în Dynamics 365 sau în aplicația Dynamics 365 for Outlook. În mod implicit, atașările nu sunt incluse atunci când rezervările sunt sincronizate. Pentru a le include:

  1. În Dynamics 365 for Outlook, accesați Setări>Administrare>Setări de sistem.
  2. În fila Sincronizare, selectați Sincronizați atașamentele de rezervare cu Outlook sau Exchange.
Considerații la sincronizarea atașamentelor
  • Dacă dezactivați sincronizarea atașamentelor, atașamentele nu apar în rezervările din Dynamics 365. Ele apar în continuare la rezervări în Dynamics 365 for Outlook.
  • Atașările din rezervările recurente sau din rezervările de serviciu nu pot fi sincronizate.
  • Atașările pot crește timpul de sincronizare. Este posibil să doriți să utilizați atașamentele cu moderație dacă utilizați o rețea cu lățime de bandă redusă.

Sincronizarea adreselor de contact

Pe fila Sincronizare din Dynamics 365 for Outlook, selectați una dintre următoarele opțiuni pentru a alege modul în care sunt sincronizate adresele de contact:

  • Sincronizați adresa poștală numai în contactul Outlook: O adresă poștală este sincronizată între Dynamics 365 și Outlook. Aceasta este suficientă pentru majoritatea organizațiilor și este setarea implicită.

  • Sincronizați toate cele trei adrese (Afaceri, Acasă, Altele) în contactul Outlook: Toate cele trei adrese poștale Outlook (Afaceri, Acasă și Altele) sunt sincronizate între Dynamics 365 și Outlook.

Avertisment

Dacă aveți date existente, modificarea setării pentru a sincroniza toate cele trei adrese poate provoca pierderi de date. Atributele contactelor urmărite existente sunt remapate atunci când această setare este activată. Vă recomandăm să testați această opțiune înainte de implementare, pentru a înțelege cum vă afectează remaparea mediul și datele. În majoritatea cazurilor, ar trebui să aveți datele complete într-o parte (în mod normal în Dynamics 365) și să le sincronizați în partea cealaltă (în mod normal, în Outlook sau Exchange).

Pentru mai multe informații, consultați Ce câmpuri pot fi sincronizate între aplicațiile Dynamics 365 for Customer Engagement și Outlook?

Sincronizarea activităților atribuite în Outlook

În mod implicit, activitățile care sunt create în Dynamics 365 for Outlook nu se sincronizează cu Dynamics 365. Pentru a le sincroniza, în fila Sincronizare din Dynamics 365 for Outlook, selectați Sincronizați activitățile care sunt atribuite în Outlook.

Considerații la sincronizarea activităților
  • Activitățile recurente nu pot fi sincronizate.
  • Persoana care atribuie activitatea și persoana căreia îi este atribuită trebuie să se afle în aceeași organizație.
  • Activitățile nu pot fi sincronizate cu mai multe adrese de e-mail.

Consultați și