Оценка готовности организации к изменению

• Применяется к:

  Microsoft Teams

Эта статья является частью этапа готовности пользователей к обновлению, которое вы выполняете параллельно с этапом технической готовности. Прежде чем продолжить, убедитесь, что вы выполнили следующие действия на предыдущих этапах:

• Зачисление заинтересованных лиц проекта
• Определение область проекта
• Понимание сосуществования и взаимодействия Skype для бизнеса и Teams
• Выбор пути обновления

После того как вы защитили проектную группу и определили свое видение, область и цели, следующим шагом на пути обновления будет обеспечение готовности вашей организации и пользователей к Teams— действие, которое вы выполняете параллельно с обеспечением технической готовности. Чтобы понять ценность Teams, пользователи должны фактически использовать его. Простое включение Teams не гарантирует, что вы достигнете своей цели. У пользователей разные варианты использования и разные стили обучения, и они адаптируются к новым технологиям с разной скоростью. Хорошая новость заключается в том, что управление изменениями не все так сложно, но это требует целенаправленных усилий. Приведенные ниже интерактивные обсуждения помогут вам понять свою базу пользователей, чтобы подготовить правильный уровень образования для упрощения и ускорения внедрения пользователей. Существует два способа, которыми следует взглянуть на базу пользователей:

• Готовность к изменениям в организации. Понимание того, как быстро (или нет) пользователи обычно реагируют на изменения. Эти сведения помогут сообщить об объеме осведомленности, обучения и продажи ценности, которые могут потребоваться для внедрения пользователей.
• Сценарии командной работы. Понимание того, как работают пользователи, позволит сопоставить Teams с их рабочими действиями, ускоряя внедрение и облегчая переход от Skype для бизнеса.

Примечание.

Приведенные ниже действия по оценке можно адаптировать к любой инициативе по изменению в организации. Просто ответьте на вопросы, основанные на область проекта. В следующих обсуждениях "новое решение" может применяться к аудиозвонкам, аудиоконференциям или обновлению с Skype для бизнеса до Teams.

Точки принятия решений	Какова культура вашей организации, когда дело доходит до изменений? Как новая технология может оптимизировать работу пользователей? Каким пользователям, скорее всего, потребуется особое внимание, чтобы заставить их изменить способ работы?
Дальнейшие действия	Используйте следующие рекомендации и связанные действия, чтобы записать профиль готовности пользователей вашей организации.

Готовность к организационным изменениям

Оценив готовность вашей организации, вы можете определить, насколько восприимчивы (или нет) ваши пользователи к изменению способа работы и внедрению новых технологий. Понимание того, как пользователи реагируют на изменения, позволяет вашей организации упреждающе решать проблемы, корректировать план развертывания для получения оптимальной поддержки и выявлять пользователей, которые действительно могут помочь вам облегчить изменения вместе со своими коллегами.

Действие

Чтобы провести оценку готовности организации и задокументировать культуру вашей организации, когда дело доходит до изменений, используйте следующие начальные отчеты. Эти сведения помогут сообщить о том, сколько знаний и обучения вам может потребоваться реализовать для проекта. Не беспокойтесь о точных цифрах. Это упражнение представляет общее понимание корпоративной культуры. Если вам нужна помощь в начале работы, просто оцените прошлое развертывание. это поможет вам предвидеть, как пользователи могут реагировать на изменения, и помочь вам упреждающе реагировать на ожидаемые реакции.

Какой процент пользователей попадает в каждый контейнер?

Ранние последователи	Информированные пользователи	Отстающих
Эти пользователи запрашивают решение, прежде чем оно будет доступно.	Эти пользователи принимают решение сразу после демонстрации его значения.	Эти пользователи отклоняют решение даже при отправке изменений.

Совет

Заверяйте своих ранних последователей для пилотного тестирования в дополнение к тому, чтобы выступать в качестве одноранговых лидеров. Чемпионы помогают евангелизировать новые технологии и привести к примеру, чтобы показать своим коллегам, как реализовать ценность. Дополнительные сведения о создании официальной программы чемпионов см. в руководстве по внедрению Office. Вашим отстающим может потребоваться более убедительный, прежде чем они примут новую технологию. Если в этот контейнер попадает более 20 процентов вашей организации, потратьте больше времени на обмен сообщениями о ценностях и проведение специализированного обучения. Кроме того, поддерживайте их через изменение, открыв цикл обратной связи, чтобы лучше понять и устранить их нерешительности.

Какой процент пользователей попадает в каждую компетенцию?

Самоустремленный	Игроки команды	Искатели, удерживающие руки
Эти учащиеся ищут ресурсы, учатся, делая.	Эти пользователи пользуются групповым и интерактивным обучением; они пойдут вместе с коллегами.	Эти пользователи ожидают "белой перчатки" или поддержку один на один.

Совет

Не все учатся одинаково. Для тех, кто мотивирован, укажите онлайн-видео и учебные статьи Майкрософт. Если 20 процентов или более являются игроками команды, заручайтесь командой по обучению или партнером для проведения интерактивного обучения (лично или через Интернет). Как правило, руководители или целевые роли находятся в категории ручного удержания. Это критически важная группа, которая выиграла бы от персонализированных коротких учебных занятий. Заручитесь своими чемпионами, чтобы обеспечить обучение этих пользователей для оптимального взаимодействия.

Оценка сценариев командной работы

Microsoft Teams расширяет возможности Skype для бизнеса, предлагая комплексное решение для коммуникации и совместной работы. При разработке плана обновления пользователей с Skype для бизнеса до Teams подумайте, как можно использовать возможности совместной работы в команде, чтобы возбудить пользователей и облегчить их переход с Skype для бизнеса на Teams.

По своей сути, командная работа — это то, как люди работают вместе, чтобы добиться поставленных задач. Речь о согласовании правильных людей с соответствующими инструментами таким образом, чтобы они работали. Teams объединяет людей, беседы, файлы и проекты в одну рабочую область, создавая настоящий центр для командной работы в организации.

Понимание того, как работает пользователь и как они объединяются, может помочь пользователям визуализировать, как они могут использовать Teams, облегчая переход от Skype для бизнеса. Существует два основных способа думать о сценариях командной работы: ориентированных на людей и проектных.

• Командная работа, ориентированная на проект , сосредоточена на определенном проекте или инициативе (например, планировании события запуска продукта). От область планирования до управления бюджетом и маркетинговых усилий, командная работа, ориентированная на проект, помогает согласовать рабочие потоки проекта, информируя всех.
• Люди командная работа вращается вокруг людей со схожими обязанностями или атрибутами, которые могут работать в одной команде (например, в группе продаж, дорожных воинов) или в разных командах (например, одноранговых чемпионов). От чата с коллегой до получения ответа на вопрос до участия в собрании группы, действия, ориентированные на людей, включают обмен информацией и создание отношений.

Чтобы максимально эффективно использовать Teams, создайте стратегию командной работы, которая включает оба сценария, помогая пользователям понять, как Teams может работать с ними.

Точка принятия решений	Какие сценарии командной работы можно использовать, чтобы ускорить внедрение Teams пользователями и упростить обновление с Skype для бизнеса?
Дальнейшие действия	Используйте приведенные ниже примеры для создания собственных сценариев командной работы. Задокументируйте их в книге обновления. Дополнительные сценарии и примеры см. в разделе Библиотека для повышения производительности.

Примеры

Командная работа, ориентированная на проект: событие запуска продукта (например, ваша организация готовится к выпуску нового продукта на рынок и планирует широкое рекламное мероприятие для повышения осведомленности, привлечения потенциальных клиентов и поощрения продаж).

Рассмотрения	Notes
Основные атрибуты	Заинтересованные лица в нескольких командах с различными потоками проектов Частые целевые собрания Много частей и людей, которые собираются вместе (бюджет, расписания, презентации, регистрация и т. д.)
Проблемы командной работы сегодня	Рабочие потоки работают в разрозненных условиях с ограниченным представлением общего состояния проекта или межгрупповых усилий: Отключенные беседы и отсутствие "кто что делает" Информация, отслеживаемая в различных местах без видимости между командами Потерянное время производительности при привлечении нового участника к борту или догоняете из-за отсутствия собрания
Требования к командной работе	Быстрый доступ к расписанию проекта и назначению задач Откройте канал общения, чтобы все были в курсе Центральное расположение для текущих файлов презентации и других ресурсов Возможность быстро ускорить работу новых участников команды проекта Способ поощрения и поддержки друг друга, чтобы сохранить импульс
Командная работа в Teams	Команда или каналы для организации содержимого проекта и цепочки бесед SharePoint для размещения PPT-файлов1 Планировщик/Trello для назначения отдельных задач проекта и дат выполнения1 Teams для собраний по сети Мобильное приложение Teams для подключения в пути

¹ Поддержка интеграции или выравнивания приложений в Teams.

Люди командная работа: команда по продажам (например, ваша команда продаж, разбросанная по регионам, должна оставаться на связи с дорогой, оставаться согласованной в конвейере и понимать ключевые предложения и инициативы, которые могут помочь в достижении целевых годовых квот).

Рассмотрения	Notes
Основные атрибуты	Удаленная работа (в дороге, в отелях, на сайтах клиентов) Ориентированное на отношения — основной внешний
Проблемы командной работы сегодня	Повторяющиеся беседы с несколькими представителями на местах (чат, звонки, собрания и т. д.) — не может собрать всех одновременно Упущенные возможности учиться на продажах "выигрывает" - из уст в уста только обмен Постоянное перемешивание между приложениями: Конвейер продаж в Excel Тенденции в Power BI Обеспечение продаж в электронной почте Демонстрационные ресурсы клиентов в SharePoint Чаты 1:1 и собрания на определенный момент времени Информационно-пропагандистская работа с сообществом продаж в Viva Engage
Требования к командной работе	Быстрый доступ к обеспечению продаж Быстрый доступ к эксперту Быстрый обход вопросов и утверждений Собрания по продажам, проверки конвейера Учебные ресурсы по продажам Управление базой данных клиента
Командная работа в Teams	Команды или каналы по регионам или клиентам, предназначенные для фокусировки содержимого и бесед SharePoint для дополнительных ресурсовили ресурсов 1 XLS/Power BI для конвейера и баз данных1 Teams для собраний по сети Мобильное приложение Teams для подключения в пути Интеграция приложений Teams с системой CRM1 Viva Engage для широкого спектра аналитических сведений и обмена информацией для мсп*1

¹ Поддержка интеграции или выравнивания приложений в Teams.

Советы по определению "хорошего соответствия" для стратегии командной работы

Это может быть легко увлекаться формированием стратегии командной работы для каждого пользователя, каждой команды и каждого проекта. Не для каждого проекта или команды требуется полностью определенная стратегия командной работы. Ниже приведены рекомендации по началу работы.

• Рассмотрите возможность совместной работы над проектами, которые только начинаются или предстоящие.

  • Планирование мероприятий — координация нескольких команд (бюджет, логистика, презентации и т. д.)
  • Пилотный новый продукт: обмен информацией, сбор отзывов в контролируемой среде

• Определение пользователей и основных рабочих групп, соединяющих различные способы их взаимодействия с Teams

  • Отделы продаж и регионы — воины дорог, легкий доступ к ресурсам, быстрый ответ на поворот
  • Отдел кадров — стандартизированные процессы во всех подразделениях, последовательный подход к найму персонала
  • Сотрудники первой линии — подключение к своим коллегам/управлению, доступ к процедурам, NEO

• Учитывайте следующие аспекты:

  • Начните с малого. Сохраняйте более крупные и сложные проекты после проверки модели командной работы.
  • Сосредоточьтесь на новых проектах. Избегайте изменения существующего проекта, который активно выполняется, так как это может нарушить рабочий процесс.
  • Рассмотрите время. Развертывание новой стратегии командной работы для продаж в конце финансового года может быть не идеальным.
  • Итерации. Не нужно изобретать колесо. Когда вы найдете структуру командной работы, которая работает, повторите ее с другими рабочими группами и проектами. Определите команду шаблонов и задайте рекомендации, которые помогут пользователям быстро ассимилироваться в Teams и обеспечить согласованность.

Используйте сведения, собранные выше, чтобы сообщить о плане готовности пользователей.