Подсчет и корректировка запасов с использованием документов

Можно выполнять физическую инвентаризацию товаров с помощью документов заказа инвентаризации и записи инвентаризации. Страница Заказ инвентаризации используется для организации проекта полной инвентаризации, например по каждому складу. Используйте страницу Регистрация физ. инвентаризации и сообщите фактическое количество предметов. Можно создать несколько записей для одного заказа, например чтобы распределить группы товаров по различным сотрудникам.

Вы можете распечатать отчет о регистрации физических инвентаризаций из каждой записи, и он будет содержать пустые поля количества, куда вы можете ввести подсчитанный инвентарь. Когда вы закончите подсчет и введете количество на странице Регистрация физ. инвентаризации , выберите действие Завершить . Это действие переносит количества в соответствующие строки на странице Заказ на инвентаризацию . Business Central гарантирует, что вы не сможете дважды зарегистрировать количество товаров.

Заметка

Использование документов для выполнения инвентаризации обеспечивает дополнительный контроль и поддерживает распределение инвентаризации между несколькими сотрудниками. Для выполнения этой задачи вы также можете использовать журналы, например страницы Журналы физ. инвентаризации и Журналы физ. инвентаризации . Чтобы узнать больше, перейдите в раздел Подсчет, корректировка и переклассификация запасов с использованием журналов. В этой статье описывается, как выполнять инвентаризацию с использованием документов.

Если на вашем складе используется зоны, использовать заказы инвентаризации невозможно. Вместо этого используйте страницу Журнал инвентаризации физ. на складе для подсчета складских записей, прежде чем синхронизировать их с записями товарной книги.

Инвентаризация с использованием документов состоит из следующих этапов:

1. Создайте заказ инвентаризации с уже заполненными ожидаемыми количествами товаров.
2. Создайте одну или несколько записей инвентаризации из заказа.
3. Введите подсчитанные значения количества товаров в записи, как указано, например, в распечатках, и задайте значение Завершен.
4. Завершите и выполните учет заказа инвентаризации.

Создание заказа инвентаризации

Заказ инвентаризации представляет собой готовый документ, который состоит из заголовка заказа инвентаризации и строк заказа. Информация в заголовке инвентаризации описывает, как выполнять инвентаризацию. Строки заказа содержат информацию о товарах и их местонахождении.

Для создания строк заказа на физические запасы обычно используется действие Рассчитать строки , чтобы добавить текущие запасы в качестве строк в заказ. Вы также можете использовать действие Копировать из документа , чтобы заполнить строки содержимым другого открытого или размещенного заказа на физическую инвентаризацию. Следующая процедура описывает только использование действия Вычислить линии .

1. Выберите значок , введите Заказы на инвентаризацию, а затем выберите соответствующую ссылку.

2. Выберите действие Создать.

3. Заполните требуемые поля на экспресс-вкладке Общее. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.

4. На вкладке Действия в группе Функции выберите Другое, а затем выберите Вычислить линии.

5. Выберите требуемые параметры.

6. Установите фильтры, например чтобы включить только подмножество товаров, подлежащих инвентаризации с первой записью.

   Чаевые

   Чтобы запланировать подсчет инвентаря несколькими сотрудниками, устанавливайте разные фильтры каждый раз, когда вы используете действие Рассчитать строки , чтобы заполнить заказ подмножеством позиций инвентаря, которые будет регистрировать пользователь. В этом случае при создании нескольких записей инвентаризации для нескольких сотрудников сводится к минимуму риск двойного учета товаров. Чтобы узнать больше, перейдите по ссылке Создание записи физической инвентаризации.

7. Нажмите кнопку ОК.

Строка для каждого товара, который хранится на выбранном складе и соответствует заданным фильтрами и параметрам, добавляется в заказ. Для товаров, настроенных для отслеживания, установлен флажок Использовать отслеживание товаров , а информация об ожидаемом количестве серийных номеров и номеров партий доступна при выборе Строки, а затем Строки отслеживания товаров. Чтобы узнать больше, перейдите в раздел Отслеживание товаров при подсчете запасов.

Теперь можно приступать к созданию одной или нескольких записей, которые являются инструкциям для сотрудников, который выполняют подсчет.

Заметка

Если вы используете трассировку конкретных пакетов, вы также можете использовать документы для подсчета и корректировки запасов с номерами пакетов. Чтобы начать использовать эту функцию, необходимо включить Обновление функции: включить использование отслеживания посылок в заказах на физические запасы на странице Управление функциями . Существующие заказы на физическую инвентаризацию обновляются, однако Business Central не может заполнить поле Номер упаковки . Вам необходимо заново создать эти строки с помощью действия Рассчитать строки на странице Заказ на инвентаризацию .

Вы можете ввести номер упаковки для товаров, для которых требуется отслеживание посылки, на странице Строки учета инвентаризации . Выберите Готово , чтобы завершить запись.

После того, как вы нажмете Завершить на странице Заказ на инвентаризацию , Business Central рассчитает разницу в отношении упаковки и других данных отслеживания товара и внесет положительные или отрицательные корректировки.

Создание записи инвентаризации

Для каждого заказа инвентаризации можно создать один или несколько документов записи инвентаризации, в которые сотрудники вносят подсчитанные количества. Сотрудники могут вводить количества вручную или с помощью сканирующего устройства.

По умолчанию создается запись для всех строк соответствующего заказа инвентаризации. Чтобы избежать ситуации, когда два сотрудника подсчитывают одни и те же товары при распределенном подсчете, постепенно заполняйте заказ на физическую инвентаризацию, устанавливая фильтры в пакетном задании Расчет строк . Затем создайте запись физической инвентаризации, установив флажок Только строки, не входящие в записи . Эти параметры обеспечивают, что каждая новая создаваемая запись будет содержать только товары, отличные от товаров в других записях.

Для ручного подсчета вы можете распечатать отчет Физическая инвентаризация , в котором есть пустой столбец, куда сотрудники склада могут записывать подсчитанные количества. После завершения подсчета вы вводите зарегистрированные количества в соответствующие строки на странице Регистрация физ. инвентаризации . Наконец, вы переносите зарегистрированные количества в соответствующих заказ инвентаризации, задав статус Завершен.

1. На странице Заказа на инвентаризацию , содержащей строки для товаров, которые необходимо подсчитать в одной записи, вам необходимо выбрать действие Создать новую запись .
2. На вкладке Действия в группе Функции выберите Другое, а затем выберите Создать новую запись.
3. Выберите требуемые параметры и задайте фильтры.
4. Нажмите кнопку ОК.
5. Для каждого набора подлежащих подсчету товаров загрузите их в соответствующий заказ на инвентаризацию и повторите шаги с 1 по 3, установив флажок Только строки, не входящие в записи .
6. На вкладке Связанные выберите Заказ, а затем выберите действие Записи , чтобы открыть страницу Список записей инвентаризации физических веществ .
7. Откройте соответствующую запись.
8. На экспресс-вкладке Общее заполните необходимые поля.
9. Для товаров, использующих трассировку товаров, создайте дополнительную строку для каждого номера партии или кода серийных номеров, выбрав действие Функции, затем действие Копировать строку. Чтобы узнать больше, перейдите в раздел Отслеживание товаров при подсчете запасов.
10. Выберите действие Печать , чтобы подготовить физический документ, который сотрудники могут использовать для записи подсчитанных ими количеств.

Завершение записи инвентаризации

После того, как сотрудники подсчитают количество, запишите его в Business Central.

1. Со страницы Список записей инвентаризации выберите запись инвентаризации, которую требуется завершить, затем выберите действие Правка.

2. На экспресс-вкладке Строки заполните фактическое подсчитанное количество в поле Количество для каждой строки.

3. Для товаров с серийными номерами или номерами партий (установлен флажок Использовать отслеживание товаров ) введите подсчитанное количество в строках для серийных номеров и номеров партий товара соответственно. Чтобы узнать больше, перейдите в раздел Отслеживание товаров при подсчете запасов.

4. Установите флажок Записано в каждой строке.

5. После ввода всех данных для записи инвентаризации выберите действие Готово. Обратите внимание, что во всех строках должен быть установлен флажок Записано.

   Примечание

   После завершения записи инвентаризации каждая строка перемещается в строку соответствующего заказа инвентаризации, которая ей точно соответствует. Для соответствия значения в полях Номер товара, Код варианта, Код местоположения и Код ячейки должны совпадать в строках записи и заказа.>

   Если соответствующая строка заказа на физическую инвентаризацию не существует и если установлен флажок Разрешить запись без заказа , добавляется новая строка и устанавливается флажок Записано без заказа в соответствующей строке заказа на физическую инвентаризацию. В противном случае отображается сообщение об ошибке, и процесс отменяется.> Если строке заказа на физическую инвентаризацию соответствует более одной строки записи физической инвентаризации, отображается сообщение, и процесс отменяется. Если по какой-либо причине две одинаковые строки инвентаризации попадают в заказ инвентаризации, существует действие, которое можно использовать для разрешения ситуации. Чтобы узнать больше, перейдите по ссылке Чтобы найти дубликаты строк заказа на инвентаризацию.

Завершение заказа инвентаризации

После завершения регистрации физической инвентаризации поле Количество. Регистратор (база) в соответствующем заказе на физическую инвентаризацию обновляется подсчитанными (записанными) значениями, а флажок На строках регистрации устанавливается. Если подсчитанное количество отличается от ожидаемого, то в полях Полож. кол-во (база) и Отрицат. кол-во (база) отображается разница.

Чтобы получить доступ к ожидаемым количествам и любым зарегистрированным различиям для товаров с отслеживанием товаров, выберите действие Строки , а затем выберите Строки отслеживания товаров , чтобы выбрать различные представления для серийных номеров и номеров партий при физическом подсчете запасов.

Можно также выбрать действие Разница заказов инвентаризации для просмотра любых различий между ожидаемым количеством и сосчитанным количеством.

Поиск дублирующихся строк заказа инвентаризации

1. Выберите значок , введите Заказы на инвентаризацию, а затем выберите соответствующую ссылку.
2. Откройте заказ инвентаризации, для которого вы хотите просмотреть дублирующиеся строки.
3. На вкладке Связанные выберите Другие, а затем выберите Показать повторяющиеся строки.

Дублирующиеся строки заказа на инвентаризацию отображаются так, что вы можете удалить их и оставить только одну строку с уникальным набором значений в полях Номер товара, Код варианта, Код местоположения и Код ячейки .

Учет заказа инвентаризации

После того как вы завершите заказ на физическую инвентаризацию и измените его статус на Завершено, вы можете опубликовать его. Вы можете установить статус заказа на физическую инвентаризацию на Завершено только при следующих условиях:

• Все связанные записи инвентаризации имеют статус Завершен.
• Каждая строка заказа инвентаризации подсчитана по крайней мере в одной строке записи инвентаризации.
• Флажки В строках регистрации и Рассчитанное количество устанавливаются для всех строк заказа на физическую инвентаризацию.

1. Выберите значок , введите Заказы на инвентаризацию, а затем выберите соответствующую ссылку.

2. Выберите заказ инвентаризации, который требуется завершить, затем выберите действие Изменить.

   На странице Заказ на инвентаризацию зарегистрированное количество отображается в поле Кол-во зарегистрированных (базовое) .

3. Выберите действие Готово.

   Значение в поле Статус равно Завершено. Теперь изменить порядок можно только выбрав действие Повторно открыть .

4. Для учета заказа выберите действие Учет, затем выберите кнопку ОК.

   Записи книги товаров будут обновлены вместе со всеми связанными записями трассировки товаров.

   Чаевые

   Чтобы избежать ошибок, используйте действие предварительная версия Публикация , чтобы просмотреть записи, которые будут созданы при публикации.

Просмотр учтенных заказов инвентаризации

После учета заказ инвентаризации будет удален, и вы сможете просматривать и оценивать документ как учтенный заказ инвентаризации. Учтенный заказ включает в себя записи инвентаризации и комментарии, если они были добавлены.

1. Выберите значок , введите Опубликованные заказы на физ. инв., а затем выберите соответствующую ссылку.
2. На странице Опубликованные заказы на физ. инв. товары выберите опубликованный заказ на инвентаризацию для просмотра, а затем выберите действие Просмотреть .
3. На вкладке Связанные выберите Заказ, а затем выберите действие Записи , чтобы просмотреть список связанных записей физической инвентаризации.

Обработка трассировки товаров при инвентаризации запасов

Трассировка товаров относится к серийным номерам или номера партий, назначенным товарам. При инвентаризации товара, который хранится в запасах как, например, 10 различных номеров партий, сотрудник должен быть в состоянии записать, какие и сколько единиц каждого номера партии находятся на складе. Чтобы узнать больше, перейдите в раздел Работа с серийными номерами и номерами партий.

Флажок Использовать отслеживание позиций в строках заказа на физическую инвентаризацию устанавливается автоматически, если для позиции настроен код отслеживания позиции. Вы можете установить или снять этот флажок вручную.

Пример. Подготовка записи инвентаризации для товара с трассировкой

Рассмотрим инвентаризацию для товара А, который хранится в запасах как десять различных серийных номеров.

1. В строке записи для элемента установите флажок Использовать отслеживание элементов .

2. Выберите поле Серийный номер, выберите первый серийный номер, который существует в запасах для товара, затем нажмите кнопку ОК.

   Скопируйте строку для первого товара с трассировкой, чтобы вставить дополнительные строки, соответствующие количеству серийных номеров, которые хранятся на складе.

3. Выберите действие Функции , а затем выберите Копировать строку.

4. На странице Копировать строку записи физ. инв. введите 9 в поле Количество копий , а затем нажмите кнопку ОК .

5. В первой строке в поле Серийный номер выберите следующий серийный номер для товара.

6. Повторите шаг 5 для остальных восьми серийных номеров. Следите за тем, чтобы не выбрать один и тот же номер дважды.

7. Выберите действие Печать , чтобы подготовить распечатку, которую сотрудники используют для записи подсчитанных товаров и серийных номеров/номеров партий.

Обратите внимание, что отчет Запись инвентаризации содержит десять строк для товара А, по одной для каждого серийного номера.

Пример. Запись и учет разницы инвентаризированных номеров партий

Товар с отслеживанием партии-хранится на складе с серией номеров "LOT".

Ожидаемый инвентарь:

Номер партии	количество;
LOT1001	80
LOT1003	30
LOT1006	10
Итого	120

Зарегистрированные количества:

Номер партии	количество;
LOT1001	80
LOT0002	12
LOT1003	20
LOT1006	10
Итого	112

Количество для публикации:

Номер партии	Ожидаемое количество	Зарегистрированное количество	Количество к учету
LOT1001	80	80	0
LOT1002	0	12	+12
LOT1003	30	20	-10
LOT1006	10	0	-10
Итого	120	112	–8

На странице Заказ на инвентаризацию поле Отриц. кол-во (база) содержит 8. Для строки заказа на странице Список отслеживания физ. позиций отображаются положительные или отрицательные количества для каждого номера партии.

Товарные документы

Следующие типы документов полезны при управлении складом:

• Используйте инвентаризационные чеки для регистрации положительных корректировок товаров на основе качества, количества и стоимости.
• Используйте отгрузки запасов для списания недостающих или поврежденных товаров.

Вы можете распечатать эти документы на любом этапе, выпустить и снова открыть их, а также назначить общие значения, такие как размеры, в заголовке. Чтобы повторно распечатать документы после их размещения, используйте страницы Приходная накладная и Отправка размещенного товара .

Заметка

Прежде чем вы сможете использовать эти документы, вы должны указать номерную серию для создания их идентификаторов. Чтобы узнать больше, перейдите по ссылке Настройка нумерации для инвентаризационных документов.

Настройка нумерации товарных документов

Ниже приводится процедура настройки нумерации для товарных документов.

1. Выберите значок , введите Настройка инвентаря, а затем выберите соответствующую ссылку.

2. На экспресс-вкладке Нумерация укажите в следующих полях серии номеров документов.

   • Номера квитанций инв.
   • Размещенные номера квитанций об оплате.
   • Инв. номера отгрузок
   • Размещенные инв. номера отгрузок

Чтобы создать и учесть инвентарный документ

В следующей процедуре показан порядок создания, печати и учета приходной накладной. Действия для расходных накладных аналогичны.

1. Выберите значок , введите Приходные накладные, а затем выберите соответствующую ссылку.
2. В заголовке страницы Приходная накладная выберите местоположение в поле Код местоположения , а затем заполните оставшиеся поля по мере необходимости.
3. На экспресс-вкладке Строки в поле Товар выберите товар в запасах. В поле Кол-во укажите количество товаров для добавления.
4. Чтобы распечатать отчет Приходная накладная со страницы Приходная накладная , выберите действие Печать .

На странице Приходная накладная доступны следующие функции:

• Выберите действия Освободить или Повторно открыть , чтобы задать статус для следующего этапа обработки.

• Выберите действие Опубликовать , чтобы опубликовать инвентаризационный чек, или выберите Опубликовать и распечатать , чтобы опубликовать чек и распечатать отчет об испытаниях.

  Чаевые

  Чтобы избежать ошибок, используйте действие предварительная версия Публикация , чтобы просмотреть записи, которые будут созданы при публикации.

Печать товарных документов

Вы можете указать отчеты, которые необходимо распечатать на разных этапах, выбрав один из следующих параметров в поле Использование на странице Выбор отчета - Инвентарь :

• Приходная накладная
• Расходная накладная
• Учтенная приходная накладная
• Учтенная расходная накладная

Заметка

Набор доступных отчетов может быть разным в зависимости от локализации для вашей страны/региона. Базовое приложение не содержит никаких макетов.

См. также

Подсчет, корректировка и переклассификация запасов с использованием журналов
Работа с серийными номерами и номерами партий
Инвентарь
Обзор управления складом
Продажи
Покупка
Работа с Business Central

Найдите бесплатные модули электронного обучения для Business Central здесь