Экспорт записей продаж в формат PDF
Делитесь записями о продажах с клиентами в профессиональном предназначенном только для чтения формате PDF, созданными с помощью стандартных шаблонов Word.
Тип требования | Вы должны иметь |
---|---|
Виды | Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise или Dynamics 365 Sales Professional Подробнее: Цены на Dynamics 365 Sales |
Роли безопасности | Любая основная роль в продажах, например продавец или менеджер по продажам Больше информации: Основные роли в продажах |
Ваш администратор должен,
- Включить создание PDF из записей продаж.
- Убедитесь, что шаблоны Word доступны для сущностей, для которых вы хотите создавать файлы PDF. Готовые шаблоны доступны для сущностей учетной записи, возможной сделки, заказа, предложения с расценками и счета. Чтобы включить создание PDF-файлов для других сущностей, ваш администратор должен создать новые шаблоны Word.
Используйте возможность создания PDF-файлов, чтобы создавать профессиональные PDF-файлы для записей Dynamics 365 и делиться ими в режиме только для чтения с вашими клиентами. Файл PDF создается с использованием стандартного шаблона Word вашей организации. Вы можете создавать PDF-файлы записей из следующих сущностей: организация, контакт, интерес, возможная сделка, заказ, предложение с расценками, счет как в веб-приложениях, так и в мобильных приложениях.
Важно!
Создание PDF-файлов записей пользовательских сущностей поддерживается только в веб-приложении.
Откройте запись, которую вы желаете экспортировать как PDF-файл. Например, если вы хотите создать файл PDF для предложения с расценками, откройте запись предложения с расценками.
На панели команд выберите Экспорт в PDF.
Примечание
Если вы не видите пункт Экспорт в PDF, свяжитесь со своим администратором, чтобы включить создание PDF-файлов для сущности.
Появится диалоговое окно Экспорт в PDF.
Отображается предварительный просмотр на основе выбранного шаблона, и отображается имя файла PDF. Если вы хотите использовать шаблон, отличный от выбранного, найдите и выберите его в поле Выберите шаблон для создания PDF-документа. После выбора шаблона предварительный просмотр будет обновлен.
Важно!
- Если для сущности доступно несколько шаблонов Word, по умолчанию выбирается первый шаблон в списке.
- Если в настройках браузера отключен автоматический просмотр или загрузка PDF-файла, функция предварительного просмотра работать не будет.
В поле Сохранить как измените имя PDF-файла, если хотите.
Выполните одно из следующих действий:
Чтобы скачать файл PDF на компьютер, выберите Скачать.
Чтобы отправить файл PDF клиенту по электронной почте, выберите Электронная почта.
Откроется форма электронной почты с автоматически заполненными важными полями.
Примечание
Поле В отношении заполняется записью, из которой было отправлено электронное письмо. Флаг Отправка сообщения электронной почты в основной сущности должен быть включен в области Настройка, чтобы поле В отношении заполнялось. Для получения дополнительной информации об этом флаге см. раздел Параметры сущности, которые можно только включить.
Выберите Сохранить в SharePoint или Сохранить в Dynamics.
- Используйте Сохранить в SharePoint, чтобы сохранить PDF-файл на сайте SharePoint. Эта кнопка доступна, только когда интеграция SharePoint включена для вашей организации и флажок Управление документами установлен на странице сущности в области Настройка. Если вы не видите эту кнопку, обратитесь к системному администратору.
- Если интеграция SharePoint не включена, вы увидите кнопку Сохранить в Dynamics. Эта команда сохраняет файл PDF как заметку к основной записи. Кнопка Сохранить в Dynamics доступна, если для основной сущности включены заметки. Если вы не видите эту кнопку, обратитесь к системному администратору.
Если вы используете Dynamics 365 для телефонов на мобильном устройстве, возможность создания файлов PDF ограничена следующими сущностями: организация, контакт, интерес, возможная сделка, заказ, предложение с расценками и счет.
Откройте запись, которую вы желаете экспортировать как PDF-файл. Например, если вы хотите создать файл PDF для предложения с расценками, откройте запись предложения с расценками.
На панели команд выберите Создать PDF, затем выберите шаблон, который требуется использовать для создания PDF-документа.
В появившемся диалоговом окне сохраните или скачайте PDF-файл.
Если вы выберете Сохранить, PDF-файл сохраняется на сайте SharePoint по умолчанию, если SharePoint настроен и включен для основной сущности. Если SharePoint не настроен, PDF-файл сохраняется как вложение "Заметки" к записи основной сущности в Dynamics 365 Sales.
Если вы выберете Скачать, PDF-файл будет скачан на ваш локальный диск. После загрузки вы можете добавить этот файл в заметку, отправить его в виде вложения по электронной почте или отправить на SharePoint.
Можно также сформировать PDF-файл и напрямую отправить его клиенту по электронной почте.
Откройте запись, которую вы желаете экспортировать как PDF-файл.
На панели команд выберите Отправить по электронной почте как PDF, затем выберите шаблон документа.
Откроется форма электронной почты с автоматически заполненными важными полями.
Проверьте или измените требуемым образом любые сведения в форме электронной почты, затем выберите Отправить.
Важно!
Время для генерации и загрузки PDF-файла или для отправки электронной почты зависит от размера файла. Вы увидите оптимальную производительность, если размер файла меньше чем 2 МБ. Большие файлы могут требовать значительно больше времени ожидания.
Вопрос: Что произойдет, если более одного расположение документа SharePoint связано с записью?
Ответ: Независимо от количества расположение документов SharePoint, которые существуют для записи, созданный файл PDF всегда сохраняется в папку по умолчанию: [<record_name>_<record_id>].
Вопрос: Могу ли я указать другое имя для файла PDF перед его созданием?
Ответ: Да. Вы можете указать другое имя файла, если вы не используете Dynamics 365 для телефонов на мобильном устройстве.
Вопрос: Можно ли сохранить файл PDF в приложении «Продажи» в виде заметок или SharePoint?
Ответ: Нет. Если SharePoint включен для сущности, для которой вы создаете PDF-файл, PDF-файл будет сохранен в расположении SharePoint по умолчанию.
Вопрос: Доступна ли возможность создания PDF на всех сущностях?
Ответ Нет. Возможность создания PDF доступна только для семи готовых сущностей: учетная запись, контакт, интерес, возможная сделка, предложение с расценками, заказ, накладная. В выпуске волны 2 от 2020 года возможность создания PDF-файлов расширена для поддержки настраиваемых сущностей.
Вопрос: Поддерживает ли созданный PDF-файл пользовательские шрифты?
Ответ: Шрифты в созданном файле ограничены шрифтами, установленными на сервере, который создает файлы PDF. Список поддерживаемых шрифтов:
- Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Courier
- Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Fixed
- Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Sans_Serif
- Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Serif
- Microsoft-Windows-Font-Bitmap-OEM
- Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Small
- Microsoft-Windows-Font-Bitmap-System
- Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Terminal
- Microsoft-Windows-Font-FMS
- Microsoft-Windows-Font-RegistrySettings
- Microsoft-Windows-Font-StaticCache
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-Arial
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-ArialBlack
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-Bahnschrift
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-Calibri
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-Cambria_Regular
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-ComicSansMS
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-Consolas
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-CourierNew
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-Ebrima
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-EbrimaBold
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-FontsRegistrySettingsMigration
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-Gadugi
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-Georgia
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-Inkfree
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-JavaneseText
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI_Regular
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-LucidaConsole
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-MalgunGothic
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftHimalaya
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftJhengHei
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftYaHei
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-MongolianBaiti
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-MVBoli
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-MyanmarText
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-NewTaiLue
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI_Regular
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-PhagsPa
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoePrint
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI_Regular
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-SimSun
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-TaiLe
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-TimesNewRoman
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-TrebuchetMS
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-Verdana
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-Webdings
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-Wingdings
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-YiBaiti
- Microsoft-Windows-Font-TrueType-YuGothicMedium
- Microsoft-Windows-Font-Vector
- Microsoft-Windows-Type1-Fonts
Существует три возможных причины:
- У вас нет необходимой лицензии или роли. Проверьте раздел «Требования к лицензиям и ролям» в верхней части этой страницы.
- Ваш администратор не включил эту функцию.
- В вашей организации используется пользовательское приложение. Чтобы узнать, какие действия необходимо выполнить, обратитесь к администратору. Описанные в этой статье действия относятся к готовым приложениям "Центр продаж" и Sales Professional.
Включение или выключение создания PDF-документов из записей продаж