Включение или отключение создания PDF-файлов из записей о продажах

Обеспечьте своим пользователям возможность создавать и отправлять клиентам PDF-файлы записей сущности продаж профессионального вида.

Требования к лицензии и роли

Тип требования	Вы должны иметь
Виды	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise или Dynamics 365 Sales Professional Подробнее: Цены на Dynamics 365 Sales
Роли безопасности	Системный администратор Дополнительные сведения: Предопределенные роли безопасности для Sales

Включение или выключение создания PDF-документов

Возможность создания PDF-документов позволяет пользователям формировать PDF-файлы непосредственно из записей Dynamics 365. Возможность создавать файлы PDF поддерживается для следующих сущностей: организации, контакты, интересы, возможные сделки, предложения с расценками, заказы и счета-фактуры как в веб-приложениях, так и в мобильных приложениях. Вы можете выбрать сущности, для которых вы хотите включить создание PDF.

В зависимости от имеющейся у вас лицензии Dynamics 365 Sales выберите одну из следующих вкладок для получения конкретной информации:

Внимание

В выпуске волны 2 от 2020 года возможность создания PDF-файлов расширена для поддержки всех настраиваемых сущностей. Усовершенствования PDF ограничены веб-интерфейсом и недоступны в мобильном приложении. Если вы еще не включили эту функцию или используете Центр продаж в мобильном приложении, вы увидите старый интерфейс.

Sales Premium или Sales Enterprise

Чтобы включить или отключить создания PDF:

1. В левом нижнем углу экрана выберите Изменить область, затем выберите Параметры приложения.

2. На карте сайта выберите Обзор и выполните поиск Преобразование в PDF в поле поиска. Альтернативно вы можете выбрать Инструменты организации>Инструменты повышения производительности, затем выбрать Преобразование в PDF.

3. На странице Преобразование в PDF выберите сущности, для которых вы хотите включить возможность формирования PDF.

   

   1. Чтобы увидеть только те сущности, для которых в настоящее время включено создание PDF-файлов, включите выключатель Показать только включенные сущности.
   2. Чтобы отфильтровать список сущностей и найти конкретную сущность, для которой вы хотите включить создание PDF, используйте поле Фильтр по имени сущности. Например, чтобы включить создание PDF для сущности возможной сделки, введите воз, и вы увидите список имен сущностей, отфильтрованный так, чтобы отображались имена сущностей, начинающиеся с воз.

4. Нажмите кнопку Сохранить.
   Создание PDF-файлов включено для выбранных сущностей.

5. Просмотрите готовые шаблоны и создайте новые шаблоны в соответствии с вашими требованиями. Дополнительные сведения см. в разделе Создание шаблонов Word и управление ими.

   Заметка

   Вы не можете создать PDF-файл для записи сущности, если для этой сущности нет шаблона.

После того, как вы включите создание PDF-файлов, продавцы смогут создавать PDF-файлы, загружая их на свой локальный компьютер, сохраняя в Dynamics 365 как заметки или сохраняя в SharePoint.

Внимание

• Кнопка Сохранить в SharePoint доступна пользователям, когда интеграция SharePoint включена для вашей организации и флажок Управление документами установлен на странице сущности. Если они не видят кнопку, убедитесь, что включена интеграция SharePoint и включено управление документами. Для получения дополнительной информации о флажке Управление документами см. раздел Включение или отключение параметров сущности.
• Кнопка Сохранить в Dynamics доступна пользователям, когда для основной сущности включены Заметки. Если они не видят кнопку, убедитесь, что флажок Заметки (включая вложение) установлен на странице сущности в области Настройка. По умолчанию заметки включены для всех готовых сущностей. Для получения дополнительной информации об флажке Заметки см. раздел Параметры сущности, которые можно только включить.

Sales Professional

Чтобы включить или отключить создания PDF:

1. На карте сайта в разделе Настройка выберите Параметры продаж.

2. В разделе Дополнительные настройки выберите Формирование PDF.

3. На странице Преобразование в PDF выберите сущности, для которых вы хотите включить возможность формирования PDF.

   

   1. Чтобы видеть только те сущности, для которых в настоящее время включено создание PDF, установите для параметра Показать только включенные сущности значение Да.
   2. Чтобы отфильтровать список сущностей и найти конкретную сущность, для которой вы хотите включить создание PDF, используйте поле Фильтр по имени сущности. Например, чтобы включить создание PDF для сущности возможной сделки, введите воз, и вы увидите список имен сущностей, отфильтрованный так, чтобы отображались имена сущностей, начинающиеся с воз.

4. Нажмите кнопку Сохранить. Создание PDF-файлов включено для выбранных сущностей.

5. Просмотрите готовые шаблоны и создайте новые шаблоны в соответствии с вашими требованиями. Дополнительные сведения см. в разделе Использование шаблонов Word для создания стандартизированных документов.

   Заметка

   Вы не можете создать PDF-файл для записи сущности, если для этой сущности нет шаблона.

После того, как вы включите создание PDF-файлов, продавцы смогут создавать PDF-файлы, загружая их на свой локальный компьютер, сохраняя в Dynamics 365 как заметки или сохраняя в SharePoint.

Внимание

• Кнопка Сохранить в SharePoint доступна пользователям, когда интеграция SharePoint включена для вашей организации и флажок Управление документами установлен на странице сущности. Если они не видят кнопку, убедитесь, что включена интеграция SharePoint и включено управление документами. Для получения дополнительной информации о флажке Управление документами см. раздел Включение или отключение параметров сущности.
• Кнопка Сохранить в Dynamics доступна пользователям, когда для основной сущности включены Заметки. Если они не видят кнопку, убедитесь, что флажок Заметки (включая вложение) установлен на странице сущности в области Настройка. По умолчанию заметки включены для всех готовых сущностей. Для получения дополнительной информации об флажке Заметки см. раздел Параметры сущности, которые можно только включить.

Включение или отключение создания PDF-файлов, если вы используете мобильное приложение Dynamics 365 для телефонов

Если вы используете мобильное приложение Dynamics 365 для телефонов, вы можете включить возможность создания файлов PDF только для следующих сущностей: организации, контакты, интересы, возможные сделки, предложения с расценками, заказы и счета-фактуры.

1. На карте сайта в разделе Настройка выберите Параметры продаж.

2. В разделе Дополнительные настройки выберите Формирование PDF.

3. Чтобы включить и выключить создание PDF-документов на странице Сформировать PDF-файл в разделе Укажите, можно ли создавать, сохранять и отправлять по эл. почте PDF-файлы на основании записей сущностей Dynamics 365 Sales, установите переключатель сущности как Включено или Выключено. Например, если вы хотите включить создание PDF для записей Возможная сделка, установите переключатель возможной сделки как Включено.

   

4. Выберите Сохранить.

Не можете найти эти параметры в своем приложении?

Существует три возможных причины:

• У вас нет необходимой лицензии или роли.
• Ваш администратор не включил эту функцию.
• В вашей организации используется пользовательское приложение. Чтобы узнать, какие действия необходимо выполнить, обратитесь к администратору. Описанные в этой статье действия относятся к готовым приложениям "Центр продаж" и Sales Professional.

См. также

Создание PDF-файлов из записей продаж