Запросы категорий от поставщиков

Статья
03/08/2023

Процесс запроса категории позволяет поставщикам запрашивать, чтобы новые категории закупок были связаны с их счетом. Эти категории закупок могут затем использоваться в соответствующих процессах закупок и источников. (Для получения дополнительных сведений см. раздел Обзор каталогов закупаемой продукции.)

Запросы категорий инициируются поставщиками в рабочей области Информация о поставщике. Затем они передаются в ваше агентство для просмотра и утверждения. Утвержденные категории добавляются в список категорий закупок для счета поставщика.

Включение или отключение функции запроса категорий от поставщиков

Чтобы использовать эту функцию, ее необходимо включить для системы. В Supply Chain Management версии 10.0.25 она включена по умолчанию. В Supply Chain Management версии 10.0.32 эта функция обязательна и не может быть отключена. Если вы работаете с версией старше 10.0.32, администраторы могут включать или выключать эту функцию, выполняя поиск функции Разрешить поставщикам подавать заявки на категории закупаемой продукции через интерфейс совместной работы в рабочей области Управление функциями.

Если эта функция включена, можно по-прежнему добавлять категории закупок в счета поставщиков вручную. Для информации см. Утверждение поставщиков для определенных категорий закупаемой продукции.

Запросы совместной работы с поставщиками

Прежде чем поставщик сможет взаимодействовать с запросами категорий, он должен быть настроен для сотрудничества с поставщиком.

У поставщика должен быть по крайней мере один пользователь сотрудничества с поставщиком. Создавать и отправлять запросы категорий могут только пользователи поставщика, имеющие роль безопасности Администратор поставщика (внешний).

Дополнительные сведения см. в разделе Настройка и ведение сотрудничества с поставщиками.

Настройка workflow-процесса для запросов категории поставщика

Рабочий процесс Запрос категории поставщика должен быть настроен в рабочих процессах закупок и источников. Поставщики будут отправлять запросы на новые категории, которые вы можете проверять и утверждать. Запрошенные категории закупаемой продукции добавляются к счету поставщика после утверждения запроса категории.

В следующем примере показано, как настроить простой рабочий процесс Запрос категории поставщика, в котором одно утверждающее лицо. Необходимо проверить внутренние процессы, чтобы определить соответствующие настройки рабочего процесса для вашего агентства.

Выберите Закупки и источники > Настройка > Workflow-процессы модуля "Закупки и источники".
В области действий выберите Создать.
В диалоговом окне выберите Workflow-процесс для запросов категории поставщика, чтобы открыть редактор workflow-процесса.
Выполните вход в редактор workflow-процесса.
На панели действий выберите Свойства.
На странице Свойства для workflow-процесса в поле Инструкции по отправке введите текст инструкции. Инструкции будут видны поставщикам при отправке запроса категории.
Закройте страницу Свойства.
Перетащите элемент workflow-процесса Разрешить запрос новой категории на холст.
Перетащите ссылку с элемента workflow-процесса Начать на элемент workflow-процесса Разрешить запрос новой категории.
Перетащите ссылку с элемента workflow-процесса Разрешить запрос новой категории на элемент workflow-процесса Завершить.
Дважды коснитесь (или дважды щелкните) элемент workflow-процесса Разрешить запрос новой категории.
Выберите и удерживайте (или щелкните правой кнопкой мыши) элемент workflow-процесса Этап 1, а затем выберите Свойства.
На странице Свойства для элемента workflow-процесса в поле Тема рабочего элемента введите текст темы. Этот текст будет отображаться как значение поля Тема на странице Рабочие элементы, назначенные мне.
В поле Инструкции рабочего элемента введите текст инструкции. Инструкции будут видны утверждающим, когда они выбирают Workflow-процесс на панели действий запроса категории.
В левой области выберите Назначение.
На вкладке Тип назначения установите флажок Назначить пользователей этому элементу workflow-процесса как Пользователь.
На вкладке Пользователь в списке Доступные пользователи выберите утверждающего. Например, выберите пользователя в отделе закупок.
Выберите кнопку со стрелкой вправо (>), чтобы переместить утверждающего в список Выбранные пользователи.
Закройте страницу Свойства.
Нажмите Сохранить и закрыть.
В поле Примечания к версии введите примечания о workflow-процессе.
Выберите ОК, чтобы сохранить workflow-процесс.
Если все готово для начала тестирования workflow-процесса, выберите Активировать новую версию. В противном случае выберите Не активировать новую версию.
Выберите ОК, чтобы завершить настройку workflow-процесса.

Совет

Если ваше агентство не требует утверждения запросов категорий, необходимо настроить workflow-процесс для автоматического утверждения.

Дополнительные сведения о настройке workflow-процессов см. в разделе Обзор системы рабочих процессов.

Создание и отправка запроса категории

В этом разделе описывается, как поставщики могут использовать рабочую область Информация о поставщике для создания, изменения, просмотра и отправки запросов категорий.

Начало нового запроса

Чтобы начать новый запрос категории, выполните следующие действия.

В рабочей области Информация о поставщике выберите плитку Запросы категорий.
На странице Запросы категории на панели действием выберите Создать запрос категории.
В диалоговом окне Создание запроса категории найдите категорию, для которой следует создать заявку, перейдя по дереву и/или используя фильтр в верхней части списка. Установите флажок для каждой соответствующей категории.

Обратите внимание на следующие аспекты:
- Категории, активные в данный момент на счете поставщика, отображаются как выбранные и не могут быть удалены.
- Можно запросить несколько категорий закупаемой продукции в одном запросе категории.
Выберите ОК для создания запроса-черновика.

Новый запрос-черновик будет отображаться на странице Запросы категорий.
При необходимости откройте новый черновик-запрос для просмотра и редактирования.
- Чтобы просмотреть список категорий, которые в данный момент включены в запрос, выберите экспресс-вкладку Запрошенные категории.
- Для просмотра активных категорий откройте информационное поле Активные категории в правой части страницы.
- Чтобы добавить категорию в запрос, нажмите Добавить на панели инструментов на экспресс-вкладке Запрашиваемые категории.
- Чтобы удалить категорию из запроса, выберите категорию на экспресс-вкладке Запрошенные категории, а затем нажмите Удалить на панели инструментов.
- Чтобы приложить документ к запросу, выберите Вложения на панели действий. Вложенные документы будут доступны утверждающим при проверке запроса категории.
- Чтобы удалить вложенный документ из запроса, выберите Вложения на панели действий. Выберите удаляемый документ, затем выберите Удалить на панели операций.
Если запрос готов к отправке, выберите Отправить на панели операций. В противном случае просто закройте страницу и пропустите остальные шаги этой процедуры. Затем можно вернуться к запросу позже.
Прочитайте все появляющиеся инструкции по отправке, а затем нажмите кнопку Отправить.
В поле Комментарий введите любую дополнительную информацию. Затем нажмите Отправить, чтобы завершить запрос.

Изменение черновика или отозванного запроса

Чтобы изменить черновик или отозванный запрос категории, выполните следующие действия.

В рабочей области Информация о поставщике выберите плитку Запросы категорий.
Выберите черновик или отозванный запрос, чтобы открыть его.
Измените запрос, как необходимо, а затем либо закройте его, либо отправьте его, как описано в предыдущей процедуре.

Отправка черновика или отозванного запроса

Чтобы отправить черновик или отозванный запрос категории, выполните следующие действия.

В рабочей области Информация о поставщике выберите плитку Запросы категорий.
Выберите черновик или отозванный запрос, который необходимо отправить.
На панели операций выберите Отправить.
Прочитайте все появляющиеся инструкции по отправке, а затем нажмите кнопку Отправить.
В поле Комментарий введите любую дополнительную информацию. Затем нажмите Отправить, чтобы завершить запрос.

Статус запроса категории изменяется на одно из следующих значений:
- Ожидает проверки — запрос находится в рабочем процессе.
- Ожидание утверждения — необходимо утверждение.

Отзыв отправленного запроса, который еще не был утвержден

Чтобы отозвать запрос категории, который был отправлен, но еще не был утвержден, выполните следующие действия.

В рабочей области Информация о поставщике выберите плитку Запросы категорий.
Выберите ожидающий запрос, который необходимо отозвать.
В области действий выберите Отозвать.
В поле Указать комментарий введите любую дополнительную информацию. Затем нажмите Отправить, чтобы завершить запрос.

Статус запроса категории изменится на Отменено. Этот запрос останется в таком состоянии до тех пор, пока он не будет удален или отправлен повторно.

Удаление черновика или отозванного запроса

Чтобы удалить черновик или отозванный запрос категории, выполните следующие действия.

В рабочей области Информация о поставщике выберите плитку Запросы категорий.
Выберите черновик или отозванный запрос, который необходимо удалить.
В области действий выберите Удалить.
Выберите Да, чтобы подтвердить удаление.

Просмотр завершенных запросов

Для просмотра завершенных запросов откройте рабочую область Информация о поставщике и выберите плитку Запросы категорий. Заполненные запросы категорий будут иметь один из следующих статусов:

Утверждено — запрос утвержден. Чтобы просмотреть вновь добавленные категории, вернитесь в рабочую область Информация о поставщике, откройте на левой панели раскрывающийся список Подробнее, а затем выберите Категории.
Отклонено — запрос отклонен. При необходимости можно создать новый запрос категории.

Проверка запросов категорий

В этом разделе объясняется порядок утверждения, отклонения и делегирования запросов категорий, отправленных поставщикам, и способы просмотра выполненных запросов. Эти действия workflow-процесса выполняются для всего запроса категории.

Просмотр запросов категорий

Чтобы просмотреть запросы категории, выполните следующие действия.

Перейдите к Закупки и источники > Поставщики > Запросы на сотрудничество поставщиков > Запросы категорий.

Отображается страница Запросы категорий. В представлении страницы по умолчанию отображаются запросы категорий со статусом Ожидающие действия.
Чтобы просмотреть все запросы, выберите Все в поле Показать запросы.
При необходимости откройте запрос для проверки и редактирования.
- Чтобы просмотреть список категорий, которые в данный момент включены в запрос, выберите экспресс-вкладку Запрошенные категории.
- Для просмотра активных категорий откройте информационное поле Активные категории в правой части страницы.
- Если документы были отправлены, кнопка Вложения (бумажная скрепка) на панели операций содержит количество вложенных документов. Чтобы просмотреть вложенные документы, нажмите кнопку Вложения. Затем выберите документ для просмотра и выберите Открыть для просмотра.
- Чтобы приложить документ к запросу, выберите Вложения на панели действий. Вложенные документы будут доступны утверждающим при проверке запроса категории.
- Чтобы удалить вложенный документ из запроса, выберите Вложения на панели действий. Выберите удаляемый документ, затем выберите Удалить на панели операций.
- Чтобы просмотреть история workflow-процесса, выберите Workflow-процесс на панели операций. В параметрах workflow-процесса выберите Подробнее, а затем История workflow-процесса. Будет открыта страница История workflow-процесса.

Утверждение ожидающего запроса категории

Чтобы утвердить ожидающий запрос категории, выполните следующие действия.

Перейдите к Закупки и источники > Поставщики > Запросы на сотрудничество поставщиков > Запросы категорий.
Выберите запрос, ожидающий утверждения.
Проверьте запрос категорий.
Необязательно: на экспресс-вкладке Общее в поле Код причины выберите код причины. Затем в поле Комментарий к причине введите комментарий к коду причины.
В области действий выберите Workflow-процесс.
В параметрах workflow-процесса выберите Утвердить.
В поле Комментарий введите любую дополнительную информацию. Затем нажмите Утвердить, чтобы завершить запрос.

Статус запроса категории изменяется на Утверждено, и категории закупаемой продукции добавляются к счету поставщика.

Отклонение ожидающего запроса категории

Чтобы отклонить ожидающий запрос категории, выполните следующие действия.

Перейдите к Закупки и источники > Поставщики > Запросы на сотрудничество поставщиков > Запросы категорий.
Выберите запрос, ожидающий отклонения.
Проверьте запрос категорий.
На панели операций выберите Правка.
На экспресс-вкладке Общее в поле Код причины выберите код причины. Затем в поле Комментарий к причине введите комментарий к коду причины.
На панели операций выберите Сохранить.
В области действий выберите Workflow-процесс.
В параметрах workflow-процесса выберите Подробнее, а затем Отклонить.
В поле Комментарий введите любую дополнительную информацию. Затем нажмите Отклонить, чтобы завершить запрос.

Статус запроса категории изменится на Отклонено. На этом этапе поставщик может создать новый запрос категории по мере необходимости.

Делегирование ожидающего запроса категории

Чтобы делегировать ожидающий запрос категории другому пользователю, выполните следующие действия.

Перейдите к Закупки и источники > Поставщики > Запросы на сотрудничество поставщиков > Запросы категорий.
Выберите ожидающий запрос, который необходимо делегировать.
В области действий выберите Workflow-процесс.
В параметрах workflow-процесса выберите Подробнее, а затем Делегировать.
В поле Пользователь выберите пользователя, которому будет назначен запрос категории для проверки.
В поле Комментарий введите любую дополнительную информацию.
Для завершения делегирования выберите Делегировать. После этого выбранный пользователь может проверить запрос категории.

Просмотр категорий закупаемой продукции для поставщика

Для просмотра категорий закупаемой продукции для поставщика после утверждения запроса категории выполните следующие действия.

Перейдите в раздел Закупки и источники > Поставщики > Все поставщики.
На странице Все поставщики выберите поставщика, для которого следует просмотреть категории закупаемой продукции.
В области действий откройте вкладку Общее и в группе Настройка выберите Категории.

Появится страница Категории. Экспресс-вкладка Закупки показывает категории закупаемой продукции, которые были добавлены с помощью запроса категории.
На экспресс-вкладке Закупки при необходимости можно выполнить изменения. Например, можно задать для поля Статус категории поставщика значение Предпочитаемый.

Поделиться через