О бюджетных планах

Статья
08/03/2018

Применимо к: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Бюджетные планы — это документы, которые используются, чтобы разработать оценки для сумм и единиц в сценариях бюджетного плана для центров ответственности в бюджетных организациях. После настройки и активации процесса бюджетного планирования можно создавать бюджетные планы с несколькими сценариями. Затем можно автоматически направлять бюджетные планы вместе с листами, обоснованиями и вложениями на рассмотрение и утверждение в вашей организации.

Можно разработать бюджетный план на более высоком уровне организации, а затем распределить бюджетные сметы по более низким уровням организации. Кроме того, можно связать несколько бюджетных планов с более низких уровней организации с родительским бюджетным планом более высокого уровня в организации.

Просмотр информации о бюджетных планах

На странице со списком Бюджетный план, например Все бюджетные планы или Бюджетные планы, подготовленные мной, можно выбрать бюджетный план и просмотреть информацию о нем в области предварительного просмотра. Можно также просматривать следующие сведения в информационных полях:

Составитель бюджетного плана — пользователь, подготовивший бюджетный план.
Оценки по сумме —— сценарии и итоговая сумма для бюджетного плана.
Оценки по единицам — сценарии и суммарные данные по единицам продукции для бюджетного плана.
Связанные бюджетные планы — номера документов и этапы соответствующих планов.
Документы бюджетного плана — имена файлов, типы шаблонов и этапы для листов, обоснований и дополнительных файлов, вложенных в бюджетный план.

На Панель операций можно выбрать Иерархия бюджетных планов для просмотра сведений о бюджетном плане и всех связанных бюджетных планах. Можно переместить указатель на бюджетный план, чтобы просмотреть информацию о бюджетном плане в области предварительного просмотра и на информационных панелях. Также можно дважды щелкнуть бюджетный план, чтобы открыть его.

Сведения о создании бюджетных планов см. в разделе Основные задачи: Создание и обработка бюджетных планов. Сведения о форме Бюджетный план см. в разделе Бюджетный план (форма).

Разработка бюджетные планов

Существует нисходящий и восходящий способ разработки бюджетных планов. Например, вы управляете подразделением, в котором три организационных отдела. При нисходящем подходе создается родительский бюджетный план, сценарий которого включает целевые бюджетные суммы для каждого организационного отдела. Целевые суммы создаются по результатам фактических расходов прошлого года, зафиксированных в ГК. Затем создается связанный бюджетный план для каждой организационной единицы. Для каждого связанного плана выберите менеджера организационного отдела — специалиста по подготовке бюджетного плана. Каждый менеджер может создать распределения в сценарии запроса подразделения или в другом сценарии, указав процентное увеличение или уменьшение целевых сумм. После распределения новых целевых сумм по сценариям менеджеры отправляют бюджетные планы в workflow-процесс, который направляет планы пользователю обратно на рассмотрение и утверждение.

При восходящем подходе вы просите каждого менеджера подготовить бюджетный план для своего организационного отдела. Затем менеджеры отправляют бюджетные планы в workflow-процесс, который направляет планы пользователю на рассмотрение и утверждение. Бюджетные планы содержат пессимистический и оптимистический сценарии. Создается один родительский бюджетный план, а затем бюджетные планы из разных организационных отделов связываются с этим планом. Можно затем вручную или автоматически распределять суммы в сценариях из трех связанных бюджетных планов для сценариев в родительском бюджетном плане. Таким образом, можно просмотреть сводные суммы по всем связанным бюджетным планам вашей организации.

Родительские бюджетные планы и связанные бюджетные планы

При настройке правил этапа для процесса планирования бюджета, указывается этап или этапы в workflow-процессе бюджетного планирования, в котором могут быть созданы связанные бюджетные планы.

При использовании родительских бюджетных планов и связанных с ними бюджетных планов можно создавать распределения, суммирующие или распределяющие бюджетные сметы между родительскими бюджетными планами и связанными с ними бюджетными планами. Можно также использовать автоматизированные задачи workflow-процесса, чтобы контролировать распределения между родительскими планами и связанными планами и контролировать время и способ активации связанных бюджетных планов и их направление на рассмотрение и утверждение.

После суммирования или распределения бюджетных смет можно проанализировать и обновить листы, а затем опубликовать их обратно в бюджетные планы.

Заголовок бюджетного плана

Заголовок бюджетного плана содержит информацию, введенную или выбранную при создании бюджетного плана. Например, при создании бюджетного плана выбирается процесс бюджетного планирования и вводится название бюджетного плана. Некоторые поля в заголовке бюджетного плана, например номер документа, назначаются автоматически. Другие поля в заголовке, такие как этап бюджетного плана, статус документа и статус workflow-процесса, обновляются автоматически при обработке документооборота.

Строки бюджетного плана и подробные сведения о строках

Перед добавлением строк и сведений о строках в бюджетный план необходимо выбрать сценарий в поле Фильтр по сценарию. С учетом ограничений сценариев можно просматривать или изменять строки бюджетного плана. С помощью правил этапов можно изменять или добавлять строки.

Строки бюджетного плана можно ввести вручную, распределить из других сценариев или автоматически создать из других планов и других модулей, таких как основные средства или прогнозирование должностей. При добавлении строки в сценарий бюджетного плана и вводе значений аналитик, сумм или единиц, строка отображается только в экземпляре сценария для текущего бюджетного плана.

Сведения строки бюджетного плана могут включать информацию о проектах и предложенных проектах, основных средств и предлагаемых активах, а также о прогнозе должностей. Кроме того, существуют параметры сведений строк, позволяющие указать, является ли строка бюджетного плана повторяемой или представляет собой новый запрос.

Распределение строк бюджетного плана

В бюджетном планировании суммы или количества в строках бюджетного плана распределяются между исходным и конечным сценариями. Исходный и конечный сценарии могут различаться или представлять собой один и тот же сценарий. Например, имеется сценарий бюджетного плана для подразделения А, включающий бюджетные суммы из прошлого года. Можно распределить эти бюджетные суммы тому же сценарию с 10-процентным увеличением или распределить их другому сценарию. Эти сценарии могут находиться в том же бюджетном плане или в разных бюджетных планах.

Исходный и конечный сценарии для распределений должны иметь одну и ту же единицу измерения. Например, если исходный сценарий использует единицы измерения Количество, конечный сценарий также должен использовать единицу измерения Количество.

Если в исходном и конечном сценариях используются разные валюты, эти валюты преобразуются в валюту учета ГК, связанную с процессом бюджетного планирования. Валютные преобразования осуществляются с использованием валютных курсов, настроенных для модуля "Бюджетирование".

Если сценарий назначения имеет ранее распределенные строки бюджетного плана, все строки бюджетного плана удаляются во время распределения. Если конечный сценарий имеет строки бюджетного, вручную введенные пользователем, эти строки сохраняются во время распределения.

Листы и обоснования

Можно использовать шаблоны листа бюджетного плана для обмена информацией между Microsoft Dynamics AX и Microsoft Excel. Также можно просмотреть строки бюджетного плана для нескольких сценариев. Можно использовать шаблоны обоснований бюджетного плана для автоматического экспорта информации из Microsoft Dynamics AX в Microsoft Word. Также можно направить обоснование для получения обратной связи, используя функции Word для добавления изменений и отслеживания изменений. Шаблоны бюджетного плана составляются авторами или дизайнерами шаблонов, участвующими в процессах бюджетного планирования. Шаблоны используются для создания листов Excel и документов обоснований Word, если бюджетные планы направляются на рассмотрение и утверждение.

Например, менеджер бюджета создает бюджетный план, который имеет сценарий запроса подразделения и сценарий прошлого года. Строки бюджетного плана для сценария прошлого года создаются с использованием фактических затрат за предыдущий год. Строки бюджетного плана для сценария запроса подразделения распределяются из сценария прошлого года с множителем на 3 % меньше, чем фактические расходы за прошлый год. Менеджер бюджета отправляется бюджетный план в workflow-процесс, и бюджетный план направляется руководителю подразделения для просмотра. Менеджер подразделения импортирует данные из сценария запроса подразделения и сценария прошлого года в лист Excel. Лист создается из шаблона, созданного для включения строк бюджетного плана. Менеджер подразделения может просматривать строки бюджетного плана за прошлый год и сценарии запроса подразделения, а затем корректировать суммы в строках бюджета для сценариев запроса подразделения. Затем менеджер публикует данные обратно в сценарий запроса подразделения и отправляет бюджетный план в workflow-процесс, откуда он перенаправляется на следующий этап на рассмотрение и утверждение. Лист, созданный менеджером из шаблона, прикрепляется автоматически, когда бюджетный план отправляется в workflow-процесс.

Прогнозирование должностей и бюджетные планы

В модуле "Управление персоналом", можно создавать прогнозы должностей и ввести сведения о бюджете для каждой должности. При использовании бюджетного планирования можно использовать сведения из бюджета для прогнозирования должностей следующим образом:

Создайте бюджетный план или сценарий бюджетного плана из прогнозов должностей. Выберите сведения о прогнозируемой должности, воспользовавшись запросом в форме Создать план бюджета на основе прогнозируемых должностей.
Добавьте информацию об одной прогнозируемой должности в строку бюджетного плана. Выберите прогнозируемую должность на экспресс-вкладке Детали строки в форме Бюджетный план.
Добавьте информацию обо всех прогнозируемых должностях или о прогнозируемых должностях одного подразделения в строку бюджетного плана. Выберите все прогнозируемые должности или прогнозируемые должности одного подразделения в форме Выбор прогнозируемых должностей, открывающейся из экспресс-вкладки Строки бюджетного плана формы Бюджетный план.
Добавьте сведения о количестве эквивалентов полной занятости для всех прогнозируемых должностей или для прогнозируемых должностей одного подразделения в сценарий бюджетного плана в эквивалентах полной занятости. Выберите все прогнозируемые должности или прогнозируемые должности одного подразделения в форме Выбор прогнозируемых должностей, открывающейся из экспресс-вкладки Строки бюджетного плана формы Бюджетный план. Сценарий бюджетного плана FTE должен иметь единицу измерения Количество, и необходимо выбрать счет ГК FTE при выборе сценария бюджетного плана FTE. Счет ГК, используемый для создания строки бюджетного плана, в которой указывается число FTE, может быть счетом ГК для расходов на выплату зарплаты.

Дополнительные сведения см. в разделах Ключевые задачи: прогнозирование позиций и "Добавление прогнозируемых должностей в строки бюджетного плана" в разделе Основные задачи: Создание и обработка бюджетных планов.

Создание бюджетных планов

Можно создать новый бюджетный план или заменить или обновить существующий сценарий бюджетного плана, воспользовавшись данными из ГК, другого бюджетного плана, основных средств или прогнозируемых должностей. Можно выбрать следующие параметры для создания бюджетных планов:

Создать бюджетный план на основе главной книги — перенос текущих данных и данных из журнала из ГК в бюджетный план.
Создать бюджетный план на основе плана бюджета — перенос данных бюджетного плана из бюджетного плана, использующего один процесс бюджетного планирования, в бюджетный план, имеющий ту же ГК, но использующую другой процесс бюджетного планирования.
Создать бюджетный план из основных средств — перенос бюджетов ОС в бюджетный план.
Создать план бюджета на основе прогнозируемых должностей — перенос данных о прогнозируемых должностях из модуля "Кадровые ресурсы" в бюджетный план.

Дополнительные сведения см. в разделе Создание бюджетных планов из исходной информации.