Основные задачи: Создание и обработка бюджетных планов

Статья
08/03/2018

Применимо к: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

В этом разделе описан порядок создания бюджетного плана вручную. Сведения об автоматическом создании бюджетного плана из другого бюджетного плана, ГК, основных средств или прогнозных позиций см. в разделе Создание бюджетных планов из исходной информации.

Бюджетный план — это документ, который содержит заголовок, строки бюджетного плана и данные строк. При создании бюджетного плана ему автоматически присваивается уникальный номер документа, а ваше имя отображается в поле Составитель бюджетного плана. Выбранный процесс планирования бюджета и центр ответственности составителя бюджета определяют организационную иерархию и workflow-процесс планирования бюджета для бюджетного плана. Завершив подготовку бюджетного плана, его необходимо отправить в workflow-процесс. Затем бюджетный план вместе с табелями учета рабочего времени, обоснованиями и приложениями автоматически проходит через вашу организацию для просмотра и утверждения.

Примечание

Процедура выполнения этой задачи изменилась в накопительном обновлении 7 или более поздней версии для Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Обновленная процедура также применяется к AX 2012 R3. Дополнительные сведения см. далее в этом разделе.

Рекомендуется использовать Management Reporter для Microsoft Dynamics ERP для создания, поддержки, развертывания и просмотра финансовых отчетов, которые включают сведения о бюджетном планировании. Management Reporter позволяет создавать финансовые отчеты, основанные на счетах ГК и финансовых аналитиках, выполнять детализацию на уровне проводок и использовать функцию просмотра отчетов в интернете. Дополнительные сведения о печати финансовых отчетов с помощью Management Reporter см. в разделе о Management Reporter для Microsoft Dynamics ERP.

Management Reporter можно использовать для создания отчетов по бюджетному планированию, только если для Management Reporter 2012 установлен накопительный пакет обновления 4 или выше.

Что вы хотите сделать?

Получить дополнительную информацию о…

Создать бюджетный план

Создать связанный бюджетный план

Добавьте или измените строки бюджетного плана и детали строки

Использование листов и обоснований в бюджетных планах

Добавление позиций прогноза в строки бюджетного плана

Отправка бюджетного плана в workflow-процесс

Найти справку по формам

Найти связанные задачи

Получить дополнительную информацию о…

Щелкните эти ссылки для поиска дополнительных сведений о понятиях, которые рассматриваются в данном разделе.

Обзор планирования бюджета

О конфигурации и настройке бюджетного планирования

О бюджетных планах

Создать бюджетный план

Перед созданием бюджетного плана необходимо активировать процесс планирования бюджета. Каждый процесс планирования бюджета связан с бюджетным циклом, главной книгой и бюджетной организацией. Чтобы стать составителем бюджетного плана, необходимо находиться в группе пользователей планирования бюджета или работником в центре ответственности, включенном в организационную иерархию бюджета.

Щелкните Бюджетирование > Обычный > Бюджетные планы > Все бюджетные планы. В разделе Панель операций в группе Создать щелкните Бюджетный план.
Введите или выберите сведения в следующих полях и нажмите кнопку Создать.
- Процесс планирования бюджета — выберите активный процесс планирования бюджета.
- Центр ответственности — выберите центр ответственности для бюджетного плана. По умолчанию отображается ваш центр ответственности.
- Родительский бюджетный план —укажите родительский бюджетный план, если таковой имеется.
- Составитель бюджетного плана — выберите имя пользователя, подготавливающего бюджетный план. По умолчанию отображается ваше имя.
- Группа пользователей для планирования бюджета — для пользователей, находящихся за пределами бюджетной организации, которые, тем не менее, назначены для участия в процессе планирования бюджета, выберите группу пользователей, участникам которой требуется доступ к плану бюджета.
  
  Начиная с Накопительный пакет обновления 7 для Microsoft Dynamics AX 2012 R2, группу пользователей можно выбрать в этом поле, только если установлен флажок Разрешать доступ к бюджетным планам по группам пользователей в форме Конфигурация планирования бюджета.
- Номер документа — уникальный идентификационный номер бюджетного плана.
- Бюджетный план — введите описательное наименование бюджетного плана.
- Приоритет бюджетного плана — выберите приоритет бюджетного плана, если ваша организация оценивает бюджетные планы по приоритету.

В начало

Создать связанный бюджетный план

Перед созданием связанного бюджетного плана выбранный процесс планирования бюджета необходимо настроить для соответствующих бюджетных планов. Кроме того, организационная иерархия бюджета должна иметь хотя бы 2 уровня. Флажок Связать с бюджетными планами для текущего этапа планирования бюджета должен быть установлен в правилах этапа бюджетного планирования в форме Процесс планирования бюджета.

Щелкните Бюджетирование > Обычный > Бюджетные планы > Все бюджетные планы. В разделе Панель операций в группе Создать щелкните Связать план.
Введите или выберите сведения в следующих полях и нажмите кнопку Создать.
- Процесс планирования бюджета — укажите процесс бюджетного планирования для родительского плана.
- Центр ответственности — выберите центр ответственности для бюджетного плана. По умолчанию отображается ваш центр ответственности.
- Родительский бюджетный план — укажите имя родительского бюджетного плана.
- Составитель бюджетного плана — выберите имя пользователя, подготавливающего бюджетный план. По умолчанию отображается ваше имя.
- Группа пользователей для планирования бюджета — для пользователей, находящихся за пределами бюджетной организации, которые, тем не менее, назначены для участия в процессе планирования бюджета, выберите группу пользователей, участникам которой требуется доступ к плану бюджета.
  
  Начиная с Накопительный пакет обновления 7 для Microsoft Dynamics AX 2012 R2, группу пользователей можно выбрать в этом поле, только если установлен флажок Разрешать доступ к бюджетным планам по группам пользователей в форме Конфигурация планирования бюджета.
- Номер документа — уникальный идентификационный номер бюджетного плана.
- Бюджетный план — введите описательное наименование бюджетного плана.
- Приоритет бюджетного плана — выберите приоритет бюджетного плана, если ваша организация оценивает бюджетные планы по приоритету.

В начало

Добавьте или измените строки бюджетного плана и детали строки

Прежде чем можно будет добавлять или изменять строки бюджетного плана, процесс планирования бюджета, выбранного при создании бюджетного плана, необходимо настроить так, чтобы строки бюджетного плана можно добавлять и изменять. Флажки Добавление строк и Изменение строк для текущего этапа бюджетного планирования должны быть выбраны в правилах этапа бюджетного планирования в форме Процесс планирования бюджета.

Щелкните Бюджетирование > Обычный > Бюджетные планы > Все бюджетные планы. Дважды щелкните существующий план или создайте новый бюджетный план.
В списке Фильтр по сценарию выберите сценарий. Параметры Ограничения сценария в форме Конфигурация планирования бюджета определяют доступ на просмотр и редактирование каждого сценария бюджетного плана. Если кнопка Добавить строку неактивна, выберите другой сценарий.
В сетке Строки бюджетного плана щелкните Добавить строку.

При добавлении строки к сценарию бюджетного плана эта строка добавляется только к сценарию в текущем бюджетном плане.
Выберите структуру счета и добавьте значения аналитики.
Просмотрите или внесите требуемые изменения в сведения в остальные поля, например Действует с и Класс бюджета. Введите единицу измерения или денежные сведения.
Для распределения бюджетных сумм для выбранных строк щелкните Распределить бюджет. Затем введите или выберите информацию в следующих отображаемых полях:
- Метод распределения — Выберите один из следующих методов распределения:
  - Распределять по нескольким периодам — Распределите строки бюджетного плана из исходного сценария бюджетного плана по периодам в сценарии назначения. Выберите ключ распределений периодов в поле Ключ периода.
  - Распределить по аналитикам — Распределите строки бюджетного плана из исходного сценария бюджетного плана по финансовым аналитикам в конечном сценарии. Выберите условия распределения бюджета в поле Параметры распределения.
  - Агрегирование — суммируйте строки бюджетного плана из исходного сценария бюджетного плана в связанных бюджетных планах и перенесите их в конечный сценарий в родительском бюджетном плане.
  - Распределение — распределите строки бюджетного плана из исходного сценария бюджетного плана в родительском бюджетном плане и перенесите их в конечный сценарий сопутствующих бюджетных планов.
  - Использовать правила распределения ГК — начиная с Накопительный пакет обновления 7 для Microsoft Dynamics AX 2012 R2, можно использовать правила распределения главной книги для строк бюджетного плана. Распределение строк бюджетного плана из исходного сценария бюджетного плана в конечный сценарий бюджетного плана согласно выбранному правилу распределения главной книги. Выберите правило распределения главной книги в поле Правило распределения.
- Сценарий бюджетного плана (в группе полей Источник) — если выбран метод распределения Агрегирование или Использовать правила распределения ГК, выберите исходный сценарий. Если не выбрано Агрегирование, источником является сценарий бюджетного плана, выбранный в списке Фильтр по сценарию.
- Сценарий бюджетного плана (в группе полей Место назначения) — если выбран любой метод распределения, кроме Агрегирование, выберите конечный бюджетный план. Если выбрано Агрегирование, местом назначения является сценарий бюджетного плана, выбранный в списке Фильтр по сценарию.
- Умножить на — введите значение, на которое нужно умножить валютные суммы или количества для выделенных строк.
Для добавления должностей прогноза щелкните Выбор прогнозируемых должностей, чтобы открыть форму Выбор прогнозируемых должностей. Информацию о добавлении прогнозов должностей см. в теме "Добавление прогнозов должностей в строки бюджетного плана" далее в этом разделе.
Необязательно: щелкните Детали строки и введите или выберите информацию в следующих полях.
- Код проекта или Предлагаемый проект — выберите существующий проект или предложенный проект для бюджетной строки.
- Инв. номер ОС или Предлагаемое ОС — выберите существующий актив или предложенный актив для бюджетной строки.
- Позиция — выберите позицию прогноза для строки бюджета.
- Повторяющаяся — установите этот флажок, если строка бюджета возвращается каждый год.
- Новый запрос — установите этот флажок, если строка бюджета является новым запросом.
- Комментарий — введите описание или комментарий для строки бюджетного плана.
В Панель действий щелкните Обновить, чтобы обновить форму.

Работа с листами и обоснованиями описана в следующей процедуре.

В начало

Использование листов и обоснований в бюджетных планах

Microsoft Dynamics AX можно интегрировать с Microsoft Word и Microsoft Excel с помощью Надстройки Office для Microsoft Dynamics AX. Пользователи могут создавать обоснования Word и листы Excel, которые связаны динамически с таблицами в Microsoft Dynamics AX. Интеграция для Надстройки Office должна быть настроена, прежде чем пользователи смогут использовать Надстройки Office для создания файлов.

Автор шаблона создает шаблоны для листов и обоснований. Шаблоны содержат поля из бюджетных планов. Листы и обоснования, созданные с использованием шаблонов, содержат данные из бюджетного плана, с которым вы работаете.

Каждый бюджетный план имеет один шаблон обоснования, который можно использовать для создания документов обоснования для этого бюджетного плана. Каждый этап планирования бюджета может иметь отдельный шаблон, который можно использовать для создания листов для соответствующего этапа. При сохранении обоснования или листа оно или он автоматически становится вложением в бюджетный план.

При создании обоснования можно добавить сопроводительную информацию в бюджетный план. При направлении обоснования и бюджетного плана на рассмотрение и утверждение проверяющие могут добавлять комментарии и отслеживать изменения, чтобы добавить нужные сведения к обоснованию.

При создании листа можно импортировать данные из нескольких сценариев, анализировать и изменять данные, а затем разносить данные обратно к бюджетному плану.

Дополнительные сведения см. в разделе Создание шаблонов бюджетных планов вручную.

Импорт, изменение и публикация данных бюджетного плана с использованием листов

В форме Бюджетный план на панели операций нажмите кнопку Лист. Информация экспортируется на лист.
В Excel можно анализировать, обновлять суммы в листе и создавать с их использованием графики. Затем на вкладке Dynamics AX щелкните Опубликовать, чтобы импортировать обновленную информацию в бюджетный план.
В Microsoft Dynamics AX на панели действий щелкните Обновить, чтобы обновить форму.

Создание обоснований для бюджетных планов

В форме Бюджетный план на панели операций нажмите кнопку Обоснование.
Используйте эти функции в Word для добавления и форматирования информации.
Сохраните файл и закройте Word.

В начало

Добавление позиций прогноза в строки бюджетного плана

Можно выбрать конкретные позиции прогнозирования, чтобы добавить бюджетные суммы для персонала в строки бюджетного плана. Эти бюджетные суммы включают зарплаты, льготы и количество рабочих часов в эквивалентах полной занятости. Сведения о бюджетах для позиций прогноза см. в разделе Ключевые задачи: прогнозирование позиций. Сведения об автоматическом создании бюджетного плана из всех позиций прогнозирования см. в разделе Создать план бюджета на основе прогнозируемых должностей (форма).

Щелкните Бюджетирование > Обычный > Бюджетные планы > Все бюджетные планы. В разделе Панель операций в группе Создать щелкните Бюджетный план.
Введите или выберите сведения для заголовка, например данные о процессе планирования бюджета и центре ответственности. Затем щелкните Создать.
В списке Фильтр по сценарию выберите сценарий, который включает единицу измерения Денежный.
Щелкните Добавить строку, а затем введите или выберите информацию для строки.
Чтобы добавить одну позицию прогноза в строку бюджетного плана, щелкните Детали строки и выберите позицию прогноза в список Позиция.
Чтобы добавить несколько прогнозируемых должностей в строку бюджетного плана, выполните следующие действия.
1. Щелкните Выбор прогнозируемых должностей.
2. Фильтруйте позиции, выбрав значение Подразделение и, при необходимости, значение Дата последнего изменения.
3. Установите флажки рядом с добавляемыми позициями, а затем щелкните Добавить, чтобы добавить позиции в сетку выделения.
  
  Совет
  
  В поле Коэффициент в сетке выделения можно изменить множитель. Например, для должностей, предполагающих неполный рабочий день, измените 1,0 на 0,50.
4. Чтобы создать инвентаризацию FTE, выберите сценарий FTE бюджетного плана и счет ГК FTE. Сценарий FTE должен иметь единицу измерения Количество.
5. Щелкните Создать.

В начало

Отправка бюджетного плана в workflow-процесс

Чтобы отправить бюджетный план в workflow-процесс, вы должны быть или составителем или членом группы пользователей, участвующих в планировании бюджета и назначенных бюджетному плану. Прежде чем отправлять бюджетный план, все необходимые поля должны быть заполнены, а бюджетный план должен содержать хотя бы один элемент строки. Бюджетный план также должен иметь статус Черновик.

Дополнительные сведения о настройке workflow-процесса для бюджетных планов см. в разделе Настройка процессов для бюджетирования.

Щелкните Бюджетирование > Обычный > Бюджетные планы > Бюджетные планы, подготовленные мной.
Выберите бюджетный план для отправки в workflow-процесс.
В строке сообщений workflow-процесса щелкните Отправить.
В отображаемом поле Комментарий введите комментарий и щелкните Отправить.
Чтобы отозвать бюджетный план, который вы отправили в workflow-процесс, в строке сообщений workflow-процесса щелкните Действия > Отозвать.
Чтобы просмотреть историю workflow-процесса для бюджетного плана, который вы отправили в workflow-процесс, в строке сообщений workflow-процесса щелкните Действия > Просмотр журнала.