Ключевые задачи: создание и подача новой заявки на покупку
Применимо к: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Можно использовать заявку на покупку, чтобы отправить запрос на номенклатуры или услуги, необходимые для организации.
Примечание
При использовании заявок на покупку можно выполнить следующие действия.
Запросить номенклатуры и услуги из внутреннего каталога. Кроме того, можно запросить номенклатуры и услуг, которые не перечислены в каталоге.
Запросить номенклатуры или услуги от чьего-либо имени или для юридического лица или операционной единицы, отличных от тех, в которых имеется основная должность.
Предложить поставщика, у которого можно заказать номенклатуру или услугу.
Распределить сумму в строке заявки на покупку по нескольким финансовым счетам и аналитикам.
Выполнить проверку бюджета для заявки на покупку, если в организации используется проверка бюджета.
Подать заявку на покупку для просмотра и утверждения.
Что вы хотите сделать?
Получить дополнительную информацию о…
Создание заявки на покупку
Просмотр и изменение строк заявки на покупку
Предложение поставщика
Распределение суммы по строке заявки на покупку
Проведение проверки бюджета для строки заявки на покупку
Отправить заявку на покупку в workflow-процесс
Работа с целью заявки в Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Найти справку по формам
Найти связанные задачи
Получить дополнительную информацию о…
Щелкните эти ссылки для поиска дополнительных сведений о понятиях, которые рассматриваются в данном разделе.
Обзор workflow-процесса заявки на закупку
Создание заявки на покупку
Использовать эту процедуру для создания заявки на покупку, чтобы запрашивать номенклатуры или услуги для себя или от имени других пользователей или для других юридических лиц или операционных единиц. При создании заявок на покупку от имени другого лица, политики закупок, которые применяются для этого лица, такие как разрешение на траты или доступные номенклатуры каталога, применяются к этим строкам заявки на покупку. При создании заявок на покупку для других юридических лиц или операционных единиц политики закупок, которые применяются для этих юридических лиц и операционных единиц, применяются к строкам заявки на покупку.
Примечание
Необходимо иметь соответствующие разрешения, прежде чем можно будет ввести заявки на покупку для других пользователей или других юридических лиц или операционных единиц. Дополнительную информацию о настройке разрешений см. в разделе Настроить разрешения на заказ продуктов от другого имени.
Щелкните Закупки и источники > Обычный > Заявки на закупку > Заявки на покупку, подготовленные мной.
На странице списка Заявки на покупку, подготовленные мной в разделе Панель операций щелкните Заявка на закупку.
В форме Подготовить новую заявку на закупку введите имя заявки на покупку и выберите запрашиваемую дату и дату учета для заявки на покупку. По умолчанию эти даты копируются в строки заявки на покупку. Их можно изменить на уровне строки. Запрошенная дата — запрошенная дата поставки. Дата учета используется для регистрации учетной записи в ГК и для проверки доступности бюджетных средств.
Примечание
Запрошенная дата может быть изменена системой для обеспечения времени упреждения, которое связано с продуктом в строке заявки на покупку.
Если заявка на покупку содержит строки для расходов по проекту, установите флажок Выбор проекта по умолчанию, а затем введите следующие сведения:
В поле Юридическое лицо-покупатель выберите юридическое лицо, которому назначен проект.
В поле Код проекта выберите код проекта для отображения по умолчанию во всех строках заявки на покупку для проекта.
Примечание
Данные проекта можно удалить или изменить на уровне строки заявки на покупку, но они будут скопированы только в строки заявки на покупку, которые назначены покупающему юридическому лицу, которому назначен проект.
В форме Заявки на закупку на экспресс-вкладке Заголовок заявки на покупку выберите причину делового обоснования и введите описание. Выбранная причина делового обоснования отображается по умолчанию для строк заявки на покупку, но ее можно изменить на уровне строки.
Примечание
Если необходимо поставить заявку на покупку на удержание, установите флажок Заблокировано в области Источники и укажите Пояснение.
Этот элемент управления доступен, только если установлен выпуск Microsoft Dynamics AX 2012 R3.
Чтобы добавить номенклатуры строки в заявку на покупку, на экспресс-вкладке Строки заявки на покупку щелкните Добавить номенклатуры.
Примечание
Можно также щелкнуть Добавить строку для добавления элемента строки и вручную ввести требуемую информацию.
В форме Добавить номенклатуры, на вкладке Каталог номенклатур выберите номенклатуры, которые требуется добавить к заявке на покупку, а затем щелкните Выбрать ->. Можно выбрать несколько номенклатур, чтобы добавить их в заявку на покупку одновременно.
Примечание
Если для номенклатур или услуг, которые вы выбрали, требуются дополнительные сведения о продукте, запасах или проектных аналитиках, введите их на вкладке Подробности в нижней области.
Список номенклатур на вкладке Каталог номенклатур фильтруется по инициатору запроса, покупающему юридическому лицу и получающей операционной единице. Также можно фильтровать список по категории закупаемой продукции.
Примечание
Если вам предоставлено разрешение запрашивать номенклатуры или услуги от имени другого пользователя или другого юридического лица или операционной единицы, можно выбрать инициатора запроса, покупающее юридическое лицо и получающую операционную единицу, для которых вы уполномочены запрашивать номенклатуры или услуги.
Добавлять номенклатуры, которые не найдены в каталоге, можно, щелкните вкладку Номенклатуры, не содержащиеся в каталоге, и выполнив следующие шаги для каждого продукта, который требуется заказать:
Введите имя продукта.
Выберите категорию закупаемой продукции для продукта и введите дополнительное описание.
В поле Счет поставщика выполните одно из следующих действий:
Выберите утвержденного поставщика.
Оставьте поле пустым. Специалист по закупкам выберет поставщика в процессе утверждения заявки на покупку.
Предложите нового поставщика для продукта. Для получения дополнительных сведений о предложении поставщика см. подраздел "Предложение поставщика" далее в этом разделе.
Введите количество, цену единицы и валюту для продукта, затем введите единицы измерения, в которых приобретается продукт.
Если продукт можно заказать через Интернет, можно ввести веб-адрес и внешний код номенклатуры, назначенный поставщиком.
Щелкните Выбрать ->, чтобы добавить в список продуктов номенклатуру, отсутствующую в каталоге, которую вы хотите добавить в заявку на покупку.
Необязательно: можно указать общее резервирование бюджета в строке заявки на покупку. при использовании модуля учета проектов, копируются все сведения о проекте и распределения в проекте. Из-за ссылки резервирования бюджета некоторые из сведений о проекте нельзя изменить. Дополнительные сведения см. в разделах About general budget reservations (Public sector) и Use project accounting with general budget reservations (Public sector).
В списке выбранных продуктов просмотрите список номенклатур, которые были выбраны.
Чтобы просмотреть или изменить аналитики продукции, складские аналитики и проектные аналитики для выбранного продукта, щелкните вкладку Подробности.
Чтобы удалить продукт, установите флажок рядом с ним, а затем щелкните Удалить.
Щелкните ОК, чтобы добавить продукты в заявку на покупку.
Просмотрите или измените строки заявки на покупку, а затем отправьте заявку на покупку для просмотра и утверждения.
В начало
Просмотр и изменение строк заявки на покупку
После добавления продуктов в заявку на покупку можно просмотреть строки заявки на покупку и просмотреть и изменить сведения о каждой номенклатуре строки. Можно продолжить добавлять или удалить номенклатуры и услуги, пока заявка на покупку имеет статус Черновик. Если заявка на покупку передана для проверки, необходимо отозвать ее, прежде чем можно будет удалить строку заявки на покупку. Дополнительную информацию о статусах заявок на покупку см. в О статусах заявок на покупку.
Щелкните Закупки и источники > Обычный > Заявки на закупку > Заявки на покупку, подготовленные мной.
На странице со списком Заявки на покупку, подготовленные мной дважды щелкните заявку на покупку, которая содержит строки, которые необходимо изменить.
В форме Заявки на закупку в области действий на вкладке Заявка на закупку в группе Поддерживать щелкните Правка.
На экспресс-вкладке Строки заявки на покупку выберите строку, которую необходимо просмотреть или изменить, а затем щелкните Подробности.
Просмотрите или измените сведения об адресе доставки и другие сведения, такие как группа основных средств, проект, финансовые аналитики и складские аналитики для строки.
Если номенклатура строки квалифицируется как основные средства, на экспресс-вкладке Основные средства введите любую дополнительную информацию о номенклатуре. После ввода информации об ОС система оценивает данные и автоматически назначает соответствующую группу основных средств номенклатуре. Группы ОС — определяемые пользователем коды, которые определяют назначение для покупок ОС.
После внесения изменений в строку заявки на покупку в разделе Область действий на вкладке Строка заявки на закупку щелкните Детали строки.
Если отсутствуют дополнительные изменения строки заявки на покупку, отправьте заявку на покупку на просмотр и утверждение.
В начало
Предложение поставщика
Эта процедура используется для предложения нового поставщика для продукта. Этот параметр доступен только для строк заявки на покупку, которые ссылаются на номенклатуру или услугу не из каталога.
Щелкните Закупки и источники > Обычный > Заявки на закупку > Заявки на покупку, подготовленные мной.
На странице списка Заявки на покупку, подготовленные мной выберите заявку на покупку для которой вы хотите предложить поставщика, а затем на Панель операций на вкладке Заявка на закупку, щелкните Правка.
В форме Заявки на закупку на экспресс-вкладке Строки заявки на покупку выберите строку, для которой необходимо предложить поставщика. Щелкните Строка заявки на закупку > Предложить поставщиков.
В форме Предложения по поставщикам выберите поставщика из списка поставщиков компании или предложите нового поставщика, с которым вы хотите установить отношения. Выполните одно из следующих действий.
Чтобы выбрать поставщика из списка поставщиков компании, на экспресс-вкладке Поставщики компании щелкните Добавить. В поле Счет поставщика выберите поставщика компании из списка.
Чтобы предложить нового поставщика, на экспресс-вкладке Новые предлагаемые поставщики щелкните Добавить. Введите название предлагаемого поставщика и добавьте его контактную информацию, такую как номер телефона и адрес электронной почты. Можно добавить данные о предложении в поле Основание.
В начало
Распределение суммы по строке заявки на покупку
Используйте эту процедуру для распределения суммы из строки заявки на покупку между несколькими финансовыми счетами и аналитиками. Также можно изменить финансовые счета по умолчанию, на которых регистрируется приобретение номенклатуры.
Щелкните Закупки и источники > Обычный > Заявки на закупку > Заявки на покупку, подготовленные мной.
На странице со списком Заявки на покупку, подготовленные мной создайте новую заявку на покупку или выберите заявку на покупку в списке, а затем в разделе Область действий на вкладке Заявка на закупку щелкните Правка.
В форме Заявки на закупку, на экспресс-вкладке Строки заявки на покупку, создайте или выберите строку заявки на покупку. Щелкните Финансы > Распределить суммы.
В форме Распределение по бухгалтерским счетам можно просматривать распределение по умолчанию для продукта в выбранной строке заявки на покупку. Если требуется переопределить параметры по умолчанию и распределять затраты продукции по нескольким финансовым счетам и аналитикам, выполните следующие действия:
В поле Строки заявки на покупку выберите сумму, которую нужно распределить. Можно распределить сумму без учета скидок и наценок, скидку и начисления по отдельности, или же можно распределить чистую сумму по строке.
В поле Принцип распределения выберите метод распределения. Можно распределять по процентам, сумме или количеству.
Щелкните Разбиение для копирования финансового счета в новую строку.
В новой строке, выберите счет ГК и аналитику, а затем введите сумму, которую требуется начислить на каждый счет и аналитику. Сумма, введенная для новой строки, вычитается из суммы в исходной строке.
Если требуется удалить строку распределения, выберите строку, а затем щелкните Удалить. Исходную строку удалить нельзя.
Если требуется очистить все распределения за исключением исходной строки, щелкните Сброс.
Если требуется разделить сумму исходной строки поровну среди перечисленных финансовых счетов и аналитик, щелкните Распределить поровну.
Для того, чтобы сохранить изменения и вернуться к заявке на покупку, щелкните Закрыть.
В начало
Проведение проверки бюджета для строки заявки на покупку
Эта процедура используется для просмотра сведений об ошибках бюджета или предупреждениях для сумм по заявке на покупку или строке заявки на покупку. Если организация использует аналитики, такие как подразделения или центры затрат, можно просмотреть результаты бюджетной проверки для сочетания финансовых счетов и аналитик, назначенных строке заявки на покупку.
Примечание
Форма, отображающая результат проверки бюджета, остается пустой, если проверка бюджета проходит успешно или если в вашей организации не настроен бюджет.
Перед просмотром результата проверки бюджета необходимо выполнить проверку бюджета. При выполнении проверки бюджета сумма в строке заявки на покупку вычитается из доступной суммы бюджета. Если сумма в строке превышает доступную сумму бюджета, отображается предупреждение.
Щелкните Закупки и источники > Обычный > Заявки на закупку > Заявки на покупку, подготовленные мной.
На странице со списком Заявки на покупку, подготовленные мной создайте новую заявку на покупку или выберите заявку на покупку в списке. На панели "Действие", на вкладке Заявка на закупку, щелкните Правка.
В форме Заявки на закупку, можно выполнить проверку бюджета для всех строк или для выбранной строки. Выполните одно из следующих действий.
Чтобы выполнить проверку бюджета для всех строк, в разделе Область действий на вкладке Финансы в группе Бюджет щелкните Выполнить проверку бюджета.
Чтобы выполнить проверку бюджета по конкретной строке, на экспресс-вкладке Строки заявки на покупку выберите строку и щелкните Финансы > Выполнить проверку бюджета.
Чтобы просмотреть результаты проверки бюджета, в форме Заявки на закупку, на Панель операций, на вкладке Финансы в группе Бюджет, щелкните Ошибки или предупреждения бюджетных проверок.
Результат проверки бюджета или Проверка бюджета пройдена успешно, или Проверка бюджета пройдена успешно, но с предупреждениями или Проверка бюджета не пройдена. В поле Сведения о результатах бюджетной проверки отображается подробное объяснение результата проверки бюджета, а также предлагаются действия, которые можно выполнить для устранения ошибки или предупреждения.
В начало
Отправить заявку на покупку в workflow-процесс
Чтобы отправить заявку на покупку (или заявку на пополнения) в workflow-процесс, вы должны быть составителем. Все необходимые поля должны быть заполнены, а заявка должна содержать по крайней мере один элемент строки перед ее подачей. Заявка должна иметь статус Черновик.
Workflow-процесс может перенаправлять заявку по процессу рассмотрения как единый документ. Вместо этого строки из заявки могут по отдельности направляться соответствующим проверяющим. Если строки заявки рассматриваются по отдельности, то процесс рассмотрения должен завершиться для всех строк заявки, прежде чем станет возможно завершение процесса рассмотрения для заявки. Общий статус заявки определяется статусом строк заявки.
Дополнительные сведения о настройке workflow-процесса для строк заявок см. в разделе Настройка workflow-процессов модуля "Закупки и источники".
При использовании общих резервирований бюджета со своими заявками на покупку можно добавить задачу резервирования в свой workflow-процесс заявок на покупку. Можно также создать workflow-процессы общих резервирований бюджета. Дополнительные сведения см. в Set up general budget reservation workflows (Public sector).
Щелкните Закупки и источники > Обычный > Заявки на закупку > Заявки на покупку, подготовленные мной.
На странице со списком Заявки на покупку, подготовленные мной выберите заявку, которую необходимо отправить в workflow-процесс.
В строке сообщений workflow-процесса щелкните Отправить.
В диалоговом окне, которое откроется, введите комментарий в поле Комментарий, а затем щелкните Отправить.
Чтобы отозвать заявку, которую вы отправили в workflow-процесс, в строке сообщений workflow-процесса щелкните Действия > Отозвать.
Чтобы просмотреть историю workflow-процесса для заявки, которую вы отправили в workflow-процесс, в строке сообщений workflow-процесса щелкните Действия > Просмотр журнала.
В начало
Работа с целью заявки в Microsoft Dynamics AX 2012 R2
В Microsoft Dynamics AX 2012 R2 было представлено понятие назначение заявки. Назначение заявки позволяет обеспечить большую гибкость в способах удовлетворения требований заявки. При создании заявки можно назначить ей одну из двух целей: потребление или пополнение. Цель по умолчанию — потребление. Это эквивалентно заявке на покупку в более ранних версиях Microsoft Dynamics AX, в которой цель пополнения не была доступна. В зависимости от назначения заявки и настроек организации требование заявки может быть выполнено заказом на покупку, заказом на перемещение, производственным заказом или канбаном. Дополнительные сведения об адресатах заявки и их влиянии на процесс заявки см. в разделе О заявках на закупку.
Заявка с целью пополнения представляет собой требование пополнения запасов или запрос номенклатур или услуг. Например, можно создать заявку для пополнения номенклатур, чтобы их можно было продать в определенной точке розничных продаж в определенное время. Требование может быть выполнено заказом на покупку, заказом на перемещение, производственным заказом или канбаном. Когда цель заявки — пополнение, требование выражается в терминах количества вместо денежной суммы. Поэтому учет бюджетных обязательств, бюджетный контроль, бизнес-правила для определения основных средств (БРЭД), учет проектов и другие связанные с этим правила не используются. Все задачи, описанные ранее в этом разделе и относящиеся к учету, бюджету, средствам, финансовым аналитикам, проекту, поставщикам и т.п., не используются. Только продукты, учитываемые в запасах и отправляемые определенному юридическому лицу, могут выполнять требование заявки пополнения.
С помощью заявок на пополнение можно решать следующие задачи:
Запросить номенклатуры и услуги из внутреннего каталога.
Запросить номенклатуры или услуги от чьего-либо имени или для юридического лица или операционной единицы, отличных от тех, в которых имеется основная должность.
Подать заявку на покупку для просмотра и утверждения.
Цель заявки Пополнение должна быть включена для вашей организации. Только после этого вы сможете создавать заявки на пополнение. Дополнительную информацию о настройке целей заявок см. в разделе Правило назначения заявки (форма).
Создание заявки на пополнение
Щелкните Закупки и источники > Обычный > Заявки на закупку > Заявки на покупку, подготовленные мной.
На странице списка Заявки на покупку, подготовленные мной в разделе Панель операций щелкните Заявка на закупку.
В форме Подготовить новую заявку на закупку введите имя заявки на покупку и выберите запрашиваемую дату заявки. По умолчанию эти даты копируются в строки заявки. Их можно изменить на уровне строки. Запрошенная дата — запрошенная дата поставки.
Выберите цель заявки — Пополнение. Цель заявки может быть выбрана заранее, если Пополнение является целью заявки по умолчанию для организации.
В форме Заявки на закупку на экспресс-вкладке Заголовок заявки на покупку выберите причину делового обоснования и введите описание. По умолчанию выбранное пользователем коммерческое обоснование отображается для сток заявки, однако это можно изменить на уровне строк.
Чтобы добавить номенклатуры в заявку, на экспресс-вкладке Строки заявки на покупку щелкните Добавить номенклатуры.
Примечание
Можно также щелкнуть Добавить строку для добавления элемента строки и вручную ввести требуемую информацию.
В форме Добавить номенклатуры, на вкладке Каталог номенклатур выберите номенклатуры, которые требуется добавить к заявке, а затем щелкните Выбрать ->. Можно выбрать несколько номенклатур, чтобы добавить их в заявку одновременно.
Примечание
Если для номенклатур или услуг, которые вы выбрали, требуются дополнительные сведения об аналитиках продуктов или запасов, введите их на вкладке Подробности в нижней области.
Список номенклатур на вкладке Каталог номенклатур фильтруется по инициатору запроса, покупающему юридическому лицу и получающей операционной единице. Также можно фильтровать список по категориям.
Примечание
Если предоставлено разрешение запрашивать номенклатуры или услуги от имени другого пользователя или другого юридического лица или операционной единицы, можно выбрать инициатора запроса, покупающее юридическое лицо и получающую операционную единицу, для которых вы уполномочены запрашивать номенклатуры или услуги.
Щелкните ОК, чтобы добавить продукты в заявку.
Просмотрите или измените строки заявки. Подайте заявку для просмотра и утверждения.
После добавления продуктов в заявку можно просмотреть строки заявки и просмотреть и изменить сведения о каждой номенклатуре строки. Можно продолжить добавлять или удалить номенклатуры и услуги, пока заявка имеет статус Черновик. Если заявка передана для проверки, необходимо отозвать ее, прежде чем можно будет удалить строку заявки. Дополнительные сведения о статусах заявок см. в разделе О статусах заявок на покупку.
Просмотр и изменение строк заявки на пополнение
Щелкните Закупки и источники > Обычный > Заявки на закупку > Заявки на покупку, подготовленные мной.
На странице со списком Заявки на покупку, подготовленные мной дважды щелкните заявку, которая содержит строки, которые требуется изменить.
В форме Заявки на закупку в области действий на вкладке Заявка на закупку в группе Поддерживать щелкните Правка.
На экспресс-вкладке Строки заявки на покупку выберите строку заявки, которую необходимо просмотреть или изменить, затем щелкните Подробности.
После внесения изменений в строку заявки на Панель операций на вкладке Строка заявки на закупку щелкните Детали строки.
Если отсутствуют дополнительные изменения строк, отправьте заявку на просмотр и утверждение.
Подача заявки на пополнение в workflow-процесс
Для использования заявок с целью пополнения Microsoft Dynamics AX 2012 R2 необходимо настроить для включения требования заявки в сводное планирование.
После настройки запроса заявки в сводном планировании, утвержденные заявки, для которых задана цель "пополнение", автоматически отправляются в сводное планирование, и определяется метод выполнения требования, созданный этими заявками. Данный метод определяется политиками поставок, настроенными для номенклатур в организации и спланированных с помощью сводного планирования.
После создания и утверждения заявки на пополнение дополнительные действия от пользователя не требуются. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка сводных планов с целью включения заявок.
Пошаговые инструкции по отправке заявки на пополнение в workflow-процесс см. в разделе "Отправка заявки на покупку в workflow-процесс" ранее в данном разделе.
В начало
Найти справку по формам
Заявки на покупку — строки (форма)
Заявки на покупку (страница списка)
Предложения поставщика (форма)
Найти связанные задачи
Настроить разрешения на заказ продуктов от другого имени
Настройка кодов делового обоснования