Обзор workflow-процесса заявки на закупку
Применимо к: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Бизнес-процесс переносит заявки на покупку во время проверки, начиная со статуса Черновик, заканчивая финальным статусом Утверждено. После отправки заявки на покупку на рассмотрение запускается бизнес-процесс. После того, как заявка на покупку утверждена, для строк заявки на покупку может создаваться заказ на покупку, который отправляется поставщику для выполнения заказа.
Внимание!
Перед отправкой заявки на покупку на рассмотрение необходимо настроить бизнес-процесс. Бизнес-процесс может включать один или несколько шагов проверки в любом порядке. Бизнес-процесс также настроить таким образом, чтобы он пропускал задачи проверки и автоматически утверждал заявку на покупку. Можно настроить бизнес-процесс, чтобы он направлял заявку на покупку в виде одного документа. Или же соответствующим проверяющим можно направлять отдельные строки заявки на покупку. Можно также создать сценарий, при котором заявка на покупку целиком направляется некоторым проверяющим, а некоторые строки заявок на покупку направляются другим проверяющим.
Если строки заявки на покупку анализируются индивидуально, процесс анализа должен быть выполнен для всех строк заявки на покупку до того, как workflow-процесс сможет перейти к следующему этапу процесса и до того, как процесс проверки заявки на покупку в целом может быть завершен. Если заявка на покупку, включая все строки, завершила процесс проверки, общий статус заявки на покупку обновляется до Утверждено.
Бизнес-процесс можно настроить таким образом, чтобы он соответствовал бизнес-процессу для заявок на покупку в вашей организации. При настройке бизнес-процесса заявок на покупку необходимо учесть следующее.
Какие расходы необходимо рассмотреть?
Какие расходы могут быть автоматически утверждены?
Кто должен проверять и утверждать запросы расхода? Какая роль назначена для этих пользователей?
Как работает процедура, если проверяющий недоступен?
Следующие примеры иллюстрируют два способа настройки бизнес-процесса для заявок на покупку.
Примечание
Этот раздел включает сведения о функциях, добавленных или измененных в Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Эта информация также применима к AX 2012 R3. Дополнительные сведения см. далее в этом разделе.
Пример 1. Направление заявки на покупку в виде целого документа на проверку
В следующем примере показано, как заявка на покупку может проходить процесс проверки, если она направляется в виде единого документа. Строки заявки на покупку не направляются по отдельности.
В этом примере следующие роли включены в бизнес-процесс:
Инициатор запроса — пользователь, который запросил номенклатуры или услуги. Инициатор запроса может подготовить заявку на покупку, или другой работник может подготовить заявку на покупку от лица инициатора запроса. Этот работник является составителем. Составитель несет ответственность управление заявкой на покупку в рамках процесса проверки. Только составитель заявки на покупку может ее изменять.
Примечание
Работник должен иметь соответствующие разрешения на создание заявки на покупку от чьего-либо имени. Дополнительные сведения о настройке разрешений см. в разделе Настроить разрешения на заказ продуктов от другого имени.
Специалист по закупке — пользователь, который выполняет проверку закупаемой продукции и может утвердить документ.
Менеджер инициатора запроса — пользователь, который выполняет организационную проверку и может утвердить документ.
.gif "Purchase requisition workflow review process")
В этом примере бизнес-процесс для заявки на покупку состоит из следующих шагов.
Составитель направляет заявку на покупку на рассмотрение.
Специалист по закупке получает уведомление, в котором ему представлен запрос на проверку информации в заявке на покупку. Если требуемая информация отсутствует, специалист по закупке может добавить информацию или вернуть заявку на покупку составителю, который должен внести соответствующие добавления. После заполнения обязательных полей заявку на покупку можно направить на следующий шаг проверки.
Менеджер инициатора запроса рассматривает заявку на покупку.
Заявка на покупку может быть направлена менеджеру инициатора запроса, если, например, сумма заявки на покупку превышает ограничение на расходы инициатора запроса для заявок на покупку. Менеджер инициатора запроса может утвердить или отклонить заявку на покупку, или вернуть ее составителю для внесения изменений.
Пример 2. Направление отдельных строк заявки на покупку на рассмотрение
В следующем примере показано, как отдельные строки заявки на покупку могут проходить бизнес-процесс. Процесс для каждой строки, как правило, не отличается от процесса, выполняемого для заявки на покупку, анализируемой в виде целого документа. Однако каждая строка должна завершать workflow-процесс индивидуально до того, как workflow-процесс для заявки на покупку в целом может быть завершен.
В этом примере работник вводит запрос для плакатов и футболок для маркетинговой кампании. Стоимость плакатов разбита между отделом маркетинга и отделом продаж. Если стоимость плакатов или футболок превышает лимит подписывания для менеджеров подразделения, заявка на покупку должна быть также рассмотрена менеджером группы.
В этом примере следующие роли включены в бизнес-процесс.
Инициатор запроса — пользователь, который запросил номенклатуры или услуги. Инициатор запроса может подготовить заявку на покупку, или другой работник может подготовить заявку на покупку от лица инициатора запроса. Этот работник является составителем. Составитель несет ответственность управление заявкой на покупку в рамках процесса проверки. Только составитель заявки на покупку может ее изменять.
Примечание
Работник должен иметь соответствующие разрешения на создание заявки на покупку от чьего-либо имени. Дополнительные сведения о настройке разрешений см. в разделе Настроить разрешения на заказ продуктов от другого имени.
Специалист по закупке — пользователь, который выполняет проверку закупаемой продукции и может утвердить документ.
Менеджер инициатора запроса — пользователь, который выполняет организационную проверку и может утвердить документ.
Менеджер подразделения — пользователь, который проверят расходы и может утвердить документ.
Менеджер группы — пользователь, который выполняет проверку подписывания и может утвердить документ.
.gif "Purchase requisition line workflow review process")
В этом примере бизнес-процесс для строк заявки на покупку состоит из следующих шагов.
Составитель направляет заявку на покупку на рассмотрение. Каждая строка передается проверяющему, заданному в бизнес-процессе.
Специалист по закупке получает уведомление, в котором ему представлен запрос на проверку информации в заявке на покупку и ее строках. Если требуемая информация отсутствует, специалист по закупке может добавить информацию или вернуть строку заявки на покупку составителю, который должен внести соответствующие добавления. После заполнения обязательных полей строку заявки на покупку можно направить на следующий шаг проверки. Строки заявки на покупку могут проходить процесс проверки независимо друг от друга.
Линейный менеджер инициатора запроса рассматривает и утверждает строки заявки на покупку.
Утверждение может направляться менеджеру инициатора запроса, если, например, сумма строки заявки на покупку превышает ограничение на расходы инициатора запроса для строк заявок на покупку. Менеджер может утвердить или отклонить одну или обе строки заявки на покупку.
Менеджер подразделения маркетинга рассматривает строки заявки на покупку как для плакатов, так и для футболок. Менеджер отдела продаж рассматривает строку заявки на покупку только для плакатов, поскольку это стоимость, относящаяся к отделу продаж.
Менеджер группы изучает и утверждает строку заявки на покупку для футболок, только если это необходимо. Например, если сумма в строке заявки на покупку превышает лимит утверждения руководителя подразделения. Руководитель группы не должен утверждать строки заявки на покупку для плакатов.
Настройка бизнес-процесса для заявок на покупку
Чтобы направить заявку на покупку на рассмотрение, необходимо настроить бизнес-процесс заявки на покупку. Определяемый бизнес-процесс управляет взаимодействием между пользователем, запросившим номенклатуры (инициатором запроса), проверяющим лицом и утверждающим лицом в бизнес-процессе. Бизнес-процесс маршрут заявки на покупку на основании условий, определенных в конфигурации бизнес-процесса, например, когда именно направлять заявку на покупку, пользователь и роль, куда ее необходимо направить, и доступные действия, которые пользователь может выполнить.
Примеры в этом разделе показывают, как заявка на покупку может быть переправлена по workflow-процессу в виде единого документа или отдельных строк. Кроме того, бизнес-процесс можно настроить таким образом, чтобы заявки на покупку соответствовали проверке внутреннего контроля заявок на покупку, которая используется в вашей организации. Дополнительные сведения о настройке бизнес-процесса для заявок на покупку см. в разделе Настройка workflow-процессов модуля "Закупки и источники".
Новое или измененное для Microsoft Dynamics AX 2012 R2
В Microsoft Dynamics AX 2012 R2 было представлено понятие назначение заявки. Назначение заявки позволяет обеспечить большую гибкость в способах удовлетворения требований заявки. При создании заявки можно назначить ей одну из двух целей: потребление или пополнение. В зависимости от цели заявки требование заявки может быть выполнено заказом на покупку, заказом на перемещение, производственным заказом или канбаном. Дополнительные сведения об адресатах заявки и их влиянии на процесс заявки см. в разделе О заявках на закупку.
Заявки с целью потребления
Потребность, которая создается заявкой с назначением «потребление », всегда выполняется заказом на покупку. Если в Microsoft Dynamics AX настроено автоматическое создание заказов на покупку, заказы на покупку создаются после утверждения заявки на покупку. Заказ на покупку создается для каждой валюты, поставщика или юридического лица, определенного в строках заявки на покупку. Например, если в заявке на покупку две строки, в которых указаны различные поставщики, валюты или юридические лица, то будет создано два заказа на покупку.
В зависимости от политик закупок, настроенных в вашей организации, могут создаваться отдельные заказы на покупку, если строкам заявок на покупку соответствуют разные инициаторы запросов, типы строк или категории закупаемой продукции.
Если в Microsoft Dynamics AX не настроено автоматическое создание заказов на покупку, специалист по закупке должен вручную выбрать строки заявки на покупку и создать заказы на покупку.
Примечание
Сведения о настройке правил для автоматического создания заказов на покупку для утвержденных заявок на покупку см. в разделе Настройка правил для консолидации спроса и создания заказов на покупку.
Заявки с целью пополнения
Требование, создаваемое заявкой с целью пополнения, может быть удовлетворено заказом на покупку, заказом на перенос, производственным заказом или канбаном. Microsoft Dynamics AX необходимо настроить для включения требования заявки в сводное планирование. После того как это настроено, метод удовлетворения требования, которое создается для заявки с целью пополнения, автоматически определяется политиками поставки, настроенными для номенклатур вашей организации и спланированными с использованием сводного планирования.
Примечание
Дополнительные сведения о настройке сводного планирования для автоматического анализа требования заявки, целью которой является пополнение, см. в разделе Настройка сводных планов с целью включения заявок.
Новые или измененные возможности с исправлением KB3047235
Для государственного сектора, если в закупках используется workflow-процесс с общими резервированиями бюджета, см. Set up general budget reservation workflows (Public sector).
См. также
Настройка workflow-процессов модуля "Закупки и источники"