Примечание
Для доступа к этой странице требуется авторизация. Вы можете попробовать войти или изменить каталоги.
Для доступа к этой странице требуется авторизация. Вы можете попробовать изменить каталоги.
В этой статье описывается настройка и управление общей голосовой почтой для автосекретарей и Очереди звонков. Общая голосовая почта — это специализированный тип голосовой почты, который позволяет нескольким пользователям получать доступ к одной папке входящих сообщений голосовой почты. Общая голосовая почта доставляется в группу, что позволяет любому члену этой группы получить доступ к сообщению, тогда как личная голосовая почта отправляется одному пользователю, что позволяет только ему автоматически получить доступ к сообщению.
Общая голосовая почта интегрируется с Группы Microsoft 365, доступ к ней можно получить в Outlook или через раздел Звонки в канале Microsoft Teams, связанном с группой. Общая голосовая почта также может подключаться к списку рассылки или группе безопасности с поддержкой почты. Сравнение доступных параметров см. в следующей таблице:
| Общая голосовая почта | Группы Microsoft 365 | Группы рассылки | Группы безопасности с поддержкой почты |
|---|---|---|---|
| Отображается в Outlook/Exchange | Да | Да | Да |
| Отображается в Teams | Да1 | Нет | Нет |
| Применение правил Outlook | Нет | Да | Да |
1 Только в том случае, если группа Microsoft 365 подключена к очереди вызовов через канал, связанный с группой Microsoft 365.
В группе Microsoft 365 общие голосовые сообщения доставляются в связанную папку группы. В отличие от этого, при использовании списка рассылки или группы безопасности с поддержкой почты каждый пользователь получает копию голосовой почты в своем отдельном почтовом ящике Outlook.
Пользователи могут получать общую голосовую почту только через логику перенаправления от автосекретарей или вызова Очереди. Дополнительные сведения об автосекретарях и вызовах Очереди см. в статье Планирование автосекретарей Teams и очередей звонков.
Сведения о личной голосовой почте см. в разделе Настройка облачная голосовая почта.
Необходимые компоненты
Для управления общей голосовой почтой необходимо настроить одно из следующих компонентов: группу Microsoft 365, список рассылки или группу безопасности с поддержкой почты. Как частные, так и общедоступные группы поддерживают общую голосовую почту. Однако если вы решили использовать общедоступную группу, каждый член организации может получить доступ к ней и связанным с ней данным, включая голосовую почту.
Хотя создание нового списка рассылки или группы безопасности с поддержкой почты является простым процессом, настройка группы Microsoft 365 может включать дополнительные спецификации. Следующие сведения посвящены настройке общей голосовой почты с помощью групп Microsoft 365.
Если ваша организация планирует просматривать общую голосовую почту и управлять ими в чатах Microsoft Teams или других приложениях, убедитесь, что группа Microsoft 365, которую вы используете, имеет поддержку Teams. Общие голосовые сообщения, хранящиеся в группах, поддерживаемых Teams, доступны через Microsoft Teams.
Существует несколько способов создания групп Microsoft 365. Мы рекомендуем один из следующих методов:
Создание группы Microsoft 365 в Центр администрирования Microsoft 365. Убедитесь, что в ней включен почтовый ящик и поддержка Teams.
Создание группы Microsoft 365 в Outlook — у групп Outlook почтовый ящик включен по умолчанию, но поддержка Teams может отсутствий. Дополнительные сведения см. в статье Создание группы в Outlook.
Создайте группу Microsoft 365 в Microsoft Teams . По умолчанию почтовый ящик групп на основе Teams может быть скрыт. Чтобы сделать почтовый ящик видимым, используйте командлет Set-UnifiedGroup с параметром
-HiddenFromExchangeClientsEnabled, чтобы сделать почтовый ящик видимым.Set-UnifiedGroup -Identity <GUID> -HiddenFromExchangeClientsEnabled:$falseДополнительные сведения о создании группы в Teams см. в разделе Группы Microsoft 365 и Microsoft Teams.
Если выбрана группа Microsoft 365, не поддерживаемая Teams, ваша организация может управлять только голосовой почтой, адресованной этой группе, в Outlook.
Дополнительные сведения о группах Microsoft 365 см. в статье Обзор Группы Microsoft 365 для администраторов.
Настройка общей голосовой почты
Администратор может настроить общую голосовую почту для автосекретарей и Очереди звонков.
Только члены указанной группы Microsoft 365, списка рассылки или группы безопасности с поддержкой почты могут получить доступ к соответствующей общей голосовой почте. Каждая общая голосовая почта связана с одной группой.
Чтобы предотвратить чрезмерный обмен информацией, каждая очередь вызовов или автосекретарь должны иметь собственную группу для общей голосовой почты. Если настроить перенаправление звонков так, чтобы несколько Очереди звонков с разными агентами совместно используют общую группу общей голосовой почты, каждый пользователь в этой группе имеет разрешение на управление голосовой почтой. Такая конфигурация может непреднамеренно привести к чрезмерному использованию конфиденциальной информации. По этой причине рекомендуется создать отдельную группу общей голосовой почты для каждой отдельной очереди вызовов или автосекретаря.
Дополнительные сведения см. в статье Управление очередью вызовов и параметрами автосекретаря в Microsoft Teams.
Автосекретарей
Для автосекретарей можно настроить правила перенаправления для переадресации вызовов в общую голосовую почту. Например, может потребоваться настроить правило для переадресации звонков в нерабочее время на общую голосовую почту или для переадресации звонков в пределах определенной категории непосредственно в общую голосовую почту.
Для вызовов автосекретаря, отправляемых в общую голосовую почту, можно включить или отключить системное приветствие. Настраиваемые приветствия пока недоступны для автосекретарей.
Дополнительные сведения об автосекретарях см. в разделе Настройка автосекретаря Microsoft Teams.
Вызов Очереди
Администраторы или авторизованные пользователи очереди вызовов могут настроить пользовательские приветствия с общей голосовой почтой для следующих функций:
- Переполнение вызовов
- Время ожидания вызова
- Нет агентов
Вы также можете отключить настраиваемые приветствия для вызова Очереди. Старайтесь не включать специальные символы в приветственные сообщения общей голосовой почты.
Дополнительные сведения о создании приветствий для звонков Очереди см. в разделе manage-voice-applications-policies.
Дополнительные сведения о перенаправлении вызовов Очереди в общую голосовую почту см. в разделах Обработка исключений очереди звонков и Дополнительные сообщения об обработке исключений очереди вызовов.
Расположение общих голосовых сообщений
Общие голосовые сообщения доступны как в Microsoft Outlook, так и в Microsoft Teams, хотя интерфейс Teams в настоящее время предлагает более ограниченный пользовательский интерфейс.
Microsoft Outlook
В Outlook общие голосовые сообщения хранятся в папке группы Microsoft 365 или в папке "Входящие" в зависимости от типа группы. Для группы Microsoft 365 пользователи могут найти общую голосовую почту в папке группы. Для списка рассылки или группы безопасности с поддержкой почты копия каждой общей голосовой почты доставляется в папку "Входящие" каждого пользователя. Личные голосовые сообщения обычно находятся в папке "Входящие" пользователя или в более старых версиях Outlook в папке "Поиск голосовой почты ".
Голосовая почта в Outlook — это, по сути, обычные сообщения электронной почты, содержащие определенные данные голосовой почты — вложение аудиофайла с записанным сообщением и транскрибированием сообщений. Все голосовые сообщения классифицируются по типу Voicemail, который позволяет применять правила Outlook специально к этому типу сообщений. Например, можно создать правило для перемещения всех сообщений электронной почты с типом голосовой почты в отдельную папку. Стандартные функции, доступные для обычных сообщений электронной почты, такие как удаление, маркировка как прочитанные или непрочитанные, применение параметров защиты сообщений, классификация и маркировка, также доступны для голосовой почты. Хотя правила почты нельзя применять к папкам групп Microsoft 365, можно настроить параметры группы , чтобы отправить копию сообщения из папки "Входящие" группы в папку "Входящие" пользователя, а затем каждый пользователь может применить правило почты в своей папке "Входящие".
Для более точной автоматической сводки голосовой почты с помощью Outlook Copilot рассмотрите возможность упорядочить все голосовые сообщения в отдельной папке, чтобы можно было предложить Copilot обобщать только новые сообщения в этой конкретной папке.
Дополнительные сведения об организации сообщений электронной почты, настройке правил, категорий, флагов и напоминаний в Outlook см. в следующих статьях:
- Установка категорий, флагов или напоминаний
- Упорядочение электронной почты с помощью папок в Outlook
- Настройка правил в Outlook
Microsoft Teams
В Microsoft Teams общие голосовые сообщения находятся в разделе Звонки связанного канала Teams группы Microsoft 365, а личные голосовые сообщения отображаются на личной вкладке Звонки . Вы можете просматривать только общие голосовые сообщения, которые переадресовываются очередью вызовов, подключенной к каналу группы Microsoft 365, и группа Microsoft 365 очереди звонков должна соответствовать группе Microsoft 365 общей голосовой почты.
Статьи по теме
Настройка облачной голосовой почты