Оптимизация бизнес-процесса

Теперь, когда вы проверили весь бизнес-процесс, поставьте перед собой задачу оптимизировать его. Оптимизация процесса позволяет избежать ненужных шагов, что сотрудники не были перегружены или запутаны.

Несколько полезных способов оптимизации процесса:

• Начните с цели. Определите цели, которых вы хотели бы достичь с помощью вашего бизнес-процесса. Эти цели должны дать общее представление о ваших надеждах на будущий процесс.

• Подумайте, можно ли что-то сделать более эффективно, дешевле или качественно.

• Определите ключевые показатели эффективности, чтобы определить, что хорошо работает, а что нуждается в улучшении.

• Отойдите назад и получите информацию, поделившись процессом с вашей командой.

• Поделитесь документами процесса с руководством, чтобы получить представление о более высоком уровне и обеспечить прозрачную обслуживаемость по каждому этапу процесса.

• Посмотрите на ваш процесс с точки зрения пользователя или клиента, которые могут извлечь выгоду из этого процесса, и подумайте, как вы можете улучшить их взаимодействие и общее удовлетворение.

Некоторые ключевые вопросы:

• Можно ли исключить какие-либо оставшиеся виды деятельности из процесса для повышения эффективности или качества или снижения затрат?

• Если отдельные возможности важны для всего бизнеса, можно ли их обрабатывать в отдельном бизнес-процессе?

• Можно ли улучшить шаг, чтобы лучше достичь цели?

• Можно ли изменить порядок шагов?

• Можно ли сочетать шаги?

• Могут ли шаги в этом процессе выполняться одновременно?

• Можете ли вы уменьшить количество людей, необходимых для выполнения процесса?

• Можете ли вы изменить способ уведомления следующего человека в процессе, чтобы он быстрее реагировал?

• Существуют ли аспекты процесса, которые вы можете автоматизировать дальше? Такие как:

  • Сбор данных автоматически по сравнению с ручным вводом

  • Автоматизация решений на основе данных

  • Автоматизация предпринятых действий

  • Использование ИИ, чтобы заменить человеческое внимание

Примечание

Если ваша задача полностью выполняется на компьютере, вы можете использовать Process Advisor для автоматической оптимизации процесса. Process Advisor может проанализировать ваш процесс и визуализировать его на карте процесса. Карта процесса выявляет узкие места и метрики для вашего процесса с помощью аналитического отчета.

Пример: оптимизация процесса отчета о расходах

Мы рассмотрели текущий процесс расходов и обнаружили некоторые очевидные улучшения:

• Переходите на безбумажный подход для всего процесса. (Мы отметили сбережения и воздействие на окружающую среду в качестве выгоды проекта.)

• Выполните все возможные проверки соответствия, прежде чем разрешить отправку отчета на утверждение. (Значительно сокращает время доработки и комплексного процесса.)

• Автоматический поиск и добавление учетных кодов при представлении отчета о расходах.

• Включите учет, чтобы перенести утвержденные расходы в финансовую систему без повторного ввода каких-либо данных.

• Создавайте еженедельные отчеты о расходах автоматически из цифровых данных.

Шарлотта рассматривает дальнейшие пути оптимизации процесса рассмотрения бюджета. И Ребекка исследует, как можно оптимизировать полугодовой аудит с помощью ИИ.

Предлагаемый нами оптимизированный процесс выглядит следующим образом.

Следующий шаг: стоит ли автоматизировать этот процесс?

Примечание

Каковы ваши предпочтения в отношении языка документации? Пройдите краткий опрос (обратите внимание, что этот опрос представлен на английском языке).

Опрос займет около семи минут. Личные данные не собираются (заявление о конфиденциальности).