Планирование порядка регистрации записей (Office SharePoint Server)
Содержание:
Способы перемещения файлов на сайт центра записей
Составление плана
После разработки схемы ведения документации и проекта сайта центра записей, пользователю рекомендуется составить план перемещения активных электронных и бумажных документов на сайт центра записей. В этой статье рассматриваются способы, которые могут быть использованы для перемещения содержимого на сайт центра записей, и предлагаются методы преобразования элементов схемы ведения документации в записи.
Способы перемещения файлов на сайт центра записей
Для перемещения файлов на сайт центра записей можно использовать следующие способы.
Ручная отсылка содержимого содержимого из веб-сайта с помощью средств системы Microsoft Office SharePoint Server 2007.
Использование управляемых папок электронной почты в решении Microsoft Exchange Server 2007.
Использование пользовательского решения на основе объектной модели Windows SharePoint Services 3.0, такой как настраиваемый рабочий процесс.
Ручная отсылка содержимого содержимого на сайт центра записей
Если файл хранится в библиотеке документов на веб-сайте в системе Office SharePoint Server 2007, сотрудник информационной службы может объявить этот файл записью, отправив его копию на сайт центра записей с помощью команды Отправить в центр записей. Когда администратор семейства сайтов настраивает подключение к сайту центра записей, эта команда становится доступной для всех активных документов данного семейства сайтов. Наряду с отправкой копии документа на сайт центра записей, команда Отправить в центр записей отсылает метаданные документа, его историю аудита и его местоположение на сервере активных документов. Если на сайте центра записей требуются дополнительные метаданные, пользователю предлагается их предоставить. Хотя ручная отсылка записей на сайт центра записей не является практичным крупномасштабным решением, этот метод можно использовать как дополнение к другим методам перемещения содержимого на сайт центра записей.
Примечание
Когда команда Отправить в центр записей используется с целью декларирования записи и отправки ее на сайт центра записей, она оставляет активный документ в его текущем местоположении. Использование активного документа может продолжаться, или его можно удалить, если это потребуется.
Использование управляемых папок электронной почты в Microsoft Exchange Server 2007 для отправки электронной почты и файлов на сайт центра записей
В составе решения Exchange Server 2007 имеются функции политики, аналогичные тем, которые используются в системе Office SharePoint Server 2007. В решении Exchange Server 2007 администраторы могут настраивать папку обмена таким образом, что, когда пользователь перемещает сообщение электронной почты в эту папку, оно копируется на сайт центра записей с помощью протокола Simple Mail Transfer Protocol (SMTP).
Когда сообщение электронной почты, скопированное из системы Office SharePoint Server 2007, приходит на сайт центра записей, оно обрабатывается как любой другой файл, присылаемый в центр записей; оно перемещается в подходящую библиотеку документов на основе соответствующей записи в таблице маршрутизации записей. Дополнительные сведения о таблице маршрутизации записей см. в статье Проектирование сайта центра записей (Office SharePoint Server).
Описанные выше функции политики и хранения записей являются функциями управляемых папок электронной почты, представленными в решении Exchange Server 2007. Используя управляемые папки электронной почты, администраторы обмена могут определить папки, выделенные для специфических бизнес-целей, такие как "Проблемы персонала", "Планирование продуктов" или "Контракты". Назначая политики этим управляемым папкам, администраторы могут обеспечить нужный срок действия содержимого, настроить подключения к другим серверам (таким как сайт центра записей в системе Office SharePoint Server 2007) или инициировать любые действия клиента, которые были предусмотрены в настройках Exchange Server 2007. Использование управляемых папок электронной почты может быть регламентировано правилами (такими как перемещение сообщений в папки на основе строки темы) или может оставаться произвольным, тогда сотрудники информационной службы должны будут вручную перемещать сообщения электронной почты в соответствующие папки. Полное описание порядка работы с управляемыми папками электронной почты и с другими функциями Exchange Server 2007 приведено в руководстве администратора Exchange Server 2007.
Использование пользовательского решения для отсылки файлов на сайт центра записей
С помощью программ можно отсылать файлы и сообщения электронной почты на сайт центра записей с файл-серверов и серверов электронной почты независимо от того, используют ли они Office SharePoint Server 2007 или Exchange Server 2007. Для этого необходимо разработать и установить программы, имеющие интерфейсы взаимодействия с методами управления записями, реализованными в объектной модели Windows SharePoint Services 3.0, и затем интегрировать эти программы в процессы управления документами и электронной почтой.
С помощью объектной модели Windows SharePoint Services 3.0 можно задать список типов записей, определенных в таблице маршрутизации записей сайта центра записей, и затем представить файл — включая его содержимое, свойства и историю аудита — к определенной последовательности записей. Полное описание программирования на основе объектной модели Windows SharePoint Services 3.0 см. в Office SharePoint Server 2007Пакете средств разработки (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x419) (на английском языке).
Можно использовать объектную модель Windows SharePoint Services 3.0 для создания настраиваемого рабочего процесса, копирующего файлы на сайт центра записей. Рабочий процесс, отсылающий файлы на сайт центра записей, может быть интегрирован в систему управления документами как часть рабочего процесса, сопровождающего документ в течение всего его жизненного цикла. Для документов с предсказуемым временем жизненного цикла, таких как авансовые отчеты, можно создать рабочий процесс, проводящий документ через различные этапы и на конечном этапе отсылающий копию документа на сайт центра записей. Такой рабочий процесс может запускаться созданием нового документа.
Завершение плана
После составления схемы ведения документации Подготовка плана файлов (Office SharePoint Server) и рассмотрения методов перемещения содержимого на сайт центра записей завершите эту схему, указав, как должен отсылаться каждый тип записей на сайт центра записей. При этом придется рассмотреть следующие факторы.
Является ли соответствие вынужденным или добровольным?
Может ли пользователь рассчитывать на понимание со стороны сотрудников информационной службы его организации в вопросах соответствия процессам управления записями? Как правило, следует избегать ручных процессов; однако в тех случаях, когда они необходимы, должно быть обеспечено соответствующее обучение и мониторинг для адекватной подготовки персонала.
Будет ли содержимое сохраняться на серверах управления документами системы Office SharePoint Server 2007?
Будет ли электронная почта сохраняться на серверах электронной почты Exchange Server 2007? Если электронная почта сохраняется на серверах электронной почты Exchange Server 2007, можно использовать встроенные механизмы, например управляемые папки электронной почты, для осуществления подключения к сайту центра записей. Если электронная почта сохраняется на других серверах электронной почты, можно использовать объектную модель Windows SharePoint Services 3.0 для разработки и внедрения собственных методов отсылки файлов на сайт центра записей.
Сохраняется ли физическое содержимое? Управление активным физическим содержимым, таким как печатные документы или компакт-диски, и отправка их в хранилище документов и архивов для длительного хранения (наряду с хранением записей на сайте центра записей) требует особого планирования, которое в данной статье не рассматривается. Например, если электронной версии какого-то бумажного документа не существует, может потребоваться отслеживать этот элемент с помощью списка и связанных с ним политик и рабочих процессов. Подробное обсуждение стратегий и технических средств отслеживания физических записей, как находящихся в активном состоянии, так и после их отправки на сайт центра записей, можно найти в статье Планирование хранения физических записей.
Следующая таблица иллюстрирует, как некоторые записи схемы ведения документации будут перемещаться на сайт репозитория записей.
| Документы | Описание | Носитель | Местоположение источника | Становится записью... |
|---|---|---|---|---|
План льгот |
Описание плана льгот для сотрудников. |
Веб-страницы |
Библиотека документов Office SharePoint Server 2007 |
Использование собственного рабочего процесса, связанного с политикой прекращения действия |
План страхования |
Описание плана страхования для сотрудников. |
Бумажный |
Физический документ, связанный с элементом списка в системе Office SharePoint Server 2007 |
Отправка в физическое хранилище и создание элемента списка на сайте центра записей для отслеживания (с помощью штрих-кода) |
Платежные ведомости |
Сводки по отработанным часам, сверхурочным и выплаченным зарплатам. |
Электронные документы |
Сервер записей о начислении заработной платы, не входящий в систему Office SharePoint Server 2007 |
Использование собственной программы |
Файлы разработки продуктов |
Спецификации продуктов и соответствующие документы. |
Электронные документы |
Библиотека документов Office SharePoint Server 2007 |
Посредством использования собственного рабочего процесса, связанного с политикой прекращения действия, и вручную с помощью команды Отправить в центр записей |
Сообщение электронной почты о разработке продуктов |
Сообщения электронной почты, относящиеся к разработке продуктов. |
Электронная почта |
Управляемые папки Exchange Server 2007 |
Вручную путем перемещения сообщений в папку обмена, подключенную к сайту центра записей |
Загрузка данной книги
Для простоты чтения и печати эта тема включена в следующую загружаемую книгу:
См. полный список доступных книг на веб-сайте Загружаемые книги для Office SharePoint Server 2007.