Определение бизнес-требований для SharePoint и OneDrive
В этой статье представлен обзор возможностей SharePoint и OneDrive, которые помогут вам определить, как лучше всего использовать эти службы в вашей организации. Используйте эти сведения, чтобы спланировать выпуск, а также найти новые возможности, которые могут отсутствовать в ваших текущих решениях.
Рекомендации по сбору требований
Определите процессы взаимодействия с пользователями и основные варианты использования. Как теперь взаимодействуют пользователи в вашей организации? Где они хранят файлы? Как они обмениваются новостями и другой информацией? Важной частью планирования выпуска SharePoint и OneDrive является документирование того, как ваша организация выполняет задачи совместной работы в настоящее время. Затем эти задачи можно сопоставить с новыми процессами при помощи SharePoint и OneDrive. После этого эти задачи могут стать тестовыми случаями для первоначального пилотного выпуска. Сведения о том, как Microsoft 365 повышает производительность в различных отраслях, см. в разделе Productivity Library.
Оцените свои потребности в миграции. У большинства организаций есть файлы и другое содержимое, которое они хотят переместить в Microsoft 365. Некоторые элементы этого содержимого могут ежедневно использоваться сотрудниками организации. Перемещение всех этих элементов может занять некоторое время. Планируя выпуск, обдумайте, как можно перенести содержимое при сохранении эффективности работы сотрудников в организации. Дополнительные сведения см. в статье Планирование миграции для выпуска SharePoint и OneDrive. Если вы используете локальный сервер SharePoint Server, см. статью Гибридные OneDrive и SharePoint в Microsoft 365. Если у вас есть бумажные записи для импорта, см. раздел Знакомство с Microsoft SharePoint Syntex.
Привлекайте юридический отдел и отдел соответствия требованиям с самых ранних этапов. У большинства организаций есть юридические требования или требования к соответствию, определяющие способ обработки различных типов данных. Microsoft 365 предлагает множество вариантов, которые помогут вам обеспечить соответствие требованиям в организации. При планировании выпуска привлекайте свой юридический отдел и отдел соответствия требованиям с самых ранних этапов процесса, чтобы обеспечить соответствие требованиям при переходе на SharePoint и OneDrive. Дополнительные сведения см. в статье Создание среды SharePoint и OneDrive, соответствующей требованиям.
Обеспечьте согласие между заинтересованными лицами. Обеспечение участия и поддержки ключевых пользователей в вашей организации имеет решающее значение для успешного принятия пользователями. Эта поддержка может исходить от руководителей, ориентированных на бизнес, ИТ-лидеров или любого другого лица, заинтересованного в успехе Microsoft 365 в организации. Важно иметь поддержку как руководителей, так и бизнес-лидеров, а также лидер продукта, который помогает передавать знания своим коллегам. Независимо от того, назначаете ли вы пользователю роль "Лидер продукта" или позволяете ему расти органически, лидеры имеют решающее значение для принятия пользователями.
Основные варианты использования SharePoint и OneDrive
Основные варианты использования SharePoint и OneDrive:
- Хранилище файлов
- Совместная работа над файлами
- Сайты для совместной работы команд
- Сайты новостей и интрасети
Если в настоящее время вы применяете другое программное обеспечение или службы для поддержки этих вариантов использования в своей организации, рекомендуется сопоставить каждый из ваших текущих вариантов использования с возможностями SharePoint и OneDrive. Это поможет обеспечить плавный переход при выпуске SharePoint и OneDrive, а также предоставит вам список изменений процессов, о которых нужно сообщить пользователям. (Обучение и управление изменениями для выпуска SharePoint и OneDrive предоставляет список ресурсов, которыми вы можете поделиться с пользователями, чтобы помочь им приступить к работе с SharePoint и OneDrive.)
В следующих разделах представлен обзор этих вариантов использования со ссылками на более подробные сведения.
Хранилище файлов
Варианты хранения файлов в Microsoft 365: SharePoint и OneDrive.
Личные рабочие файлы хранятся в OneDrive. С помощью OneDrive каждый пользователь получает расположение, где он может хранить свои личные рабочие файлы. По умолчанию к этим файлам никому не предоставляется общий доступ, но ими можно легко поделиться с другими пользователям для совместной работы.
Общие файлы хранятся в SharePoint. Сайты SharePoint можно использовать для хранения файлов, к которым будут обращаться несколько пользователей. Люди, у которых есть доступ к сайту, получат доступ к файлам.
Microsoft Teams использует сайты SharePoint для хранения файлов. Когда вы отправляете файл на вкладку Файлы в Teams, он сохраняется на сайте SharePoint. (Дополнительные сведения о взаимодействии Teams и SharePoint см. в статье Обзор интеграции Teams и SharePoint)
Совместная работа над файлами
В SharePoint и OneDrive для создания и редактирования документов пользователь может применять Приложения Microsoft 365 (версия Office, доступная во многих планах Microsoft 365). Другие приложения можно использовать для создания и редактирования файлов других типов. Этими файлами можно легко поделиться с другими пользователями, включая людей за пределами вашей организации (если это разрешено).
Совместное использование файлов OneDrive с помощью ссылок для общего доступа. В OneDrive файлы пользователя по умолчанию являются частными. Пользователи могут делиться файлами OneDrive с другими пользователями с помощью ссылок для общего доступа, которые предоставляют другим пользователям доступ к файлу. Можно создавать ссылки, которые предоставляют доступ определенным людям или всем пользователям в вашей организации. Пользователь, который предоставил общий доступ к файлу, может удалить доступ других пользователей, изменив или удалив ссылку.
Совместная работа на сайте или в команде. На сайте SharePoint или в команде Microsoft Teams все участники сайта или команды обладают доступом к файлам, хранящимся на сайте или в команде, и могут легко работать над ними совместно.
Совместное использование файлов SharePoint с помощью ссылок для общего доступа. Если пользователю нужно поделиться файлом SharePoint с кем-то за пределами сайта или команды, он может использовать ссылки для общего доступа по аналогии с OneDrive.
Синхронизация файлов для автономного доступа. С помощью приложения синхронизации OneDrive пользователи могут синхронизировать файлы между компьютером и облаком Microsoft 365. Когда пользователи добавляют, изменяют или удаляют файл либо папку локально, файл или папка добавляется, изменяется или удаляется в облаке и наоборот. Пользователи могут работать с синхронизированными файлами непосредственно в проводнике или Finder, а также в приложениях, которые они применяют. Когда пользователь находится в сети, все изменения, внесенные им или другими пользователями, будут синхронизироваться автоматически.
Дополнительные сведения о совместной работе над файлами в SharePoint и OneDrive см. в статьях Введение в совместную работу над файлами в Microsoft 365 на платформе SharePoint и Совместная работа над файлами в SharePoint с помощью Microsoft 365.
Intranet
Одна из основных возможностей SharePoint — это широкий набор параметров и средств для создания сайтов интрасети для организации. Ваша интрасеть может включать основную целевую страницу организации, порталы для корпоративной коммуникации и отдельные сайты для отделов или подразделений (например, ИТ или отдела кадров).
Перемещение интрасети в SharePoint в Microsoft 365 может занять некоторое время, особенно если у вас уже есть обширное содержимое в интрасети. Рекомендуется выполнять эту задачу после завершения выпуска SharePoint и OneDrive.
Дополнительные сведения о создании интрасети с помощью SharePoint см. в статьях Введение в интеллектуальную интрасеть и дорожная карта ее внедрения и Планирование интеллектуальной интрасети SharePoint.
Управление и соответствие требованиям
Управление и соответствие требованиям являются ключевыми областями для многих организаций. В рамках планирования SharePoint и OneDrive рассмотрите, какие функции соответствия требованиям необходимо развернуть заранее. Заранее развернув функции соответствия требованиям, вы можете снизить риск инцидентов, связанных с соответствием требованиям. Дополнительные сведения о том, какие функции соответствия требованиям следует рассматривать при выпуске SharePoint и OneDrive, см. в статье Создание среды SharePoint и OneDrive, соответствующей требованиям.
Условия успешного внедрения
Адаптация пользователей важна для общего успеха нового приложения или службы. Оптимальный способ достичь максимальной окупаемости капиталовложений в SharePoint и OneDrive — это максимальная вовлеченность пользователей.
Повышение осведомленности с помощью информационных кампаний, таких как объявления, презентации, информационные бюллетени, общие собрания, конкурсы и раздачи подарков, является важным путем к максимальному принятию. Кроме того, предоставление пользователям знаний посредством учебных занятий и руководств по самостоятельной поддержке помогает им почувствовать себя уполномоченными использовать OneDrive и SharePoint.
Дополнительные сведения об управлении внедрением и трансформацией пользователей при выпуске SharePoint и OneDrive см. в статье Обучение и управление изменениями для выпуска SharePoint и OneDrive.