Оценка состояния управления содержимым в организации

SharePoint Advanced Management (SAM) предоставляет полный набор средств для оценки и улучшения методов управления содержимым в организации с помощью полезных аналитических сведений и рекомендаций. Оценка управления содержимым является центром для этих возможностей.

Что такое оценка управления содержимым?

Оценка управления содержимым — это встроенная и простая в использовании функция расширенного управления SharePoint. Одним щелчком мыши можно быстро проверка и улучшить управление содержимым в средах SharePoint. Оценка управления содержимым предоставляет простой и управляемый процесс для администраторов, чтобы:

• Определение потенциально избыточного содержимого
• Поиск проблем или рисков (таких как неактивные или бесхозяйные сайты)
• Определение готовности Copilot для организации
• Обеспечение соответствия требованиям и поддержание целостности данных
• Получение практических рекомендаций по исправлению
• Отслеживание хода выполнения с течением времени с помощью повторяющихся оценок

В оценке используется набор средств SharePoint Advanced Management (SAM), который запускает набор важных отчетов для выявления ключевых результатов и классификации сайтов, которые могут потребовать внимания. Он предназначен для того, чтобы сделать управление содержимым доступным и практическим, даже для администраторов, которые могут не обладать глубокими техническими знаниями.

Включенные отчеты

В настоящее время оценка управления содержимым включает следующие отчеты:

• Неактивные сайты — определяет сайты без активности за последние 180 дней.
• Владение сайтом — обнаруживает сайты без владельцев или только с одним владельцем
• Нарушенное наследование — поиск сайтов, на которых было нарушено наследование разрешений
• Неограниченный внутренний общий доступ через EEEU (все, кроме внешних пользователей) — находит содержимое, к которым предоставлен доступ всем внутренним пользователям.
• Неограниченный общий доступ через ссылки общего доступа — обнаруживает содержимое, к которым предоставлен доступ через слишком разрешительные ссылки общего доступа

Примечание.

• Выполнение отчетов может занять от 2 до 72 часов в зависимости от размера клиента.
• Отчеты запускаются на всех сайтах в организации и не выполняют никаких действий без согласия администратора.

Зачем использовать оценку управления содержимым?

Организации сталкиваются с растущей сложностью управления содержимым в крупных клиентах Microsoft 365. Ниже перечислены распространенные проблемы.

• Неопределенность в отношении того, с чего начать с управления.
• Трудно определить, есть ли реальные проблемы или риски.
• Отсутствие ясности относительно того, являются ли существующие меры управления достаточными.
• Необходимость постоянного мониторинга и совершенствования.

Оценка управления содержимым решает следующие проблемы:

• Автоматизация обнаружения. Автоматическое обнаружение и классификация потенциально затронутых сайтов без вмешательства вручную
• Четкие и практические результаты. Предоставьте четкий список проблем с конкретными рекомендуемыми дальнейшими шагами для каждого поиска.
• Устранение ручной работы. Уменьшите потребность в пользовательских скриптах или ручном аудите, что может занять много времени и привести к ошибкам.
• Переоценка по запросу. Разрешить администраторам ежемесячно выполнять оценку, чтобы обеспечить непрерывное улучшение и соответствие требованиям.

Что необходимо для доступа к оценке управления содержимым?

Каковы требования к лицензии?

Ваша организация должна иметь правильную лицензию и соответствовать определенным административным разрешениям или ролям для использования функции, описанной в этой статье.

Во-первых, ваша организация должна иметь одну из следующих базовых лицензий:

• Office 365 E3, E5 или A5
• Microsoft 365 E1, E3, E5 или A5

Кроме того, вам потребуется по крайней мере одна из следующих лицензий:

• Microsoft 365 Copilot лицензия. По крайней мере одному пользователю в вашей организации должна быть назначена лицензия Copilot (этот пользователь не должен быть администратором SharePoint).
• Лицензия на расширенное управление Microsoft SharePoint: Доступно как отдельная покупка.

Требования к администратору

Вы должны быть администратором SharePoint или иметь эквивалентные разрешения.

Дополнительные сведения

Если в вашей организации есть лицензия Copilot и по крайней мере одному сотруднику вашей организации назначена лицензия Copilot, администраторы SharePoint автоматически получают доступ к функциям расширенного управления SharePoint, необходимым для развертывания Copilot.

Для организаций без лицензии Copilot можно использовать функции расширенного управления SharePoint, приобретя автономную лицензию на расширенное управление SharePoint.

Где найти оценку управления содержимым

Вы можете получить доступ к оценке управления содержимым в Центре Администратор SharePoint:

1. Войдите в Центр администрирования SharePoint , используя учетные данные администратора SharePoint для вашей организации.
2. В области навигации слева выберите Дополнительное управление.
3. Найдите новый начальный экран оценки (предыдущее представление на основе меню по-прежнему доступно в разделе "Все функции").
4. Выберите Начать оценку.

Оценка автоматически запускает соответствующие отчеты SAM, анализирует результаты и отображает результаты на удобной панели мониторинга.

• Слева: визуальная сводка затронутых сайтов
• Справа: на панели результатов отчета перечислены все затронутые сайты, конкретные результаты и рекомендуемые действия по исправлению. Выберите каждый из результатов, вы увидите дополнительные сведения и соответствующую документацию Microsoft Learn для решения этой проблемы.
• Ниже приведены результаты: вы увидите последние рекомендации и документацию, связанные с этими политиками.

Дальнейшие действия после выполнения оценки

1. Просмотр результатов. Изучите список сайтов, помеченных как потенциально затронутые. На панели мониторинга отображается количество и сведения об этих сайтах.
2. Принять меры. Для каждого обнаружения выполните рекомендуемые действия. Ниже приведены следующие действия.
   • Создание или корректировка политик сайта (например, для потенциального чрезмерного использования, бездействия или владения).
   • Использование встроенных средств для устранения проблем.
   • Для получения дополнительных рекомендаций см. документацию по консультационной документации.
3. Мониторинг хода выполнения. Повторное выполнение оценки каждые 30 дней для отслеживания улучшений и отслеживания новых проблем.

Сводка

Оценка управления содержимым — это мощный, развивающийся набор инструментов для администраторов Microsoft 365, предназначенный для упрощения и автоматизации процесса управления содержимым. Предоставляя четкие оценки, практические рекомендации и постоянный мониторинг, он позволяет организациям поддерживать безопасную и соответствующую требованиям среду.