Стратегии миграции для перехода на решения для управления рисками и соответствием требованиям Microsoft Purview из более старых версий управления информацией и записями для SharePoint для Microsoft 365

Прежде чем начать, важно спланировать миграцию. В зависимости от варианта использования может потребоваться взаимодействие с несколькими заинтересованными лицами в организации. Для вас важно тщательно разработать стратегию миграции. Мы предоставили несколько примеров, которые помогут вам в дальнейших шагах.

Подготовка к использованию решений для управления рисками и соответствием требованиям Purview

1. Просмотрите существующие старые политики и определите, какие из них необходимо воссоздать в современных функциях. Подтвердите свои цели по соответствию требованиям и какие функции вы используете сегодня для удовлетворения этих потребностей. Например, у вас может быть бизнес-требование хранить содержимое на некоторых сайтах SharePoint в течение одного года, и вы используете политики управления информацией сегодня для выполнения этого требования. Эта проверка также может позволить провести аудит расписания хранения и определить наличие повторяющихся, устаревших или конфликтующих политик, которые вы не захотите воссоздать. 

2. Используйте это руководство, чтобы понять, что вам нужно сделать, определить старую функцию и поведение, с которой выполняется миграция, и решить, какую современную функцию использовать. Также рекомендуется убедиться, что у вас есть применимые лицензии на современные функции. Дополнительные сведения о лицензировании для управления жизненным циклом данных Purview и управления записями Purview.

   Вы можете воспользоваться бесплатной пробной версией решений microsoft Purview для управления рисками и соответствием требованиям, включая функции управления жизненным циклом данных Purview ценовой категории premium и Purview Records Management. См. бесплатную пробную версию.

3. Настройте современные функции. Реализуйте стратегии, определенные в плане, и настройте современные функции, соответствующие вашим требованиям.

4. Убедитесь, что новые функции работают должным образом:

   • Дождитесь применимого периода времени, пока новые функции вступают в силу
   • Подтверждение применения политик к расположению с помощью поиска политик
   • Использование обозревателя действий для просмотра действий, связанных с содержимым меток
   • Просмотр помеченных элементов с помощью обозревателя содержимого
   • Проверка состояния политики на наличие ошибок

Старые функции и использование функций Purview

Сайт центра записей

Более старая функция	Предложение функций Purview
Шаблоны сайтов Центра записей помогают организациям реализовывать свои программы управления записями и хранения.	Создайте информационный сайт для замены центра записей. Используйте управление жизненным циклом данных Purview для политик хранения, которые хранят или удаляют содержимое. Используйте управление записями Purview для меток хранения, которые: Применяется по умолчанию к элементам в библиотеке, папке или наборе документов. Автоматическое применение к содержимому Классифицировать содержимое как записи

Отправка записей в центр записей

Более старая функция	Предложение функций Purview
Программируемый интерфейс сбора записей (обычно называемый "отправить в" расположение) позволяет организациям автоматически отправлять файлы на сайт SharePoint.	Настройте PowerAutomate для автоматической маршрутизации записей на новый информационный сайт.

Организатор контента

Более старая функция	Предложение функций Purview
Организатор контента автоматически направляет содержимое в расположение на сайте SharePoint.	Для маршрутизации содержимого, включая записи, в расположения на сайтах: Настройте PowerAutomate для автоматической маршрутизации содержимого на сайты. Создайте правило в Microsoft Syntex, которое перемещает или копирует файлы в библиотеках документов. Используйте аудит (стандартный) для ведения журналов.

Политики управления сведениями

Более старая функция

Предложение функций Purview

Политики управления сведениями позволяют определять расписания для библиотеки и ее папок или типов контента сайта.

Используйте управление жизненным циклом данных Purview для политик хранения, которые хранят или удаляют содержимое. Используйте управление жизненным циклом данных Purview или управление записями Purview для: Метки хранения , применяемые по умолчанию к содержимому в папке или библиотеке. Автоматически применяется к указанным типам контента. Настройка того, что происходит в конце периода хранения. Управление одноэтапной и многоэтапной ликвидацией содержимого. Используйте PowerAutomate для автоматической маршрутизации содержимого с помощью пользовательского потока. Используйте аудит (стандартный) для ведения журналов событий и операций. Чтобы включить сведения о файле (метки политики), создайте и опубликуйте метки конфиденциальности , которые применяют маркировку содержимого.

Политики удаления документов

Более старая функция	Предложение функций Purview
Политики удаления документов безвозвратно удаляют содержимое с сайта по истечении указанного периода времени.	Используйте управление жизненным циклом данных Purview для политик хранения, которые хранят или удаляют содержимое.

Управление записями на месте

Более старая функция

Предложение функций Purview

Управление записями на месте задает ограничения на документы, объявленные как записи. Возможности хранилища позволяют администраторам предотвращать прямое изменение записей, отслеживать изменения версий и действия аудита.

Используйте управление записями Purview для меток хранения, которые:  Публикуются для применения пользователем вручную. Автоматическое применение к содержимому. Классифицируйте содержимое как записи, чтобы предотвратить незаконное изменение и добавить дополнительные действия аудита. Выполните действия во время и в конце жизненного цикла содержимого. Используйте аудит (стандартный) для ведения журналов.