Планирование Microsoft Viva Connections для организации

Примечание.

• Для создания интерфейса Viva Connections необходимо иметь тип лицензии Enterprise (E), Frontline (F) или Academic (A).
• Пользователи с подпиской Microsoft 365 (лицензия E, F или A) могут создавать и использовать один интерфейс. Если вы хотите создать или использовать два или более интерфейсов (до 50), каждый пользователь в вашем клиенте должен иметь лицензию Microsoft Viva Suite или Viva Связи и сообщества. Дополнительные сведения см. в разделе Microsoft Viva планы и цены.
• Viva Connections не имеет никаких требований для начала работы.
• Для доступа к Центр администрирования Microsoft 365 необходимо иметь разрешения администратора SharePoint. Viva Connections доступна на мобильных и планшетных устройствах в средах GCC, GCC High и DoD с ограниченными возможностями. Дополнительные сведения см. в списке доступности служб.

На этом этапе создайте команду заинтересованных лиц, чтобы согласовать цели и основные варианты использования для стратегии взаимодействия с пользователями вашей организации. Начните с выполнения требований, а затем запланируйте каждый компонент взаимодействия. На этапе планирования рассмотрите метрики успеха и тактику внедрения, чтобы обеспечить соответствие Viva Connections потребности вашей организации и пользователей.

Следующие действия, помеченные звездочкой (*), являются необязательными или могут применяться только к клиентам, которые используют домашние сайты SharePoint в дополнение к Viva Connections интерфейсу.

Шаг 1. Планирование Viva Connections

Viva Connections предназначена для того, чтобы помочь пользователям выполнять высокоприоритетные задачи и получать доступ к важной информации. Осваивать это решение можно постепенно, по мере адаптации и развития организации. Организации могут использовать существующий домашний сайт интрасети SharePoint, если он у них есть, или создать автономный интерфейс, доступный в Microsoft Teams.

Viva Connections состоит из трех main частей: панели мониторинга, веб-канала и ресурсов. Эти части отображаются по-разному на настольных и мобильных устройствах. Узнайте больше о различиях между интерфейсами классического и мобильного приложений.

• Щиток: Панель мониторинга — это набор цифровых инструментов пользователя. Он объединяет в себе необходимые пользователям инструменты, обеспечивая быстрый и простой доступ, независимо от того, находятся ли они в офисе или в местах.
• Кормить: Веб-канал предоставляет обновления нужным людям в нужное время. Она тесно интегрирована с Viva Engage, новостями SharePoint и Stream для отображения персонализированного веб-канала, основанного на нацеливание на группы, к которым принадлежат пользователи.
• Ресурсы: здесь доступны возможности навигации между платформами. Используются элементы навигации с панели приложений SharePoint, которые могут быть подобраны в соответствии с нуждами аудитории.

Версия для настольного компьютера	Мобильная версия
— Экземпляр Viva Connections вашей организации будет отображаться в виде значка на панели приложения Teams. — При выборе значка пользователи увидят целевую платформу по умолчанию. — Если значок выбран дважды, отображается глобальная панель навигации. - Используйте веб-части, такие как новости, Viva Engage, файлы и мультимедиа и выделенные веб-части содержимого, чтобы предоставить пользователям постоянный поток содержимого из различных источников. - Добавьте веб-часть "Панель мониторинга", чтобы было проще выполнять задачи.	— Экземпляр Viva Connections вашей организации будет отображаться в виде значка на панели мобильного приложения Teams. — После выбора пользователи могут переходить от панели мониторинга к веб-каналу ресурсов.

Шаг 2. Рассмотрите возможность использования домашнего сайта SharePoint в дополнение к интерфейсу* (необязательно)

Для Viva Connections интерфейса не требуется создавать домашний сайт SharePoint (информационный сайт с особыми возможностями), но он может дополнить взаимодействие с пользователем. Домашний сайт SharePoint выступает в качестве входной двери для интрасети вашей организации и шлюза для других популярных порталов, относящихся ко всей организации. Некоторые организации используют домашний сайт SharePoint, чтобы дополнить интерфейс Viva Connections и расширить возможности в Интернете. См. следующую таблицу, чтобы определить, хочет ли ваша организация использовать домашний сайт SharePoint в дополнение к Viva Connections. Домашний сайт SharePoint можно добавить в любое время.

Требования	Описание
Создание домашнего сайта SharePoint* (необязательно)	Домашний сайт SharePoint — это информационный сайт SharePoint, который выступает в качестве входной двери для интрасети вашей организации. У них есть дополнительные возможности, такие как возможность определять приоритеты новостей, публикуемых с домашнего сайта SharePoint в остальной части интрасети. После установки домашнего сайта SharePoint новости, опубликованные с этого сайта, будут иметь приоритет в интрасети. Домашние сайты SharePoint задаются в Центре Администратор Майкрософт при создании нового интерфейса Viva Connections. Чтобы добавить домашний сайт SharePoint, выберите вариант создания на основе существующего портала интрасети. Узнайте больше о планировании навигации на домашнем сайте SharePoint в сочетании с центральной и глобальной навигацией. Затем приступить к созданию домашнего сайта SharePoint.
Настройка глобальной навигации* (только для пользователей домашнего сайта SharePoint)	После настройки домашнего сайта SharePoint можно включить и настроить глобальную навигацию на панели приложения SharePoint. В классическом приложении Viva Connections Teams ресурсы на глобальной панели навигации будут отображаться при выборе логотипа организации на панели приложения Teams. Ссылки из панели глобальной навигации также можно импортировать в раздел Ресурсы Viva Connections. Узнайте больше о включении и настройке глобальной структуры навигации.
Аудит, определение приоритетов и модернизация сайтов* (необязательно)	После определения ключевых сценариев для Viva Connections необходимо определить содержимое или сайты, которые следует модернизировать, если вы по-прежнему используете классические сайты и страницы. Не все содержимое или классические сайты SharePoint нуждаются в модернизации, чтобы воспользоваться преимуществами Viva Connections. Сосредоточьтесь на приоритетных вариантах использования, которые необходимо включить в экземпляр Viva Connections организации. Узнайте больше о модернизации содержимого и ознакомьтесь с руководством по настройке сайтов с интенсивным трафиком.

Создание домашнего сайта SharePoint для организации* (необязательно)

Домашний сайт SharePoint — это входная дверь в интрасети вашей организации и шлюз на другие популярные порталы, относящиеся ко всей организации. Ваш домашний сайт SharePoint также будет целевым интерфейсом для Viva Connections в классическом приложении Microsoft Teams.

Начните с малого, определив несколько ресурсов и функций, которые может обслуживать домашний сайт SharePoint. Рассмотрите возможность использования настраиваемого шаблона сайта при создании нового сайта sharePoint с именем "Домашний шаблон организации ", чтобы быстро запустить и запустить домашний сайт SharePoint. При необходимости превратите домашний сайт SharePoint в центральный сайт SharePoint, чтобы добавить дополнительный уровень навигации и увеличить область поиска.

Узнайте больше о планировании домашнего сайта SharePoint и запуске работоспособных сайтов SharePoint.

Настройка глобальной навигации на панели приложения SharePoint* (необязательно)

Затем на значке Параметры домашнего сайта SharePoint выберите Настроить глобальную навигацию, чтобы воспользоваться всеми функциями Viva Connections. Разрабатывайте глобальную навигацию таким образом, чтобы дополнять и расширять ресурсы на домашнем сайте SharePoint. Узнайте о навигации и архитектуре данных в SharePoint.

Навигационные ссылки, отображаемые в области глобальной навигации на панели приложения SharePoint, также будут отображаться в приложении Viva Connections в Microsoft Teams для настольных компьютеров при выборе значка организации на панели приложения Teams. Ссылки из панели глобальной навигации также можно импортировать в раздел Ресурсы Viva Connections.

Аудит, определение приоритетов и модернизация содержимого в соответствии с ключевыми сценариями и задачами* (необязательно)

После определения ключевых сценариев и задач на этапе планирования подготовьтесь к Viva Connections, убедившись, что приоритетное содержимое размещается на современных информационных сайтах SharePoint и сайтах групп. Можно использовать как современные, так и классические сайты, но в приложении Microsoft Teams будут отображаться только современные сайты. Классические сайты открываются в отдельном окне браузера.

Если у вас много классических сайтов SharePoint, обязательно сосредоточьтесь на сайтах, страницах и содержимом, которые относятся к интерфейсу Viva Connections. Модернизировать сайты и содержимое, не связанные с основными задачами и сценариями, можно позже.

Следует проверить следующие сайты и уделить им особое внимание:

• Сайты, которые подключаются к карточкам на панели мониторинга Viva Connections
• Сайты, отображающиеся в глобальной структуре навигации
• Сайты, часто публикующие новости организации
• Сайты, помогающие пользователям выполнять наиболее важные повседневные задачи или получать доступ к важной информации

Инструменты для модернизации:

• Используйте сканер модернизации SharePoint, чтобы создать панель мониторинга, с помощью которой можно оценить готовность к модернизации.
• Узнайте о том, как преобразовать классические сайты в современные, рассмотрите возможность создания современных сайтов с помощью шаблонов SharePoint .
• Для популярных сайтов, которые должны получать большой объем трафика (тысячи просмотров в день или более), узнайте больше о рекомендациях для высокопроизводительных сайтов и порталов.

Шаг 3. Планирование панели мониторинга

Начните с определения ключевых сценариев, которые Viva Connections должны поддерживать, и определять владельцев этих возможностей пользователя. Задачи и сценарии будут в основном поддерживаться карточками на панели мониторинга Viva Connections, которые могут быть ориентированы на определенную аудиторию с помощью Группы Microsoft 365. Определите, какие группы пользователей нуждаются в доступе к определенным ресурсам.

Панель мониторинга на мобильных устройствах	Описание
	В этом примере карта на панели мониторинга связана со страницей SharePoint, где пользователи могут легко проверка работоспособности с мобильного устройства.

Распространенные сценарии: просмотр квитанций о начислении заработной платы и часов отпуска, отправка запросов в службу поддержки, чтение новостей, ознакомление с ежедневным меню обедов, поиск людей в каталоге, управление сменами. Определите наилучшую компоновку в сотрудничестве с бизнес-группами, которые управляют этими возможностями. Ознакомьтесь с рекомендациями Центра внедрения от успешных Viva Connections клиентов, чтобы получить дополнительные сведения о распространенных сценариях и о том, как определить взаимодействие с пользователем, которое приводит к долгосрочному внедрению.

Общие указания	Для информационных работников	Для персонала по работе с клиентами
– Просмотр оплаты и льгот – Отправка запроса в службу технической поддержки – Доступ к вариантам обеда и меню кафе – Обзор новостей и объявлений	– Поиск сведений о людях и командах – Прохождение обязательного обучения – Просмотр праздников компании	– Просмотр смен и управление ими – Доступ к табелям учета рабочего времени и популярным формам – Просмотр политик и ресурсов рабочего места

Типы карточек панели мониторинга

При планировании рассмотрите различные типы доступных карточек. На панели мониторинга Viva Connections можно использовать три разных типа карточек. Реализация некоторых карточек может занять больше времени, чем другие, или может потребоваться работа над серверной частью для настройки.

• Готовые карточки: для таких карточек требуется минимум настройки. Это карточки "Ссылка", "Смены", "Teams" и "Назначенные задачи".
• Адаптивные карточки расширений (ACE): Эти карточки можно расширить и настроить с помощью SharePoint Framework (SPFx).
• Карточки партнеров: Эти карточки поступают от сторонних участников, таких как Qualtrics, ServiceNow и Workday.

Процесс планирования

Работая с владельцами бизнеса и ключевыми заинтересованными лицами для согласования стратегии проектирования Viva Connections, ответьте на следующие вопросы для каждой задачи:

• Из кого состоит аудитория?
• Чего хотят достичь пользователи, что они хотят изучить?
• Какие средства и технологии они используют в настоящее время?
• Какие средства и технологии потребуется использовать посетителям для выполнения основных задач?
• Какие сведения необходимо распространять?

Начните с наиболее важных рабочих процессов

Не каждую задачу следует превращать в карточку на панели мониторинга. Сосредоточьтесь на наиболее важных задачах, которые можно выполнять быстро. Найдите возможности, которые соответствуют полям "Быстрые победы" и "Первые успехи" в следующей матрице принятия решений в качестве начала.

Учитывайте аудиторию при проектировании

Рекомендуется принимать решения, которые коренятся в конкретных задачах для определенных аудиторий:

• Рассмотрите возможность использования общей платформы для планирования сценариев. Сначала следует выбрать определенную роль или аудиторию: "Поскольку я — ...".
• Затем следует сформулировать более точную цель: "Мне требуется...".
• Затем выберите идеальный инструмент или процесс для достижения цели в разделе Чтобы при этом...".
• Наконец, опишите критерии достижения успеха: Я буду знать, что успех достигнут, когда....

Например, создайте следующую таблицу, чтобы получить список бизнес-сценариев, к которым вы хотите обратиться с карточками на панели мониторинга:

В моей роли как...	Мне требуется...	Чтобы при этом...	Я буду знать, что успех достигнут, когда...
Полный рабочий день пользователя	Простой доступ к информации о преимуществах и заработной плате	Я могу быстро проверка важную информацию, не нуждаясь в помощи отдела кадров	Запросы на помощь с льготами и заработной платы в отдел кадров сокращаются
Сотрудник, работающий с клиентами	Часы входа и выхода с мобильного устройства	Я могу повысить эффективность рабочего процесса	Управление расписаниями и перерывами осуществляется из Viva Connections
Менеджер персонала	Принимать новых членов команды и вводить их в курс дела	Можно было развивать таланты	Получится тратить меньше времени на стандартные процедуры ввода сотрудников в курс дела
Торговый представитель	Доступ к конкретным учебным материалам по продуктам на мобильном устройстве	Можно было быстро устранять проблемы клиентов	Получится решать большую часть проблем клиентов в реальном времени
Специалист по кадрам	Поддерживать использование льгот, доступных с помощью самообслуживания	Я могу тратить больше времени на работу с пользователями на уникальные вопросы и сценарии преимуществ	Все мои взаимодействия с пользователем касаются отдельных критических сценариев

Примеры различных макетов панелей мониторинга

Панель мониторинга должна быть сосредоточена на наиболее важных задачах. Задачи, важные только для определенной аудитории, должны быть целенаправленными: каждый пользователь должен видеть только те карточки, которые применимы к его повседневной работе.

Специалисты по работе с информацией	Линейный персонал

Содержимое для панелей мониторинга планирования

• Создание и настройка панели мониторинга
• Дополнительные сведения об адаптивных карточкахи карточках партнеров
• Используйте существующие Группы Microsoft 365 или при необходимости создавайте группы новостей, чтобы можно было быстро создавать карточки и нацеливать их на определенную аудиторию.

Шаг 4. Подготовка к веб-каналу

Веб-канал переносит сообщения из всей организации в одно место, где его можно легко просматривать. Этот канал помогает поддерживать такую вовлеченность и информирование о важных новостях и объявлениях сотрудников, работающих на первой линии, информационных работников и гибридных работников. Это решение также предоставляет издателям содержимого удобный способ распространения важных новостей и сведений.

Технически вам не нужно ничего делать, чтобы настроить веб-канал, так как содержимое синхронизируется автоматически. Однако вы можете изменить иерархию содержимого.

Советы по влиянию на иерархию содержимого в веб-канале

Веб-канал разработан так, чтобы быть динамичным, персонализированным и местом, где можно потреблять наиболее актуальные новости и объявления. Веб-канал основан на постоянном потоке нового контента, а лучший интерфейс содержит баланс новостей организации, органического контента и курированного содержимого.

• Публикация новостей SharePoint из официальных источников новостей организации, таких как домашний сайт SharePoint
• Используйте повышение новостей, чтобы поднять наиболее важные новостные публикации на новостных сайтах организации до поверхности новостных постов в верхней части канала
• Выделите обсуждения сообщества, показыв публикации в Viva Engage, которые вы хотели бы видеть всей организации
• Поощряйте свою организацию к участию в обсуждениях в Viva Engage, особенно руководителям и лидерам на рабочем месте
• Используйте целевую аудиторию, чтобы убедиться, что определенное содержимое просматривается разными аудиториями с помощью Группы Microsoft 365

Содержимое для веб-каналов планирования

• Ознакомьтесь с часто задаваемыми вопросами о веб-канале для Viva Connections
• Рассмотрите возможность использования веб-частей, таких как новости, Viva Engage, файлы и мультимедиа и выделенный контент, чтобы предоставить пользователям постоянный поток содержимого из различных источников на популярных страницах SharePoint
• Дополнительные сведения о рекомендациях по повышению вовлеченности веб-каналов

Шаг 5. Планирование ресурсов

Ресурсы — это навигационные ссылки на порталы и другие популярные назначения. Ресурсы должны быть наиболее важными и популярными порталами для вашей целевой аудитории и могут быть ориентированы на определенную аудиторию. При подготовке Viva Connections знайте, что эти ресурсы отображаются на панели приложения SharePoint (если в вашей организации есть домашний сайт SharePoint) и на панели приложения Teams при настройке Viva Connections.

Версия для настольного компьютера	Мобильная версия

Для организаций с домашними сайтами SharePoint рассмотрите, как ссылки в глобальной навигации дополняют ресурсы, выделенные на домашнем сайте SharePoint. В зависимости от содержимого, которое вы хотите сделать доступным в глобальной навигации, вы можете спроектировать навигацию домашнего сайта SharePoint и глобальную навигацию тремя разными способами.

Содержимое ресурсов планирования

• Настройка впервые или настройка навигационных ссылок в глобальной навигации с домашнего сайта SharePoint
• Получите дополнительные рекомендации по проектированию навигации в SharePoint

Шаг 6. Создание плана принятия

Планирование изменений и помощь пользователям в принятии новых ресурсов буду различаться в каждой организации. Используйте перечисленные здесь рекомендации и лучшие методики в качестве отправной точки, чтобы создать план внедрения, соответствующий нуждам вашей организации. Включите в план рекомендации по управлению изменениями и учебные материалы для конечных пользователей.

Рекомендации по внедрению

• доступ к Viva Connections можно получить только в Microsoft Teams. Если ваша организация еще не использует Microsoft Teams, необходимо спланировать внедрение Microsoft Teams вместе с Viva Connections.
• Упростите внедрение для конечных пользователей, предварительно закрепив приложение в Teams при выборе параметров. Это необходимо сделать только один раз (Viva Connections автоматически включен по умолчанию в Teams).
• Найдите первых пользователей и энтузиастов, придумайте, как распространить их энтузиазм на всю организацию.
• Спланируйте взаимодействие с пользователями там, где они обычно общаются и обмениваются информацией (например, если в вашей организации пользователи уже общаются в Teams, спланируйте публикацию в каналах).
• Определите, к кому и куда следует обратиться вопросы о Viva Connections. Рассмотрите возможность использования Viva Engage, сайта SharePoint или каналов Teams позволяют пользователям задавать вопросы или просматривать часто задаваемые вопросы.

Рекомендации по управлению изменениями

• Сначала проинформируйте пользователей и заинтересуйте их в новом приложении. Используйте разные каналы, чтобы охватить разные сегменты аудитории. Например, для пользователей, работающих в офисе, можно использовать комнаты отдыха или конференц-залы. Для удаленных сотрудников и остальной части организации запланируйте размещение объявлений в Teams, Viva Engage и SharePoint.
• Убедитесь, что разные аудитории конечных пользователей могут легко понять, как это новое средство помогает улучшить их повседневную работу.
• Предоставьте пользователям возможность задавать вопросы, получать помощь и смотреть демонстрации в прямом эфире. Рассмотрите возможность проведения еженедельных учебных занятий или выделения рабочего времени в течение первого месяца внедрения. Опирайтесь на энтузиастов, когда это возможно.
• Поддерживайте изменения, поощряя использование новых инструментов.
• Четко объясните, как использовать Viva Connections в классических и мобильных приложениях, как взаимодействовать с панелью мониторинга, веб-каналом и ресурсами, а также где просматривать последние новости и объявления.
• Создайте специализированное руководство для различных аудиторий, таких как сотрудники первой линии или гибридные рабочие.

Рекомендации по обучению

• Применяйте обучение, чтобы информировать пользователей о том, где можно получить доступ к ресурсам в Teams на компьютерах и на мобильных устройствах.
• Демонстрация различных способов подключения и взаимодействия с карточками на панели мониторинга и содержимого в веб-канале. Обдумайте возможность предоставления разных учебных ресурсов для разных сегментов аудитории.
• Выделяйте важные порталы в SharePoint, чтобы они были доступны на вкладке "Ресурсы" на мобильном устройстве.

Ресурсы по внедрению

Дополнительные сведения об внедрении, рекомендациях и получении шаблонов коммуникации см. в центре внедрения Viva.

Шаг 7. Рассмотрение метрик успешности

Часть процесса планирования включает определение метрик, которые будут использоваться для оценки эффективности Viva Connections в объединении вашей организации и информировании конкретных аудиторий. Начните с рассмотрения задач и средств, которые предлагает панель мониторинга. Например, если вы создаете карточку со ссылкой на сайт SharePoint отдела кадров или на определенную страницу, то следует ожидать увеличения объема трафика и повышения интереса к этому сайту в отчетах об использовании.

Примечание.

Функция аналитики недоступна в средах GCC, GCC High и DoD. Дополнительные сведения см. в списке доступности служб.

• аналитика Viva Connections. Узнайте, как и когда пользователи взаимодействуют с компонентами Viva Connections взаимодействия с помощью Viva Connections аналитики. Просмотрите количество людей, которые просматривали Viva Connections опыт и взаимодействовали с ним, типы контента, с которыми взаимодействуют пользователи, а также платформы, используемые для доступа к Viva Connections.
• Высокоуровневое представление об использовании в приложениях M365: Используйте аналитику использования Microsoft 365 для доступа к предварительно созданной панели мониторинга, содержащей несколько готовых отчетов, посвященных внедрению приложений Microsoft 365, использованию, обмену данными и совместной работе.
• Данные для уровня сайта или страниц: получайте отчеты об использовании на уровне сайта и на уровне страниц в SharePoint, чтобы измерять вовлеченность пользователей и анализировать информацию о времени обращения пользователей к содержимому и об используемых устройствах.
• Получайте отзывы непосредственно у пользователей: можно дополнить аналитику использования непосредственным мнением пользователей об удовлетворенности новой системой. Рассмотрите возможность создания карточки на панели мониторинга со ссылкой на форму Microsoft Forms, в которой пользователи смогут оценить свою удовлетворенность новым решением и оставить отзывы.

Шаг 8. Планирование обслуживания с течением времени

Как правило, после настройки Viva Connections требуется минимальное текущее обслуживание. По мере роста и развития бизнеса вы, скорее всего, определите новые сценарии, которые могут поддерживаться Viva Connections. Со временем вы можете отказаться от использования карточек на панели мониторинга или изменить порядок глобальной навигации в ресурсах. Кроме того, пользователи будут оставлять отзывы, на основе которых можно улучшить интерфейс. Для каждого из этих сценариев потребуется время: как для реализации, так и для информирования пользователей. Назначьте выделенного сотрудника или команду для управления этими задачами в течение определенного времени.

• Щиток: После разработки и тестирования панель мониторинга потребуется обновить только для поддержки новых сценариев или прекращения использования старых сценариев.
• Кормить: Содержимое динамически отображается и агрегируется из новостей SharePoint и Viva Engage.
• Ресурсы: Как и на панели мониторинга, после установки ссылок на порталы ресурсы будут обновляться только по мере необходимости.

Затем создайте и настройте Viva Connections для своей организации.

Когда вы соответствуете требованиям (для клиентов, которым нужен домашний сайт SharePoint), имеете план для панели мониторинга и готовы помочь пользователям внедрить Viva Connections, пришло время перейти к этапу сборки.