Руководство по конфиденциальности для администраторов

Важно!

В этой статье рассматривается сообщение электронной почты о брифинге. Мы приостановили отправку сообщений электронной почты брифинга, чтобы внести некоторые улучшения. Пользователи по-прежнему могут получить доступ к надстройке Outlook Viva Аналитики или приложению Viva Аналитики в Teams для ключевых функций, пока эта служба не возобновится. Дополнительные сведения об этом изменении см. в разделе Приостановка брифинга.

Важно!

В этой статье также рассматриваются сообщения электронной почты с дайджестом. Начиная с конца марта 2024 года мы будем приостанавливать дайджест-письмо, которое обычно отправляется два раза в месяц. Все содержимое из дайджест-писем по-прежнему будет доступно в приложении Viva Аналитика в Teams или в Интернете. Вы можете продолжать изучать и анализировать аналитику данных без проблем. Дополнительные сведения об этом изменении см. в статье Дайджест электронной почты приостановки.

Используя данные, созданные на основе повседневной работы в Microsoft 365, личные аналитические сведения в Microsoft Viva Insights помогают людям понять, как они тратят свое ограниченное время и с кем они проводят его. Затем он предоставляет интеллектуальные советы о том, как работать умнее.

В этом руководстве содержатся ответы на ключевые вопросы о том, как Viva Аналитика обрабатывает информацию таким образом, чтобы защитить конфиденциальность сотрудников и обеспечить соблюдение местных нормативных актов, таких как Общий регламент по защите данных (GDPR).

Резюме ключевых моментов

• Личная аналитика в Viva Аналитика не предназначена для оценки, отслеживания, автоматического принятия решений, профилирования или мониторинга сотрудников. Viva Аналитика предоставляет личные аналитические сведения для пользователей с помощью приложения в Teams и в Интернете, брифингов и дайджестов Viva, надстройки Viva Аналитики Outlook и встроенных предложений в Outlook. У Viva Аналитики нет механизма или варианта, который позволяет любому пользователю, кроме пользователя, получить доступ к персонализированной информации, отображаемой через эти поверхности, если только этот пользователь не предоставляет этим сведениям целенаправленно и независимо. Личная аналитика, предоставляемая Viva Аналитика, не может использоваться для автоматического принятия решений или профилирования.

• Личная аналитика в Viva Аналитика не предоставляет сотрудникам доступ к новой личной информации о других коллегах. Viva Аналитика преобразует данные в личную аналитику, выполняя вычисления на основе информации, которую люди создают только в течение рабочего дня. Большая часть персональных аналитических данных, которые сотрудники видят в Viva Аналитике, представляет собой агрегирование информации, к которой у них уже есть доступ. Преимущество заключается в том, что они могут быстро выполнять вычисления данных без поддержки.

• Личная аналитика в данных Viva Аналитики обрабатывается и сохраняется в почтовом ящике Exchange Online сотрудника. Viva Аналитика обрабатывает данные из этих источников для личной аналитики: электронной почты Exchange Online и данных календаря, чатов и сигналов звонков из Skype для бизнеса и Teams. Viva Аналитика хранит и обрабатывает эти личные аналитические данные в почтовом ящике Exchange Online каждого сотрудника.

• Личная аналитика в Viva Аналитика поддерживает соответствие Общего регламента по защите данных (GDPR). Личная аналитика в Viva Аналитика предназначена для удовлетворения потребностей клиентов, следуя требованиям GDPR.

• Личная аналитика в Viva Аналитика может быть настроена таким образом, чтобы пользователи могли специально согласиться. По умолчанию каждый раз, когда пользователю назначается лицензия со службой Viva Аналитика, этот пользователь автоматически получает согласие. Тем не менее администраторы могут настроить Viva Аналитику так, чтобы она была отключена по умолчанию, чтобы пользователи могли самостоятельно выбрать, следует ли согласиться на использование после назначения лицензии.

• Личная аналитика в Viva Аналитика напоминает людям о том, что их данные являются частными и безопасными. Через несколько дней после того, как пользователю назначена лицензия на службу Viva Аналитика, он получает приветственное сообщение электронной почты, в которой четко показано, как работает Viva Аналитика, с напоминанием о том, что все его данные являются частными. Другие поверхности Viva Аналитики, такие как дайджест-письма и сообщения с брифингами, а также приложение Viva Аналитика в Teams и в Интернете, укрепляют это сообщение.

Как работает личная аналитика в Viva Аналитика

Личная аналитика в Viva Аналитика показана следующими способами:

• Viva Аналитика в Teams и в Интернете
• Сообщения электронной почты для брифингов
• Viva Аналитика в Outlook
• Письма с дайджестами в Outlook
• Встроенные предложения в Outlook

Личная аналитика в Viva Аналитика использует следующие типы данных.

• Данные почтового ящика — действия электронной почты, календаря, чата и звонков, создаваемые пользователями с помощью Microsoft 365, например время, затраченное на собрания или сообщения электронной почты, отправленные определенному человеку или группе.
• Добавочные данные . Данные, которые в противном случае были бы недоступны для сотрудника, но представлены в агрегированной форме, предназначенной для защиты конфиденциальности отдельных лиц.

Данные почтового ящика

Данные почтового ящика представляют собой информацию, к которым пользователи уже могут получить доступ, отправляя сообщения электронной почты, организуя собрания или беседуя с коллегами. Viva Аналитика обрабатывает и показывает эту информацию новыми способами, которые делают их практическими.

Например, Viva Аналитика предоставляет представления, которые позволяют людям понять, сколько времени они проводят на собраниях и в электронной почте каждый день, с кем они сотрудничают больше всего, с кем теряют связь, а также с кем они взяли на себя обязательства и запросы.

Пользователи могут предпринимать действия на основании этой информации. Например, они могут прийти к выводу, что тратят слишком много времени на собрания, и поставить перед собой цель проводить их более эффективно.

Эти аналитические данные основаны на данных, которые уже доступны пользователям в следующих расположениях:

• Почтовый ящик в Exchange Online
• Действия в OneDrive и документы SharePoint
• Чат и журнал звонков в Teams и Skype для бизнеса

Viva Аналитика просто применяет некоторые базовые вычисления и правила, чтобы сделать личную аналитику более практической. Данные почтового ящика хранятся непосредственно в почтовом ящике каждого сотрудника в Exchange Online.

Например, если пользователи хотят определить, какие коллеги отправляли им больше всего сообщений электронной почты за последнюю неделю, они технически могут сделать это без Viva Аналитики, вручную подсчитывая сообщения от коллег в папке "Входящие". Точно так же они могут подсчитать среднее время ответа коллег на отправленные ими сообщения, просмотрев метки времени в почтовом ящике. Viva Аналитика избавляет людей от необходимости выполнять эти утомительные вычисления.

Добавочные данные

В некоторых случаях личная аналитика в Viva Аналитика предоставляет пользователям неидентифицированные сведения о других людях, которые в противном случае не были бы доступны им, например о скорости чтения электронной почты.

Доля прочитанных сообщений и коэффициенты открытия документов

Личная аналитика в Viva Аналитика отслеживает процент получателей, открывших сообщение электронной почты (в надстройке Outlook) для сообщений электронной почты, которые пользователь отправляет пяти или более людям.

Чтобы сохранить конфиденциальность, Viva Аналитика не отслеживает частоту чтения сообщений, отправляемых менее пяти пользователям. Viva Аналитика также не показывает скорость чтения "0 процентов" или "100 процентов", так как это позволит людям делать окончательные выводы об отдельных действиях коллег. Вместо этого доля прочитанных сообщений в таких случаях отображается как диапазон, который включает пороговое значение, в зависимости от количества получателей сообщения.

Эта метрика рассчитывается на основе параметра Outlook пользователя, когда сообщение электронной почты помечено как прочитанное. Когда Outlook помечает сообщение электронной почты как "прочитанное", эта информация сохраняется в почтовом ящике пользователя, а затем доставляется в почтовый ящик отправителя, если этот пользователь согласился на использование Viva Аналитики.

В сообщении электронной почты, отправляемом пяти или более пользователям, Viva Аналитика отслеживает процент получателей, открывших документ, который был предоставлен в виде ссылки или вложения в сообщении электронной почты. Расчет этого показателя зависит от того, открывали ли получатели общие документы, хранящиеся в SharePoint или OneDrive для бизнеса.

Параметры конфиденциальности

Личная аналитика в Viva Аналитика предоставляет гибкие и настраиваемые элементы управления, которые позволяют организациям и их членам решать различные юридические и политические потребности в отношении конфиденциальности и использования данных сотрудников. При включении личной аналитики в Viva Аналитика для организации администраторы могут сделать следующее:

• Определение пользователей, имеющих доступ к Viva Аналитике . Администраторы могут определить, какие пользователи могут получить доступ к Viva Аналитике и использовать их, выдавая лицензии только тем пользователям, которые должны иметь доступ.

• Определение параметров согласия по умолчанию . Администраторы могут настроить личные аналитические сведения в Viva Insights так, чтобы они были отключены по умолчанию. Это означает, что лицензированные сотрудники должны по отдельности принять участие в Viva Insights, чтобы получить доступ к приложению Viva Аналитика и надстройке Outlook, а также внести свой вклад в добавочные данные. Кроме того, Viva Аналитику можно настроить так, чтобы она была включена по умолчанию. Это означает, что лицензированные сотрудники автоматически участвуют в добавочных данных и имеют доступ к своему приложению и надстройке Outlook, но позже могут отказаться от этого через меню Параметры . Дополнительные сведения см. в статье Настройка доступа на уровне пользователя.

Если используются параметры по умолчанию, применяется следующее:

• Все сотрудники в вашей организации вносят свой вклад в добавочные данные независимо от того, были ли им выданы лицензии на службу Viva Аналитика.
• Личная аналитика в Viva Аналитика автоматически включается для сотрудников после назначения им лицензии. Если же вы хотите, чтобы сотрудники, имеющие лицензии, могли выбирать, следует ли им подключаться, вам нужно изменить параметры по умолчанию.

Согласие на вход или выход

Сотрудники могут отказаться от Viva Аналитики. Отказ приводит к потере доступа к элементам Viva Аналитики, а также к обработке данных. Администраторы также могут отказаться от сотрудников, но сотрудники могут переопределить параметр администратора и вернуться, как описано в разделе Как сотрудники могут принять или выйти из нее.

Последствия для обработки данных

Обработка персональных данных сотрудника прекращается, когда они отказались, независимо от того, откажутся ли они сами или администратор отключает их.

Как сотрудники отказались от участия или выхода

Конечные пользователи могут согласиться на viva Аналитику или выйти из нее с помощью меню Параметры > Конфиденциальность в приложении Viva Аналитика в Teams или в Интернете, как показано в этом примере:

Microsoft Graph

Личная аналитика в Microsoft Viva Insights — это первое приложение, созданное на основе Microsoft Graph. Microsoft Graph включает ряд вызовов API на основе REST, которые позволяют разработчикам взаимодействовать с технологиями Майкрософт, используемыми в данной организации. Чтобы использовать вызовы API, разработчикам необходимо иметь определенные разрешения на доступ к запрошенным данным. Администраторы управляют как развертыванием любого приложения Microsoft Graph, так и разрешениями на доступ к нему.

Microsoft Graph нельзя включить или отключить глобально с помощью Центра администрирования Microsoft 365, но администраторы могут добиться этого, блокируя возможность сотрудников устанавливать сторонние приложения или ограничивая разрешения на доступ разработчиков. Подробнее о Microsoft Graph.

Опыт работы сотрудников с Viva Аналитикой

Надстройка "Приложение" и "Outlook"

В течение нескольких дней после назначения лицензии с помощью службы Viva Аналитики сотруднику (в рамках общей лицензии Microsoft 365 Корпоративный или в качестве лицензии на надстройку) приложение Viva Аналитики пользователя в Teams, в Интернете и надстройка Outlook становятся доступными.

Приветственное сообщение электронной почты

Чтобы уведомить сотрудников о том, что их приложение и надстройка Outlook включены, Viva Аналитика отправляет приветственное сообщение электронной почты в течение нескольких дней после назначения лицензии. Сообщение электронной почты знакомит пользователей с приложением и содержит напоминание о том, что Viva Аналитика является частной и личной.

Почтовые дайджесты

Через несколько дней после доставки приветственного сообщения пользователи начинают получать сообщения о дайджесте.

Соответствие GDPR

Как и в случае с полным набором Microsoft 365, личная аналитика в Viva Аналитика помогает обеспечить соответствие требованиям GDPR. Корпорация Майкрософт помогает контроллерам данных выполнять следующие обязательства для Viva Аналитики:

1. Защита личных данных пользователей. Вся личная аналитика в данных Viva Аналитика хранится в почтовом ящике Exchange Online сотрудников. Viva Аналитика добавляет в почтовый ящик вычисляемые метрики, такие как "Время собрания". Таким образом, Viva Аналитика выполняет это обязательство, благодаря Exchange Online также выполняет обязательство:

   • Корпорация Майкрософт не будет анализировать данные клиентов в Exchange Online для рекламы.
   • Корпорация Майкрософт не будет добровольно раскрывать данные клиентов Exchange Online правоохранительным органам.
   • Корпорация Майкрософт отвечает всем требованиям, связанным с шифрованием данных Exchange Online, и реализует средства управления для снижения рисков безопасности, чтобы обеспечить непрерывность бизнес-процессов, как описано в стандартах ISO 27001 и 27018.

2. Уведомление пользователей в случае обнаружения нарушения. Корпорация Майкрософт уведомляет контакты о конфиденциальности клиентов в течение 72 часов после того, как корпорация Майкрософт узнает о нарушении безопасности, используя стандартные операционные процедуры реагирования на инциденты Microsoft 365 .

3. Удовлетворение запросов пользователей (DSR) на экспорт, удаление или ограничение обработки персональных данных. Корпорация Майкрософт поддерживает ваши потребности в выполнении запросов пользователей следующими способами.

   • Запрос на экспорт данных. Пользователи могут перейти в приложение Viva Аналитика во время входа в свою учетную запись Microsoft 365, чтобы просмотреть аналитические сведения о том, как они проводят свое время на работе. Они могут делать снимки экрана аналитики Viva Аналитики, если они хотят иметь постоянные копии своей информации.

   • Запрос на ограничение обработки:

     • Используйте PowerShell, чтобы отказаться от использования Viva Аналитики сотрудниками.

       Примечание.

       Обработка персональных данных сотрудника прекращается, когда они отказались, независимо от того, откажетесь ли от него администратор (см . раздел Настройка доступа на уровне пользователя) или они сами отказались (см. раздел Как сотрудники отказались от использования или выхода).

     • Удалите данные сотрудников, войдя в Центр администрирования Microsoft Entra и удалив сотрудника через портал управления пользователями, который удалит все данные сотрудника в течение 30 дней. Однако если вы хотите сразу окончательно удалить пользователя, выполните действия, описанные в разделе Окончательное удаление пользователя.

Дополнительные сведения см. в статье Соответствие GDPR.