Nastavenie možnosti automatického sledovania prichádzajúcich e-mailov programu Outlook v Dynamics 365 for Outlook
Keď na sledovanie e-mailovej správy použijete Microsoft Dynamics 365 for Outlook , kópia e-mailového záznamu sa uloží ako aktivita v Dynamics 365 for Customer Engagement a synchronizuje sa so záznamom programu Outlook. Viac informácií: Prehľad záznamov sledovania v Dynamics 365 for Outlook
V predvolenom nastavení je sledovanie e-mailu manuálnym procesom – musíte vybrať tlačidlo Sledovať alebo tlačidlo Nastaviť ohľadom pre každú e-mailovú správu, ktorú chcete sledovať. Manuálne sledovanie vám poskytuje spôsob, ako udržať svoj osobný e-mail oddelený od e-mailu zákazníka. Ako alternatívu môžete nastaviť možnosť automaticky sledovať e-mailové správy.
Prepitné
Sledovanie priečinka Exchange môžete použiť ako alternatívnu metódu automatického sledovania správ. So sledovaním na úrovni priečinka môžete sledovať správy priamo z prakticky ľubovoľného zariadenia. Ďalšie informácie: Sledovanie e-mailov v programe Outlook ich premiestnením do sledovaného priečinka Exchange
Automaticky sledovať e-mailové správy
V Dynamics 365 for Outlook na karte Súbor vyberte Zapojenie zákazníka a potom vyberte Možnosti.
V dialógovom okne Nastaviť osobné možnosti na karte E-mail na karte Vyberte, ako by sa Dynamics 365 for Outlook mala integrovať e-mail s Dynamics 365 for Customer Engagement , vyberte sekciu Skontrolovať prichádzajúce e-maily v programe Outlook a určite, či sa má e-mail prepojiť a uložené ako možnosť záznamu Dynamics 365 for Customer Engagement.
Ak chcete určiť, či sa majú sledovať všetky e-mailové správy alebo len určité typy, v časti Vyberte e-mailové správy na sledovanie v Dynamics 365 for Customer Engagement v časti Track zoznam, vyberte jednu z nasledujúcich možností:
Všetky e-mailové správy. Sleduje všetky e-mailové správy súvisiace s e-mailovými správami Customer Engagement. Ak vyberiete túto možnosť, aplikácie Dynamics 365 budú sledovať nevyžiadanú poštu, ako aj obchodné rozhovory, a preto si túto možnosť zvoľte opatrne.
Pošlite správy v odpoveď na e-mail Customer Engagement. Len odpovede na e-mailové správy alebo preposlané e-mailové správy, ktoré už boli sledované, sa uložia ako e-mailové aktivity. To je najčastejšou voľbou.
E-mailové správy z aplikácií Dynamics 365 Potenciálni zákazníci, Kontakty a Účty. Sleduje e-mailové správy iba v prípade, že pochádzajú od niekoho so záznamom potenciálneho zákazníka, kontaktu alebo účtu Dynamics 365 for Customer Engagement.
E-mailové správy zo záznamov Dynamics 365 for Customer Engagement, ktoré majú povolený e-mail. Sleduje e-mailové správy zo všetkých typov záznamov (vrátane vlastných typov záznamov), ktoré obsahujú pole s e-mailovou adresou.
Poznámka
V predvolenom nastavení sa e-mail v priečinku Odoslaná pošta v programe Outlook automaticky nezobrazí ako sledovaný v Dynamics 365. K dispozícii je voliteľné nastavenie na automatické sledovanie položiek z priečinka Odoslané položky. Ak správca povolí toto nastavenie, osobné možnosti uvedené vyššie sa použijú na určenie, ktoré odoslané e-maily sa automaticky sledujú. Ďalšie informácie nájdete v časti Automatické sledovanie odoslaných položiek priečinka so synchronizáciou na strane servera
Poznámka
Myslite na to, že čím viac budete používať tú istú e-mailovú adresu na sledovacie účely, tým menej užitočná sa stane, pretože bude priradená k veľkému počtu záznamov.
Ak chcete automaticky vytvárať záznamy kontaktov alebo potenciálnych zákazníkov pre sledované e-mailové správy, v časti Automaticky vytvárať záznamy v Dynamics 365 for Customer Engagement vyberte Začiarknite políčko a potom vyberte zo zoznamu Kontakty alebo Potenciálni zákazníci . Keď je začiarknuté toto políčko, Dynamics 365 for Outlook sa pokúsi priradiť e-mailovú adresu príjemcov k e-mailovej adrese v Customer Engagement. Ak to nemôže nájsť zodpovedajúci záznam, bude automaticky vytvorený záznam kontaktu alebo potenciálneho zákazníka.
Poznámka
Záznamy kontaktov a potenciálnych zákazníkov nebude vytvoriť, ak nemáte príslušné povolenia zabezpečenia. Ďalšie informácie: TechNet: Ako zabezpečenie ovplyvňuje synchronizáciu medzi aplikáciami Dynamics 365 a Outlookom
Poznámka
Rovnakú e-mailovú adresu môže obsahovať viac než jeden vlastný typ záznamu. Ak k tomu dôjde, Dynamics 365 for Customer Engagement prepojí e-mailové správy prijaté z tejto e-mailovej adresy s jedným z vlastných typov záznamov. Ak napríklad existujú dva typy záznamov (Pacient a Lekár) s rovnakou e-mailovou adresou someone@example.com, Dynamics 365 for Customer Engagement prepojí e-mailové správy prijaté od someone@example.com s buď Pacient alebo doktor typ záznamu. Odoslanie e-mailovej správy na adresu someone@example.com však prepojí e-mailovú správu s pacientom typ záznamu aj lekárom typ záznamu.
Pozrite si tiež
Prehľad záznamov sledovania v Dynamics 365 for Outlook
Často kladené otázky o synchronizácii záznamov medzi Microsoft Dynamics 365 aplikáciami a Microsoft Outlook