Zdieľať cez

Sledovanie e-mailov v programe Outlook ich premiestnením do sledovaného priečinka Exchange

  • Článok

Návod

Sledujte interakcie zákazníkov kdekoľvek sa nachádzate a prakticky z akéhokoľvek zariadenia pomocou sledovania na úrovni priečinka. Po nastavení sledovaného priečinka môžete potiahnuť alebo presunúť e-maily do tohto priečinka a automaticky ich sledovať v Dynamics 365 for Customer Engagement. Okrem toho, ak nastavíte príslušný záznam (napríklad konkrétny účet alebo záznam príležitosti) pre priečinok, Customer Engagement automaticky prepojí všetky e-maily v tomto priečinku s týmto konkrétnym záznamom. Sledované priečinky fungujú v Dynamics 365 for Outlook, Exchange Online, Outlooku na webe alebo akejkoľvek inej mobilnej aplikácii, ktorá podporuje Exchange.

Sledovanie e-mailových priečinkov Exchange v aplikáciách Dynamics 365.

Prepitné

Sledované priečinky fungujú s pravidlami pre doručenú poštu v službe Exchange. To uľahčuje automatické smerovanie e-mailových správ do konkrétneho priečinka. Napríklad nastavte pravidlo v službe Exchange, ktoré automaticky nasmeruje e-mail z kontaktu Contoso do sledovaného priečinka Contoso prepojeného s konkrétnou príležitosťou Contoso. Podrobnejšie informácie o nastavení pravidiel.

Požiadavky na používanie sledovaných priečinkov

Nastavenie sledovaného priečinka

  1. Prejdite na Možnosti:

    • Vo webovej aplikácii: Na navigačnom paneli kliknite na MožnostiTlačidlo Možnosti pre aplikácie Dynamics 365..

    • V Dynamics 365 for Outlook: Kliknite na Súbor>Zapojenie zákazníka>Možnosti.

  2. V dialógovom okne Nastaviť osobné možnosti kliknite na kartu E-mail a potom pod Vyberte e-mailové správy na sledovanie v Dynamics 365 for Customer Engagement, kliknite na Konfigurovať pravidlá sledovania priečinkov.

  3. V dialógovom okne Sledovanie na úrovni priečinka v časti Priečinok v službe Exchange kliknite na možnosť + Priradenie nového priečinka, v zobrazenom poli kliknite na šípku nadol a potom vyberte priečinok, ktorý chcete sledovať.

    Dialógové okno Pravidlá sledovania priečinkov v aplikáciách Dynamics 365.

    Poznámka

    Sledovať môžete len priečinky alebo podpriečinky vo vašej doručenej pošte v službe Exchange. Sledovať sa bude len vybratý priečinok. Ak napríklad vyberiete priečinok, ktorý obsahuje podpriečinky, podpriečinky sa nebudú sledovať, ak ich nevyberiete osobitne v tomto dialógovom okne. Maximálny počet sledovaných priečinkov je 25.

  4. Ak chcete priečinok prepojiť s konkrétnym záznamom – napríklad účtom alebo príležitosťou – v časti Pokiaľ ide o záznam v aplikáciách Dynamics 365, kliknite na tlačidlo tlačidlo Vyhľadať Grafika tlačidla vyhľadávania. a potom vyhľadajte záznam.

  5. Opakujte kroky 3 a 4 pre všetky ďalšie priečinky, ktoré chcete sledovať, a (voliteľne) prepojenie na súvisiace záznamy.

  6. Po dokončení pridávania a prepájania priečinkov kliknite na Uložiť.

Osvedčené postupy pre sledovanie priečinkov

  • Nezabudnite využívať sledovanie priečinkov na mobilných zariadeniach. Ak vše zariadenie podporuje e-mailový server Exchange, sledovanie priečinkov bude fungovať automaticky. Nemusíte nič inštalovať. Stačí pretiahnuť alebo presunúť e-mail do sledovaného priečinka a automaticky ho sledovať v programe Customer Engagement.

  • Či ste nastavíte súvisiaci záznam pre priečinok alebo nie závisí od toho, ako plánujete použiť priečinok:

    • Ak dostávate malý objem e-mailov od mnohých rôznych zákazníkov, možno budete chcieť vytvoriť jeden priečinok s názvom „Sledovať v aplikáciách Dynamics 365“ (alebo podobný názov), ktorý nie je prepojený s konkrétnym záznamom. Takto môžete presunúť správy do daného priečinka na automatické sledovanie. Ak neskôr budete chcieť prepojiť e-mailovú správu v tomto priečinku s konkrétnym záznamom Customer Engagement, otvorte tento záznam aktivity v Customer Engagement a potom vyplňte pole Regarding.

    • Ak dostávate veľké množstvo e-mailov od konkrétneho zákazníka, vytvorte priečinok (alebo použite existujúci priečinok) len pre daného zákazníka a prepojte ho s konkrétnym záznamom. Napríklad vytvorte priečinok Contoso a nastavte súvisiaci záznam na záznam obchodného vzťahu Contoso alebo záznam príležitosti Contoso.

  • K tomu istému súvisiacemu záznamu môžete nastaviť viacero priečinkov. Napríklad ste mohli prepojiť priečinok Návrh na predaj Contoso a priečinok Právne záležitosti Contoso k tomu istému záznamu obchodného vzťahu Contoso.

  • Najlepšie je nepoužívať dlhodobo rovnaký priečinok pre rôzne záznamy. Napríklad povedzme, že sledujete e-mailovú komunikáciu pre príležitosť zákazníka 1, ale príležitosť ste vyhrali a už nepotrebujete ďalej sledovať komunikácie s týmto zákazníkom. Môžete byť v pokušení jednoducho zmeniť súvisiaci záznam pre daný priečinok na nového zákazníka (zákazník 2), s ktorým pracujete. Ak to urobíte, všetky e-maily v tomto priečinku – vrátane e-mailu týkajúceho sa Zákazníka 1, budú priradené k zákazníkovi 2. V tomto prípade je najlepšie vytvoriť nový priečinok prepojený so zákazníkom 2, a následne nastaviť súvisiaci záznam pre nový priečinok zákazníka 2. Potom môžete odstrániť príslušný záznam pre priečinok zákazníka 1.

  • Do sledovaného priečinka môžete vložiť nesledovaný priečinok. Povedzme napríklad, že chcete uložiť osobný e-mail od kontaktu Contoso. Môžete vytvoriť podpriečinok Osobné v priečinku Contoso a nechať ho nesledovaný.

  • Ak už nepotrebujete sledovať priečinok, oplatí sa zrušiť jeho sledovanie pre výkonnosť. Ak chcete zrušiť sledovanie priečinka, odstrániť ho v dialógovom okne Sledovanie na úrovni priečinka.

Čo sa stane, keď zrušíte sledovanie, presuniete, odstránite, premenujete priečinky alebo zmeníte súvisiaci záznam?

Nasledujúca tabuľka ukazuje, čo sa stane, keď zrušíte sledovanie, presuniete alebo odstránite priečinky, či zmeníte súvisiaci záznam prepojený so sledovaným priečinkom.

Činnosť Výsledok
Zrušenie sledovania priečinka odstránením priečinka v dialógovom okne Sledovanie na úrovni priečinka Všetky e-mailové správy predtým zahrnuté v tomto priečinku sa budú stále sledovať a súvisiaci záznam bude stále prepojený s týmito e-mailovými správami. Nové e-mailové správy, ktoré pridáte do priečinka, sa nebudú sledovať.
Odstráňte priečinok z programu Outlook alebo Exchange Všetky e-mailové správy zahrnuté v tomto priečinku sa odstránia z programu Outlook alebo služby Exchange Online. E-mailové správy už sledované prostredníctvom tohto priečinka sa však z aplikácií Microsoft Dynamics 365 neodstránia.
Premiestnenie priečinka v programe Outlook alebo službe Exchange Priečinok a celý jeho obsah sa bude naďalej sledovať. Ak presuniete priečinok mimo priečinka Doručená pošta, pravidlá sledovania na úrovni priečinka sa zakážu.
Premenujte priečinok v programe Outlook alebo službe Exchange Priečinok a celý jeho obsah sa bude naďalej sledovať. Tip: Keď premenujete priečinky, softvér použije na účely sledovania ID priečinka Exchange – nezávisí od skutočného názvu priečinka. To je dôležité vedieť, ak ste odstrániť priečinok a potom premenovali nový priečinok na rovnaký názov, aký mal odstránený priečinok. Ak napríklad, povedzme, odstránite priečinok 1, vytvoríte priečinok 2 a potom premenujete priečinok 2 na priečinok 1. Informácie o sledovaní pôvodného priečinku 1 sa v tomto prípade nezachovajú.
Odstránenie prepojenia medzi sledovaným priečinkom a konkrétnym záznamom odstránením prepojenia v dialógovom okne Sledovanie na úrovni priečinka Všetky správy v tomto priečinku, ktoré boli predtým prepojené, budú aj naďalej prepojené. Nové správy pridané do daného priečinka nebudú prepojené.
Presunutie e-mailovej správy, ktorá je prepojená s konkrétnym záznamom, zo sledovaného priečinka do iného priečinka Ak nový priečinok nemá súvisiaci záznam, e-mailová správa bude naďalej prepojená s pôvodným záznamom. Ak nový priečinok má súvisiaci záznam, e-mailová správa bude prepojená s týmto súvisiacim záznamom.
Manuálna zmena súvisiaceho záznamu e-mailovej správy, ktorá je prepojená na iný súvisiaci záznam prostredníctvom sledovaného priečinka Pravidlo sledovaného priečinka má prednosť. Keď sa priečinok zosynchronizuje, emailová správa bude opätovne prepojená so záznamom zadaným v pravidle sledovania priečinka, aj keď manuálne zmeníte súvisiaci záznam. Ak chcete zmeniť súvisiaci záznam v tomto prípade, vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:

- Presuňte správu do sledovaného priečinka prepojeného s požadovaným záznamom.
- Odstráňte prepojenie na súvisiaci záznam v dialógovom okne Sledovanie na úrovni priečinka, než manuálne zmeníte súvisiaci záznam.
- Presuňte konkrétnu emailovú správu mimo sledovaného priečinka a potom manuálne zmeňte súvisiaci záznam pre túto e-mailovú správu.
Dvaja užívatelia presunuli rovnakú e-mailovú správu do rôznych priečinkov, ktoré majú rôzne súvisiace záznamy Pre e-mailovú správu môžete nastaviť iba jeden súvisiaci záznam. V tomto prípade je záznam, ktorý sa spracováva ako prvý, prepojený so súvisiacim záznamom.

Pozrite si toto video

Chcete vidieť sledovanie na úrovni priečinka v akcii? Toto demo to všetko vám dá dokopy.

Prepis videa

Veľkú časť práce v Dynamics 365 for Customer Engagement tvorí vytváranie a zaznamenávanie rôznych typov aktivít, ktoré sa točia okolo procesu predaja alebo služieb, ako je odosielanie e-mailov, vytváranie príležitostí a priraďovanie úloh. Ak chcete priradiť aktivitu napríklad ku konkrétnejšiemu záznamu a príležitosti, môžete nastaviť súvisiaci záznam pre túto aktivitu.

Pomocou sledovania na úrovni priečinka môžete jednoducho sledovať a nastaviť príslušný záznam pre e-mail presunutím alebo presunutím do priečinka Exchange.

Pozrime sa na scenár sledovania na úrovni priečinka.

Nancy, špecializovaná obchodná zástupkyňa, nájde a kvalifikuje potenciálnych zákazníkov. Nancy práve začala pracovať na novej príležitosti s názvom Northwind Traders a chce sledovať a spájať všetky e-maily súvisiace s touto príležitosťou.

Najprv musí Nancy vytvoriť priečinok na serveri Exchange. Priečinky pre aktuálne účty a príležitosti sú už vytvorené, takže Nancy jednoducho vytvorí nový priečinok v priečinku Príležitosti. Potom Nancy namapuje novovytvorený priečinok Exchange na Customer Engagement.

Nancy klikne na Možnosti a potom na kartu E-mail . Po kliknutí na Konfigurovať Nancy vytvorí nový mapovanie medzi priečinkom Exchange a požadovaným záznamom Customer Engagement ‒ Northwind Traders v našom príklade. Teraz, kedykoľvek Nancy dostane e-mail týkajúci sa Northwind Traders, e-mail možno presunúť myšou do priečinka.

Nový e-mail bude priradený k príležitosti Northwind Traders v rámci Customer Engagement. Nancy môže tiež sledovať e-maily na cestách pomocou mobilného zariadenia. Nancy môže jednoducho presunúť e-mail do priečinka Northwind Traders pomocou natívnej e-mailovej aplikácie.

Nakoniec, keďže Morgan je hlavnou kontaktnou osobou v Northwind Traders, všetky e-maily od Morgana sa týkajú tejto príležitosti. Namiesto manuálneho kopírovania e-mailov od Morgana môže Nancy vytvoriť pravidlo Exchange, ktoré automaticky skopíruje všetky e-maily, ktoré Morgan odošle do priečinka Northwind Traders.

Týmto spôsobom budú e-maily automaticky sledované v Customer Engagement a budú priradené k príležitosti Northwind Traders.

Sledovanie na úrovni priečinka vám umožňuje jednoducho sledovať a priraďovať e-maily k Customer Engagement, manuálne z akéhokoľvek zariadenia alebo automaticky nastavením pravidiel Exchange.

Pozrite si tiež

Sledujte e-maily programu Outlook výberom tlačidla v Dynamics 365 for Outlook
Prehľad záznamov sledovania v Dynamics 365 for Outlook
Často kladené otázky o synchronizácii záznamov medzi Microsoft Dynamics 365 aplikáciami a Microsoft Outlook
Nakonfigurujte sledovanie na úrovni priečinkov programu Outlook alebo Exchange