Použitie interakcie s e-mailom na zobrazenie interakcií so správami

E-mailová interakcia v Dynamics 365 Sales sleduje interakcie vašich zákazníkov s vašimi správami. Môžete zistiť, či vybrali odkaz, otvorili prílohu alebo odoslali odpoveď. Môžete tiež dostávať upozornenia, ktoré vám pomôžu zapamätať si následný so svojimi zákazníkmi.

Požiadavky na licenciu a rolu

Typ požiadavky	Musíš mať
Licencia	Dynamics 365 Sales Premium alebo Dynamics 365 Sales Enterprise
Roly zabezpečenia	Akákoľvek primárna rola predaja

Požiadavky

• Váš správca zapol interakciu s e-mailom.
• Váš správca zapol asistenta. E-mailová interakcia využíva asistenta na doručovanie upozornení a iných správ.

Ako vám interakcia s e-mailom pomáha byť efektívnejším predajcom

Vďaka interakcii s e-mailom môžete:

• Zistite, kedy zákazník otvoril vašu správu, vybral odkaz, otvoril prílohu alebo odoslal odpoveď. (Keď e-mailový klient zákazníka z bezpečnostných dôvodov skenuje váš e-mail, môže umelo zvýšiť počet otvorených e-mailov a výberov odkazov.)
• Získajte okamžité upozornenie, keď zákazník prvýkrát otvorí vašu správu.
• Naplánujte si najefektívnejší čas doručenia na základe časového pásma príjemcu.
• Vyberte si najefektívnejšiu šablónu správy na základe histórie e-mailových interakcií vašej organizácie.
• Nastavte si upozornenie, ktoré vám pripomenie, keď je čas na následný e-mailom.
• Prezrite si celú históriu interakcií jednej správy alebo si pozrite kľúčové indikátory výkonu (KPI) pre všetky vaše správy.

Niektoré funkcie e-mailovej interakcie môžu byť viditeľné, aj keď je funkcia vypnutá. Tieto funkcie sa stále zobrazujú, ale sú prázdne:

• Tabuľka Prílohy , ktorá sa zobrazuje pri vytváraní e-mailovej správy alebo e-mailovej šablóny, vždy obsahuje stĺpec Sledované .
• Tabuľka Sledovaný e-mail vždy zobrazuje Otvorenia, Čas posledného otvorenia, Zobrazenia prílohy, Kliknutia na odkazy a Odpovede stĺpcov.
• Tabuľka Šablóna e-mailu vždy zobrazuje Miera odpovedí, Miera otvorených, Odporúčané a Počet e-mailov .
• Predpripravené verzie účtu, kontaktov a formulárov pre potenciálnych zákazníkov obsahujú pole Sledovať e-mail .

Zváženia

Pred použitím e-mailovej interakcie si prečítajte nasledujúce úvahy:

• E-mail sa sleduje iba v prípade, ak zoznam príjemcov obsahuje záznamy účtu, kontaktu alebo potenciálnych zákazníkov v Komu alebo CC polia. Ak sa do polí Komu a Kópia pridajú iné typy záznamov, e-mail nebude možné sledovať. V takýchto prípadoch sa zobrazí hlásenie, že e-mail nemožno sledovať, pretože zoznam príjemcov neobsahuje záznamy o účte, potenciálnom zákazníkovi alebo kontakte.

Zobraziť históriu interakcie s e-mailom

Stav, štatistiky interakcií a kľúčové ukazovatele výkonu (KPI) pre sledované e-mailové správy sú k dispozícii v mnohých častiach Dynamics 365 Sales pre každý záznam, ak sú relevantné.

História e-mailov v stĺpci Aktivity

Po uložení alebo odoslaní správy sa správa zobrazí v zozname Aktivity pre svoj záznam Pokiaľ ide o , čo je zvyčajne záznam, ktorý ste si prezerali, keď ste ho skladali. V niektorých prípadoch môže ísť o súvisiaci záznam.

Sledované správy zobrazujú ich aktuálny stav interakcie na dlaždici v zozname Aktivity . Pomocou tlačidiel v pravom hornom rohu dlaždice e-mailu môžete rozbaliť jej obsah a históriu interakcií priamo v zozname alebo otvoriť celú stránku správy.

Email KPI v zozname e-mailov

V zozname e-mailov, ktoré odoslala vaša predajná organizácia, si môžete pozrieť počet otvorení, zobrazení príloh, kliknutí na odkazy a odpovedí na sledované správy.

1. Prejdite na stránku Predaj>Aktivity.

2. V zozname v hornej časti stránky vyberte E-mail>Všetky sledované e-maily.

Podrobnosti správy

Ak chcete otvoriť zobrazenie podrobností doručenej správy iba na čítanie, vyberte jej predmet v Aktivity alebo E-maily zoznam. Podrobnosti, ktoré môžete zobraziť, zahŕňajú históriu interakcií so správami a kľúčové ukazovatele výkonu.

KPI v hornej časti časovej osi zobrazujú celkový počet otvorení, zobrazení príloh, kliknutí a odpovedí, ktoré boli pre správu zaznamenané. Časová os zobrazuje symbol pre každú udalosť interakcie, pričom najnovšia je navrchu a niekoľko podrobností o každej udalosti.

Výsledky šablón a odporúčania v zozname šablón

Môžete si pozrieť výkonnosť svojich e-mailových šablón vrátane miery odpovedí, miery otvorenia, koľkokrát boli použité a či sú odporúčané alebo nie.

Prejdite na Nastavenia>Obchod>Šablóny a potom vyberte Šablóny e-mailu.

Informácie o histórii interakcií s e-mailom

Keď odošlete e-mail, zvyčajne neviete, či bol otvorený alebo prečítaný, pokiaľ sa príjemca nerozhodne vám odpísať. Je to preto, že e-mail bol vytvorený na simuláciu tradičnej pošty a nebol navrhnutý s ohľadom na sledovanie odpovedí. Dynamics 365 Sales používa špeciálne techniky na obídenie tohto obmedzenia a poskytnutie funkcií nasledujúcich správ pri interakciách s e-mailom.

• Zistite, kedy bola vaša správa otvorená: Keď odošlete sledovanú e-mailovú správu z Dynamics 365 Sales, systém vygeneruje jedinečne pomenovaný, priehľadný jednopixelový GIF a pridá ho do správy ako prepojený obrázok. Tento neviditeľný obrázok GIF spolu so všetkými ostatnými obrázkami, ktoré pridáte do správy, sú uložené v systéme Dynamics 365. Načítajú sa, keď príjemca otvorí správu a rozhodne sa stiahnuť svoje obrázky. Keď sa požaduje jedinečný GIF, Dynamics 365 Sales zaregistruje, že priradená správa bola otvorená.

  Odporúčame, aby ste do správ vždy zahrnuli obrázky, napríklad logo spoločnosti alebo pútavú ilustráciu, pretože to motivuje príjemcov, aby si ich stiahli. Ak sa obrázky nenačítajú, nebudete vedieť, že správu otvorili.

• Zistite, kedy ste klikli na jednotlivé prepojenia: Keď odošlete sledovanú e-mailovú správu z Dynamics 365 Sales, systém nahradí každý zo svojich hypertextových odkazov jedinečným prepojením na presmerovanie, ktoré odkazuje na Dynamics 365. Každé presmerovanie odkaz obsahuje identifikátor, ktorý jedinečne identifikuje správy, ktorý ho obsahuje a URL na pôvodný cieľ odkazu. Keď Dynamics 365 prijme žiadosť o prepojenie, zaznamená kliknutie a potom presmeruje kliknutie na pôvodnú adresu, aby príjemca dostal správne informácie s malým alebo žiadnym oneskorením.

• Zistite, kedy boli jednotlivé prílohy otvorené: Keď do správy pridáte sledovanú prílohu, súbor sa nepriloží priamo ako v prípade štandardného e-mailu. Namiesto toho je uložený v zdieľanom umiestnení OneDrive pre podniky, ktorý používa Dynamics 365 a pridá sa do správy ako prepojenie. Rovnako ako pri sledovaných prepojeniach, keď príjemca klikne na stiahnutie prílohy, Dynamics 365 zaznamená kliknutie a čas. Príjemcovia môžu dokonca uprednostniť prijímanie príloh ako prepojení pred súbormi, pretože vaše správy zaberajú v priečinku doručenej pošty oveľa menej miesta.

  Sledované a nesledované prílohy môžete kombinovať v jednom e-maile. To môže byť dôležité, ak odosielate citlivé súbory, ktoré nechcete ukladať do OneDrive služby Business.

Akcie vykonané v e-maile sú uložené v Microsoft Azure ukladacom priestore. Azure Storage je jedinečný pre každú organizáciu. Ak sa organizácia obnoví inej organizácii, história e-mailových akcií v predchádzajúcej organizácii sa neprenesie do obnovenej organizácie.

Dôležité

Všetky údaje o interakcii s e-mailom by mali byť považované za približné. Systém môže zaregistrovať udalosť otvorenú e-mailom iba vtedy, ak príjemca stiahne aj obrázky správy vrátane neviditeľného súboru GIF. Skutočný počet otvorení môže byť väčší ako počet zaznamenaný v Dynamics 365 Sales. Podobne, ak sú obrázky uložené vo vyrovnávacej pamäti, čo je typické pre webových e-mailových klientov, následné otvorenia nemusia byť hlásené Sales.

Čo treba zvážiť v súvislosti s počtom e-mailov

Interakcie s e-mailom poskytujú cenné informácie o vašich e-mailoch, ale v dôsledku filtrov nevyžiadanej pošty a iných mechanizmov, ktoré implementuje vaša organizácia, sa môžu vyskytnúť falošne pozitívne výsledky. Počet e-mailov preto nemusí byť presný a mal by sa použiť na určenie trendov, a nie na presné meranie, či si potenciálny zákazník prečítal konkrétnu správu. Tu je niekoľko úvah, ktoré musíte vedieť:

• Z bezpečnostných dôvodov môže vaša organizácia nakonfigurovať kontrolu odchádzajúcej pošty a tieto kontroly sa môžu zaregistrovať ako otvorenie e-mailu, najmä v prípade e-mailov obsahujúcich hypertextové prepojenia alebo prílohy. To môže byť dôvod, prečo sa zdá, že viaceré e-maily sa otvárajú súčasne, najmä ak sa odosielajú rôznym príjemcom v rôznych organizáciách.
• Niektorí poskytovatelia e-mailových služieb (ESP) skenujú odchádzajúce správy, primárne zacielené na nové poštové schránky, poštové schránky s nedávnym nárastom poštovej aktivity a poštové schránky označené pre podozrivé správanie alebo správanie podobné spamu. ESP tiež dočasne vykonávajú náhodné kontroly časti poštových schránok. Používatelia zvyčajne nemôžu nakonfigurovať tento proces, ktorý slúži na odradenie spamerov od zneužívania ich platformy.
• Integrácia alebo rozšírenie tretej strany kontroluje, či odchádzajúce správy neobsahujú spam alebo interné nahlásenia. Zakaždým, keď sa e-mail otvorí, dokonca aj pomocou skenovacieho alebo sledovacieho nástroja, zaregistruje sa ako otvorená udalosť.
• Filtre nevyžiadanej pošty príjemcov môžu kontrolovať a otvárať vaše e-maily, ktoré odošlete, čo sa môže počas procesu bezpečnostnej kontroly považovať za otvorené.

Pozrite si tiež

Zapnutie interakcií s e-mailom
Vytvorenie a odoslanie e-mailovej správy
Konfigurácia predvolieb ochrany osobných údajov